FUNCTIEBESCHRIJVING CLUSTERDIRECTEUR FUNCTIE-INFORMATIE Functienaam Organisatie Clusterdirecteur KSU Onderdeel Managementteam Salarisschaal Indelingsniveau Schaal 13 Werkterrein Raad van Toezicht College van Bestuur Clusterdirecteuren Schoolleiders Activiteiten Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren, uitvoeren en evalueren Coördinatie van activiteiten en processen Datum Maart 2011 FUNCTIEBESCHRIJVING Het College van Bestuur als geheel is verantwoordelijk voor het (strategisch) functioneren van de organisatie. Naast deze gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben de leden eigen beleidsgebieden als specifiek aandachtsveld (portefeuilles). De voorzitter College van Bestuur is, conform de statuten en reglementen, eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie. Het College van Bestuur functioneert in de praktijk als een collegiaal team. De clusterdirecteur functioneert onder verantwoordelijkheid en binnen de strategische kaders van het College van Bestuur. De clusterdirecteur heeft een tweeledige verantwoordelijkheid en taakstelling. Er is sprake van een portefeuilleverantwoordelijkheid op centraal niveau (KSU-breed) en een integrale managementverantwoordelijkheid op meerschools niveau. Voor de beide werkgebieden geldt dat de clusterdirecteur overkoepelende strategische kaders van het College van Bestuur vertaalt naar operationeel beleid en verantwoordelijk is voor implementatie, uitvoering en evaluatie. Tevens stuurt de clusterdirecteur de schoolleiders aan. De centrale portefeuilles voor de clusterdirecteur zijn: - onderwijs; - personeel en organisatie; - kwaliteit; - accommodatie en facilitaire zaken. In het kader van o.a. samenhang in de organisatie, consistentie en transparantie in beleid en uitvoering, is sprake van een intensieve samenwerkingsrelatie tussen het College van 1
Bestuur en de clusterdirecteuren, de clusterdirecteuren onderling en tussen clusterdirecteuren en de manager bedrijfsvoering. Overleg, afstemming, feedback en reflectie zijn daarbij belangrijke kenmerken. In de samenwerking heeft iedereen de verantwoordelijkheid voor overkoepelend denken (KSU-breed en portefeuille-overstijgend) en proactief handelen: signaleren van ontwikkelingen met mogelijk brede consequenties, initiatief nemen om deze aan te kaarten, gezamenlijke bespreken en invloed uitoefenen om te komen tot gezamenlijke conclusies of aanpak. De clusterdirecteur legt verantwoording af aan het College van Bestuur en meer specifiek aan het lid College van Bestuur tot wiens verantwoordelijkheid de betreffende portefeuille van de clusterdirecteur behoort. Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Katholieke Scholenstichting Utrecht (KSU): een stichting van 18 verenigde zelfstandige katholieke scholen voor primair onderwijs. De komende periode zal sprake zijn van een groei naar 21 scholen. De stichting kent een Raad van Toezicht. Het bestuur en de dagelijkse leiding van de stichting is in handen van het College van Bestuur bestaande uit een voorzitter College van Bestuur en een lid College van Bestuur. Daarnaast is er een manager bedrijfsvoering en zijn er integraal managers (clusterdirecteuren), schoolleiders, staffunctionarissen en onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel. Het merendeel van het personeel heeft minimaal een HBO-opleiding genoten. Kerntaken van de functie Portefeuilleverantwoordelijkheid (35% van de aanstellingstijd) 1. Beleids- en planontwikkeling 2. Uitvoering, monitoring en evaluatie Clusterverantwoordelijkheid (65% van de aanstellingstijd) 1. Algemeen management 2. Onderwijskundig management 3. Personeelsmanagement 4. Beheersmanagement 2
