Jaaroverzicht ledenadministratie ViP

Transcriptie

1 Jaaroverzicht ledenadministratie ViP Seizoen Inleiding Het afgelopen seizoen heeft ondergetekende de ledenadministratie (LA) van Vip weer bijgehouden. Dit jaar hield dat in dat: a. het ledenbestand van ViP middels Access 2003 (database) werd bijgehouden; b. m.b.v. Sportlink Club via internet een database werd bijgehouden, welke gekoppeld is aan de database van de NeVoBo. Daarnaast werden: c. lijsten met ledengegevens opgemaakt t.b.v. ondersteuning van het bestuur, de penningmeester en de t.c s; d. de stikkers voor de ViP-Praat uitgeprint; e. de acceptgiro's voor de leden, die (nog) geen machtiging incasso hebben afgegeven, uitgedraaid; f. de binnengekomen digitale pasfoto s voor de spelerskaarten omgezet naar het format van de bond; g. memo s opgesteld om de leden van het bestuur, de t.c's en de redactie van de ViP-Praat op de hoogte te houden van de mutaties in het ledenbestand. Dit jaaroverzicht geldt voor de periode tot Overzicht ledenverloop seizoen Onderstaande tabel 1 geeft het ledenbestand weer van aan het eind van seizoen Tabel 1: ViP-leden per Leeft. code Lidcateg. Dames Heren Totaal A-junior Aspirant B-junior Aspirant C-junior Aspirant D-junior Mini E-junior Mini F-junior Mini Senioren Spelend Trainend Recreant Vereniging Totaal Tussen en hebben nog 8 leden zich afgemeld bij ViP en hebben 5 leden zich aangemeld. Verder zijn de leeftijdcodes voor junioren aangepast en enkele lidcategorieën gewijzigd. Laatst genoemde datum was de startdatum van het nieuwe seizoen van de NeVoBo. De ledenadministratie gebruikt deze datum om de bestanden op te schonen en bij te werken voor het nieuwe nevobo-seizoen. In tabel 2 is dit verwerkt en geeft het ledenbestand weer van

2 Tabel 2: ViP-leden per Leeft. code Lidcateg. Dames Heren Totaal A-junior Aspirant B-junior Aspirant C-junior Aspirant D-junior Mini E-junior Mini F-junior Mini Senioren Spelend Trainend Recreant Vereniging Totaal Tabel 3 geeft een overzicht van het ledenverloop over de periode tot We zien nu dat afgelopen seizoen het ledental gelukkig weer is toegenomen. Hoe het ledenverloop in de jaren hiervoor was, is te zien in het nawoord. Hieruit is op te maken dat het ledental na de fusie van DINSVO en PURVO in 11 jaar tijd met 94 leden (± 33,3 %) is teruggelopen van 281 naar 187 leden. Tabel 3: ledenverloop seizoen per Aanmeldingen Afmeldingen Totaal Leeft. Code Lidcateg. Dames Heren Dames Heren A-junior Aspirant B-junior Aspirant C-junior Aspirant D-junior Mini E-junior Mini F-junior Mini Senioren Spelend Trainend Recreant Vereniging Totaal Tabel 4 geeft het ledenbestand weer per In de tabellen zijn niet opgenomen: a. 7 ereleden b. 1 donateur In de periode tot hebben 26 nieuwe leden zich aangemeld en heeft de ledenadministratie 15 leden uitgeschreven.

3 Tabel 4: ViP-leden per ViP-leden 27/9/10 Verloop seizoen ViP-leden 01/7/11 Leeft. Code Lidcateg. Dames Heren Dames Heren Dames Heren A-junior Aspirant B-junior Aspirant C-junior Aspirant D-junior Mini E-junior Mini F-junior Mini Senioren Spelend Trainend Recreant Vereniging Totaal Per zijn er 187 leden lid van de vereniging ViP. Daarbij moet opgemerkt worden dat 2 leden alleen beachlid zijn. 3. Incasso s Van het totale ledenbestand van 187 leden per heeft de vereniging van 169 leden een machtiging incasso. De penningmeester zorgt middels deze machtiging voor de inning van de contributies. Er hebben dus 18 leden nog geen machtiging incasso afgegeven. Dat is ± 10 % van het aantal leden. Voor de leden, die geen machtiging hebben afgegeven, zijn door de LA acceptgiro s uitgedraaid middels het hiervoor genoemde computerprogramma. 4. Acceptgiro s De acceptgiro s zijn het afgelopen seizoen 2 * uitgeprint, 1* in oktober en 1* in februari. Totaal zijn er ± 25 acceptgiro s uitgedraaid. Dit is minder dan vorig seizoen. Theoretisch zouden dat er maximaal 36 kunnen zijn, maar omdat er trainers, verenigingsleden (maar 1 termijn) en een speciaal lid tussen zit, komen we uit op 25. Het verwerken van acceptgiro s wordt steeds duurder. Daarbij komt dat ViP al wat oudere acceptgirokaarten heeft, die soms geweigerd worden. Aanschaf van nieuwe kaarten is duur. Het is dus zaak dat de leden, die nog geen machtiging incasso hebben afgeven, dat alsnog doen. Dat kan eenvoudig bij de penningmeester. Verder scheelt dat het lid 2 * 2,- = 4,- per seizoen. De distributie van de acceptgiro s verliep via de aanvoerders van de teams of de trainers. De overige acceptgiro s werden door de LA aan huis gebracht. De LA heeft voorgesteld aan de penningmeester om de inning van contributies via ac s te stoppen en de leden, die niet willen betalen via incasso, een rekening te sturen via de mail, met het verzoek tot betaling van de verschuldigde contributie.

