De goede projecten doen én De projecten goed doen Christiaan Klerk Stefanie de Pruyssenaere de la Woestijne Stefanie de Pruyssenaere de la Woestijne Beleidsmedewerker ROC Nijmegen S.deWoestijne@roc-nijmegen.nl 06-45 05 62 92 Christiaan Klerk Associate Arlande b.v. CKlerk@arlande.nl 06-21 51 81 88 1
Achtergrond informatie De goede projecten doen Samenhang en aanpak Opstellen portfolio Project Portfolio Borging De projecten goed doen Tooling Ervaringen Interne projecten Subsidieprojecten (+/- 30, totaal 2.500.000 p. jr) Projectenbureau Problemen in: Implementatie Acceptatie producten Eigenaarschap Overdracht van projectresultaten Uitloop (tijd en kosten) Projectdeelnemers 2
Alle grote projecten zijn binnen Project Portfolio Management ondergebracht Overkoepelende regie op projecten Communicatie gebeurt via portal Hoe hebben we het gedaan? 3
Monitoren implementatie Project Portfolio Management Informatiebeleid & Project Portfolio Advies en Keuzes Implementatie van de strategie 2010 2011 2012 Managen van verandering Management Informatievoorziening Uitvoeren projecten Professionaliseren Project Management Informatiebeleid en opstellen Project Portfolio Beleid formuleren om kaders te hebben voor besluitvorming en prioriteren van de benodigde veranderingen Project Portfolio Management inrichten Besluitvormingsproces inrichten om te bepalen wat de juiste veranderingen zijn en om overzicht te houden of lopende veranderingen in lijn blijven met implementatie van strategie Professionaliseren projectmanagement Veranderingen moeten gepland, beheerst en gecontroleerd worden doorgevoerd Interim Informatiemanagement Begeleiden van de verandering van de organisatie van de informatievoorziening 4
Regie op Informatie voorziening Informatie voorziening op orde Business Continuïteit Standaardisering 2010 2011 2012 Kostenoptimalisatie Structuur Flexibiliteit Regie op Informatie voorziening Business Continuïteit Informatie voorziening op orde Standaardisering Kostenoptimalisatie 2010 2011 2012 Structuur Flexibiliteit Manage ment Regiegro eplid Proces architect Info. adviseur Appl. eigenaar Proces eigenaar Data eigenaar Info.be heer ICT coord. Super user user IV Manager Service Level mgr. Informatie architect Informatie architect Functioneel beheer Projectleide r Proces mgr. Functioneel beheer Database beheer Service IV desk Service Catalogus ICT manag er ICT Archit ect Securi ty mgr. ICT Architect Security mgr. Proces mgr. Project mgr. Applicatie Applicatie beheer Database beheer Database beheer Technisch beheer Applicatie expl. 10-05-2011 1. Analyse huidige situatie ROC-N en trends in Onderwijs&ICT => Doelstellingen van de informatievoorziening 2. Maken van IV keuzes op basis van ROC beleid 3. Schets van de toekomstige situatie op basis van Arlande modellen 4. Voorstel voor de inrichting van de informatievoorziening organisatie 5. Overzicht van lopende projecten buiten de informatievoorziening 6. Routekaart om doelen te bereiken en van huidige naar toekomstige situatie te gaan Doel : Implementeren van strategie van ROC op gebied informatievoorziening 1. Doelstellingen Trends en Ontwikkelingen 2. Beleid 3. Huidige en Toekomstige situatie 4. Organisatie 5. Lopende Projecten buiten IV Doelstellingen Informatievoorziening 6. Projectportfolio/Routekaart Projecten Prioriteiten Roadmap Borging Kosten Regie op Informatie voorziening Informatie voorziening op orde Business Continuïteit Standaardisering Kostenoptimalisatie Structuur Flexibiliteit Prioriteiten routekaart gebaseerd op: Bijdrage aan doelstellingen Op orde Vernieuwing Kostenoptimalisatie Afhankelijkheden 2010 2011 2012 5
Om de strategie van ROC te implementeren is op het gebied van de informatievoorziening het beleid vastgesteld. Op basis hiervan is een projectportfolio bepaald. Om ervoor te zorgen dat de juiste projecten juist worden uitgevoerd is een borging noodzakelijk. Binnen ROC Nijmegen wordt hiervoor Project Portfolio Management (PPM) ingericht. Op de volgende slides Organisatiemodel Besturingsmodel Procesmodel Het ICT/Informatiebeleid, de projectportfolio en de borging daarvan ondersteunt het ROC Nijmegen met de implementatie van de strategie College van Bestuur Staf Regiegroep Onderwijs Management Overleg = Portfolio Strategie Board PPMbureau (de Spil) Projecten Regiegroep Bedrijfsvoering en Fundament Operationele organisatie Delivery Organisatie 6
College van Bestuur Staf Toetsen Besluitvormen Management overleg = Portfolio Strategie Board Regiegroepen Projecten Verantwoorden Informeren Operationele organisatie Delivery organisatie Arlande Strategie Processen Lijst met Ini2a2even Top Hoog Middel ROC Laag Por:olio College van Bestuur Management overleg = Portfolio Strategie Board Project Portfolio Management Proces Staf Samenstellen Nieuw Ini2a2ef Middel RG Laag Por:olio Informeren SB Controleren RG Top Hoog Goedgekeurd RG por:olio Start Ini2a2ef Project Management Proces Idee Advies & Besluitvorming Start Regiegroepen Initiatie Voortgang Uitvoeren Afsluiten Operationele organisatie Accorderen Accorderen inhoud Toetsing door specialisten Ini2ële BC Project Brief Opt. Advies Projecten Opdrachtgever PID Produceren Voortgang Projectleider EOP Risicoanalyse Resonancegroep Delivery organisatie 7
