Managershandleiding 25-01-2013 Versie 1.1
Inhoudsopgave 1) UITGANGSPUNTEN... 2 2) STARTSCHERM... 3 2.1) HET STARTSCHERM... 3 2.2) SPEERPUNTEN EN KENNISDOELEN... 4 2.3) HET BEWERKEN VAN EEN SPEERPUNT... 5 2.4) HET AANPASSEN VAN KENNISDOELEN... 6 3) PERSOONSGEGEVENS BEKIJKEN... 9 3.1) GROEPEN (EEN GROEP TOEVOEGEN AAN EEN PERSOON)... 9 3.2) KENNIS... 10 3.3) OVERZICHT... 11 3.4) MATCH... 12 4) STUUR BERICHT... 13 5) KENNISDEMOGRAFIE... 16 6) VERGRIJZING... 17 7) HET AANMAKEN VAN EEN GROEP (OPTIONEEL)... 18 8) HET AANMAKEN VAN EEN NIEUW PERSOON (OPTIONEEL)... 20 9) HET AANMAKEN VAN EEN KENNISGEBIED(OPTIONEEL)... 22 10) MAAK RAPPORT (OPTIONEEL)... 24 11) REALTIME INVUL MONITOR (OPTIONEEL)... 25 12) KWALIFICATIES (OPTIONEEL)... 26 13) KENNISSCORE (OPTIONEEL)... 27 14) STOPLICHT FUNCTIE (OPTIONEEL)... 28 15) ZORGPAD RAPPORTAGES (OPTIONEEL)... 29 15.1) RAPPORT: FTE PER PAD... 29 15.2) RAPPORT: INKOMSTEN PER PAD... 30 15.3) RAPPORT: FTE PER FUNCTIE: BENODIGD VS AANWEZIG... 30 15.4) RAPPORT: BENODIGDE BOUWSTENEN... 32 1
1) Uitgangspunten Bij organisaties en afdelingen werken mensen die samen werken aan het halen van bepaalde speerpunten (doelen). Om deze doelen te behalen is er kennis nodig. Dit noemen we kennisdoelen. De benodigde kennis zit (in het meest ideale geval) in de hoofden van de medewerkers van de afdeling. Met kennisfitheid wordt de match berekend tussen de kennisdoelen en de aanwezige kennis bij de mensen van de betreffende afdeling. In onderstaand plaatje haal je voor 66% de gestelde kennisdoelen die horen bij Speerpunt 1 omdat Kennisdoel A en B voor 100 % gehaald worden en Kennisdoel C voor 0 %. 2
2) Startscherm Om het Kennisdashboard te gebruiken dient u hiervoor in te loggen met de aan u verstrekte inloglink. Deze link is persoonlijk dus verspreid deze niet verder. Indien u uw link kwijt bent kunt u deze opvragen op: www.kennisdashboard.nl/naamvanuworganisatie 2.1) Het startscherm U komt na het inloggen in het startscherm. Hier ziet u direct alle relevante informatie staan. Afhankelijk van uw rechten heeft u meer of minder opties in het menu staan. In de tabel op het startscherm ziet u een aantal getallen staan. De fitheid is de match tussen de kennis binnen uw afdeling en de kennis die nodig is om speerpunten te behalen. In het voorbeeld: De afdeling communicatie heeft twee speerpunten ingevoerd. De aanwezige kennis en de gewenste kennis van de afdeling Communicatie komen voor 87% (speerpunt Adverteren) en 73% (speerpunt Online marketing campagne) overeen. De kolom Mijn bijdrage laat zien hoe goed uw kennis matcht met de gewenste kennis. De kolom Fitheid toekomst laat zien hoe de match er in de toekomst uit ziet. Dit wordt berekend aan de hand van de door uw collega s en uzelf gestelde ontwikkeldoelen. In het voorbeeld ziet u dat de toekomstige fitheid hoger is dan de huidige fitheid. Dit geldt ook 3
voor uw persoonlijke bijdrage vanwege de ontwikkeldoelen die u heeft gesteld in de toekomst. 2.2) Speerpunten en kennisdoelen Aan elk speerpunt zijn kennisdoelen gekoppeld. Deze kennisdoelen geven weer welke kennis er nodig is om een speerpunt te behalen. In het voorbeeld: Als u doorklikt op het speerpunt online marketing campagne ziet u welke kennisgebieden er belangrijk zijn om dit speerpunt te verwezenlijken. U ziet hier wederom de fitheid terugkomen. U kunt hier via de knop kennishebbers tonen opvragen welke personen er hebben aangegeven kennis te hebben van deze kennisgebieden en met de knop Matrix tonen kunt u een overzicht opvragen van de kennishebbers, kennisgebieden en kennisniveaus. De knop Stuur bericht wordt in hoofdstuk vier besproken en de knop bewerken speerpunt wordt in paragraaf 2.2 besproken. Op elk kennisgebied is een kennisdoel gesteld. Hier staat aangegeven wat voor kennis van de kennisgebieden nodig is om speerpunten te behalen. In het voorbeeld: Als u doorklikt op social media ziet u hoeveel personen er op welk niveau kennis van dit gebied moeten hebben om het speerpunt te behalen. Ook hier kunt u bekijken welke personen er hebben aangegeven kennis te hebben van dit kennisgebied. Met de knop kennisdemografie vraagt u een overzicht op van de aanwezige kennis per leeftijdsgroep, per kennisgebied (hoofdstuk vijf). U kunt hier ook direct uw kennis van dit kennisgebied aanpassen. De knop Kennisdoel aanpassen wordt in paragraaf 2.3 besproken. 4
