Notulen vergadering Ondersteuningsplanraad (OPR) d.d. 9 april 2015 Datum: 9 april 2015 Tijd: 19.30 21.30 uur Locatie: Johannes Poststraat 71 te Hoorn Aanwezig: Maaike Huisman Directeur De Westfriese Knoop (06-4117 8819) Aafke Boon Leerkracht OBS Jules Verneschool te Hoorn Lidwien Bruin(voorzitter) Leerkracht SBO de Wissel te Hoorn Linda de Jong-Koorn Ouder Mytylschool de Ruimte te Bergen Piet Karsten Leerkracht BS Jozefschool te Venhuizen Cora Meijering Leerkracht Mytylschool de Ruimte te Bergen Marije Overboom-van Engen Ouder BS Hieronymus te Wognum Jan Stuifbergen Ouder OBS Montessorischool te Hoorn Afwezig m.k.: Dick Bentvelzen Ouder BS Wulfram te Hoogwoud Sytze Dijkstra Leerkracht SBO t Palet te Bovenkarspel Marian Kok Leerkracht BS Kerspel in Hoogkarspel Jolien Lakerveld Ouder OBS Socrates te Hoorn Carola Rood IB-er OBS de Ieveling te Avenhorn Saskia Stegenga Ouder SBO de Piramide te Hoorn Afwezig z.k.: -- Verslag: Lizette Jak Management assistent De Westfriese Knoop 1. Opening Lidwien Bruin heeft, voorlopig tot de zomervakantie, het voorzitterschap op zich genomen en opent de vergadering om 19.30 uur. Zij heet iedereen van harte welkom. 2. Mededelingen Maaike Huisman: Inspectiebezoek. Het verslag dat Maaike hierover heeft gemaakt wordt als bijlage onderaan deze notulen toegevoegd. Zij geeft een mondelinge toelichting. Het officiële verslag van de inspectie wordt rondgemaild zodra De Westfriese Knoop dit ontvangen heeft. De oudergeleding van de OPR wordt uitgenodigd om mee te denken in de ouderklankbordgroep. Aanmelden kan via lizette.jak@dewestfrieseknoop.nl. 3. Vaststellen verslag OPR bijeenkomst 2 februari 2015 Blz.3, punt 4d: Maaike Huisman wil graag een opmerking maken over de personele bezetting. In de 3 oude samenwerkingsverbanden zat 5,1507 fte in de centrale dienst en 1,5 fte aan casemanagers. De Westfriese Knoop heeft een centrale dienst van 3,73 ft, verder heeft het huidige samenwerkingsverband 2,5 fte aan trajectbegeleiders (waarvan 1 fte via de verplichte Pagina 1 van 7
herbesteding). Deze cijfers zijn een indicatie. Verder moet meegenomen worden dat een forse uitbreiding van de werkzaamheden is ontstaan vanwege het geld van de rugzakken/lgf dat is toegewezen aan de nieuwe samenwerkingsverbanden. Blz.4, punt 5b: 9 februari is een netwerkbijeenkomst geweest. Cora Meijering heeft zich daarvoor opgegeven maar heeft verder niets gehoord. Aafke Boon is geweest en geeft aan dat de bijeenkomst van de OPR op 17 maart met Jan de Vos inhoudelijk hetzelfde is geweest. Het conceptverslag van 2 februari 2015 wordt vastgesteld. Actielijst: alle actiepunten van de actielijst zijn uitgevoerd. 4. Punten vanuit de Westfriese Knoop a. Concept ondersteuningsplan Maaike Huisman geeft een korte toelichting welke veranderingen zijn doorgevoerd ten opzichte van het vorige ondersteuningsplan. Inmiddels is dit plan alweer bijgesteld met opmerkingen van de medewerkers van De Westfriese Knoop en vanuit de gemeenten. 6.4: Cora geeft aan dat alle medewerkers van De Ruimte in Bergen zijn opgeleid om les te geven aan leerlingen met epilepsie. 7.5: Maaike vraagt of de ondersteuningsplanraad zich in dit stukje kan vinden. De leden van de OPR gaan akkoord. b. Meerjarenbegroting Rob Gerdes (coördinator beleid en financiën) geeft uitleg over Hoofdstuk 10 van het ondersteuningsplan: Financiën. Het bestuur is hiermee akkoord gegaan. Het model dat hier voor ligt is nog niet vastgesteld door de leden van De Westfriese Knoop, zij hebben in de ALV van 30 maart 2015 aangegeven een prikkel te missen om minder te verwijzen. Momenteel is het verwijzingspercentage van De Westfriese Knoop 4,4% in de regio/landelijk ligt dit op 4%. Reactie van Jan Stuifbergen op de