Binnen ROC Nijmegen is hiervoor Project Portfolio Management (PPM) ingericht. Het Organisatiemodel kent een gelaagde structuur van strategisch (CvB en MO), tactisch (regiegroepen) en operationeel niveau (projecten). Door deelname van medewerkers uit onderwijs, bedrijfsvoering en Informatievoorziening op de 3 niveaus worden de afspraken over de randvoorwaarden en de uit te voeren projecten geborgd. Het besturingsmodel geeft aan dat de besluitvorming en de verantwoording middels de structuur plaats vinden. Hierbij wordt wel continu getoetst aan de kaders en wordt de organisatie geïnformeerd over de projectportfolio en de individuele projecten Het procesmodel onderscheidt de belangrijkste processen. Het samenstellen van de portfolio, adviseren en besluiten over individuele projecten, het monitoren van de voortgang van de portfolio Het initiëren en starten van projecten en vervolgens het uitvoeren en afronden ervan. Het toetsen aan kaders Het informeren van de organisatie Opleidingsplan: training en begeleiding (coaching) Regiegroepleden / Opdrachtgevers Projectleiders Projectmedewerkers Train de trainer principe 8
10 verdieping workshops Opstarten Initiatie Uitvoering Afsluiten onderwerpen - Doel - Resultaat - Scope - Initiële BC - Kwaliteit Aanpak Projectplan Product Based Planning Organisatie Begroting ( /inzet) Afhankelijkheden - Voortgang management - Projectteam overleg - Monitoren - Rapporteren - Issue management - Scope management - Oplevering en overdracht naar de lijn - Decharge - Leerpunten - Restpunten Risico s - Change management - Stakeholder analyse - Risico management - Communicatieplan - Stakeholder management producten - Project brief - Project Initiatie Documentatie (PID) - Project producten - Highlight reports - Exception reports - Project einde documentatie - Communicatie producten Wat? Hoe? Doen! Opstarten / Projectbrief Wat gaan we doen? Gaan we het ook echt doen? Initiëren / PID Hoe en met welke kwaliteit gaan we het doen? Zijn we het allemaal eens met deze aanpak? Project Uitvoering We doen wat we afgesproken hebben! Gaat het zoals verwacht? Klaar? Project Einde Is het echt klaar? Wie pakt de restpunten op? Wat hebben we geleerd? Checklist per fase 9
Project management is een vak, je doet het er niet even bij. Opdrachtgevers is cruciaal Duidelijke scheiding van taken, verantwoordelijkheden en rollen is een must. De projectleider is de ceremoniemeester van het feestje van de opdrachtgever PRINCE2: Product based planning Sturen op producten is gemakkelijker dan op activiteiten Risicomanagement voorkomt brandjes blussen Stakeholdermanagement zorgt voor draagvlak Beheer van portfolio (PPM bureau) Kenmerken per initiatief Mapping initiatief op strategie drivers Kosten en inzet raming per initiatief Voortgang lopende projecten Beheer projecten (Projectleiders) Opstellen Projectbrief (Wat gaan we doen?) Opstellen PID (Hoe gaan we het doen?) Bijhouden logboeken Voortgang bewaking en rapporteren (o.a. kosten en inzet) Opstellen Project Closure document (Zijn we echt klaar?) 10
bijdrage risico Arlande Opstellen Portfolio Strategie ROC Nijmegen gekoppeld aan informatiebeleid Lopende subsidie en onderwijsprojecten Beheersen portfolio Project Portfolio Management Besturing door regiegroepen Begeleiding door PPM bureau Implementatie / Training / Coaching Regiegroepleden / Opdrachtgevers Projectleiders Projectmedewerkers Tooling Maak het leven gemakkelijker 11
Ervaringen - Bureaucratisch - Langzaam - Als mijn mensen aan al die projecten moeten werken, komen ze niet meer aan hun werk toe + Projectleiderschap is een vak + Wat een veelheid aan projecten + Regiegroepen zijn in control 12
Regiegroepen Bedrijfsvoering en Onderwijs maken bewuste keuzes en geven daarmee daadwerkelijk sturing. Diverse projecten uitgesteld om financiële en/of risico redenen Afhankelijkheden en combinaties van verschillende initiatieven zijn inzichtelijk Veel projecten succesvol afgerond (binnen budget en tijd) Niet één project gefaald Apr-10 mei-11 PPM Initiatieven PPM Deeloplossingen PPM Organisatiebreed PPM In control Bestuur & Beleid Focus op projecten managen Afdelingsniveau Decibel gestuurd Project criteria Portfolio in lijn met beleid en strategie Business Case sturing Roadmapping Scenario s Processen & Tooling Project management methode Projectenlijst (spreadsheet) Eerste versie PM en PPM processen Project- en resource planning Toetsingsprocessen Regiegroepen Volledige PPM+ PM+RM informatie PPM onderdeel van Planning & Control Portfolioanalyses Trendgrafieken e.d. Projectmatig werken Directie betrokken PPM eigendom top Mens & Organisatie Geen PPM awareness Trainingen PM Secretariële ondersteuning Professionaliseren PM Organisatiebreed PMO Portfoliomanager(s) Opdrachtgeverschap verbonden met PPM PPMO Arlande 2010 13
Implementatie projecten Rol opdrachtgever Koppeling aan koers en kaders (strategie drivers) Resource management Urenschrijven? Financieel management? of! 14