RAADSVOORSTEL Vergadering van : 30 juni 2009 Agendanummer : 9 Onderwerp : Aan- en verbouw gemeentehuis, correctie Programma : Bedrijfsvoering Voorstel In te stemmen met een kredietaanvraag voor de ver- en aanbouw van het gemeentehuis ter hoogte van 50.000 als voorbereidingskrediet, via een begrotingswijziging te dekken uit de algemene reserve vrij besteedbaar. Dit gebeurt vooruitlopend op een bij de voorbereiding van de begroting 2010 aan de raad te vragen krediet van 650.000. Vraag, probleemstelling Ons gemeentehuis moet aangepast worden in verband met de metamorfose van lokale overheid naar eerste overheid, wettelijke eisen rondom arbo- en milieu, veiligheidsaspecten, dienstverleningsaspecten en duurzaamheidsaspecten. In 2015 moeten burgers, bedrijven en instellingen voor nagenoeg alle overheidsvragen, producten en diensten bij hun gemeente terecht kunnen. Dat is de visie die in 2005 is verwoord door de commissie Jorritsma en is uitgewerkt in het concept Antwoord. De gemeente wordt hiermee de eerste overheid. De afgelopen twee jaar is deze visie omarmd door het kabinet, de VNG en de Manifestgroep (de gezamenlijke uitvoeringsinstellingen). In deze visie is het gemeentelijke Klant Contact Centrum (KCC) een herkenbare ingang voor de hele overheid. In het KCC worden vragen beantwoord, aanvragen in gang gezet en vragen overgedragen naar de verantwoordelijke overheidsorganisatie. Een belangrijke doelstelling is één fysieke informatiebalie waar gemiddeld 80% van de vragen aan de overheid in één keer en goed afgehandeld worden. Op dit moment kunnen we niet meer op alle punten aan de arbo-eisen en gebruiksvergunningsvereisten voldoen en het gebouw is bovendien niet geschikt voor de systematiek van ronde-tafel gesprekken. Met het eerder vastgestelde realisatieplan e-overheidsvoorzieningen NOFA gemeenten is een visie en ambitie op dienstverlening vastgesteld die het noodzakelijk maakt een fysiek front-office in te richten, welke tevens een meer klantvriendelijke uitstraling van het gebouw met zich meebrengt. Deze visie en ambitie is volledig afgestemd op het concept Antwoord. Een gebrek aan opslagruimte in het gebouw heeft de afgelopen tijd meerdere malen tot waarschuwingen geleid in het kader van de gebruiksvergunning (vrijhouden van vluchtroutes) van het gemeentehuis. Douches worden als opslagruimte gebruikt en het gemeentehuis beschikt niet over een kolfruimte.
Diverse onderzoeken en metingen hebben aangegeven dat met name de werkplek van de receptiemedewerksters niet aan de arbo-eisen voldoen, dit ondanks een aantal verbeteringen die inmiddels zijn doorgevoerd. Ook wordt in metingen naar klant/burgertevredenheid aangegeven dat erop het terrein van privacy bij de balies verbeteringen mogelijk zijn. Over het aanzicht en de vindbaarheid van de hoofdingang wordt met grote regelmaat door bezoekers geklaagd. Hierin is ook een verbetering noodzakelijk. Uit een risico-inventarisatie is gebleken dat het gemeentehuis niet beschikt over een overspanningsbeveiligingssysteem. De kans op schade door indirecte blikseminslag is zo n tien keer per jaar aanwezig (in 2008 hebben we hierdoor ook schade geleden). Gevolgen van schade zijn telefonische onbereikbaarheid van het gemeentehuis, defecte computerapparatuur en mogelijk dataverlies. Gegeven het maatschappelijk belang is dit absoluut niet wenselijk. Onlangs heeft onze gemeenteraad geld beschikbaar gesteld voor het laten uitvoeren van een energiescan. Uit deze scan zal blijken in hoeverre investeringen gericht op energiebesparing/duurzaamheid/milieu haalbaar en wenselijk zijn. De uitkomsten van deze scan worden in de maand juni 2009 verwacht. Hierover zal separaat worden geadviseerd. Inmiddels is duidelijk dat er voorlopig geen herindeling binnen of tussen NOFAgemeenten geïnitieerd zal worden. Voorlopig is het gemeentehuis aan de Hynsteblom te Damwâld derhalve het gebouw waar de burgers, bedrijven en instellingen van onze gemeente terecht moeten. Al het