tekstaanpassingen (niet op inhoud) 29 november 2016

Transcriptie

1 Definitief vastgesteld door RvB op 20 december Functienaam Afdelingsmanager MBO Organisatie ROC West-Brabant Werkterrein Management overig management Activiteiten Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren Coördinatie van activiteiten en processen Datum 5 Februari 2016 tekstaanpassingen (niet op inhoud) 29 november 2016 Inschaling Schaal 12 (december 2016) FUNCTIEBESCHRIJVING Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen een MBO college van ROC West-Brabant. ROC West- Brabant (ROC WB) biedt onderwijs aan in de vorm van opleidingen. De opleidingen zijn ondergebracht bij colleges. De colleges hebben, binnen de algemene visie en strategie en de door de overheid gestelde (wettelijke) bepalingen en het Bestuur gestelde uitgangspunten en kaders, bij het realiseren van hun producten, diensten en doelen een bepaalde mate van beleidsvrijheid. Samenhang en coherentie in beleid worden vooral bepaald door samenwerkingsverbanden en afspraken, die tussen Raad van Bestuur en directies worden vastgelegd. De directeur is onder eindverantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur op grond van mandaat belast met de voorbereiding en uitvoering van het beleid en het beheer op het niveau van het college, waaronder het voeren van een centraal vastgesteld personeelsbeleid, financieel beheer, onderwijsbeleid en kwaliteitszorg; de functie levert een bijdrage aan de ontwikkeling van het strategisch beleid van het ROC en is belast met het integraal management van het college en het contractonderwijs. Het college kent een directeur, afdelingsmanagers, docenten, onderwijsondersteunend en algemeen ondersteunend personeel. Een afdeling bestaat uit één of meerdere resultaatverantwoordelijke teams (meestentijds samengesteld met inhoudelijke diversiteit), die uitvoering geven aan het onderwijs binnen de gestelde inhoudelijke en bedrijfsmatige kaders. De afdelingsmanager is resultaatverantwoordelijk voor de realisatie van de doelen, producten en diensten van de betreffende afdeling. De afdelingsmanager stuurt daartoe de processen binnen de afdeling aan, gericht op afstemming en stroomlijning van de gezamenlijke realisatie van de onderwijskundige, kwalitatieve, bedrijfsmatige en personele doelen, binnen de gestelde kaders en passend binnen de in- en externe ontwikkelingen en geeft hierbij tevens leiding aan de afdeling. De afdelingsmanager levert een bijdrage aan het beleid, beheer en de besturing van het college als geheel en aan het ROC WB en aan de in- en externe positionering van het college en het ROC WB in afstemming met de relevante omgeving. Functieprofiel afdelingsmanager MBO ROC WB, BVS advies, versie 2, 29 november

2 De afdelingsmanager is, als middenmanager, direct gepositioneerd onder en legt verantwoording af aan de directeur van het college. Functieprofiel afdelingsmanager MBO ROC WB, BVS advies, versie 2, 29 november

3 RESULTAATGEBIEDEN Werkzaamheden 1. Resultaatverantwoordelijkheid afdeling en aansturing van de afdeling(sprocessen) a) Vertaalt beleid en uitgangspunten en de voor het college ontwikkelde strategie naar de eigen afdeling; zorgt voor eenduidige visie en uniforme werkwijze en uitvoering binnen de afdeling; b) Volgt, signaleert en analyseert in- en externe (onderwijskundige en omgevings/ maatschappelijke) ontwikkelingen (bijvoorbeeld in de arbeidsmarkt en trends in het beroepenveld, overheidsinitiatieven, maar ook wet- en regelgeving, kwaliteitszorg en in verbinding met de onderwijsketen en andere ROC s); beziet en analyseert de gevolgen en vertaalt deze naar de afdeling en indien relevant naar het college; waarborgt adequate aansluiting op deze ontwikkelingen bij realisatie van de producten en diensten; c) Toetst de uitvoerbaarheid van strategie en beleid en (nieuwe, ook innovatieve) concepten en adviseert de directeur terzake; geeft mede vorm aan en zorgt voor de invoering van bijzondere onderwijsconcepten; d) Ontwikkelt voorstellen voor onderwijsvernieuwing en de inrichting van het onderwijs binnen de eigen afdeling(en) (of laat deze ontwikkelen) en adviseert de directeur terzake; e) Initieert, bereidt voor, implementeert/realiseert veranderingen (of laat deze realiseren) en stuurt deze aan; zorgt voor realisatie van structuurwijzigingen/aanpassingen en voor invoering van (nieuwe, ook innovatieve) concepten en instrumenten op het aandachtsgebied van de afdeling en creëert draagvlak binnen de afdeling; f) Is verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen op afdelingsniveau en de producten en diensten van de afdeling als totaal; g) Stuurt op hoofdlijnen in operationele zin de werkprocessen aan en monitort deze; h) Geeft invulling aan onderwijskundig leiderschap; i) Zorgt voor inhoudelijke, procesmatige en procedurele afstemming met andere eenheden binnen en buiten het college; j) Is verantwoordelijk voor bedrijfsvoeringaangelegenheden binnen de eigen afdeling, conform mandatering/procuratiehouderschap; onderhoudt contacten en stemt af met centrale stafeenheden; k) Formuleert inhoudelijke en bedrijfsmatige behoeften, eisen en wensen vanuit de afdeling; zorgt voor de invulling van voorwaarden voor de uitvoering van de taken en realisatie van de doelen; doet voorstellen voor en neemt binnen het mandaat besluiten over de inzet van middelen en onderwijsleermiddelen en activiteiten binnen de afdeling; l) Zorgt voor de informatievoorziening en communicatie op afdeling/teamniveau en voor periodiek overleg met de toegewezen teams; m) Stemt teamplannen (afgeleid van het collegebeleidsplan) af met de afdeling(en), met doelstellingen en uitvoeringsplannen voor de onderwijskundige programma s en leerplannen; n) Is verantwoordelijk voor afstemming van de teamplannen met de andere afdeling(en) binnen het college; bewaakt hierbij de uitvoering en doelstellingen van het onderwijsprogramma en de leerplannen van de afdeling(en); o) Bewaakt de uitvoering van de onderwijskwaliteit, onderwijsresultaten, beroepspraktijkvorming en examens binnen de afdeling(en) met kritieke prestatie indicatoren (KPI s), analyseert deze, zorgt voor borging, adviseert de directie over maatregelen ter verbetering en bespreekt dit met de teams/binnen de afdeling; is verantwoordelijk voor de uitvoering van het kwaliteitsmanagement binnen de afdeling; p) Onderhoudt contacten met studenten; draagt zorg voor evaluaties en tevredenheidonderzoeken; Functieprofiel afdelingsmanager MBO ROC WB, BVS advies, versie 2, 29 november