2.3) Het bewerken van een speerpunt Een groep (afdeling, team) heeft een collectief doel om samen aan te werken. Deze speerpunten zijn belangrijk om aan te geven, omdat over deze speerpunten de fitheid wordt berekend. Klik vanaf het startscherm op de groep waar u een speerpunt aan wil toevoegen. In het voorbeeld: Klik op het startscherm op de afdeling Communicatie. Klik op de knop toevoegen speerpunt om een speerpunt toe te voegen. Vul de naam van het speerpunt in en beschrijf het speerpunt. Klik op opslaan. Het speerpunt is nu aangemaakt en verschijnt in het startscherm onder de afdeling Communicatie. Klik op het informatie icoon om de beschrijving van het speerpunt te bekijken. 5
Het wijzigen van een speerpunt werkt hetzelfde als het instellen van een nieuw speerpunt. In plaats van een nieuw speerpunt aanmaken door op een groep te klikken, klikt u direct op het speerpunt dat u wilt bewerken. 2.4) Het aanpassen van kennisdoelen Een speerpunt is pas meetbaar als er is aangegeven welke kennis er nodig is om dit te behalen. Klik op het speerpunt waar u een kennisdoel op wil stellen. In het voorbeeld: Offline marketing campagne. U komt terecht in het volgende scherm. Klik op de knop bewerken speerpunt en klik op het tabblad Kennisdoelen stellen. U ziet hier de verschillende kennisgebieden staan die van belang worden geacht binnen uw organisatie. Klik op de kennisgebieden die voor het behalen van uw speerpunt belangrijk zijn en geef aan welke kennis er aanwezig moet zijn om het speerpunt te kunnen behalen. 6
Herhaal dit met alle relevante kennisgebieden. Ga terug naar uw startscherm en bekijk de fitheid van uw speerpunt. Als de personen uit deze groep hun kennis correct hebben bijgewerkt, verschijnt in het startscherm de juiste fitheid voor het speerpunt dat u heeft aangemaakt. Let wel, als u een nieuw speerpunt aanmaakt waar nieuwe kennis voor nodig is, zullen de personen uit die groep eerst hun kennis moeten updaten voordat de juiste fitheid berekend kan worden. De gebruikers zullen in hun startscherm ook direct zien aan welke speerpunten en kennisdoelen zij gekoppeld zijn. Zo zijn ze in staat om samen en voor zichzelf goede afwegingen te maken op de ontwikkeling van hun kennis. 7
U kunt ook per kennisgebied zien hoe goed er gescoord wordt en er is dus direct duidelijk op welk kennisgebied meer ontwikkeld moet worden. U kunt nog een laag dieper zien van welk niveau er kennis is van de kennisgebieden. Het wijzigen van een kennisdoel werkt hetzelfde als het instellen van een nieuw kennisdoel. In plaats van een nieuw kennisdoel aanmaken, klikt u op het kennisdoel dat u wilt bewerken. 8
3) Persoonsgegevens bekijken Klik op de knop Beheer personen. Kies uit het overzicht de persoon van wie u gegevens wilt bekijken. 1) U kunt het overzicht specificeren door een filter in te stellen en alleen personen uit een bepaalde groep te tonen. Kies in de dropdown Filter op een groep de groep die u zou willen zien. 2) Vervolgens kunt u in de tabel zoeken op een (gedeelte van een) naam of op andere informatie die u van deze persoon heeft door dit bovenin de tabel te typen. Zo filtert u de juiste persoon uit de totale lijst. Als u de juiste persoon heeft gevonden komt u terecht in het profiel van deze persoon. U ziet daar een aantal tabbladen. Per tabje zijn er verschillende zaken te zien. Wij zullen elk tabje hier kort toelichten. 3.1) Groepen (een groep toevoegen aan een persoon) Hier kunt u wijzigen in welke groepen deze persoon thuishoort. Indien deze persoon voor meerdere afdelingen werkt is het handig om aan te geven voor hoeveel FTE hij/zij voor een bepaalde afdeling werkt. 1. Klik op + voeg groep toe om een groep toe te voegen. 2. Voor het aanpassen van het aantal FTE klik op het potlood voor de groep. 3. Voor verwijderen klik op het kruisje achteraan. 9
