RAADSVOORSTEL Vergadering van : 14 en 21 april 2009 Agendanummer : 5 Onderwerp : Personele ontwikkelingen Programma : bedrijfsvoering Voorstel Ten vervolge op de raadsinformatieavond d.d.13 januari jl. over de actuele personele ontwikkelingen de raad concreet voor te stellen middelen beschikbaar te stellen om tot invulling van de meest noodzakelijke functies over te gaan en daarvoor in 2009 éénmalig 305.000,- ten laste te brengen van de algemene reserve (niet vrij besteedbaar) en voor latere jaren 50.000,- als structurele last in de begroting 2010 op te nemen. Vraag, probleemstelling Op 13 januari jl. bent u uitgebreid geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de ontwikkelingen binnen de productgroep Gemeentelijke Ontwikkeling, mede naar aanleiding van de eerdere rapportages van de Vrom-inspectie en de Lokale rekenkamer. Kort samengevat is de navolgende informatie aan u verstrekt: I. In het jaar 2008 zijn diverse verbeteringen doorgevoerd in de bedrijfsvoering, er worden geen van rechtswege verleende vergunningen meer verleend. De achterstand in de afwerking van de vrijstellingsprocedure is sterk verminderd en er is zicht op het geheel wegwerken daarvan in de loop van 2009. Er is geïnvesteerd in klantgericht werken, uw raad wordt eerder betrokken bij de totstandkoming van bestemmingsplannen, de uitgangspunten notitie voor het bestemmingsplan Buitengebied is in het bestuurlijke circuit gebracht. Deze positieve ontwikkelingen zijn recentelijk schriftelijk bevestigd door de Vrom-inspecteur. II. Veel tijd en moeite is, voornamelijk in 2007, gestoken in het voorsorteren op een samengaan van een groot deel van de productgroep Gemeentelijke Ontwikkeling met die van de gemeente Dongeradeel. Deze inspanning is echter achteraf tevergeefs gebleken. III. De volgende bestemmingsplannen zijn of worden dit jaar in procedure gebracht: - Zwaagwesteinde-oost (vaststellen); - Broeksterwâld (vaststellen); - Veenwouden-zuid + uitbreiding (voorontwerp); - Buitengebied (uitgangspuntennota en opstellen en in procedure brengen structuurvisie); - PIP Centrale As (PS inspraak en zienswijzen); - Diverse postzegelplannen (vaststellen)onder andere bestemmingsplan Over de Wiel. Daarnaast is het voorstel gedaan om gebruik te maken van de mogelijkheid die het overgangsrecht biedt om de overige komplannen in 2010 en 2011 in procedure te brengen. Dit heeft als voordeel dat vanaf 2013 weer gestart kan worden met een herziening van Damwoude-kom ev waardoor een regelmatige workflow ontstaat.
- 2 - Hierdoor is de gemeente in staat om binnen de vastgestelde geldigheidstermijn van tien jaar alle plannen actueel te houden. Voor de burger heeft dit geen bijzonder nadelige gevolgen. De overige komplannen zijn immers in ontwerp voorhanden zodat aanvragen van burgers kunnen worden getoetst aan het vigerende plan maar uiteraard ook aan het voorhanden zijn voorontwerp. Als het initiatief wel past in het voorontwerp dan zullen wij uw raad uiteraard voorstellen daar wel medewerking aan te verlenen. Een bijkomend voordeel is dat uw toekomstige besluitvorming rond het open gaten beleid cq sletten romtebelied, direct in de nog in procedure te brengen kom-plannen kan worden meegenomen. Ook moet in dit verband worden opgemerkt, dat wij inmiddels hebben besloten, conform de door u overgenomen aanbeveling uit het door de Lokale rekenkamer uitgevoerde onderzoek, wat minder ruimhartig afwijkingen van bestemmingsplannen toe te staan als zij onder de nieuwe Wro tot stand zijn gekomen. In die gevallen waar desondanks afwijkingen worden gevraagd zal, ook in overeenstemming met het eerder aangehaalde aanbevelingen van de lokale rekenkamer, dit in een daartoe in te stellen portefeuillehouders overleg worden besproken. Naast deze min of meer reguliere werkzaamheden is u tevens een vooruitblik gegeven op de ambities die een behoorlijk beslag leggen of gaan leggen op de ambtelijke capaciteit. Wij noemen in dit