Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf MS-OUTLOOK 2000 Richtlijnen voor de leraar Guy Willems Werkgroep Integratie Informatica Handel HA-5309-02 2003
Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf MS-OUTLOOK 2000 Richtlijnen voor de leraar Guy Willems Alle rechten voorbehouden. Behoudens de uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande en schriftelijke toestemming van het VVKSO. Werkgroep Integratie Informatica Handel D/2000/7841/069 http://www.vsko.be/vvkso/handel 2003
Inhoud 1 Inleiding... 4 1.1 Overzicht leerplandoelstellingen...4 1.2 Overzicht Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf...4 1.3 Werkdiskette...4 1.4 Hoofdstukken 3-11...5 1.5 Hoofdstuk 12...5 2 Een postkantoor voor MS-Outlook 2000... 6 2.1 Een startsituatie creëren...6 2.2 Werken met profielen...6 2.3 Een gebruikersprofiel aanmaken in MS-Outlook 2000...7 2.3.1 Een nieuw profiel aanmaken...7 2.3.2 Informatieservices toevoegen...8 2.4 Een gebruiksprofiel aanmaken via Post en fax... 11 2.5 Zelf een werkgroeppostkantoor opzetten... 12 2.5.1 Een nieuw werkgroeppostkantoor maken... 12 2.5.2 Een bestaand werkgroeppostkantoor beheren... 13 2.5.3 Problemen... 13 3 Microsoft mail in het netwerk... 14 3.1 In Windows98... 14 3.1.1 De startsituatie op een PC plaatsen... 14 3.1.2 De map delen... 14 3.2 Gebruikersprofielen in MS-Outlook... 15 4 Opties en instellingen van MS-Outlook... 16 4.1 Aanpassen... 16 4.2 Werkbalken... 16 4.3 Voorkeuren instellen... 17 4.3.1 Agenda-opties... 17 4.3.2 Taakopties... 18 4.3.3 Opties voor contactpersonen... 18 4.3.4 E-mailopties... 18 4.3.5 Logboekopties... 19 4.3.6 Opties voor notities... 20 4.4 E-mailindeling... 20 4.5 Spelling... 20 4.6 Beveiliging... 21 4.7 Overige opties... 21 4.8 AutoArchiveren... 22
1 Inleiding 1.1 Overzicht leerplandoelstellingen De volgende doelstellingen uit het leerplan SECRETARIAAT-TALEN 3 de graad TSO (D/1998/0279/035) komen in de cursus aan bod: - 3.1.2.6 tot 3.1.2.9 (communicatie en netwerken) - 4.1.2.5 (een faxbericht versturen via de computer) - 4.1.3 (communicatie via een netwerk) - 4.1.4 (postbehandeling (gedeeltelijk) - 4.1.11 (agendabeheer takenbeheer) - 4.2.3 (communicatie via een netwerk) - 4.2.11.1 (agendabeheer en takenbeheer) - 5.1.2.10, 5.1.2.11 (werken in een netwerk) - 5.1.3.20, 5.1.3.23, 5.1.3.24, 5.1.3.25 (faxbericht opstellen - met verschillende personen aan een document werken) 1.2 Overzicht Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf In de cursus gebruikt de leerling de volgende programma's: - Een browser (b.v. MS-Internet Explorer) voor verkenning van het World Wide Web, - MS-Outlook, - MS-Word, MS-Access en MS-Excel, - Winzip, In de cursus komen de volgende onderwerpen aan bod: - algemene informatie over internet, netwerken en communicatie. - praktisch gebruik van het internet. - afspraken, planning, taken, e-mail en adresboek met MS-Outlook - met verschillende personen aan een document werken in MS-Word In de cursus zijn geïntegreerde opdrachten opgenomen die de leerling uitvoert met MS-Word, MS-Excel en MS-Access. Interessante websites waar de leerling informatie vindt over de behandelde onderwerpen worden vermeld. 1.3 Werkdiskette Bij de cursus hoort een diskette. Op de diskette staan drie zelf-uitpakkende bestanden. - postkantoor0x0x.exe (versie per schooljaar) voor gebruik in de hoofdstukken 3 tot 11, - postkantoorschrimp.exe voor gebruik in hoofdstuk 12, - datageïntegreerdeoef.exe voor gebruik in hoofdstuk 12. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 4