4 q) Bewaakt het rendement en de in-, door- en uitstroom van studenten van de toegewezen opleidingen, adviseert de directie over maatregelen ter verbetering en bespreekt dit binnen de afdeling; r) Adviseert de directeur over de onderwijsinhoudelijke werkprocessen van de afdeling(en) en het college en treedt in algemene zin op als sparring partner en adviseur van de directeur. 2. Bijdrage aan college als geheel en ROC WB a) Is lid van het MT van het college en is in dit kader mede verantwoordelijk voor de besturing en het beheer van het college als geheel; b) Adviseert over strategische vraagstukken in MT-verband; c) Zorgt voor de verbinding van het directieniveau met het afdelings/teamniveau (linking pin); d) Stuurt interne diensten aan, die teamoverstijgend zijn; e) Is verantwoordelijk voor en/of treedt op als projectleider/trekker voor één of enkele onderwijskundige/inhoudelijke, onderwijsondersteunende en/of bedrijfsvoeringthema s binnen het college; treedt op als implementatiemanager voor dat thema; levert in algemene zin een inhoudelijke bijdrage aan het onderwijskundig beleid, vernieuwingsactiviteiten en/of projectgroepen op collegeniveau en/of ROC-niveau; f) Stelt beleidsnota s en werkplannen op in overleg met de directeur; g) Ontwikkelt nieuwe meerjarenonderwijsprogramma's van de opleiding op basis van onderwijsvragen uit de maatschappelijke omgeving en/of het beroepenveld of laat deze ontwikkelen; h) Ontwikkelt en vernieuwt cursussen, opleidingen en/of adviesdiensten of laat deze ontwikkelen; i) Is verantwoordelijk voor de organisatie van het onderwijsleerproces van verschillende opleidingen binnen het college; j) Levert een bijdrage aan (de ontwikkeling van) het systeem voor kwaliteitszorg binnen het college; k) Treedt in voorkomende gevallen op als locatiemanager (optreden als lokaal aanspreekpunt voor de omgeving; regelen van facilities en services op de locatie; aansturing van het ondersteunend personeel); l) Neemt deel aan diverse inhoudelijke en bedrijfsvoeringoverleggen. 3. Onderhouden externe contacten en vertegenwoordiging college en/of ROC WB a) Zorgt (pro actief) voor het inrichten en onderhouden van een relevant netwerk in de regio en eventueel op landelijk niveau om in algemene zin het college en het ROC WB te profileren en te positioneren; b) Onderhoudt meer specifiek contacten met bedrijven en/of instellingen voor het verwerven van maatwerktrajecten en/of adviesopdrachten; brengt hierbij de vraag in kaart, stelt een voorstel op, bespreekt dit met de opdrachtgever en onderhandelt over de inhoud, prijs en voorwaarden en over contracten en SLA s uitgaande van en binnen de kaders die door het ROC zijn opgesteld; coördineert en evalueert de uitvoering van maatwerktrajecten en/of adviesopdrachten; c) Stemt inhoudelijk, beleidsmatig en organisatorisch af met een veelheid aan actoren/stakeholders in de regio en eventueel landelijk (werkveld, overheden, brancheorganisaties, ouders, potentiële studenten, andere ROC s/instellingen, bedrijfsleven); gaat om met verschillende belangen en weerstanden; Functieprofiel afdelingsmanager MBO ROC WB, BVS advies, versie 2, 29 november