Resultaatgebieden / werkzaamheden Portefeuilleverantwoordelijkheid ad.1 Beleids- en planontwikkeling - volgt relevante in- en externe ontwikkelingen (o.a. maatschappelijk, onderwijskundig) specifiek op de eigen portefeuille, analyseert deze op mogelijke consequenties en signaleert trends; - participeert in overleg binnen het MOB, o.a. over door het College van Bestuur ontwikkelde voorstellen voor strategisch beleid en levert hiertoe informatie aan vanuit de eigen portefeuille; - is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleidsvoorstellen op de eigen portefeuille, binnen strategische kaders van het College van Bestuur, en adviseert het College van Bestuur hierover; - is verantwoordelijk voor het uitwerken van vastgesteld beleid naar concept (meerjaren)plannen, in samenwerking met het betreffende staflid en ter goedkeuring door het College van Bestuur; - stemt af in het CDO met collega clusterdirecteuren en manager bedrijfsvoering over (voorgenomen) beleid en (activiteiten)plannen i.r.t. organisatiebrede samenhang en consistentie en vraagt indien nodig toe- of instemming aan het College van Bestuur. ad.2 Uitvoering, monitoring en evaluatie - is verantwoordelijk voor het, samen met het staflid, uitwerken van het jaarplan naar SMART-activiteitenplannen, een planning en actie- en besluitenlijsten; - is verantwoordelijk voor uitvoering van vastgestelde jaar- en activiteitenplannen e.d. en verdeelt hiertoe de werkzaamheden met het staflid en organiseert inzet van secretariële ondersteuning; - monitort de uitvoering, evalueert plannen, activiteiten en behaalde resultaten en doet voorstellen voor bijsturing, verbetering en aanpassing; - informeert en legt verantwoording af aan het College van Bestuur over de jaarplanning en voortgang ten aanzien van uitvoering; - stimuleert en initieert vernieuwing op het eigen portefeuillegebied; - geeft leiding aan het portefeuillestaflid: voert personeelszorg uit (o.a. functionerings- en beoordelingsgesprekken), neemt leiding bij een vacature en adviseert over aanstelling; - participeert, in overleg met het betreffende lid CvB, in externe overleggen met betrekking tot de portefeuille. 3
Clusterverantwoordelijkheid ad 1. Algemeen management Strategie en beleid - signaleert en vertaalt relevante ontwikkelingen op schoolniveau naar meerschools en centraal niveau en doet, indien aan de orde, voorstellen voor wijziging van centraal beleid (CDO / MOB); - is verantwoordelijk voor vertaling en uitvoering van het centraal stichtingsbeleid op meerschools niveau en ondersteunt schoolleiders bij de vertaalslag naar schoolbeleid; - is verantwoordelijk voor het vertalen van centrale kaders voor het schooljaarplan en - verslag naar kaders voor de locaties / scholen en toetst schoolplannen en verslagen op kwaliteit. Organisatieontwikkeling en -aansturing - is, binnen centrale kaders, verantwoordelijk voor het ontwikkelen en vaststellen van de organisatiestructuur op schoolniveau. ad 2. Onderwijskundig management Algemeen - signaleert en vertaalt relevante ontwikkelingen op schoolniveau naar meerschools en centraal niveau en doet, indien aan de orde, voorstellen voor wijziging van centraal beleid (CDO / MOB). Onderwijs en leerlingenzorg - is verantwoordelijk voor de vertaling en uitvoering van het centrale onderwijs- en begeleidingsbeleid op meerschools niveau en ondersteunt de schoolleider hierbij (o.a. identiteit, onderwijsaanbod en inrichting, aansluiting vervolgonderwijs, ICT, doelgroepen); - initieert en stimuleert onderwijskundige vernieuwing en ontwikkeling. Kwaliteitszorg - is verantwoordelijk voor vertaling van de centrale systematiek voor kwaliteitszorg op meerschools niveau en ziet toe op uitvoering van deze systematiek op schoolniveau. ad 3. Personeelsmanagement Algemeen - signaleert en vertaalt relevante ontwikkelingen op schoolniveau naar meerschools en centraal niveau en doet, indien aan de orde, voorstellen voor wijziging van centraal beleid (CDO / MOB). Personeels- en formatiebeleid - is verantwoordelijk voor vertaling en uitvoering van centraal personeelsbeleid, inclusief vastgestelde onderdelen van personeelsbeleid, op meerschools niveau; - ontwerpt op meerschools niveau het (meerjaren)formatieplan en geeft de kaders aan op 4