bovenstaande rechtvaardigt een ingrijpende aan- en verbouw van ons gemeentehuis. Argumenten, beoogd maatschappelijk effect en de relatie tot het gemeentelijk beleid De visie die op dienstverlening is ontwikkeld gaat er van uit dat er meerdere kanalen zijn waarlangs de klant de gemeente kan benaderen, uiteenlopend van direct fysiek klantcontact bij een balie, via telefonische vraagafhandeling tot elektronische contacten (email en internet). Sommige kanalen, zoals de fysieke klantcontacten zullen voorlopig lokaal blijven. De highlights van de visie op dienstverlening zijn: - dienstverlening inrichten op basis van vraagpatronen / integrale loketten; - alle contacten met klanten via KCC; - afhandeling zoveel mogelijk in KCC; - specifieke inhoudelijke vragen naar backoffice (knip); - status van afhandeling snel kunnen terugkoppelen; - proces- en zaakgegevens essentieel. In de technische randvoorwaarden om bovenstaande te realiseren is inmiddels fors geïnvesteerd. De inrichting van een frontoffice en een backoffice zal ook organisatorische wijzigingen tot gevolg hebben. Er zal een eenheid dienstverlening ontstaan waar alle eerstelijns vragen van burgers en bedrijven en klanten afgehandeld zullen worden.
De werkprocessen worden/zullen hierop worden ingericht, de medewerkers worden in het kader van het resultaat gericht werken momenteel al getraind op competenties als klantgerichtheid. Al deze ontwikkelingen wijzen op de noodzaak tot ook een fysieke aanpassing van ons gebouw met daarin één centraal en integraal front-office waar alle (aan)vragen (van de bouwvergunning tot het regelen van een afspraak voor ondertrouw) van burgers, klanten en bedrijven binnenkomen en zoveel mogelijk worden afgehandeld. Bij alle staf- en productgroepen is een inventarisatie gemaakt van problemen waar men tegenaan loopt als het gaat om het verlenen van een adequate dienstverlening en waar het gaat om arbo-aspecten in relatie tot het werk. Een aantal inmiddels genomen maatregelen heeft weliswaar tot kleine verbeteringen geleid maar om alle noodzakelijke verbeteringen door te voeren, is een ingrijpende aan- en verbouw noodzakelijk. Door een architect is met inachtneming van alle door ons aangegeven knelpunten, op ons verzoek een plan ontwikkeld om het gemeentehuis op een aantal punten aan te passen. Met een paar ingrepen krijgt het gebouw niet alleen een mooie facelift maar zal ook de waarde ervan zeker toenemen. Andere voordelen: - we krijgen een gebouw welke aansluit bij onze visie op dienstverlening; - we kunnen beter voldoen aan de arbo-eisen; - we krijgen meer opslagruimte voor onder andere de WMO- hulpmiddelen; - we krijgen de beschikking over een grotere vergaderzaal voor de ronde tafelgesprekken; - we hebben de mogelijkheid om een front office en een meer klantvriendelijke uitstraling te realiseren. Door de architect zijn drie opties uitgewerkt. Het betreft een minimumvariant, een middenvariant en een meest wenselijke variant. Optie 1 (tekening S02): verbouw ontvangstgebied gemeentehuis + verbouw centrale balie. Optie 2 (tekening S03): verbouw ontvangstgebied gemeentehuis + verbouw centrale balie + nieuwe organisatie spreekkamers sociale zaken. Optie 3 (tekening S04): totaalbalie generalisten + nieuw vergadercentrum + aanbouw. Genoemde tekeningen gaan hierbij. De opties zijn besproken in het MT en daarin kwam men eensluidend tot de conclusie dat we optie 3 als meest wenselijke zien, zeker gelet op alle toekomstige ontwikkelingen. Immers de opties 1 en 2 bieden maar deels een oplossing voor alle knelpunten. Optie 3 komt het meest tegemoet aan de eisen die de burgers, bedrijven en instellingen mogen stellen aan hun eerste overheid. Financiële toelichting Van de verschillende opties zijn vervolgens bouwkostenramingen gemaakt. Optie 1 (tekening S02) is geraamd op 106.548,18 inclusief BTW. Optie 2 (tekening S03) is geraamd op 137.309,63 inclusief BTW. Optie 3 (tekening S04) is geraamd op 552.913,02 inclusief BTW.
