Handleiding verenigingsportaal

Transcriptie

1 Koninklijk Nederlands Watersport Verbond Overkoepelende organisatie ten dienste van de watersport Handleiding verenigingsportaal Hierbij een korte handleiding over het gebruik van het nieuwe verenigingsportaal van het Watersportverbond. In deze handleiding wordt beschreven hoe de gegevens van de vereniging aangepast kunnen worden en de ledenmutaties doorgevoerd kunnen worden. 1. Aanmelden en inloggen Aanmelden Inloggen Menu overzicht Mijn gegevens... 4 Vereniging gegevens... 4 Vaartuigen... 4 Mijn producten... 4 Functies... 4 Accommodaties... 4 Lidmaatschappen... 4 Bijlagen Producten bestellen Opleidingskalender Knowledge Cases Rapporten Ledenadministratie Ledenoverzicht Mutaties doorvoeren Nieuwe leden aanmelden Opzeggingen Overlijden lid Bestuurswijzigingen... 11

2 1 Aanmelden en inloggen Tips & Tricks Sla op in uw browser Het verenigingsportaal is te bereiken via de website van het watersportverbond, Klik boven aan de pagina op Inloggen verenigingen. De directe url van het verenigingsportaal is: Aanmelden Via een heeft de vereniging de gebruikersnaam en een link ontvangen. De gebruikersnaam is gelijk aan het adres waarop deze is ontvangen. Klik op de link in de mail om naar het verenigingsportaal te gaan. Vervolgens kunt u een nieuw wachtwoord aanmaken. Deze link blijft slechts 48 uur geldig. Is de link niet meer geldig, kies dan voor wachtwoord vergeten? en vul uw gebruikersnaam in. 1.2 Inloggen Gebruikersnaam: Wachtwoord: adres Zelf gekozen Let op: controleer goed of u wel op het verenigingsportaal bent, dit controleert u door de tekst Verenigingsportaal onder het Watersportverbond logo. 2

3 3

4 2 Menu overzicht 2.1 Mijn gegevens Na inloggen komt u in het hoofdmenu Mijn gegevens. Onder het hoofdmenu Mijn gegevens vindt u 7 verschillende tabbladen Vereniging gegevens Hier kunt u de gegevens van de vereniging wijzigen. O.a. kunt u adresgegevens, bankgegevens, oprichtingsdatum en het activiteiten aanbod van de vereniging update. Gelieve de gegevens van uw vereniging goed te controleren en waar mogelijk aan te vullen, denk bijv. aan de oprichtingsdatum welke niet allen correct in onze database staan. Het verzendadres en de website worden in een volgende update opengezet zodat u deze kunt bewerken Vaartuigen Hier ziet u de mogelijke vaartuigen van de vereniging Mijn producten Hier ziet u de producten van een vereniging, zoals meetbrieven en de contributie Functies Hier kunt u uw bestuur functionarissen inzien en updaten Accommodaties Hier kunt u de accommodaties van de vereniging toevoegen Lidmaatschappen Hier zie u een overzicht van al uw actieve en inactieve leden. Meer uitleg over de ledenadministratie vindt u in hoofdstuk Bijlagen In de bijlagen komen in de toekomst onder andere uw facturen, deze zijn in.pdf formaat. 4

5 2.2 Producten bestellen In het menu Producten bestellen ziet u welke producten via het portaal beschikbaar zijn. In de toekomst wordt dit voor verenigingen mogelijk aangevuld. 2.3 Opleidingskalender In het menu Opleidingskalender vindt u een overzicht met alle opleidingen welke het Watersportverbond aanbiedt aan haar leden. Op dit moment is het (nog) niet mogelijk voor verenigingen om inschrijving te doen voor haar leden. 2.4 Knowledge Dit is de kennisbank van het Watersportverbond. Hier vindt u antwoord op een hoop vragen welke u of uw leden hebben. Deze kennisbank blijft continue geactualiseerd worden en nieuwe artikelen worden toegevoegd. Houdt dit item dus goed in de gaten. 5

6 2.5 Cases In cases kunt u vragen, problemen of errors melden aan het Watersportverbond bondsbureau. Afgelopen maanden zijn een overvloed aan cases binnen gekomen, zo n 100 cases gemiddeld per maand. Dit is aanzienlijk meer dan vooraf ingeschat, waardoor cases een langere behandeltijd hebben dan gewenst. Inmiddels zijn de achterstanden nagenoeg volledig weggewerkt. 6