meerjarenbegroting: Ambitie en visie (waaronder de kernwaarde professionalisering ) zijn niet terug te vinden in de begroting. De vertaalslag zou te zien moeten zijn in cijfers. In verband met de krimp zou de verwachting zijn dat het aantal leerlingen in het SBO en SO harder zou dalen. Het beleid hierop komt niet terug in deze begrotingscijfers. Een scenarioanalyse hoort niet in een begroting thuis maar in een aparte paragraaf. Vanuit de leerlingprognoses kan een vertaalslag worden gemaakt naar de baten. Rob Gerdes reageert hierop als volgt: o Het ondersteuningsplan en de meerjarenbegroting worden jaarlijks opnieuw vastgesteld. o Invloed van beleid is niet in jaren te meten. o Leerlingstromen heb je minder in de hand dan beleidszaken. Verdere opmerkingen Jan Stuifbergen: Vorig jaar waren de totale baten 9.1 miljoen en nu 9.5 miljoen. Reactie Rob Gerdes: o Af en toe vindt een aanpassing plaats in de samenstelling van het bedrag. Vorig jaar was dit gebaseerd op de geschatte aantallen en dit jaar op de gemeten aantallen. Verdere opmerkingen Jan Stuifbergen: Benieuwd naar het resultaat 2014-15. Reactie Rob Gerdes: o Het bestuur heeft gekozen om een verlengd boekjaar te hanteren. Opmerking Jan Stuifbergen: o Het weerstandsvermogen is 5%, dit zou dan binnen twee jaar weggewerkt moeten zijn. We hebben ook nog weerstandsvermogen in lening lopen. Hier ook nog eens naar kijken. Pagina 2 van 7
o Er is al eerder financiële input geleverd vanuit de OPR, naar aanleiding van de financiële paragraaf in het ondersteuningsplan 2014/2015. Het SWV heeft hier tot nu toe helaas geen gebruik van gemaakt. o De budgetten moeten naar de knooppunten toe maar eerder is aangegeven dat dit een bestuurlijke onmogelijkheid is. Reactie Rob Gerdes: o We gaan hiervoor wel een voorstel doen aan het bestuur waarbij een minimaal afgesproken deel van de extra ondersteuningsmiddelen geoormerkt wordt voor ontwikkeling van thuisnabije ondersteuningsmogelijkheden van de knooppunten. Voor het schooljaar 2015-16 is dat minimaal 10% oplopend in 2016-17 20% en in 2017-18 minimaal 30% De voorzitter verzoekt Rob Gerdes de opmerkingen van Jan Stuifbergen mee te nemen in de uitwerking. 5. Punten vanuit de OPR: a. Terugkoppeling gesprek Dick Bentvelzen en Maaike Huisman Maaike Huisman geeft aan dat het een goed positief gesprek is geweest en is blij met de stappen die de OPR voornemens is te nemen. Ze vraagt de OPR met een voorstel te komen voor de facilitering. b. Financiële systematiek extra ondersteuningsmiddelen Is ter sprake geweest bij punt4b. c. Speerpunten vanuit het ondersteuningsplan bepalen Lidwien Bruin heeft het met Maaike en Aafke gehad over het bepalen van de speerpunten van de OPR. Wat zijn de signalen, wat zijn dingen die goed gaan en wat zijn dingen die beter kunnen? Als voorbeeld is gekeken hoe de OPR in Friesland het doet. Het onderwerp ouders zou een goed speerpunt kunnen zijn. De OPR-leden wordt gevraagd wat zij een belangrijk punt vinden dat voor februari 2016 goed onder de loep genomen kan worden. Marije Overboom: Ouders/samenwerking met jeugdzorg. Wat houdt de basis ondersteuning precies in? Professionalisering hoe ziet dat eruit en hoe gaan we dat bereiken? Piet Karsten: inzoomen op ouders. Hierover brainstormen. Linda de Jong: met name de communicatie naar ouders, hoe alles in zijn werk gaat. Cora Meijering: de geldstromen gaan allemaal langs elkaar heen, het zou mooi zijn als er 1 loket is. Dit gaat bij De Westfriese Knoop wel goed maar bij andere samenwerkingsverbanden niet. Jan Stuifbergen: is de eerste die straks uittreedt. Hij doet het voorstel om gericht te zoeken naar iemand die veel van financiën weet. De voorzitter geeft aan dat twee onderwerpen duidelijk naar voren