Handleiding Taxsys - Groepsvervoer

Transcriptie

1 Inleiding Taxsys Groepsvervoer: Aanmaken van routes en het beheer van routes, deelnemers gekoppeld aan instellingen en opdrachtgevers. Routes worden dynamisch opgebouwd. Mutaties op datum bepalen de samenstelling van een route. Hierdoor is het mogelijk om een historisch overzicht te genereren per deelnemer van de route(s) waarin deze was opgenomen. Facturen worden opgebouwd aan de hand van de vastgelegde ritten in het rittenboek. Voor het rittenboek word de ritagenda van Taxsys gebruikt. De ritten worden hierin vastgelegd door op route-niveau vast ritten aan te maken. Pagina 1

2 Inhoudsopgave Inleiding...1 Overzicht van de mogelijkheden...3 Mogelijkheden op deelnemers niveau...3 Mogelijkheden op instellingen niveau...3 Mogelijkheden op route niveau...3 Mogelijkheden rittenboek...3 Een nieuwe route groepsvervoer opmaken...4 Stap 1 - het aanmaken van een instelling...4 Stap 2 - het aanmaken van een route...4 Stap 3 - een betaalinstantie (debiteur) aanmaken...5 Stap 4- een deelnemer aanmaken...5 Stap 5 - een factuurregel aanmaken...5 Stap 6 - een herhalingsrit aanmaken...6 Mutaties op deelnemers-niveau...7 invoer van een vrije periode...7 invoer van een vrije dag of dagdeel...7 invoer van ziek en herstel-meldingen...7 Historisch overzicht routes van een deelnemer...8 Facturering...9 Pagina 2

3 Overzicht van de mogelijkheden Mogelijkheden op deelnemers niveau: Invoer NAW gegevens. Per dagdeel mogelijk om de deelnemer in een andere route te plaatsen. Invoer vrije dagen van een deelnemer (vanaf tot en met). Invoer ziek/herstel meldingen. Opvragen route historie. Mogelijkheden op instellingen niveau: Vrije dagen voor een school. Invoer NAW gegevens. Opvragen alle aanwezige routes van een instelling met overzicht of deze actief zijn en of ze geplaatst moeten worden in de agenda. Mogelijkheden op route niveau: Sorteren op postcode Koppelen chauffeur/bedrijf en voertuig Opbrengst tbv omzetbepaling chauffeur/bedrijf Ingeven herhalings-ritten tbv rittenboek en actief maken route. Opgaaf vaste tijd voor verloning chauffeur Aanmaken factuur-regels Mogelijkheden rittenboek: Het rittenboek is tevens de taxi agenda van Taxsys. De mogelijkheden mbt het groepsvervoer bestaan uit het opvragen van routes en het doen van ziek en herstelmeldingen van deelnemers. Pagina 3

4 Een nieuwe route groepsvervoer opmaken. Om te beginnen met het aanmaken van gegevens is het noodzakelijk om dit in een vaste volgorde te doen. Stap 1 - het aanmaken van een instelling Begin met het aanmaken van een instelling in programma 3.3. F4 geeft een overzicht van de reeds aanwezige instellingen gesorteerd op nummer. Kies voor het aanmaken van een nieuwe instelling een vrij nummer en vul de gevraagde gegevens in. Stap 2 - het aanmaken van een route Maak een route aan in programma 3.4. F4 geeft een overzicht van de reeds aanwezige routes gesorteerd op nummer. Kies voor het aanmaken van een nieuwe route een vrij nummer en vul de gevraagde gegevens in. Voor het begin volstaat het invullen van de items 13, 14, 15. Pagina 4

5 Stap 3 - een betaalinstantie (debiteur) aanmaken Een debiteur word aangemaakt in programma Onderhoud relaties overigen. Stap 4- een deelnemer aanmaken Maak de deelnemer(s) aan in programma 3.1 Met F1 word er automatisch een vrij nummer gekozen. Vul de gevraagde gevraagde gegevens in. Als de deelnemer iedere dag met dezelfde route meerijd, dan niet per dag gaan muteren. Het invullen van de tijden, item 11 en 12, volstaat. Het invullen van item 15 is verplicht. Wanneer er tijden en routes per dag zijn ingevuld, maakt Taxys groepsvervoer automatisch sub-routes aan. Als voorbeeld: bij een deelnemer is op maandag 'n tijd en route 1001 ingevuld, dan zal er automatisch een route en worden aangemaakt. Dus de hoofd-route bestaat uit 4 cijfers en de sub-routes bestaat uit 6 cijfers. De laatste twee cijfers geven aan van welk dagdeel de route is (10 en 11 is maandagochtend en maandag-middag, 20 en 21 is dinsdag-ochtend en dinsdag-middag, enz). Stap 5 - een factuurregel aanmaken Maak de factuur-regels op route aan in programma 3.4 Kies de route en dan vanuit het keuze menu optie 2 Factuur omschrijving. De aan de deelnemers gekoppelde debiteur bepaald hoeveel factuurregels u kunt aanmaken. De aangemaakt factuuregels worden dynamisch op datum bijgehouden. Als er op datum X een deelnemer met een gekoppelde debiteur Y bestaat, dan word daarvan een factuurregel aangemaakt. Pagina 5

6 Stap 6 - een herhalingsrit aanmaken Maak de herhalingsritten aan voor het rittenboek in programma 3.4 met keuze 4. Bij een nieuwe route zal Taxsys vragen of de route actief moet zijn en of de aangemaakte herhalingsritten in het rittenboek geplaatst moeten worden. Bij een hoofdroute kunt u 5 dagen aanmaken. Wanneer u een sub-route kiest, maak dan alleen de dag van de sub-route aan. Wanneer een telefonist(e) in het ritboek een rit kiest en met keuze 5 de route opvraagt, bepaalt het route-nummer de samenstelling van de route. Pagina 6

7 Mutaties op deelnemers-niveau. Wijzigingen van de gegevens van deelnemers worden gedaan in programma 3.1. Dit programma word gebruikt voor alle voorkomende mutaties. Data afwezig = invoer van een vrije periode (van t/m dd) Vrije dagen = invoer van een vrije dag of dagdeel (dd vanaf tijdstip) Absentie = invoer van ziek en herstel-meldingen Ziek en herstelmeldingen kunnen ook in het rittenboek worden gedaan in programma 1.2. Registreren dagelijkse gang van zaken, optie 1 en de 'g' van groepsvervoer. Pagina 7

8 Historisch overzicht routes van een deelnemer. Bij het muteren van of het route-nummer, de ophaal- of afzettijd zal gevraagd worden vanaf welke datum deze mutatie geldig is. Taxsys kan daardoor dynamisch vastleggen wat de samenstelling van een route is op of vanaf een bepaalde datum. Tevens word per deelnemer historisch vastgelegd in welke route(s) hij of zij opgenomen is. Dit is op te vragen in programma 3.1. keuze 7. De hoofdroute(s) zijn opvraagbaar vanuit dit menu met de code '00'. De sub-route(s) met het dagdeel-nummer. Via programma is het mogelijk om vanaf een bepaalde datum alle gemuteerde routes te printen. Pagina 8

9 Facturering. Om te komen tot een facturering zal onderstaand schema gevolgd moeten worden. Pagina 9