Ten aanzien van budgetvaststelling wordt geadviseerd om voor bijkomende kosten een percentage van 10% te hanteren. Daarmee komt de begroting voor optie 3 op 608.204,32 inclusief BTW. Voor afdoende beveiliging tegen indirecte blikseminslag komt daar een bedrag bij van 18.000,00 inclusief BTW. Voor inrichtingskosten (aantrekkelijke moderne aankleding) en een klantgeleidingssysteem kan een stelpost van 65.000,00 inclusief BTW worden meegenomen. Inclusief onvoorziene kosten komt een totaalbegroting op 700.000,00 inclusief BTW. De raad wordt nu een voorbereidingskrediet van 50.000,00 gevraagd. Met dit voorbereidingskrediet kan de architect de plannen nader uitwerken en kunnen de benodigde vergunningsprocedures worden opgestart. De kosten van het voorbereidingskrediet van 50.000,00 kunnen in 2009 ineens gedekt worden door een beschikking over de algemene reserve vrij besteedbaar. De inschatting is dat de daadwerkelijke verbouw in 2010 start en dat de eerste nota s na de bouwvakantie van 2010 binnendruppelen. De aanvraag voor het benodigde restantkrediet van naar huidige raming circa 650.000,00 zal bij de voorbereiding van de begroting 2010 aan de raad worden voorgelegd. Deze kosten zullen worden geactiveerd. De huidige planning is dat voor 2010 400.000 en voor 2011 250.000 zal worden geïnvesteerd. Bij een rentepercentage van 5,0 % en een afschrijvingstermijn van 30 jaar (gelijk de resterende afschrijvingstermijn van het huidige gebouw, conform het vastgestelde afschrijvingsbeleid) brengt dit voor de begroting 2010 een kapitaallast van 8.530,00 met zich mee, te dekken via een bij begrotingswijziging vast te leggen onttrekking aan de algemene reserve vrij besteedbaar. Voor de later jaren wordt de jaarlijkse kapitaallast geraamd op 22.393,00 voor 2011, Vervolgens vanaf 2012 een kapitaallast van 46.208,00 welke gedurende de afschrijvingstermijn jaarlijks afneemt en uiteindelijk na 30 jaar eindigt op 0,00. Planning en evaluatie Zie hiervoor. Communicatie en interactiviteit Niet van toepassing. Behandeling presidium Het presidium heeft op 16 juni 2009 besloten het punt opiniërend te behandelen. Damwâld, 2 juni 2009. Burgemeester en wethouders van Dantumadiel, A. Aalberts, burgemeester. A.J.H.M. Stierhout, secretaris.
RAADSBESLUIT Vergadering van : 30 juni 2009 Agendanummer : 9 Onderwerp : Aan- en verbouw gemeentehuis, correctie Programma : Bedrijfsvoering De raad van de gemeente DANTUMADIEL; gelezen het voorstel van het presidium d.d. 16 juni 2009; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 2 juni 2009; Besluit In te stemmen met een kredietaanvraag voor de ver- en aanbouw van het gemeentehuis ter hoogte van 50.000 als voorbereidingskrediet, via een begrotingswijziging te dekken uit de algemene reserve vrij besteedbaar. Dit gebeurt vooruitlopend op een bij de voorbereiding van de begroting 2010 aan de raad te vragen krediet van 650.000. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Dantumadiel, gehouden in het gemeentehuis te Damwâld op 30 juni 2009. De r a a d voornoemd,, voorzitter., griffier.