1.4 Hoofdstukken 3-11 In de hoofdstukken 3 tot 11 werkt de leerling met Microsoft Outlook 2000, een programma voor communicatie en samenwerking met ondersteuning voor e-mail en met geïntegreerde functies voor het beheren van agenda, contactpersonen en taken. Het is een onderdeel van MS-Office 2000. Voor de oefeningen in MS-Outlook beheert de leerling persoonlijke adresboeken, taken, berichten, een agenda die gekoppeld zijn aan twee gebruikersprofielen, namelijk die van Maria Gamba en van Johan Potvin, werknemers van de firma Schrimp International. De leerling voert alle oefeningen lokaal uit. Om de resultaten en gegevens van deze oefeningen te groeperen en om te voorkomen, dat de gegevens van de oefeningen terecht komen in het standaard adresboek, de takenlijst van MS-Outlook, maakt de leraar op de lokale harde schijf van iedere computer een persoonlijk postkantoor aan. In de mappen van dit postkantoor komen de oefenbestanden terecht. Er is geen communicatie tussen computers in het netwerk. De installatie van het postkantoor wordt beschreven in hoofdstuk 2 van deze richtlijnen. De gescande brieven voor gebruik in hoofdstuk 6 bevinden zich in de map Brieven onder Postkantoor0X0X. De bestanden die nodig zijn in hoofdstuk 9 bevinden zich in de map DataWord. In Windows98 is de service Microsoft fax die nodig is in hoofdstuk 11 standaard niet beschikbaar. Je moet hem bijkomend installeren. Het installatiebestand bevindt zich op de CD-rom van Windows98 in x:\tools\oldwin95\message en heeft de naam awfax.exe. Voer de installatie uit en start indien nodig de computer opnieuw. 1.5 Hoofdstuk 12 In hoofdstuk 12 communiceren vijf gebruikers van één postkantoor met elkaar via het netwerk. Berichten worden uitgewisseld en taken doorgestuurd via een werkgroeppostkantoor dat op één PC in het netwerk is geïnstalleerd. De leerlingen werken in groepen van 5 en nemen elk de rol van een gebruiker. Zorg ervoor, dat iemand de taak opneemt van Maria Gamba, Johan Potvin, Annemie Baers, Staf Crabbé en Paul Snoeck. Ze voeren de opdrachten uit die bij deze rol horen. In hun profiel wordt verwezen naar het gemeenschappelijke postkantoor. De installatie van het netwerkpostkantoor vind je in hoofdstuk 3 van deze richtlijnen. Pak voor de bijkomende bestanden datageïntegreerdeoef.exe uit op iedere PC. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 5
2 Een postkantoor voor MS-Outlook 2000 2.1 Een startsituatie creëren Het postkantoor, dat op de harde schijf dient aangemaakt, bevindt zich op de werkdiskette met als naam postkantoor0x0x.exe. Het is een zelf uitpakkend bestand dat de startsituatie voor de cursus bevat. Deze startsituatie is gecreëerd door een map postkantoor0x0x aan te maken, in MS- Outlook gegevens in te voeren, van de map postkantoor0x0x een zelf uitpakkend bestand te maken (met Winzip) en dat naar de werkdiskette te kopiëren. Open het bestand postkantoor0x0x.exe van de werkdiskette. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Laat het bestand uitpakken naar de voorgestelde map c:\postkantoor0x0x door te kiezen. Alle bestanden die nodig zijn om mee te werken worden op de harde schijf geplaatst om de startsituatie voor hoofdstuk 3 te creëren. Als verschillende klassen gebruik maken van dezelfde PC s, ga je als volgt te werk: Open het bestand postkantoor0x0x.exe. Wijzig c:\postkantoor0x0x in c:\postkantoor0x0xa en kies om een postkantoor te creëren voor de eerste klas. Herhaal het bovenstaande, maar wijzig voor het uitpakken de naam van de map in c:\postkantoor0x0xb voor de tweede klas. 2.2 Werken met profielen Een profiel is een verzameling configuratie-opties die de leerling tijdens het werken met MS-Outlook gebruikt. In een profiel zijn informatieservices opgenomen waarover de gebruiker beschikt in MS-Outlook. Of de leerling al of niet een profiel kan kiezen bij het openen van MS-Outlook bepaalt de leraar in het programma zelf. Open MS-Outlook. Kies Extra, Opties, E-mailservices. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 6