7 2.6 Rapporten In het menu rapporten zijn een aantal rapporten c.q. overzichten voor u klaargezet. Hierin vindt u bijvoorbeeld de actuele ledenlijst, maar ook de ledenlijst waarop uw contributienota is gebaseerd. Selecteer de map Rapporten voor Verenigingen voor alle beschikbare rapporten. Wanneer u een betreffend rapport heeft geselecteerd kunt u deze eenvoudig exporteren naar een Excel of csv indeling. Kies vervolgens de gewenste indeling en kies exporteren. 7

8 3 Ledenadministratie Zoals eerder in de handleiding aangegeven kunt in het hoofdmenu Mijn gegevens, tabblad Lidmaatschappen, de ledenadministratie van uw vereniging inzien zoals deze bij het Watersportverbond bekend is. Hieronder wordt stapsgewijs uitgelegd hoe u mutaties, aanmeldingen en opzeggingen kunt doorgeven. 3.1 Ledenoverzicht In het ledenoverzicht vindt u een overzicht van al actieve leden. Ook kunt u bij 1 selecteren om al uw inactieve leden weer te geven of allen. Standaard krijgt u een lijst van maximaal 25 leden te zien, deze kunt u bij 2 uitbreiden tot maximaal 200. Om de snelheid van het verenigingsportaal te waarborgen is dit het maximale aantal direct weer te geven leden, advies is 100 regels voor optimaal functioneren. Vervolgens kun u de lijst sorteren op de verschillende kolommen. Tips & Tricks Kies rechter muisknop open in nieuw 3.2 Mutaties doorvoeren Om mutaties door te voeren klikt u op de naam. Om de huidige pagina te behouden op de positie waar u bent, kunt u hiervoor het beste rechtermuisknop Link openen in nieuw tabblad gebruiken. Vervolgens kun u in een nieuw tabblad de gegevens van de betreffende persoon bewerken. Tabblad 1 Tabblad 2 8

9 Kies vervolgens voor bewerken. Voer de mutaties door en kies voor opslaan. Vervolgens kunt u dit tabblad sluiten en kunt u verder werken in Tabblad 1. De gegevens zijn per direct in de administratie van het Watersportverbond bijgewerkt. 3.3 Nieuwe leden aanmelden Nieuwe leden aanmelden kan via het zogenaamde aanmeldformulier lidmaatschap. Klik hiervoor op Nieuw lid aanmelden in het menu aan de linkerzijde. Hier kunt u alle NAW-gegevens van uw nieuwe verenigingslid invullen. Alle velden met een rode lijn voor het veld zijn de verplichte velden. Kies vervolgens voor Opslaan en uw nieuwe lid wordt aangemeld en direct zichtbaar in uw ledenoverzicht. Wilt u een oud lid opnieuw aanmelden? Hiervoor kunt u vanuit het ledenoverzicht kiezen voor alle of inactieve leden. Zoek het betreffende lid en kies vervolgens voor opnieuw aanmelden. Kies vervolgens voor opnieuw lid maken, vul de nieuwe startdatum in en kies opslaan. 3.4 Opzeggingen Leden opzeggen werkt vanuit het ledenoverzicht wanneer u een overzicht heeft van uw actieve leden. 9

10 Ook voor het opzeggen van leden is de snelste werkwijze gebleken dat wanneer u werkt met de optie rechtermuisknop Link openen in nieuw tabblad. U dient namelijk nog een einddatum in te vullen en vervolgens kunt u de opzegging opslaan. Sluit u vervolgens dat betreffende tabblad dan is het ledenoverzicht nog beschikbaar op het eerder geopende tabblad op exact de locatie waar u gebleven was. 3.5 Overlijden lid Bij het overlijden van een lid kunt u dit aangeven door dezelfde werkwijze te volgen als het doorgeven van een mutatie. Vervolgens kunt u datum overleden invullen, zodoende gaat er per direct bericht uit naar het bondsbureau van het Watersportverbond zodat alle producten en diensten correct kunnen worden beëindigd. 10

11 4 Bestuurswijzigingen Bestuurswijzigingen voer je door bij functies. Hier zie je een lijst met de personen met een functie bij de vereniging. In deze lijst zijn de actieve functies zichtbaar. 4.1 Nieuw bestuurslid aanmelden Klik op nieuw in het menu functies om een nieuw bestuurslid aan te melden. Een nieuw bestuurslid moet lid zijn van de vereniging. Bij persoon kun je het lid opzoeken die een functie uitvoert bij de vereniging. Bij functie kan de functie van de persoon gekozen worden (LET OP: dit kan achteraf niet gewijzigd worden). De begindatum geeft aan wanneer iemand in deze functie is begonnen. De einddatum is de datum van aftreden. 4.2 Bestuurslid afmelden Wanneer een bestuurslid aftreed en je dit doorgeeft klik je op de naam van de persoon in de kolom Naam en functie. Vervolgens vul je de einddatum van deze functie in en klik op opslaan. 11