Het kan voorkomen dat er een groep mist. Deze kunt u aanmaken bij de optie toevoegen groep zoals uitgelegd in paragraaf 3.1. 3.2) Kennis Hier kunt u de kennis van een medewerker bekijken. De belangrijkste kennisgebieden staan hier weergegeven. Klik een gebied open en u zult zien op welk niveau deze persoon daarvan kennis heeft. Daarnaast kunt u zien of deze persoon zich op dit gebied wil ontwikkelen doordat er een ontwikkeldoel is gesteld. De hier aangegeven kennis wordt meegenomen in de berekening van de fitheid. Het is belangrijk dat deze informatie correct en up to date is 10
3.3) Overzicht Hier ziet u een overzicht van alle ingevoerde gegevens. (Personalia, groepen en kennis.) 11
3.4) Match Hier kunt u zien hoe de kennis van de persoon die u geselecteerd heeft overeenkomt met de kennis die gevraagd wordt binnen een bepaalde functie of rol die de medewerker bekleedt. U kunt hier ook zien op welke kennisgebieden de match nog geen 100% is en waar dus een ontwikkeldoel op gesteld zou kunnen worden. Dit overzicht werkt alleen als de medewerker gekoppeld is aan een functie of rol met een kennisprofiel. 12
4) Stuur bericht Klik op de knop Stuur bericht. U komt terecht in het volgende scherm. Kies de groep(en) waarnaar u het bericht wilt versturen. Als u de juiste groep of groepen heet aangevinkt klikt u op de knop zoeken. Er verschijnt een lijst met alle personen uit deze groep. Vink het boxje voor naam aan om iedereen uit de groep te selecteren Vink het boxje voor de naam van een persoon aan om 1 iemand te selecteren. Vink verschillende boxjes aan door de control toets ingedrukt te houden om een selectie te maken van personen. 13
Klik na het maken van de juiste selectie op de knop stuur bericht. Het volgende scherm verschijnt. 14
Typ in het witte vlak het bericht dat u wilt versturen. De iconen werken zoals in een normale tekstverwerker. Een aanhef wordt automatisch uit het systeem gehaald. Het onderwerp kunt u invullen zodra u naast het witte vlak klikt en de iconen verdwijnen. Het antwoordadres: De mail wordt verstuurd vanaf info@kennisdashboard.nl. Om te zorgen dat de ontvanger van de mail niet antwoord aan info@kennisdashboard.nl maar naar uw emailadres, vult u hier het juiste antwoordadres in. Stuur link mee: Zodra u deze optie aanvinkt wordt er automatisch een inloglink meegestuurd naar de ontvanger van de mail. Zo kan hij/zij direct naar zijn profiel. Stuur profiel mee: zodra u deze optie aanvinkt wordt het overzicht van de gegevens van de ontvanger meegestuurd in de mail. Als de mail af is drukt u op de knop Verstuur bericht. 15
5) Kennisdemografie Klik op de knop Kennisdemografie. U komt terecht in onderstaand scherm. Kies de kennisgebieden en de groepen die u tegen elkaar af wilt zetten en klik vervolgens op toon rapport. Er verschijnt een overzicht van de aanwezige kennis van de geselecteerde kennisgebieden in de geselecteerde groepen per leeftijdsgroep. Kennisdemografie toont voor geselecteerde kennis en personen de leeftijdsopbouw. Je ziet dan bijvoorbeeld dat er relatief veel kennis bij oude mensen zit of dat het juist mooi verdeeld is over alle leeftijdsgroepen. 16