Selecteer Te openen profiel opgeven. Bevestig met OK en sluit het programma. Als je MS-Outlook de volgende keer opent, vraagt het programma naar een gebruikersprofiel. Een nieuw profiel kun je op dat moment aanmaken. Als het tabblad E-mailservices en de keuze Te openen profiel opgeven niet aanwezig zijn, kies je Het volgende dialoogvenster verschijnt. Duid de optie Zakelijk of Werkgroep aan om o.a. gebruik te kunnen maken van Microsoft Mail en kies Volgende. Maak daarna de keuze Te openen profiel opgeven en sluit het dialoogvenster. Sluit MS-Outlook. Het is mogelijk, dat de Office 2000 CD nodig is om de installatie aan te passen. 2.3 Een gebruikersprofiel aanmaken in MS-Outlook 2000 Nadat het postkantoor op iedere PC is gecreëerd, maakt de leraar in MS-Outlook gebruikersprofielen aan. 2.3.1 Een nieuw profiel aanmaken Open MS-Outlook opnieuw. Kies Nieuw in het venster Profiel kiezen. Het volgende dialoogvenster verschijnt. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 7
In tegenstelling tot vorige versies van MS-Outlook is de keuze Microsoft Mail als informatieservice niet beschikbaar. Daarom is het nodig deze informatieservice handmatig te configureren. Om gebruik te kunnen maken van Microsoft Exchange Server moet je aangesloten zijn op een server met Microsoft Exchange geïnstalleerd. Van Internet e-mail maakt de leerling in deze cursus geen gebruik. De installatie ervan is wel mogelijk als de gegevens van de provider bekend zijn. Selecteer Informatieservices handmatig configureren en kies Volgende. Vul als Profielnaam Gamba Maria in en kies Volgende. Het dialoogvenster voor het toevoegen van informatieservices verschijnt. 2.3.2 Informatieservices toevoegen De leerling moet over de volgende informatieservices beschikken: Persoonlijke mappen (nodig voor interne post) Microsoft Mail (voor berichtenverkeer via het centrale postkantoor) Persoonlijk adresboek (voor een eigen lijst van correspondenten) Deze services moet je toevoegen. De volgorde waarin je ze toevoegt is niet belangrijk. Kies Toevoegen Het dialoogvenster met de beschikbare services verschijnt. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 8
Als bepaalde services niet vermeld zijn moet je ze installeren via. Microsoft Mail is de eerste service die je toevoegt. Selecteer Microsoft Mail. Ga op het tabblad Verbinding via Bladeren het pad op naar de map postkantoor0x0x, open ze en duid wgpo0000 aan, zodat c:\postkantoor0x0x\wgpo0000 wordt vermeld. Duid eveneens LAN (local area netwerk) aan als verbinding met de service. Vul op het tabblad Aanmelden als naam van de postbus GambaMaria in en als wachtwoord gambamar. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 9
De naam van de postbus en het bijhorende wachtwoord zijn gedefinieerd in het postkantoor dat je hebt uitgepakt. Op de overige tabbladen zie je de gegevens die uit de configuratie van de computer en het netwerk zijn gehaald. Sluit het dialoogvenster via OK. Persoonlijk adresboek voeg je als tweede service toe. Kies Toevoegen en selecteer Persoonlijk adresboek. Ga op het tabblad Persoonlijk adresboek via Bladeren naar de map postkantoor0x0x op je harde schijf. Open het bestand mailboxgamba.pab. Het tabblad Notities laat je leeg. Sluit het dialoogvenster via OK. Persoonlijke mappen is de derde service om toe te voegen. Kies Toevoegen en selecteer Persoonlijke mappen. Ga naar de map postkantoor0x0x op je harde schijf en open mailboxgamba.pst. Dit is het resultaat. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 10