komen: ouders en professionalisering. Besloten wordt deze twee onderwerpen in de OPR als speerpunten te kiezen, verder uit te werken en in februari 2016 vast te leggen. Het plan van Dick Bentvelzen (zie punt5a) wordt erbij genomen om te kijken hoe deze speerpunten ingezet kunnen worden door een werkgroep. Het voorstel is de OPR-leden te verdelen in werkgroepen (ouders, professionalisering en financiën) en deze werkgroepen onderdeel uit te laten maken van de OPR vergadering. Het operationeel laten zijn van de werkgroepen voor de volgende OPR vergadering 19 mei is niet haalbaar in verband met de agenda, beter is te richten op het nieuwe schooljaar. d. Werkgroepen formeren De volgende drie werkgroepen worden geformeerd: 1. Professionalisering: Lidwien Bruin, Piet Karsten, Aafke Boon, Marije Overboom 2. Ouders: Linda de Jong, Cora Meijering 3. Financiën: Jan Stuifbergen Pagina 3 van 7
De mensen die vandaag niet aanwezig zijn kunnen zelf kiezen bij welke werkgroep zij aansluiten. Linda de Jong neemt contact op met Carola Rood en Aafke Boon mailt Saskia Stegenga. Maaike Huisman en Rob Gerdes verlaten de vergadering. e. Huishoudelijke zaken: Concept Rooster van Aftreden Activiteitenplan opstellen (n.a.v. voorbeeld Friesland) Taakverdeling Het aantal leden van de OPR bedraagt veertien waarvan de helft ouders en de helft leerkrachten. Aafke Boon onderzoekt in de statuten/het huishoudelijk reglement hoe de verkiezingen geregeld moeten worden. Marije Overboom gaat aan de slag met de lijst van de verkiezingen van 2014. Voor het concept rooster van aftreden dat is meegestuurd als bijlage bij dit agendapunt gaat bij de OPR leden een lichte voorkeur uit voor schema 2. Besloten wordt uit te gaan van schema 2. Marije Overboom en Aafke Boon werken dit verder samen uit. In een volgende bijeenkomst zal de OPR verder ingaan op een activiteitenplan en taakverdeling. 6. Wat verder ter tafel komt en indienen agendapunten voor volgend overleg Agendapunten voor de volgende vergadering: Werkgroepen Ondersteuningsplan goedkeuren. Uiterlijk deze week graag opmerkingen mailen. Verkiezingen 7. Rondvraag en sluiting Complimenten van Piet Karsten voor Lidwien Bruin hoe zij haar taak als voorzitter oppakt, de overige OPR leden sluiten zich hierbij aan. Linda de Jong vraagt of er een kaartje van de OPR naar Jolien Lakerveld gaat. Aafke Boon regelt dit. De vergadering wordt om 21.45 uur gesloten. Pagina 4 van 7
Bijlage: Actiepunten en besluitenlijst Actiepunten: Wie: 1. Het officiële verslag van de inspectie wordt rondgemaild zodra De Westfriese Knoop dit ontvangen heeft LJ 2. De OPR komt met een voorstel voor de facilitering. OPR 3. Linda de Jong neemt contact op met Carola Rood over haar rol in de OPR LdJ 4. Aafke Boon mailt Saskia Stegenga over haar rol in de OPR AB 5. Uitzoeken in statuten/huishoudelijk reglement hoe de verkiezingen geregeld moeten worden AB 6. Aan de slag met de lijst van de verkiezingen van 2014 MO 7. Concept rooster van aftreden (schema 2) uitwerken AB/MO 8. Agendapunten voor de volgende vergadering: AB Werkgroepjes Ondersteuningsplan goedkeuren. Uiterlijk deze week graag opmerkingen mailen. Allen Verkiezingen 9. kaartje van de OPR naar Jolien Lakerveld AB Besluiten: Datum: 1. Besloten wordt uit te gaan van schema 2 van het concept rooster van aftreden 09-04-2015 2. De onderwerpen ouders, professionalisering en financiën worden in de OPR als speerpunt gekozen. 09-04-2015 Pagina 5 van 7