6) Vergrijzing Klik op de knop vergrijzing in het startscherm. U komt terecht in het scherm waarin u per groep kunt bekijken hoe het ervoor staat met de vergrijzing binnen uw organisatie. Kies de groep waarvan u gegevens wilt bekijken en bepaal de pensioenleeftijd. U ziet in één oogopslag welk kennisgebied het meeste risico loopt om te verdwijnen en daar kunt u nu vooraf op inspelen. 17
7) Het aanmaken van een groep (optioneel) Klik op de knop toevoegen groep. U komt terecht in een scherm waar u de naam en de omschrijving van een groep kan invoeren. Een groep kan zijn een afdeling, een team of een functieprofiel. Geef de groep de juiste naam en beschrijf het doel van deze groep. Klik daarna op opslaan. Er verschijnen een aantal tabbladen boven het invoerveld. (Afhankelijk van de instellingen van het systeem voor uw organisatie kunnen dit er meer of minder zijn.) Klik het tabblad personen aan om personen te koppelen aan deze groep. Klik vervolgens op + voeg persoon toe om een persoon toe te voegen. 18
Klik op het tabblad Zorgpaden om een zorgpad te koppelen aan deze groep. De groep is nu compleet. 19
8) Het aanmaken van een nieuw persoon (Optioneel) Komt u er tijdens het aanmaken van een nieuwe groep achter dat er een persoon nog niet bestaat in de database? Dan kunt u deze aanmaken op het tabblad personen te kiezen voor de optie Niet gevonden? Klik hier om een nieuw persoon toe te voegen. Als u op deze link klikt verschijnt het volgende scherm. Vul de gegevens in en klik op Toevoegen. De persoon is nu toegevoegd. Als u een persoon mist in een groep die al bestaat komt u in dit scherm terecht door op het startscherm te klikken op de groep waar de persoon aan toegevoegd moet worden. In het voorbeeld: klik op de groep administratie. U komt terecht in het volgende scherm. 20
Vervolgens klikt u op bewerken groep en op het tabblad personen kiezen voor de optie Niet gevonden? Klik hier om een nieuw persoon toe te voegen. 21
9) Het aanmaken van een kennisgebied(optioneel) Het kan voorkomen dat er voor een nieuw speerpunt kennis nodig is van een kennisgebied dat nog niet in het systeem bekend is. U kunt dit gebied dan aanmaken. Klik op het speerpunt waar deze kennis voor nodig is. In het voorbeeld: Offline marketingcampagne. Klik op bewerken speerpunt en ga naar het tabblad Kennisdoelen. Om een nieuw kennisgebied aan te maken klikt u op de blauwe link Mocht u een gebied missen, klik dan hier om een nieuw gebied toe te voegen. U komt in het volgende scherm terecht. 22
Geef het kennisgebied een naam en kies welk soort gebied het is. (U kunt naast kennisgebieden, ook competenties of specifieke certificaten met geldigheidsduur toevoegen.) In het voorbeeld: het kennisgebied dat wordt toegevoegd is Fotografie. In dit scherm kunt u ook een afkorting, synoniem en/of omschrijving toevoegen. Een heldere omschrijving is belangrijk voor de gebruikers, zodat zij hetzelfde verstaan onder het kennisgebied. Klik vervolgens op opslaan. Het gebied is nu aangemaakt en u kunt er direct een kennisdoel op stellen zoals beschreven in een eerdere paragraaf. 23
10) Maak rapport (Optioneel) Klik op de knop maak rapport. Afhankelijk van de wensen van uw organisatie heeft u hier de optie om op maat gemaakte rapporten op te vragen en te exporteren als.pdf of excel bestand. Indien gewenst kan het rapport in excel verder worden bewerkt. Mist u een rapport? Neem dan contact op met Kelly@bloei.nl of bel naar 070-3925908. 24
11) Realtime invul monitor (Optioneel) Klik op de knop Realtime invul monitor. U komt terecht in een scherm waar u direct kunt zien hoe de kennis zich ontwikkelt binnen uw organisatie. U kunt een aantal keuzes maken. U kunt een bepaald kennisgebied selecteren om ontwikkelingen van te monitoren. U kunt een groep selecteren om de ontwikkelingen van bij te houden. U kunt de situatie van nu vergelijken met een situatie van 5 minuten tot 10 jaar geleden. 25
