Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software subset: ledenadministratie Versie 2.1 September 2016 Door onderzoeksbureau GBNED Disclaimer Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaard onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.
Ledenadministratie Inhoudsopgave 1. Inleiding 2.1 Functies 2.2 Basisgegevens 2.3 Contributienota s 2.4 Ledenpas en ledenrapportages 2.5 Donateurs en sponsoring 2.6 Internet 2.7 Koppelingen 2.8 Specifiek voor sportverenigingen Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 2
1. Inleiding Deze subset: ledenadministratie maakt onderdeel uit van de Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software. De complete leidraad begint met het document Inleiding en algemeen, aangevuld met meerdere subsets, zoals onderhavige subset. Het is aan te bevelen om voor het doornemen van een subset kennis te nemen van het document Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software: Inleiding en algemeen. Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 3
2.1 Functies Kunnen Facturen, oftewel contributienota s vervaardigd worden? Kent het pakket een openstaande posten bewaking? Kan een ledenpas aangemaakt worden met het systeem? Zijn ledenrapportages opgenomen? Kent het pakket een donateuradministratie? Kent het pakket een sponsoradministratie? Beschikt het pakket over een boekhouding? Minimaal bestaande uit een grootboek-, debiteuren- en crediteurenadministratie. Beschikt het pakket over de mogelijkheid van leden selfservice? Beschikt het pakket over een website functie met CMS (Content Management Systeem)? Kent het pakket koppelingen met andere systemen en zo ja welke? 2.2 Basisgegevens Worden minimaal de volgende data bijgehouden in het systeem: datum aangemeld, datum afgemeld, aangemeld per en afgemeld per? Worden meerdere contributiesoorten onderscheiden? Kan gewerkt worden met een strippenkaart abonnement? Kent het systeem vrije velden voor aanvullende ledengegevens? Kunnen alle contributiebedragen per ingangsdatum vastgelegd worden? Is een combinatie van contributiebedragen mogelijk? Bijvoorbeeld bij meerdere leden uit één gezin of bij meerdere lidmaatschappen per persoon. Lidmaatschap Is onderscheid mogelijk naar persoonlijk- en bedrijfslidmaatschap? Zijn meerdere lidmaatschappen tegelijkertijd mogelijk voor een zelfde persoon of bedrijf? Zijn meerdere leden op één adres mogelijk? Is een gratis lidmaatschap mogelijk? Is een lid naar meerdere selectiecodes in te delen? Kan een lidmaatschap hersteld worden van iemand die in het verleden lid is geweest? Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 4
2.3 Contributienota s Kan gewerkt worden met een afwijkend factuuradres? Kan via een derde betaald worden? Bijvoorbeeld een werkgever die een lidmaatschap voor een medewerker voldoet. Kunnen facturen aangemaakt worden door het systeem? Is prolongatie van abonnementen mogelijk? Kan gewerkt worden met verschillende periodes van abonnementen? Bijvoorbeeld per maand, kwartaal en jaar. Biedt het systeem ondersteuning door elektronisch factureren? Zo ja, specificeren op welke wijze. Kunnen betaalbestanden voor telebankieren aangemaakt worden, zoals een bestand voor automatische incasso s? Kunnen elektronische bankafschriften ingelezen en afgeletterd worden binnen het pakket? Debiteuren betalingswijzen Wordt de betaalwijze acceptgiro s ondersteund? Wordt de betaalwijze automatische incasso ondersteund? Wordt de betaalwijze op rekening ondersteund? Openstaande postenbewaking Biedt het pakket inzicht in openstaande facturen c.q. contributies? Is inzicht in de betalingshistorie en het betalingsgedrag van leden? Kunnen aanmaningen aangemaakt worden door het systeem? Kent het pakket een automatische koppeling met systemen van een of meer incassobureaus? Zo ja welke systemen en van welke bureaus. Kan binnen het pakket een betalingsregeling vastgelegd worden met daarbij opgave van een gespreide betaling en automatische termijnbewaking? Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 5
2.4 Ledenpas en ledenrapportages Ledenpas Kan een ledenpas op papier gemaakt worden? Kan een (digitale) ledenpas op een kaartje gemaakt worden? Kan een pasfoto opgenomen worden op de ledenpas? Kan een extra ledenpas vervaardigd worden? Ledenrapportages Kunnen adresetiketten opgevraagd worden met selectie mogelijkheden? Is inzicht in nieuwe leden en afmeldingen per periode? Kan een ledenlijst naar meerdere gezichtspunten opgevraagd worden? Biedt het pakket mailingfaciliteiten? Zo ja welke. Via Word of via een internet nieuwsbrief. Is er inzicht in verzendingen? Bijvoorbeeld van een magazine. Retentiefuncties Kunnen leden die een bepaalde periode afwezig zijn automatisch een e-mail krijgen? Kunnen leden die jarig zijn automatisch bericht krijgen? Kan de gebruiker zelf retentie regels aanmaken? 2.5 Donateurs en sponsoring Donateuradministratie Toegezegde donaties registreren? Facturering donaties? Sponsoring Is contractbeheer aanwezig binnen het pakket t.b.v. sponsoring? Is facturering van sponsoring mogelijk? Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 6
2.6 Internet Leden self service Kunnen leden hun (leden)gegevens opvragen? Kunnen leden zelf mutaties, zoals een adreswijziging, doorvoeren? Zo ja, specificeren welke soort mutaties. In online aanmelden van nieuwe leden mogelijk? Kunnen leden zelf rapportages samenstellen en zo ja welke? Kunnen leden hun eigen betalingshistorie inzien? Kunnen leden zelf reserveringen maken? Bijvoorbeeld bij een sportvereniging. Ook bijvoorbeeld een vaste tijd of een vaste avond. Graag specificeren welke mogelijkheden het pakket biedt. Website (CMS) Is sprake van een content managementsysteem om de website te onderhouden? Kunnen zelf pagina s en menuregels toegevoegd worden? Is een besloten ledendeel aanwezig? Kunnen foto albums opgenomen worden? Is er een integratie met de ledenadministratie? Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 7
2.7 Koppelingen Kent het pakket uitwisseling van mutaties met sportbonden? Kent het pakket uitwisseling van mutaties met andere organisaties? Zo ja, specificeren welke organisaties. Kent het pakket een koppeling met een kassasysteem? Zo ja, specificeren met welk systeem. Kent het pakket een koppeling met andere pakketten? Zo ja, specificeren met welke pakketten. Is een import van een ledenlijst mogelijk? Zo ja specificeren op welke wijze en in welke formaten. Is een export van een ledenlijst mogelijk? Zo ja specificeren op welke wijze en in welke formaten. 2.8 Specifiek voor sportverenigingen Is een teamindeling vast te leggen? Is een planbord functie opgenomen? Is een wedstrijdindeling vast te leggen in het systeem? Onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl 8