5 d) Neemt deel aan en vertegenwoordigt het college en/of ROC WB in algemeen overleg, beroepsspecifieke overleggen, taskforces, klankbordgroepen e.d.; treedt op als vervanger van de directeur in overleggen op directie/strategisch niveau; e) Participeert in voorkomende gevallen in (inter)nationale projecten. 4. Geeft leiding aan de medewerkers van de afdeling a) Is verantwoordelijk voor en voert het HR management van de teams; b) Is verantwoordelijk voor capaciteitsplanning en inzet in de teams; c) Begeleidt en stimuleert de teams zodanig dat zij als resultaatverantwoordelijk team kunnen functioneren en (mede) verantwoordelijkheid kunnen dragen voor de onderwijsresultaten; treedt op als sparring partner en klankbord voor de teamvoorzitters; d) Begeleidt en coacht de medewerkers; e) Geeft invulling aan management van professionals; f) Adviseert de directeur over de inzet en loopbaanperspectieven van de medewerkers van het college; g) Doet voorstellen voor de inzet en uitgaven van professionaliseringsactiviteiten voor de afdeling; h) Coördineert opleidingen, trainingen, BPV en stages voor medewerkers. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Beslist over/bij: de wijze van aansturen en het management van de afdeling, de inhoud van de adviezen, de invulling van het onderwijskundig leiderschap, het initiëren en aansturen van veranderingen en vernieuwingen, de wijze van in- en externe vertegenwoordiging en de uitvoering van het HR management. Kader: het integraal geformuleerde (onderwijskundig) beleid van het college en het beleid van het ROC WB o.a. op het gebied van onderwijs en bedrijfsvoering en de (wettelijke) overheidskaders. Verantwoording: aan de directeur over de realisatie van de doelen, producten en diensten van de afdeling, de sturing en implementatie van veranderingen en vernieuwingen, de kwaliteit van de adviezen en de invulling van het onderwijskundig leiderschap, de inrichting en het onderhoud van het netwerk en de kwaliteit van de in- en externe vertegenwoordiging en de realisatie van maatwerk- en adviesopdrachten en het management van en over het leiding geven aan (de medewerkers van) de afdeling. Kennis en vaardigheden a) minimaal HBO+ werk- en denkniveau; b) brede kennis van algemene maatschappelijke ontwikkelingen, van de regio en op het gebied van onderwijs, beroep(en) en arbeidsmarkt waarvoor opleidingen worden verzorgd; c) kennis van nieuwe technologieën/methodieken en onderwijskundige inzichten; d) kennis van en inzicht in en affiniteit met het onderwijsproces; e) inzicht in de structuur van bedrijven en instellingen binnen de beroepssector; f) vaardigheid in het opstellen van (onderwijskundige) beleidsvoorstellen; g) vaardigheid in onderwijskundig leidinggeven h) vaardigheid in dienend leiderschap en situationeel leiderschap; i) vaardigheid in het sturen en borgen van processen en kwaliteit; j) vaardigheid in het professioneel ontwikkelen van de afdeling om in te spelen op veranderende onderwijsvragen; Functieprofiel afdelingsmanager MBO ROC WB, BVS advies, versie 2, 29 november

6 k) vaardigheid in het beoordelen van complexe vragen van derden en deze vertalen in een maatwerktraject; l) vaardigheid in het selecteren van verschillende typen docenten en/of onderwijsondersteunende functionarissen ten behoeve van maatwerktrajecten en/of adviesopdrachten; m) helicopterview. Contacten a) met medewerkers in de afdeling over (de kwaliteit van) hun inzet, functioneren en professionele ontwikkeling om hierover informatie of feedback te geven en te stimuleren tot verbetering; b) met de teamvoorzitters/teams over invoering en uitvoering van veranderingen en vernieuwingen om weerstanden weg te nemen en draagvlak te scheppen; c) met de centrale staven over inhoudelijke, procedurele en administratieve vragen en aangelegenheden om bedrijfsvoeringzaken af te stemmen en opdrachten uit te laten voeren; d) met bedrijven en instellingen over wensen/eisen vanuit de beroepssector om deze af te stemmen op de onderwijsprogramma s en de visie en het beleid van het college uit te dragen en te verdedigen en draagvlak te scheppen; e) met (vertegenwoordigers van) landelijke gremia en regionale overheden, evenals met overige samenwerkende instellingen en scholen over opleidingen en programma s om inhoudelijk af te stemmen en het college en/of het ROC WB te profileren en vertegenwoordigen; f) met de directeur, andere afdelingen en overige eenheden/medewerkers binnen het eigen college of ROC WB over diverse onderwijskundige en bedrijfsvoeringvraagstukken om dit onderling af te stemmen en (beleids)voorstellen te formuleren; g) met (potentiële) opdrachtgevers/klanten over de opzet, uitvoering en evaluatie van maatwerktrajecten en/of adviesopdrachten om een voorstel te formuleren en hierover te onderhandelen. Functieprofiel afdelingsmanager MBO ROC WB, BVS advies, versie 2, 29 november