Verslag inspectiebezoek 26 maart 2015 De rol van de inspectie in 2016. o Algemeen thema: Intern toezicht o Subthema s: bv. Negatieve verevening o Bezoek aan risicovolle SWV Samenwerkingsverband krijgt naar verwachting basisarrangement. Algemeen beeld: vertrouwen in De Westfriese Knoop De afgelopen 6 maanden zijn er zichtbaar forse stappen gemaakt, er ligt een stevige basis. Het beschreven beleid past bij de beelden uit de praktijk. Er is al een herkenbare structuur. De inspecteurs hebben vertrouwen in een goede kwalitatieve doorontwikkeling zeker afgezet tegen de landelijke ontwikkelingen. De Westfriese Knoop is met de goede dingen bezig. Goed dat er geïnvesteerd is in een gezamenlijk beleid, dat geeft nu misschien wel wat schuring en er zullen ook nog lastige stappen gezet moeten worden. Toezicht Men is kritisch op de bestuurlijke verhoudingen in relatie tot Good Governance. Met name het intern toezicht werd als kwetsbaar aangegeven. OPR is nog zoekende naar haar rol. Zij zou zich meer op highlights moeten richten. Communicatie De communicatie vanuit de Westfriese Knoop is van goed niveau. Goed dat er informatie voor ouders beschikbaar is; oudercontactpunt, nieuwsbrief, website. De website is helder en er is veel informatie te vinden. Goede nieuwsbrieven, bijeenkomsten. Financiën Positief over de begroting die er ligt, tussenrapportage zien er al goed uit, kunnen nog wel iets aan diepgang winnen. Tip: ga in een pilot de verantwoording en kengetallen opvragen bij 1 bestuur om van te leren. Ze waren te spreken over de manier waarop de leden van de vereniging zorg hebben gedragen voor een weerstandsniveau. Er moeten nog afspraken gemaakt worden wat de consequentie is als een bestuur zich niet aan de afspraken van het swv houdt. Doe dat voordat het nodig is. Positie so/sbo is verantwoordelijkheid (probleem) voor het gehele samenwerkingsverband en niet alleen van knooppunt 14. Ondersteuningsplan Helder plan. In het ondersteuningsplan dient wettelijk gezien nog het een en ander (nader) beschreven te worden of een verwijzing naar de website te krijgen. Arrangementen in knooppunten (woord blijkt soms een verkeerd beeld te geven) Kijk nog naar afspraken over bezwarencommissie en geschillencommissie: is in feite dubbel. Beschrijf criteria toedeling middelen Gewenste resultaten herindicatie kunnen smarter beschreven worden De definitie van extra ondersteuning moet eenduidiger Pagina 6 van 7
Beschrijven van het dekkend geheel Resultaten kwalitatief en kwantitatief Let op dat werkwijze rond aanmelding niet te bureaucratisch wordt Geef aan hoe je eventueel toename van sbo leerlingen bepaald Knooppunten Mooie inhoudelijke benadering, kan ondersteuning op een hoger niveau brengen. De praktijk is weerbarstiger dan het idee op papier. Zorg voor verbinding tussen de ontwikkelingen. Arrangementen, ontwikkelingen delen met elkaar. Directeuren voelen frictie in de knooppunten. Ze willen wel, maar voelen verschillende belangen. Duidelijkheid en eenduidigheid in financiën is een belangrijke voorwaarde. De inspectie zou graag zien dat het swv een budget toekent aan de knooppunten. (We kunnen met elkaar een minimum percentage afspreken dat ten goede dient aan het knooppunt) Sommigen professionals hebben eerst meer nodig van anderen, voor zij hun eigen verantwoordelijkheid zien. Tijd en geduld voor verder vormgeven samenwerkingsverband vraagt bij sommigen nog wel aandacht. Zorg ervoor dat de regio zich nog meer gaat richten op het samen realiseren van ondersteunen (directeuren). Samenwerking met gemeenten Men is positief over de in gang gezette samenwerking en de afspraken die er op dit moment liggen. Tripartite Maak haast met de uitwerking van de tripartite. De inspanningsverplichting is niet alleen een aangelegenheid van het samenwerkingsverband, maar van alle schoolbesturen. Zorg dat vacatures gemeld worden zodat ze binnen de inspanningsverplichting uitgezet kunnen worden. Laat de sollicitanten ook oproepen voor een gesprek! Pagina 7 van 7