Sluit het dialoogvenster. Het overzicht van de geïnstalleerde services verschijnt. Kies Voltooien en open MS-Outlook met het nieuwe profiel. Ga op dezelfde manier te werk om het profiel van Potvin Johan te creëren. De gebruikersnaam is PotvinJohan en het wachtwoord is potvinjo. Als verschillende klassen gebruik maken van dezelfde PC s, ga je als volgt te werk: Geef het profiel dat de eerste klas zal gebruiken de naam Gamba Maria 1 en voer al het bovenstaande uit waarin je telkens naar de map postkantoor0x0xa verwijst. Ga op dezelfde manier te werk voor het profiel van Potvin Johan 1. Herhaal alles voor de tweede klas, maar gebruik als profielnamen Gamba Maria 2 en Potvin Johan 2 en ga telkens naar de map postkantoor0x0xb. 2.4 Een gebruiksprofiel aanmaken via Post en fax Je bent helemaal niet verplicht eerst MS-Outlook te openen om een nieuw profiel aan te maken. Een profiel aanmaken, verwijderen en aanpassen kan ook rechtstreeks via Configuratiescherm, Post en fax (soms E-mail, soms Post) Als je Profielen weergeven kiest, verschijnt het volgende dialoogvenster: VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 11
Om een profiel toe te voegen kies je Toevoegen. Om een profiel te verwijderen, selecteer je het en kies je Verwijderen. Om een profiel aan te passen, kies je Eigenschappen van het geselecteerde profiel. 2.5 Zelf een werkgroeppostkantoor opzetten Het postkantoor dat op de werkdiskette staat en dat naar de harde schijf wordt uitgepakt, kun je ook helemaal zelf aanmaken. Eerst maak je het postkantoor aan en daarna voeg je er gebruikers aan toe. 2.5.1 Een nieuw werkgroeppostkantoor maken Maak via Verkenner op de harde schijf een map als naam b.v. Postkantoor waarin de gegevens van de gebruikers zullen worden bewaard. Open in het configuratiescherm van Windows98 de wizard Postkantoor van Microsoft Mail. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Selecteer Nieuw werkgroeppostkantoor maken en klik op Volgende. Ga via Bladeren naar c:\postkantoor voor de locatie van het nieuwe postkantoor en klik op Volgende. Accepteer de voorgestelde naam van het postkantoor (c:\postkantoor\wgpo0000) en klik op Volgende. Vul de drie eerste gegevens in voor de firma Schrimp en bevestig met OK. Klik nogmaals op OK voor het bericht over het delen van mappen. Het delen van mappen is nodig als je het werkgroeppostkantoor toegankelijk wilt maken voor andere leden van de werkgroep. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 12
2.5.2 Een bestaand werkgroeppostkantoor beheren Het gecreëerde postkantoor ga je beheren om gebruikers toe te voegen. Voor deze gebruikers kun je nadien profielen aanmaken. Open de wizard opnieuw via het pictogram Postkantoor van Microsoft Mail. Accepteer de optie Bestaand werkgroeppostkantoor beheren en kies Volgende. Accepteer de voorgestelde locatie van het postkantoor en kies Volgende. Typ als naam van de postbus Schrimp en als wachtwoord schrimp (kleine letters) en klik op Volgende. Kies Gebruiker toevoegen en vul de gegevens van Maria Gamba in: Naam Gamba Maria Postbus GambaMaria (zonder spatie) Wachtwoord gambamar (kleine letters) Bevestig met OK. Als je dat wilt, kun je ook reeds de gegevens van enkele gebruikers toevoegen. Naam Potvin Johan Postbus PotvinJoha Wachtwoord potvinjo Naam Crabbé Staf Postbus CrabbéStaf Wachtwoord crabbést Sluit het dialoogvenster. Op dezelfde manier creëer je een postkantoor dat gebruik maakt van andere profielen, b.v. om verschillende locaties op school met elkaar te laten communiceren. 