7.10 LEDENADMINISTRATIE

Transcriptie

1 7.10 LEDENADMINISTRATIE Geldig tot: april 2015 Functionaris Naam Paraaf Voorzitter Geert van Poelgeest Ledenadministrateur Els Huijvenaar KNNV afdeling Delfland

2 LEDENADMINISTRATIE 1. Inleiding Een goede ledenadministrateur is van groot belang voor het functioneren van de vereniging. In Paragraaf 7.1 Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden Bestuur staan ook een aantal zaken die voor de ledenadministrateur van belang zijn. De zaken die in dit hoofdstuk worden beschreven zijn de minimumeisen die aan een ledenadministrateur worden gesteld. Je mag dus nog een heleboel meer doen. Je mag ook zaken delegeren, maar je blijft verantwoordelijk voor de goede afloop. 2. Takenbeschrijving 1. Zorgt voor het bijhouden van het ledenbestand 2. Zorgt voor verspreiding van de mutaties 3. Zorgt voor de aanmaak van een ledenlijst 4. Zorgt voor adresetiketten 5. Zorgt voor het aanmaken van de rekeningen voor de contributie 6. Zorgt voor versturen van informatiebrief en informatie aan geïnteresseerden en nieuwe leden 7. Zorgt voor opslag van in- en uitschrijvingsformulieren en enquêtes 8. Maakt een jaaroverzicht van het ledenverloop 9. Geeft aan de penningmeester en de voorzitter de nieuwe leden door 10. Houdt een persoonlijke handleiding bij over de werking van het systeem 3. Toelichting 1. Zorgt voor bijhouden van het ledenbestand Het bijhouden van het ledenbestand houdt in het up-to-date houden van dit bestand: nieuwe leden worden ingeschreven, adreswijzigingen worden verwerkt, mensen die hun lidmaatschap opzeggen worden uitgeschreven en al deze wijzigingen worden tevens verwerkt in de ledenadministratie van de landelijke KNNV. De ledenadministrateur maakt regelmatig een back-up van de database. In de database is een aparte kolom om de status/type van de leden e.d. aan te geven: Leden worden aangeduid met: lid Huisgenootleden worden aangeduid met: huisgenootlid Leden welke lid zijn via een andere afdeling worden aangeduid met: abonnee Abonnees worden aangeduid met: abonnee (zij worden niet aangemeld bij de landelijke administratie) Ledenadministratie, KNNV afdeling Delfland, april

3 Kennismakingsleden en ereleden worden aangeduid met: gratis lid Jeugdleden (t/m 25 jaar) worden aangeduid met: jeugdlid 2. Zorgt voor verspreiding van de mutaties De mutaties worden (per ) doorgegeven aan de voorzitter en de penningmeester voorafgaande aan de bestuursvergadering Ledenadministratie, KNNV afdeling Delfland, april