verband, afronding Koemarkt, vaststellen nieuw GRP, De Westereen centrumgebied en oost, Landgoed wonen, landschapswonen, recreatiepark, herinrichting stationsgebied Feanwâlden etc. Tengevolge van al deze ontwikkelingen is het voorstel gedaan om over te gaan tot invulling van een aantal bestaande vacatures en een mogelijk tijdelijke uitbreiding met 1,6 fte. Met tijdelijke inhuurkrachten. Invulling van dit plaatje zou over het gehele jaar 2009 een kostenpost opleveren van 610.000,-. Hoe nu verder: Als reactie op deze informatie is ons in ieder geval duidelijk geworden dat u geïnformeerd wilde worden over de vraag hoe dit voorstel zich verhoudt met de in november gevoerde begrotingsdiscussie waarin is toegezegd voor 2009 juist 4 fte s in te leveren. Hierover kunnen wij u het volgende mee delen. In september/oktober is, na twee eerdere pogingen, de laatste wervingsactie voor vast personeel in bestaande vacatures voor de productgroep GO gestart. Het ging hier om een achttal vacatures. Gedurende de periode van werving en selectie was de begroting 2009 al in het bestuurlijk circuit gebracht. De werving gestart, uiteraard in de verwachting dat binnen de daarvoor beschikbare loonsom voor 2009 in de vacatures kon worden voorzien. Eind oktober/begin november kon de balans worden opgemaakt en moest helaas worden geconcludeerd dat het resultaat tegenviel en lang niet in alle vacante functies kon worden voorzien binnen de loonniveaus die voor onze gemeente beschikbaar zijn. Los van deze toen actuele vacatureproblematiek is in dezelfde periode organisatiebreed met de stofkam door de totale formatie gegaan met als resultaat dat organisatiebreed in totaal ongeveer 4 fte s konden worden geschrapt. Hiermee kon en is de begroting 2009 sluitend gemaakt. Dit waren evenwel geen voltijdsfuncties waardoor bepaalde taken niet meer zouden kunnen worden uitgevoerd. De stofkam impliceert dat vooral deeltijdfuncties van geringe omvang niet opnieuw zullen worden ingevuld.
- 3 - Dit betekent tevens dat de bezuiniging niet in de vorm van een stelpost maar direct op de loonsom 2009 in mindering kon worden gebracht. De omstandigheid dat vorig jaar geen geschikt personeel was aan te trekken binnen de geboden salarisschalen staat daar feitelijk los van. Omdat ondanks alles moest worden voorkomen dat de situatie op de eenheid vergunningen opnieuw uit de hand zou lopen en er opnieuw in een situatie dreigde te ontstaan van de van rechtswege verleende vergunningen is daarop adequaat gereageerd. Een tweetal reeds in huis zijnde ingehuurde bouwplantoetsers zijn direct vastgelegd (een medewerker tot 01/09/2009, de andere medewerker tot 01/12/2009) om te voorkomen dat zij bij andere gemeenten zouden worden geplaatst. Daarnaast is een tweetal onervaren krachten, waarvan één nu nog via zijn school stage loopt bij ons, aangetrokken. Deze mensen moeten het komende jaar, zowel in theorie als in de praktijk ervaring opdoen om eind dit jaar in staat te zijn een eigen rayon te gaan beheren. Een groot deel van de reguliere loonsom 2009 voor de productgroep is onder andere door de externe ondersteuning bij Vergunningen opgesoupeerd. Desondanks blijven er zoals aangegeven nog een aantal cruciale functies vacant wat uiteraard zijn weerslag heeft op de productie van de productgroep in zijn totaliteit. Weliswaar lijkt de situatie op de arbeidsmarkt de laatste maanden cruciaal gewijzigd. De werkelijke beschikbaarheid van goed, vooral technisch, personeel zal zich feitelijk in onze regio niet eerder voordoen dan na de zomervakantie, ervan uitgaande dat de recessie zich dit jaar verder verdiept. Dan is het ook tijd om opnieuw een wervingsprocedure te starten. Dit betekent dat naar verwachting eerst per 1 december of 1 januari as, afhankelijk opzegtermijnen, nieuw vast personeel beschikbaar komt. In welke functies zal hoe dan ook op korte termijn moeten worden voorzien: a. Hoewel het een functie voor 36 uur betreft wordt