2.5.3 Problemen Als in Windows95 de keuze Postkantoor van Microsoft Mail niet beschikbaar is in het Configuratiescherm, ga dan via Configuratiescherm, Software naar het tabblad Windows Setup en installeer Microsoft Exchange van Windows95 (opnieuw). In Windows98 is Postkantoor van Microsoft Mail standaard niet aanwezig. Je moet het bijkomend installeren. Het installatiebestand bevindt zich op de CD-rom van Windows98 in x:\tools\oldwin95\message en heeft de naam wms.exe. Voer de installatie uit en start indien nodig de computer opnieuw. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 13
3 Microsoft mail in het netwerk Om gebruikers via één postkantoor met elkaar te laten communiceren moeten berichten worden uitgewisseld en taken doorgestuurd via een werkgroeppostkantoor dat op één PC in het netwerk is geïnstalleerd. In dat postkantoor zijn gebruikers gedefinieerd. Eerst installeer je het postkantoor en daarna verwijs je in de gebruikersprofielen naar de locatie van het postkantoor. 3.1 In Windows98 3.1.1 De startsituatie op een PC plaatsen Op de werkdiskette staat het zelf uitpakkende bestand Postkantoorschrimp.exe. Dit bestand bevat alle gegevens die nodig zijn om op 1 PC een gemeenschappelijk werkgroeppostkantoor te creëren. Open het bestand postkantoorschrimp.exe van de werkdiskette. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Laat het bestand uitpakken in de map c:\postkantoorschrimp op 1 PC per vijf leerlingen door te kiezen. Maak groepjes van vijf PC's en herhaal de werkwijze telkens op 1 PC van de vijf. Door het bovenstaande uit te voeren heb je Postkantoorschrimp gecreëerd met als beheerdersaccountgegevens: Naam: Schrimp - Postbus: Schrimp - Wachtwoord: schrimp met daarin 5 gebruikers met de volgende gegevens: Naam Postbus Wachtwoord Gamba Maria GambaMaria gambamar Potvin Johan PotvinJoha potvinjo Crabbé Staf CrabbéStaf crabbést Baers Annemie BaersAnnem baersann Snoeck Paul SnoeckPaul snoeckpa Als verschillende klassen gebruik maken van dezelfde PC s, noem je bij het uitpakken de map voor de eerste klas PostkantoorschrimpA, die voor de tweede klas krijgt als naam PostkantoorschrimpB. 3.1.2 De map delen Om de map Postkantoorschrimp voor andere gebruikers beschikbaar te maken, moet je ze delen. Dat gebeurt in Verkenner. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 14
Open in Verkenner het snelmenu van de map c:\postkantoorschrimp en kies Delen om het postkantoor beschikbaar te stellen voor gebruikers op andere PC's. Duid in het dialoogvenster dat verschijnt Gedeeld als aan. Indien nodig moet je nog gebruikers bepalen die toegang hebben tot de gedeelde map. Je moet de gebruikers Volledige toegang geven. 3.2 Gebruikersprofielen in MS-Outlook Op iedere PC van de groepen van creëer je een ander profiel. Verwijder best eerst de bestaande profielen via Configuratiescherm, Post en fax. Open MS-Outlook op de eerste PC. Maak het profiel aan van Maria Gamba, met de informatieservices zoals voor de vorige oefeningen, nl. Microsoft Mail, Persoonlijke mappen, Persoonlijk adresboek. Verwijs telkens naar c:\postkantoorschrimp. Installeer ook Microsoft fax Op de overige vier PC's maak je het profiel aan van Potvin Johan, Crabbé Staf, Baers Annemie en Snoeck Paul. Selecteer voor Microsoft Mail telkens via de optie Bladeren en Netwerkomgeving het postkantoor dat je met het profiel verbindt. Dit postkantoor bevindt zich dus op de harde schijf van de ene PC waarmee de 5 computers samenwerken. Verwijs voor het Persoonlijk adresboek