RELEASE NOTES I-MAKE ARCHIVE 2.2.0 Imtech ICT Application Solutions Zaltbommel, Februari 2014
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 1. Nieuwe functionaliteiten... 4 Imtech ICT Application Solutions. Release notes Revisie.: 1 --September 2013 -- Blz.2
Inleiding Met genoegen geven wij u hierbij een overzicht van de nieuwe en gewijzigde functionaliteiten in versie 2.2.0 van I-Make in vergelijking tot versie 2.1.0. Ondanks alle zorgvuldigheid die betracht werd bij het opstellen van dit overzicht kunnen hieraan geen rechten worden ontleend. Leest u deze release notes aandachtig door en verspreid deze naar de relevante (key)users binnen uw organisatie. Voor verdere inhoudelijke vragen of meer informatie betreffende deze functionaliteiten kunt u contact opnemen met uw I-Make consultant. Imtech ICT Application Solutions. Release notes Revisie.: 1 --September 2013 -- Blz.3
1. Nieuwe functionaliteiten De belangrijkste nieuwe functionaliteiten zijn: 1. Het is nu mogelijk om links op te slaan 2. Archiveren vanuit Windows verkenner 3. Archiveren vanuit Microsoft Outlook, Word en Excel 4. Mogelijkheid tot opslaan in BLOB (Binary Large Object) 5. Verbetering in zoekfunctie bij opslaan/opvragen in archief 6. Opslaan op ander opslagmedium (dan ifs op IBM power) 7. Direct openen document indien er 1 document aanwezig is 8. Wijzigen van parameterwaarde bij herarchiveren Deze functies worden hieronder kort toegelicht. Ad 1. Opslaan van links Het is nu mogelijk om een link op te slaan in plaats van een fysiek document. Een link betreft bijvoorbeeld: - een verwijzing naar de plaats van 1 fysiek document - een verwijzing naar de plaats van een of meerdere document(en) (map) - een hyperlink (webpagina) Een concreet voorbeeld: een CAD tekening van een artikel wordt door de afdeling R&D regelmatig gewijzigd en op een vaste plaats met een vaste bestandsnaam op het netwerk opgeslagen. Door de link te archiveren hoeft een gewijzigde tekening niet telkens fysiek in het I-Make archief te worden opgenomen. Uiteraard is het wel van belang dat netwerkpaden dan benaderbaar zijn en een consistente en vaste verwijzingsnaam hebben (en houden). Ad 2. Archiveren vanuit windows verkenner Nu kan een document vanuit de verkenner naar de dropzone worden gesleept voor archivering. Dit kan nu ook vanuit de windows verkenner: Imtech ICT Application Solutions. Release notes Revisie.: 1 --September 2013 -- Blz.4
Ad 3. Archiveren vanuit Microsoft Office (Outlook, Word en Excel) Het is nu mogelijk om direct te archiveren vanuit MS Office. Dit geld voor: - mails vanuit Outlook (2010&2013) Imtech ICT Application Solutions. Release notes Revisie.: 1 --September 2013 -- Blz.5
Een mail wordt opgeslagen met als documentnaam: [onderwerp van de mail].msg. Eventuele bijlagen worden hierbij ook mee opgeslagen. - document vanuit MS Word (2010&2013) - document vanuit MS Excel (2010&2013) In alle gevallen wordt het document naar het archief gestuurd en zal de wizard archivering vanzelf starten. Ad 4. Archiveren in BLOB (Binary Large OBjects) Op archiefniveau kan nu worden aangeven hoe de documenten moeten worden opgeslagen: - Als document (zoals nu) - Als BLOB (Binary Large OBjects). Voordelen hiervan zijn: - Een betere performance - De documenten worden feitelijk in 1 object op de server opgenomen. Hierdoor is dit dus 1 object en niet een fysieke mappenstructuur met losse objecten zoals nu. Dit heeft voordelen m.b.t. autorisatie op server en ifs niveau. Ad 5. Verbetering zoekfunctie bij archiveren en opslaan. Bij het inrichten van item binnen het archief kan middels SQL voor lijst ervoor worden gezorgd dat bij archiveren een dropdown wordt getoond van mogelijke waarden (bv artikelen). Nadeel hiervan kan zijn dat dit veel performance kan kosten. Het is nu mogelijk in plaats hiervan SQL voor omschrijving te gebruiken. Bijvoorbeeld: Imtech ICT Application Solutions. Release notes Revisie.: 1 --September 2013 -- Blz.6
Met dit voorbeeld wordt gezocht in artikel en omschrijving naar hetgeen met intypt en krijgt men a la google een x aantal resultaten te zien (in dit voorbeeld de eerste 10: Imtech ICT Application Solutions. Release notes Revisie.: 1 --September 2013 -- Blz.7
Het rode teken wordt groen zodra een geldige waarde is ingegeven of geselecteerd: Imtech ICT Application Solutions. Release notes Revisie.: 1 --September 2013 -- Blz.8
Dit werkt voor het archiveren en opvragen via de client. Ad 6. Opslaan op ander opslagmedium Op systeemniveau kan nu worden aangegeven of de documenten op het ifs van de IBM Power moeten worden opgeslagen of dat de fysieke documenten op een extern opslagmedium moeten worden opgeslagen. Het voordeel hiervan kan zijn dat deze documenten op een minder duur opslagmedium komen te staan. Voorwaarde is wel dat dit opslagmedium via QNTC is gekoppeld aan de IBM Power. Nadelen zijn: - Een mindere performance - Opslag als BLOB niet mogelijk Ad 7. Direct openen bij 1 document Per item kan worden aangegeven of het document in het archief direct moet openen indien er slechts 1 is voor de betreffende parameter. Bijvoorbeeld: Vanuit I-Make wordt archief opgevraagd van een artikel. Indien hierin 1 document aanwezig is voor het artikel wordt direct het betreffende document geopend (en dus niet eerst de client). Imtech ICT Application Solutions. Release notes Revisie.: 1 --September 2013 -- Blz.9
Ad 8. Wijzigen van parameterwaarde bij herarchiveren Het is nu mogelijk om een document te herarchiveren vanuit de cliënt. Hiermee worden de archiefpaden opnieuw bepaald en kunnen eventueel parameterwaardes worden gewijzigd. Welke parameters gewijzigd kunnen worden, kan worden aangegeven bij het Item. Imtech ICT Application Solutions. Release notes Revisie.: 1 --September 2013 -- Blz.10