4 5. Stikkers t.b.v. het clubblad Voor de verspreiding van de ViP-Praat wordt gebruik gemaakt van adresetiketten. De ViP-Praat is dit seizoen 4 keer uitgekomen. Hiervoor zijn ± 140 stikkers uitgeprint. De LA heeft de vereniging voorgesteld om het analoog uitbrengen van de ViP-Praat te stoppen. De voorraad stikkers bij de LA is op en er zou een nieuwe doos stikkers aangeschaft moeten worden. Er zijn nu nog 22 leden, 11 adverteerders en 3 bijzondere leden, die de ViP-Praat analoog krijgen. 6. Memo s Afgelopen seizoen heeft de LA 1 keer een memo uitgebracht. Hiermee werd het bestuur en de technische commissies op de hoogte gehouden van de mutaties in het ledenbestand. En dat is tevens de laatste geweest, want het komende seizoen gaat de LA de informatie betreffende nieuwe leden en mutaties op het ledenbestand anders afhandelen, n.l. direct naar de betrokkenen doorsturen. 7. Rugnummer administratie De LA houdt de administratie van de rugnummers bij. Dit om te voorkomen dat er dubbele rugnummers in een team komen. Het is dus van belang dat leden mutaties, betreffende hun rugnummer, doorgeven aan de ledenadministratie. 8. Afmeldingen De LA zorgt ook voor de afmeldingen bij de vereniging en bij de bond (NeVoBo). Hoewel leden zich bij vertrek schriftelijk ( of via ) dienen af te melden, zijn er ook dit jaar weer een aantal afmeldingen via via bij de LA binnen gekomen. Dit seizoen heeft de LA leden uitgeschreven, die zich niet schriftelijk hebben afgemeld, maar waarvan ze het vermoeden heeft, dat deze personen zich het komend seizoen niet meer zullen laten zien. Dit ter voorkoming van vele administratieve handelingen het komend seizoen om de verschuldigde contributies binnen te halen. 9. Wijze van afmelden Van de 23 leden, die de ledenadministratie in het verenigingsjaar heeft uitgeschreven, 8 tussen en en 15 tussen en , hebben a. officieel afgemeld 21 b. via via 02 c. voldoende aanwijzingen om ze uit te schrijven 00

5 10. Reden afmelding Om een indruk te krijgen, waarom leden zich hebben afmeld tussen en , staat hieronder een overzicht van de reden. Reden aantal ander werk - andere sport (b.v. tennis) 6 andere club (volleybal) 2 blessure 2 geen reden opgegeven 4 geen zin meer/niet leuk - geen tijd meer - gezondheid - lange tijd niet gezien - niet ingedeeld - ontevreden 2 persoonlijke omstandigheden - studeren (met verhuizen) 5 team valt uiteen - verhuizen 1 zwanger Totaal Beachleden De LA houdt nu ook de beachleden bij. Per zijn er 2 leden, die allen beachlid zijn; de overige zijn ook regulier lid (of competitiespelend of trainend- of recreant- of verenigingslid) van ViP. Dat zijn er 39. Van deze 39 combinatieleden hebben zich 7 als regulier lid afgemeld. 12. Leden met Steeds meer mensen hebben een internetaansluiting met . Van de 187 leden, die per bij de LA geregistreerd staan, daarvan heeft de LA van 185 leden een adres. Dat is ± 99 % van het aantal leden. 13. Digitale Pasfoto Service Een belangrijke verandering met ingang van het seizoen , was de invoering van de digitale pasfoto, welke in de plaats van de analoge pasfoto op de spelerskaart wordt aangebracht. De Digitale Pasfoto Service is misschien voor de bond beter, maar niet voor de LA. De digitale pasfoto geeft de LA extra werk, te meer, daar nieuwe leden nog met regelmaat met analoge pasfoto s aankomen. En als er een digitale pasfoto word g d, voldoet deze vaak niet aan de voorschriften van de bond. De LA koppelt de digitale pasfoto s via het programma Sportlink Club aan het ledenbestand van de NeVoBo.

6 14. beheer Tot voor kort werd het beheer via de webhosting van ViP door Stefan Nellen verzorgd. Stefan heeft zich als lid afgemeld, omdat hij een studie gaat volgen een eind buiten Purmerend. De LA neemt nu deze taak over. Voordeel is dat adres mutaties nu direct kunnen worden aangepast. Dus vanaf heden dienen wensen op het gebied van groepen of wijzigingen in adressen direct naar de LA gestuurd worden. 15. Tot slot Een attente lezer zal geconstateerd hebben, dat de getallen in de laatste twee kolommen van tabel 4 van het vorig jaarverslag niet klopten. Deze cijfers zijn per abuis blijven staan uit het jaarverslag De getallen onder de streep klopten echter wel. De goede getallen staan nu in tabel 1 van dit jaarverslag. 16. Nawoord Uit de tabellen onder punt 2 is op te maken dat het ledental dit seizoen, tussen en met 11 leden is toegenomen. Daarbij beschouwen dus de actieve (competitie) periode. Opgemerkt dient te worden dat het ViP-jaar loopt van 1-07-jaar tot 1-07-jaar+1. Het NeVoBo-seizoen loopt van ± jaar tot ± jaar+1. Het bestand van de LA volgt het seizoen van de NeVoBo. Dat heeft te maken met het feit dat na ± de LA geen leden meer kan afmelden bij de NeVoBo voor het seizoen. Om inzicht in het verloop van het ledenbestand te geven, volgt hierna een overzicht per peildatum. De voorlaatste twee kolommen hebben betrekking op eerder genoemde actieve periode. De laatste kolom geeft het verloop in een ViP-jaar weer. Seizoen Per 1-7 Per ± 20-9 Per 1-7 Verloop senioren Verloop junioren ViP-jaar fusie / De ledenadministrateur van ViP, P. Hendriks