en de Persoonlijke mappen telkens naar de juiste mappen op de PC met het geïnstalleerde postkantoor. Geef het bijhorende wachtwoord in. Naam Persoonlijk Adresboek Persoonlijke mappen Gamba Maria x:\postkantoorschrimp\mailboxgamba.pab x:\postkantoorschrimp\mailboxgamba.pst Potvin Johan x:\postkantoorschrimp\mailboxpotvin.pab x:\postkantoorschrimp\mailboxpotvin.pst Crabbé Staf x:\postkantoorschrimp\mailboxcrabbé.pab x:\postkantoorschrimp\mailboxcrabbé.pst Baers Annemie x:\postkantoorschrimp\mailboxbaers.pab x:\postkantoorschrimp\mailboxbaers.pst Snoeck Paul x:\postkantoorschrimp\mailboxsnoeck.pab x:\postkantoorschrimp\mailboxsnoeck.pst Herhaal de bovenstaande werkwijze voor alle groepen van 5 computers. Als meer klassen gebruik maken van dezelfde PC s, gebruik je voor de eerste klas de profielnamen Gamba Maria 1, Potvin Johan 1, en verwijs je naar het postkantoor PostkantoorschrimpA. Voor de tweede klas gebruik je de profielnamen Gamba Maria 2, Potvin Johan 2, en verwijs je naar PostkantoorschrimpB. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 15
4 Opties en instellingen van MS-Outlook 4.1 Aanpassen Zoals in alle MS-Office 2000 programma's schakel je via Extra, Aanpassen, Opties in of je altijd alle onderdelen van een geopend menu wilt zien. Alleen de laatst gebruikte menuitems worden getoond. De andere verschijnen automatisch of na klikken. Hiermee herstel je gewijzigde instellingen 4.2 Werkbalken Standaardwerkbalk In MS-Outlook heeft de Standaardwerkbalk een andere weergave naargelang van je keuze uit de Outlookbalk. Hieronder zie je een afdruk van alle werkbalkweergaven. Outlook vandaag Postvak in Agenda Contactpersonen Taken Notities Werkbalk Geavanceerd Maak de werkbalk Geavanceerd best altijd zichtbaar via Beeld, Werkbalken, Geavanceerd. VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 16
Outlook vandaag Postvak in Agenda Contactpersonen Taken Notities 4.3 Voorkeuren instellen 4.3.1 Agenda-opties Je wijzigt de opties voor de agenda via Extra, Opties, Voorkeuren, Agendaopties. Opties in verband met de werkweek, eerste werkdag en algemene instellingen Weeknummers kun je weergeven. Lokale kalender i.p.v. de kalender van het postkantoor op de server Tijdzone: Windows-instelling Planning voor voorzieningen: opties voor het automatisch verwerken van vergaderverzoeken Over welke periode is informatie voor anderen beschikbaar Voorzieningen zijn vergaderzalen, projectoren, materiaal, e.d. Planningen in verband met voorzieningen zijn bruikbaar in combinatie met b.v. Microsoft Exchange VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 17
Opties in verband met de informatie die anderen mogen zien bij het uitnodigen op een vergadering. 4.3.2 Taakopties Voor de weergave van de taken kun je via Extra, Opties, Voorkeuren, Taakopties, de kleuren wijzigen. Kleuren instellen 4.3.3 Opties voor contactpersonen Je wijzigt de opties voor de weergave van de gegevens van de contactpersonen via Extra, Opties, Voorkeuren, Opties voor contactpersonen Hoe worden gegevens van nieuwe contactpersonen opgeslagen? 4.3.4 E-mailopties Je wijzigt de opties voor e-mail via Extra, Opties, Voorkeuren, E-mailopties Wat er moet gebeuren na een actie? Het oorspronkelijke bericht sluiten wanneer je in een geopend bericht op Beantwoorden of Doorsturen klikt. Een kopie opslaan Meldingstekst op het scherm Niet-verzonden berichten worden in de map Concepten opgeslagen. (Standaard elke drie minuten) Manier waarop oorspronkelijke tekst wordt meegestuurd met een antwoord of bij het doorsturen van een bericht VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 18