4 3. Zorgt voor de aanmaak van een ledenlijst Maakt één keer per jaar een ledenlijst aan voor functionarissen van de KNNV afdeling Delfland en voor leden op verzoek na overleg met de voorzitter. Deze ledenlijst is uitsluitend bedoeld voor intern gebruik van de KNNV afdeling Delfland. Vanwege de privacy is het niet de bedoeling dat de gegevens in bestanden van organisaties of iets dergelijks terechtkomen. Op 1 september vindt coördinatie plaats met de landelijke ledenlijst. Deze krijgt de ledenadministrateur (van de KNNV afdeling Delfland) van de landelijke ledenadministrateur. Controleer of de juiste gegevens door de landelijke ledenadministrateur zijn ingevoerd. Stuur de eventuele correcties daarna aan de landelijke ledenadministrateur. 4. Zorgt voor aanmaak adresetiketten Vier keer per jaar worden er etiketten aangemaakt ten behoeve van de verzending van het Veldbericht in resp. december, maart, juni en september. In februari worden er alleen voor leden etiketten aangemaakt voor verzending van het jaarverslag. Formaat etiketten 105 x stuks per vel (merk:avery Dennison Zweckform nr. 3484) 5. Zorgt voor het aanmaken van de rekeningen In januari van elk jaar worden de rekeningen gemaakt voor de contributie. Deze rekeningen worden zoveel mogelijk per verstuurd. Leden zonder krijgen de rekening over de post. In april wordt aan de niet-betalers een herinnering gestuurd. Nieuwe leden ontvangen bij het welkomstpakket gelijk een rekening. Wanneer leden voor 1 juni nog niet betaald hebben, worden zij gebeld met het verzoek om betaling. Wanneer ze dat niet hebben gedaan voor 15 augustus. worden zij bij ons geregistreerd als wanbetaler en wordt hun naam uit het ledenbestand verwijderd. 6. Zorgt voor versturen van informatiebrief en informatie aan geïnteresseerden en nieuwe leden Iedereen die geïnteresseerd is en daarom vraagt ontvangt van de ledenadministrateur een informatiebrief en informatie over onze afdeling. Nieuwe leden ontvangen een welkomstpakket, (bestaande uit een welkomstbrief, een enquête en een lijst met keuzekado s) en een rekening. Alle aanmeldingen van nieuwe leden/ gaan via de ledenadministrateur. We werven geen donateurs/abonnees. Deze steunen de KNNV niet echt omdat ze landelijk niet meetellen; we willen graag leden hebben. Houd ook goed in de gaten of de informatiebrief nog up-to-date is; werk hem zo nodig bij. Wanneer er grote veranderingen nodig zijn, bespreek dit dan met de voorzitter. Diverse formulieren (zoals: het inschrijvingsformulier (tekstvariant of plaatjesvariant), de enquête, de lijst met keuzekado s, de informatiebrief, de tegoedbon afdelingswinkel, de inschrijvingsgegevens één jaar lidmaatschap, de rekening, de bevestiging opzegging, de opzegging wanbetaler) staan in de computer. 7. Zorgt voor opslag van in- en uitschrijvingsformulieren en enquêtes Wanneer een nieuw lid zich opgeeft ontvangt deze een welkomstbrief en een enquêteformulier. Hieruit kan de Vereniging afleiden welke interesses het nieuwe lid Ledenadministratie, KNNV afdeling Delfland, april

5 heeft. Wanneer iemand zijn lidmaatschap opzegt, ontvangt hij/zij een bedankbrief waarin- indien dit niet wordt aangegeven in de opzeggingsbrief - wordt gevraagd wat de redenen zijn om het lidmaatschap op te zeggen. 8. Maakt een jaaroverzicht van het ledenverloop Zie bijlage. 9. Geeft aan de penningmeester en aan de voorzitter de nieuwe leden door. Doorgeven aan de penningmeester kan gebeuren op verzoek van de penningmeester en is niet frequent nodig omdat de ledenadministrateur zelf inzage heeft in de bankrekening van de afdeling. Doorgeven aan de voorzitter dient bij elk nieuw lid te gebeuren in verband met de verspreiding van KNNV Nieuws. Zodra een nieuw lid betaald heeft meldt de ledenadministrateur het lid aan bij de landelijke ledenadministratie. Nieuwe leden krijgen een welkomstkado van de landelijke KNNV. De ledenadministrateur regelt dit met het landelijk bureau. 10. Houdt een persoonlijke handleiding bij over de werking van het systeem. Legt vast op welke manier alles vastgelegd wordt in het systeem waarmee gewerkt wordt en welke handelingen in welke volgorde verricht moeten worden. Actualiseert deze handleiding bij wijzigingen en draagt deze uiteraard over aan de nieuwe ledenadministrateur bij overname Ledenadministratie, KNNV afdeling Delfland, april

6 LEDENVERLOOP Jaar aantal nieuwe wanbetalers opzeggingen abonnees leden leden * * jaar nieuwe leden leden opgezegd saldo Ledenadministratie, KNNV afdeling Delfland, april