de teamleider WenG al voor meer dan een jaar extern ingevuld voor slechts 32 uur per week. Ook voor het jaar 2009 zullen wij voor minimaal hetzelfde aantal uren nog een beroep op deze tijdelijke functionaris moeten doen. b. Daarnaast is een medewerker van dezelfde eenheid WenG, hoofdzakelijk belast met de watertaken, waaronder het GRP, sinds juni 2008 vacant en niet ingevuld, ook niet tijdelijk. Hierdoor ontstaan bij de betreffende eenheid langzamerhand onacceptabel achterstanden die zijn tol gaan eisen bij het nog zittende personeel. Op korte termijn dient dan ook te worden voorzien in tijdelijke, externe, inhuur. c. De extra benodigde capaciteit om de komplannen versneld in procedure te brengen lijkt ons, gelet op het gestelde hiervoor onder III niet direct noodzakelijk. Om de ergste nood te lenigen zal 255.000,- benodigd zijn; deze worden ten laste van de algemene reserve (niet-vrij besteedbaar) gebracht. Los van deze, voorlopig tijdelijke, invulling van bestaande formatieplekken willen wij u toch voorstellen ook in te stemmen met een formatieve uitbreiding ten behoeve van Directie-Ondersteuning voor het verbeteren van de relatie gemeente-plaatselijke ondernemers. Onze gemeente scoort in de mkb ranking voor gemeenten bijzonder laag. Ook in persoonlijke gesprekken van collegeleden, directie en ondernemers uit onze gemeente wordt dat beeld bevestigd.
- 4 - Naast de huidige accountmanager bedrijven dient de nieuw aan te trekken medewerker zich vooral bezig houden met versterking/ondersteuning van het bedrijfsleven. Bij contacten en wensen vanuit het bedrijfsleven zal deze functionaris als een soort ombudsman, een schakelfunctie innemen tussen het individuele bedrijf en de overheid. Begeleiding en communicatie over aanvragen, ontwerpbesluiten, subsidieverzoeken ed. zal de relatie tussen gemeente en ondernemer sterk verbeteren is onze inschatting. De kosten voor een dergelijk functionaris, gebaseerd op een deeltijdfunctie met een omvang van 0,6 fte worden ingeschat op 50.000,-. Per saldo zullen eenmalig middelen nodig zijn van in totaal 305.000,- euro in plaats van het aan u gepresenteerde bedrag op de informatieavond van 610.000,-. Daarnaast is ten behoeve van de structurele functie voor de latere jaren een bedrag noodzakelijk van 50.000,-. Wij doen dit voorstel omdat, ondanks de forse personele problemen in het jaar 2008, recentelijk is gebleken dat toch een redelijk fors bedrag uit de loonsom, na aftrek van de kosten van inhuur, heeft bijgedragen in het te verwachten positieve rekeningsaldo over het jaar 2008. Argumenten, beoogd maatschappelijk effect en de relatie tot het gemeentelijk beleid Niet van toepassing. Financiële toelichting Middelen ten laste te brengen van de algemene reserve niet- vrij besteedbaar. Planning en evaluatie Zo spoedig mogelijk na raadsbehandeling over te gaan tot invulling van de beschreven vacatures. Communicatie en interactiviteit Niet van toepassing. Behandeling presidium Het presidium heeft op 10 maart 2009 besloten het punt opiniërend te behandelen. Damwâld, 10 maart 2009. Burgemeester en wethouders van Dantumadiel, A. Aalberts, burgemeester. A.J.H.M. Stierhout, secretaris.
RAADSBESLUIT Vergadering van : 14 en 21 april 2009 Agendanummer : 5 Onderwerp : Personele ontwikkelingen Programma : Bedrijfsvoering De raad van de gemeente DANTUMADIEL; gelezen het voorstel van het presidium d.d. 10 maart 2009; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 10 maart 2009; Besluit Middelen beschikbaar te stellen om tot invulling van de meest noodzakelijke functies over te gaan en daarvoor in 2009 éénmalig 305.000,- ten laste te brengen van de algemene reserve (niet vrij besteedbaar) en voor latere jaren 50.000,- als structurele last in de begroting 2010 op te nemen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Dantumadiel, gehouden in het gemeentehuis te Damwâld op 21 april 2009. De r a a d voornoemd,, voorzitter., griffier.