Eventueel een andere map voor opgeslagen items Een kopie van het verzonden bericht opslaan Ingestelde opties bij nieuwe berichten Standaard ingestelde urgentie en gevoeligheid Om geadresseerden te scheiden bij Aan, CC, BCC Een juiste naam wordt onderstreept Vergaderverzoek wordt opgenomen in de agenda Stel hier in of je wilt weten op welk tijdstip en op welke datum berichten worden ontvangen en hoe je wilt reageren op verzoeken voor leesbevestigingen. Opties bij Internet e-mail 4.3.5 Logboekopties De opties voor het logboek stel je in via Extra, Opties, Voorkeuren, Logboekopties. Welke items moeten automatisch in het logboek worden opgenomen voor welke contactpersonen? Bestanden uit andere Officecomponenten die automatisch worden opgenomen in het logboek VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 19
4.3.6 Opties voor notities Opties voor notities stel je in via Extra, Opties, Voorkeuren, Opties voor notities. Deze optie komt in de leerlingencursus niet aan bod. Uitzicht van notitieblaadjes bepalen 4.4 E-mailindeling Zie leerlingencursus pagina 91. Keuze HTML, RTF-indeling of tekst zonder opmaak heeft invloed op gebruik van briefpapier en lettertypen. E-mailberichten kunnen opgemaakt worden in MS-Word. Standaard lettertype en briefpapier selecteren Handtekening maken of kiezen om automatisch toe te voegen aan bericht 4.5 Spelling Via Extra, Opties, Spelling kun je opties in verband met spelling aanpassen. Algemene instellingen in verband met spellingcontrole VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 20
4.6 Beveiliging Bijkomende opties voor e-mail in verband met beveiliging stel je in via Extra, Opties, Beveiliging. 4.7 Overige opties Via Extra, Opties, Overige, Algemeen, Geavanceerde opties geef je opties op voor herinneringen, gedelegeerde taken en andere algemene instellingen. Opstartmap instellen Invoegtoepassingen komen van andere programma's (b.v. server) en worden geïntegreerd in MS-Outlook. Via Extra, Opties, Overige, Deelvenster Voorbeeldweergave stel je de opties in voor het uitzicht van het voorbeeldvenster. Het venster Voorbeeldweergave maak je zichtbaar via of via Beeld, Voorbeeldweergave. Een van deze twee opties is om aan te geven dat een bericht is gelezen: na een aantal seconden of automatisch als een ander bericht wordt geselcteerd Spatiebalk gebruiken om door items te bladeren VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 21
4.8 AutoArchiveren In MS-Outlook kun je oude items handmatig naar een opslagbestand verplaatsen via Bestand, Archief. Je kunt ze ook automatisch laten verplaatsen door AutoArchiveren te gebruiken. Items worden als oud beschouwd als deze de ouderdom bereiken die je zelf hebt opgegeven. Met behulp van AutoArchiveren kun je oude items verwijderen of verplaatsen. MS-Outlook kan alle typen items archiveren, maar het programma vindt alleen bestanden die in een e-mailmap zijn opgeslagen. AutoArchiveren gebeurt in twee stappen: Eerst schakel je AutoArchiveren in via Extra, Opties, Overige, AutoArchiveren. Vervolgens stel je de AutoArchiveringseigenschappen in voor elke map die je wilt archiveren. Je kunt afzonderlijke mappen, groepen mappen of alle Outlook-mappen automatisch archiveren. De procedure wordt automatisch uitgevoerd wanneer je MS-Outlook opent. De AutoArchiveringseigenschappen van elke map worden op datum gecontroleerd en oude items worden naar het archiefbestand verplaatst. Items in de map Verwijderde items worden verwijderd. Instellingen voor AutoArchiveren VVKSO Werkgroep integratie informatica handel Netwerken en communicatie binnen en buiten het bedrijf Richtlijnen - pagina 22