school- / locatieniveau. Personeelszorg - is verantwoordelijk voor vertaling van centraal beleid voor personeelsontwikkeling en - zorg op meerschools niveau en ziet toe op de uitvoering (o,s scholing, verzuim, arbo, taakbelasting); - is verantwoordelijk voor personeelszorg richting schoolleiders (functionerings- en beoordelingsgesprekken, ontwikkeling, coaching e.d.); - voert, indien dit het niveau van de schoolleider overstijgt, disciplinegesprekken met teamleden en doet, indien aan de orde, voorstellen voor maatregelen aan het College van Bestuur. ad 4. Beheersmanagement Algemeen - signaleert en vertaalt relevante ontwikkelingen op schoolniveau naar meerschools en centraal niveau en doet, indien aan de orde, voorstellen voor wijziging van centraal beleid (CDO / MOB). Financieel - is verantwoordelijk voor vertaling en uitvoering van centraal financieel beleid op meerschools niveau, inclusief vastgestelde onderdelen; - is op meerschools niveau verantwoordelijk voor het opstellen van de exploitatiebegroting, meerjarenramingen en voorbereiden van het financieel jaarverslag; - beheert het toegewezen budget en voert de financiële administratie op meerschools niveau. Huisvesting - levert een bijdrage aan onderhoudsplannen en begrotingen hiervoor op meerschools niveau; - coördineert schoonmaak / planmatig onderhoud op meerschools niveau en ziet toe op uitvoering; - doet voorstellen aan het College van Bestuur voor (ver)huur en medegebruik van ruimtes. Materieel - is verantwoordelijk voor vertaling en uitvoering van het centrale informatiseringbeleid op meerschools niveau; - plant onderhoud en vervanging van leer- en hulpmiddelen, onderwijsleerpakket en meubilair; - coördineert inkoopbeleid (o.a. inventaris) en ziet toe op de uitvoering. Administratie - bewaakt een adequaat gebruik van administratieve processen; - toetst met schoolleiders de administratieve processen op effectiviteit en efficiëntie en doet hierover voorstellen aan het College van Bestuur. 5
Kader, bevoegdheden en verantwoordelijkheden - de clusterdirecteur is verantwoording schuldig aan het lid College van Bestuur tot wiens verantwoordelijkheid de portefeuille van de clusterdirecteur behoort voor wat betreft de portefeuilleverantwoordelijkheid (beleid- en planontwikkeling, uitvoering / monitoring / evaluatie) en aan het gehele College van Bestuur voor wat betreft de clusterverantwoordelijkheid (beleid- en planontwikkeling, integraal managen van het cluster); - de door het College van Bestuur geformuleerde strategische en vastgestelde centrale kaders van beleid en beleidsuitgangspunten van het ministerie van OCW zijn van belang bij de uitvoering van de werkzaamheden; - de clusterdirecteur neemt beslissingen bij o.a. het ontwikkelen van beleidsvoorstellen op de eigen portefeuille, bij het uitwerken van centraal beleid op de eigen portefeuille naar jaar- en activiteitenplannen, bij het vertalen van centraal beleid naar clusterbeleid, bij het initiëren en stimuleren van (onderwijskundige)vernieuwing, bij het opstellen van meerjarenramingen en - plannen, bij het adviseren aan het College van Bestuur en bij het leidinggeven aan de schoolleiders en (integraal) managen van het cluster. Kennis en vaardigheden (kerncompetenties) Cognitieve competenties; kennis en ervaring a. Analytisch conceptueel vermogen / leervermogen (hbo + werk- en denkniveau). b. Kennis van en inzicht in maatschappelijke ontwikkelingen i.r.t. ontwikkelingen in het PO. c. Brede theoretische kennis / ervaring met integraal leidinggeven aan een onderwijsorganisatie van redelijke omvang. d. Ervaring met extern vertegenwoordigen van een onderwijsorganisatie (locale krachtenvelden). e. Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheid. Managementcompetenties a. Verschillende managementconcepties kunnen concretiseren en hanteren (integraal, onderwijskundig, resultaatgericht, kwaliteitsgericht, innovatie, en beheersmanagement). b. Abstracte beleidsvoornemens kunnen vertalen in implementatieprocessen en -plannen op meerschools- en schoolniveau, afgestemd op kwaliteiten en draagkracht van schoolleiders / teams (beleidsontwikkeling, individu- en groepsgericht leiderschap, plannen en organiseren). c. Verschillende belangen (school, meerschools, centraal) kunnen overbruggen en cohesie bevorderen (organisatiesensitiviteit, sociale vaardigheden, doel- en resultaatgerichtheid, besluitvaardigheid). d. Professionals (schoolleiders) individueel kunnen ondersteunen in hun 6
ontwikkelingsproces en in hun leidinggevende taken (coachingsvaardigheden). e. Ondernemerschap en financieel bewust gedrag. Persoonlijke competenties a. Reflectief vermogen. b. Loyaliteit (aan gemaakte afspraken binnen en buiten de organisatie). Persoonlijke competenties in relatie tot samenwerking a. Samenwerkend vermogen. b. Open en toegankelijk. Contacten Intern - met het College van Bestuur over ontwikkeling en voorgang op de eigen portefeuille alsmede over het clustermanagement om af te stemmen, te adviseren en verantwoording af te leggen; - met collega-clusterdirecteuren over de eigen portefeuille en beleid en belangen van het eigen cluster om af te stemmen, te ontwikkelen en te adviseren; - met schoolleiders over (onderwijskundig) beleid, (relevante delen) van het stichtingsbeleid en hun persoonlijk functioneren om beleid te ontwikkelen, af te stemmen, draagvlak te verkrijgen en te sturen; - met stafleden en meer specifiek het portefeuille-staflid over diverse aangelegenheden om af te stemmen, aan te sturen en te ontwikkelen; - indien dit het niveau van de schoolleider overstijgt, met teamleden over aangelegenheden de school betreffende en over hun functioneren om te informeren, draagvlak te verkrijgen, te ondersteunen en te sanctioneren; - met de MR over beleidsaangelegenheden om af te stemmen, te informeren en onderhandelen. Extern - met andere besturen, gemeentelijke instanties en andere scholen voor basisonderwijs over de portefeuille en / of diverse zaken in het cluster om te representeren, belangen te verdedigen en af te stemmen over inhoudelijke thema s; - met ouders en oudervereniging, plaatselijke groeperingen, geloofsgemeenschappen e.d. wanneer dit de schoolleider overstijgt om te representeren en af te stemmen; - met dienstverleners en leveranciers over diensten en goederen om af te stemmen en te onderhandelen (binnen centrale kaders); - met de inspectie van het onderwijs over schoolaangelegenheden om te informeren en af 7
te stemmen; - met de bedrijfsarts / Arbodienst over personeel in de onder hem / haar vallende scholen om te informeren, advies in te winnen en af te stemmen. Functie-eisen - een voldoende ontwikkeld analytisch conceptueel vermogen (hbo + werk- en denkniveau); - brede kennis over integraal management en dit kunnen hanteren voor basisscholen op de managementgebieden beleidsontwikkeling, onderwijs, personeelsbeleid en -zorg, informatie- en communicatiebeleid en ondersteunende gebieden; - kennis van en inzicht in maatschappelijke ontwikkelingen in relatie tot ontwikkelingen binnen het primair onderwijs; - affiniteit met het katholiek onderwijs; - een goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheid; - ervaring met leidinggeven aan een onderwijsorganisatie van redelijke omvang; - ervaring met het extern vertegenwoordigen van een onderwijsorganisatie; zich kunnen bewegen in locale krachtenvelden (netwerken) van primair onderwijs. 8