BASISDOCUMENTATIE DPM 2010 HTA Software Dorpsstraat 33 B 2712 AB Zoetermeer Tel.: 079-3628800 Fax: 079-3628811 Email: info@htasoftware.nl Internet: www.htasoftware.nl
Inhoudsopgave BASISDOCUMENTATIE 0 A1: DOCUMENTEN VASTLEGGEN/RAADPLEGEN 3 A2: Scans/documenten koppelen aan een document 4 A3: Overzichten en rapporten genereren 5 C4: Technische gegevens 9 1
INLEIDING HTA Software, gevestigd te Zoetermeer sinds 1 november 1993, is een onafhankelijk softwarehuis dat zich bezig houdt met de ontwikkeling, verkoop en ondersteuning van hoogwaardige software voor bedrijven, gemeenten en non-profit organisaties. HTA Software bv streeft ernaar om zich nationaal en internationaal te positioneren als een organisatie die zich onderscheid door hoogwaardige software te ontwikkelen voor een redelijke prijs. Om zo volledig mogelijk aan uw ICT-behoefte te voldoen levert HTA Software bv overigens ook diverse andere producten en diensten waaronder Web hosting, E-Commerce, implementatie van financiële software, complete relatiebeheersystemen etc.. Document Proces Manager is een betaalbaar, betrouwbaar en gebruikersvriendelijk documentregistratiesysteem dat uit te breiden is tot een compleet multi-user systeem voor de beheersing van uw informatiestromen. Ook een digitaal archief van documenten en e-mails, het besturen van de workflow van in- en uitgaande gegevens en zelfs het consequent toepassen van uw huisstijl behoort tot de mogelijkheden. Document Proces Manager is overzichtelijk, gebruikersvriendelijk, eenvoudig en snel te implementeren, zeer compleet en ongekend betaalbaar in zijn klasse. 2
A: FUNCTIONALITEIT A1: DOCUMENTEN VASTLEGGEN/RAADPLEGEN Documentenoverzicht met boven de details van het geselecteerde document. Automatische nummering. Type document (bijv. bouwvergunning), 1 document kan meerdere typeringen hebben. Oneindig aantal trefwoorden (eventueel uit een tabel). NAW-gegevens, van uw relaties kan tevens een tabel worden aangemaakt. Classificatienummer en -omschrijving (uit een tabel), de 92 code wordt standaard meegeleverd. Datum brief, datum ontvangen, datum verzonden, rappel- en archiefdatum. Meerdere, middels Microsoft Word zelf te definiëren, templates, waarmee een ontvangstbevestiging of standaard brief gegenereerd kan worden. Vastleggen wie kopieën van een document ontvangt. Tevens vastleggen welke personen om advies wordt gevraagd. Vastleggen van een verkort onderwerp. Vastleggen van een verkorte beslissing. Document plaatsen op een of meerdere agenda s (weeknr./jaar). Vrij Memoveld, tevens per activiteit een memoveld. Snelselectie op gearchiveerd en afgehandeld. Zoeken op alle criteria. Directe aansturing van een labelprinter. Meerdere database platforms mogelijk. Export van alle gegevens en selecties naar Excel, Word, Text of HTML. 3
Relatieoverzicht met boven de details van de geselecteerde relatie. A2: Scans/documenten koppelen aan een document Aan een document kunnen verschillende soorten documenten worden gekoppeld, zoals bijvoorbeeld *.doc, *.xls, *.gif, *.jpeg en *.bmp-bestanden. Oneindig aantal scans/documenten per document mogelijk. Scan: door één druk op de knop wordt de scannersoftware aangestuurd. Na het inscannen en verlaten van de scannersoftware zal het systeem vragen of u deze scan wilt opslaan. Na het bevestigen hiervan wordt de scan geïndexeerd en gecomprimeerd opgeslagen. U kunt kiezen uit twee formaten: TIF en BMP. U kunt een omschrijving geven aan het gescande item en het systeem toont wanneer en op welk tijdstip u de scan heeft gemaakt. In het rechtervenster ziet u dan een kleine weergave van het gescande item. Importeer file: aan een document kunnen meerdere bestanden worden gekoppeld. U kunt daarbij denken aan een Word-document dat u verstuurd of per e-mail ontvangt. Het systeem is compatible met alle standaard Windowstoepassingen. Ook bevestigingen, die u gegenereerd heeft met het systeem, worden in dit scherm getoond. Zo weet u altijd of en wanneer er een bevestiging is gemaakt. Bekijk/Wijzig: u kunt een scan of gekoppeld bestand bekijken door met de linker muisknop op deze knop te drukken. Indien u het bestand wenst te wijzigen (bijvoorbeeld een bevestiging) drukt u met uw rechter muisknop op deze knop. Bevestiging: ook vanuit dit scherm kunt u een bevestiging genereren. 4
A3: Overzichten en rapporten genereren Met de ingebouwde QueryManager kunnen alle mogelijke selecties gegenereerd worden. Hierna kan men deze selecties exporteren naar bijvoorbeeld Microsoft Excel, Word etc. Standaard rapportages: - Ingekomen post - Uitgaande post - Rappellijst - Mandaatlijst - Parafe besluit - Agenda - Documenttype lijst, etc A4: Beveiliging van gegevens Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord. Koppeling van een gebruiker aan een afdeling, onder een afdeling kunnen verschillende gebruikers worden aangemaakt. Met behulp van gebruikersrollen blijft een goede beveiliging ook beheersbaar. Per gebruiker(rol) rechten, zoals: toegang tot invoeren/wijzigen/verwijderen documenten, toegang tot hulptabellen, toegang tot bestandsfuncties en toegang tot het aanmaken/wijzigen/verwijderen van gescande of gekoppelde documenten. Zeer duidelijk onderscheid in functionaliteit tussen personen die de rechten hebben om alle nieuwe documenten in te voeren, en personen die documenten toegewezen hebben gekregen. Werkscherm van een gebruiker met zijn/haar activiteiten 5