12) Kwalificaties (Optioneel) Klik op de knop Kwalificaties. U kunt hier bepaalde kwalificaties bekijken. Het kan voorkomen dat bepaalde kennis elk jaar vernieuwd moet worden. Een cursus die jaarlijks herhaald moet worden bijvoorbeeld. Met de knop kwalificaties kunt u de verschillende kwalificaties bekijken en kijken tot wanneer deze geldig zijn. Selecteer de afdeling waarvan u de kwalificaties wilt bekijken en stel een juist tijdsvlak in. Klik op toon rapport. 26
13) Kennisscore (Optioneel) In dit overzicht kunt u bekijken hoeveel personen uit een bepaalde groep op welk niveau kennis hebben van het door u geselecteerde kennisgebied. Selecteer de groep waarvan u de kennishebbers wilt bekijken en selecteer de kennisgebieden die u wil bekijken. Klik op de knop toon rapport. 27
14) Stoplicht functie (Optioneel) Met de optie stoplicht functie kunt u een overzicht bekijken van de match tussen de gestelde kennisdoelen in de door u geselecteerde groep en de in deze groep aanwezige kennis. Groen: Kennisgebieden waar de kennisdoelen overeenkomen met de aanwezige kennis. Oranje: De kennisdoelen worden niet gehaald met de aanwezige kennis. Rood: Van de kennisgebieden waar een kennisdoel op is gesteld, is geen kennis aanwezig. Wit: Er is kennis aanwezig van kennisgebieden waar geen kennisdoel op is gesteld. 28
15) Zorgpad rapportages (optioneel) Klik op de optie zorgpad rapportages in het menu op het startscherm. U komt terecht in een submenu. U kunt hier kiezen uit vier verschillende rapportages. Kies eerst een groep waarvan u een rapport wil bekijken en klik daarna op het rapport dat u wilt inzien. 15.1) Rapport: Fte per pad Dit rapport toont de benodigde Fte per pad, per functie. 29
15.2) Rapport: inkomsten per pad Dit rapport toont een prognose van de inkomsten per pad gebaseerd op de geschatte instroomcijfers en potentiele inkomsten gebaseerd op DBC tarief en NZa verichtingen parameters. Bij het berekenen van de DBC vergoeding wordt de gemiddelde duur per zorgpad per cliënt uitgerekend en deze wordt vermenigvuldigd met een gemiddelde DBC vergoeding per uur die per productcategorie kan worden ingesteld. Bij het berekenen van de inkomsten gebaseerd op NZa tarieven wordt gebruikt gemaakt van de Fcodes die per bouwsteen zijn ingegeven. Het rapport toont van links naar rechts de volgende informatie: Naam pad Verwachte instroom (deze is ingegeven voor de betreffende afdeling) De gemiddelde behandelduur voor een client. De gemiddelde DBC vergoeding. De verwachte DBC opbrengst De verwachte opbrengst gebaseerd op de Nza verrichtingen. 15.3) Rapport: Fte per functie: benodigd vs aanwezig Dit rapport toont het aantal FTE dat binnen een afdeling werkzaam is versus het benodigde aantal FTE per functie wat nodig is om de beoogde zorg te leveren. Het aantal benodigde FTE per functie wordt bepaald door de per bouwsteen te kijken hoeveel tijd er per functie nodig is en hoe vaak deze bouwsteen wordt uitgevoerd. Het aantal keer dat een bouwsteen wordt uitgevoerd wordt bepaald aan de hand van de instroomcijfers per pad en de hierin voorkomende bouwstenen. Hierbij wordt rekening gehouden met de in het pad per bouwsteen aangegeven percentages. 30
Bij het berekenen van de benodigde FTE s wordt er met een vast aantal productie uren voor 1 FTE gerekend. Dit is per instelling aan te passen. Er wordt nu gerekend met 1200 uur productie per 1 FTE. Er kan worden doorgeklikt op de getallen. Waarna de volgende informatie wordt getoond: Bij doorklik op het aanbod getal worden de specifieke personen getoond: Bij doorklikken op het vraag getal worden de specifieke bouwstenen getoond waarbij de betreffende functie voor zou moeten worden ingezet: 31
15.4) Rapport: Benodigde bouwstenen Dit rapport toont voor een afdeling het aantal benodigde bouwstenen dat gemiddeld uitgevoerd dient te worden per jaar, maand en per week. 32