B: UITBREIDINGSMODULES B1: DossierManager De optionele module DossierManager biedt de mogelijkheid uw archieven ( in zowel dynamische, semi-dynamische als statische fase) efficiënt te beheren. Functionaliteit Basisarchiefcode, gebaseerd op de VNG 92 code. Mogelijkheid tot invoeren van eigen bronbestanden. Per dossier mogelijkheid tot invoeren/raadplegen van o.a. classificatienummers, dossieromschrijving, status, mapnummers, aantal mappen, locatie, trefwoorden, tabbladen en aantekeningen (memo s). Ingevoerde (dossier)gegevens worden overzichtelijk gepresenteerd. Repeterende gegevens slechts eenmalig invoeren. Uitgebreide selecteer- en raadpleegmogelijkheden. Op diverse manieren kunnen o.a. inventarissen, vernietigingslijsten en registers worden afgedrukt. Autorisatieniveau s naar eigen inzicht te configureren. Volledig geïntegreerd met Document Proces Manager. Online helpfunctie en eenvoudig te bedienen. De module DossierManager geeft een duidelijk overzicht van welke dossiers er bestaan en welke documenten er aan dit betreffende dossier zijn toegevoegd. Ook bestaat de mogelijkheid om per dossier aan te geven of dit een periodiek of incidenteel dossier is en of het dossier bewaard of vernietigd moet worden. Uiteraard is de vernietigingstermijn per dossier apart aan te geven.. Overzicht van de dossiers met daarboven de details van een specifiek dossier 6
Overzicht van de documenten die in het bovenstaande dossier zijn opgenomen Wanneer u in het voorgaande overzicht op een specifiek dossier dubbelklikt, komt u in een volgend scherm. In dit scherm ziet u dan uit welke documenten het betreffende dossier bestaat. Aan de hand van de ingevoerde gegevens in de DossierManager kunt u door middel van één druk op de knop een dossierlabel of dossierstrook uitprinten. Zie de informatie over de labelprinter bij C1 in deze basisdocumentatie. 7
B2: WorkflowManager Aan een document-type kan een bijbehorende vaste route worden gekoppeld die het document dient te volgen. Met een druk op de knop wordt deze route aan het document gekoppeld, zodat alle betrokken afdelingen/gebruikers het document in hun activiteitenlijst te zien krijgen. De gebruiker kan zijn eigen activiteit afhandelen en van commentaar voorzien. De activiteiten van andere gebruikers kunnen door de betrokken gebruikers worden bekeken. Per individueel document is de route overigens separaat aan te passen. Functionaliteit Met een druk op de knop een document van een vooraf gedefiniëerde route voorzien. Volledige scheiding van de werkzaamheden per gebruiker. Rappeleren per gebruiker per activiteit, waardoor vroegtijdige vertraging in het proces kan worden gesignaleerd. Workflowscherm: vooraf ingegeven route van een document B3: Koppeling met MS Outlook Met behulp van deze module is het mogelijk om ook e-mails vanuit de organisatie, als digitaal document bij Document Proces Manager binnen te halen. 8
C: OVERIGE INFORMATIE C1: Document- en dossierlabels Samen met de (eventueel door HTA te leveren) Dymo labelprinter kunt u direct na het invoeren van een nieuw document een postlabel afdrukken. Hierop kunt u velden plaatsen zoals onderwerp, verantwoordelijke afdeling, documentnummer, datum etc. Hierdoor behoort het zetten van stempels met alle ellende van dien tot het verleden. Ook kunt u ervoor kiezen om een barcode op het label af te drukken. Samen met een barcodelezer wordt het opzoeken en afhandelen van een document nog eenvoudiger. In combinatie met de Dossier Manager is het tevens mogelijk dossier-labels en dossierstroken af te drukken. De software voor de besturing van de Dymo labelprinter is volledig geïntegreerd met Document Proces Manager en is te gebruiken voor Windows 95/98/NT/2000/ME/XP. C2: Internet Document Proces Manager 4.0 is eenvoudig aan uw internet- of intranetsite te koppelen zodat men vanaf een andere locatie de documenten en eigen activiteiten kan raadplegen en/of aanpassen. Deze koppeling is ook te gebruiken om bijvoorbeeld de raadsvergadering of agendabesluiten te publiceren op het internet. HTA Software heeft voorbeeld-internetpagina s beschikbaar. C3: Importeren Alle gegevens uit vorige versies van PC-Post of Document Proces Manager kunnen geconverteerd worden. Diverse andere import- en conversiemogelijkheden zijn beschikbaar. C4: Technische gegevens Besturingssysteem server: Windows NT/95/98, Novell en ieder ander besturingssysteem dat op bestandsniveau door de clients benaderd kunnen worden. Besturingssysteem clients: Windows NT/95/98. Beschikbare schijfruimte op de server dient aangepast te worden aan het aantal documenten en het aantal scans/gekoppelde bestanden. 9