ABAB-Internetboekhouden Handleiding uitbreidingsmodule: Facturatie
1. Inleiding:.2 2. Inrichten stamgegevens:....2 2.1 Debiteuren..2 2.2 Betalingscondities..3 2.3 Artikelgroepen 4 2.4 Artikelen..4 3. Verkoopfacturen: 5 3.1 Invoer verkoopfacturen.5 3.2 Afdrukken verkoopfacturen..7 3.3 Creditfacturen en herhalingsfacturen.9 3.4 Elektronisch Factureren...9 1
1. Inleiding: De module facturatie maakt het mogelijk om vanuit de boekhouding facturen in te voeren op basis van artikelen, daarna digitaal aan te leveren en tevens de financiële verkoopboeking te verwerken. Hiervoor dienen we een aantal zaken te doorlopen alvorens we de facturen kunnen versturen. 2. Inrichten Stamgegevens 2.1 Debiteuren Om te kunnen factureren hebben we uiteraard een debiteurenbestand nodig. Debiteuren aanmaken kan via bestand, debiteuren en dan ctrl+n. In het tabblad algemeen vullen we allereerst het veld Debiteur. Hier is het advies een afkorting te gebruiken dit maakt straks het invoeren makekelijker. Bij de zoekcode vult een dan een afkorting of een nummer en u vult de bedrijfsnaam. Daarnaast is het veld verzamelrekening belangrijk, hier staat automatisch de rekening 13000 Debiteuren. Als dit niet zo is kunt u bellen met de Helpdesk via 013 46 47 148 zodat we dit aanpassen. Daarnaast kunnen we natuurlijk de adresgegevens ed. die we hebben van de klant invullen. Deze adresgegevens worden bij invoer van de factuur automatisch meegenomen. 2
De Taalcode kunnen we rechts onderin aangeven. De Taalcode is de koppeling naar de factuurlayout. Als u maar 1 factuurlayout heeft staat hier niets gevuld. Dan pakt hij namelijk automatisch de standaardtaalcode (STD). Pas als u meerdere factuurlayouts gebruikt zijn er ook meerdere taalcodes en kunt u per debiteur dus bepalen welke lay-out gebruikt dient te worden door wel een Taalcode te koppelen in dit veld. In het tabblad Financieel kunt u een BTW nummer, BTW code en IBAN nummer invullen. De BTW code en het BTW nummer vullen we alleen bij buitenlandse debiteuren. Bij Nederlandse debiteuren laten we dit leeg. Het IBAN nummer is van groot belang bij het de herkenning van facturen bij het inlezen van bankafschriften. Naast het IBAN nummer kunt u ook de bankcode invullen. Deze bankcode hoeft u bevat de BIC code. Als u de betreffende bankcode niet in de lijst ziet staan kunt u het beste contact opnemen met de Helpdesk zodat wij deze toevoegen. 2.2 Betalingscondities U kunt een betalingsconditie koppelen aan een debiteur zodat op de factuur aangegeven wordt binnen hoeveel dagen u betaling verwacht en tevens wordt dan de vervaldatum gevuld op de factuur. In de stamgegevens van de debiteur kunt u via het tabblad Factuur de Betalingsconditie koppelen. U klikt op het vergrootglas en komt in het scherm betalingscondities. Hier selecteert u de gewenste betalingsconditie. 3
2.3 Artikelgroepen De onderdelen van de Facturatiemodule kunt u benaderen via Bestand, Handel. De inrichting begint bij de Artikelgroepen want dit bepaald op welke grootboekrekening de verkoopboeking uiteindelijk geboekt wordt. Daarna gaan we de Artikelen zelf inrichten. Via Bestand, Handel, Meer, kiest u voor Artikelgroepen. In het scherm Artikelgroepen kunnen we via Ctrl + n (of rechtermuisknop, toevoegen) een nieuwe artikelgroep aanmaken. Hier dienen we een aantal velden te vullen. We vullen allereerst de omzetrekening. Via het vergrootglas zoeken we een omzetrekening (deze beginnen met het cijfer 8 dus als we de 8 intoetsen komen we er meteen bij uit.) Hier ziet u meteen hoeveel omzetrekeningen er gebruikt worden en hoeveel Artikelgroepen u dus aan dient te maken. Als er maar 1 omzetrekening wordt gebruikt heeft u dus ook maar 1 artikelgroep nodig. Van alle artikelen die later aan deze artikelgroep gekoppeld worden zal de omzet op deze gekoppelde rekening worden geboekt. Als de omzet rekening is gevuld dienen we ook een omschrijving te vullen. Hier wordt vaak de omschrijving van de omzetrekening gekopieerd (Deze omschrijving komt toch niet op de factuur, hier komen we dadelijk bij de Artikelen zelf op terug.) Als laatste dient nog een afkorting of nummer als Artikelgroepcode gevuld te worden en dan kan hij worden opgeslagen. We zien hier ook nog dat we een rekening kortingen verkoop kunnen koppelen. Deze kunnen we gebruiken als we factuurkorting op artikelen niet op de omzetrekening maar apart willen terugzien in de grootboekkaart. Dit wordt echter niet vaak gebruikt. 4
2.4 Artikelen Uiteindelijk gaan we de facturen invoeren op basis van Artikelen. Artikelen kunnen we aanmaken via Bestand, Handel, Artikelen. Via Ctrl+n in het scherm Artikelen kan een nieuw artikel ingevoerd worden. In het tabblad Algemeen vullen we de Artikelcode (afkorting of nummer) en de omschrijving van het artikel. Deze omschrijving wordt dus wel op de factuur meegenomen. Vul hier de algemene omschrijving van het artikel, in de factuur zelf kunt u hier nog meer achteraan typen of wijzigingen doorvoeren. (Artikelomschrijving 2 wordt alleen gebruikt bij Team abonnementen.) Bij het veld Artikelgroepcode dient de eerder aangemaakt Artikelgroepcode gekoppeld te worden. Dan klikt u op het volgende tabblad Verkoop. Op het tabblad verkoop kunt u eventueel een Verkoopprijs en BTW code koppelen zodat deze automatisch voorgesteld worden bij aanmaken van een factuur. U hoeft ze dan niet zelf te vullen maar kunt ze nog wel wijzigen bij invoer van de factuur. Als de Verkoopprijs vaak wisselt kan dit veld beter leeg blijven. Bij het tabblad Afbeelding zouden we nog een plaatje kunnen toevoegen voor eigen informatie, hier doet hij verder niets mee op de factuur. Dit wordt echter zelden gebruikt. Het tabblad Gebr. velden geeft de mogelijkheid om een eenheid aan het artikel te koppelen. Als u op de factuur bij het artikel wilt zien dat het bijvoorbeeld om uren, km s of stuks gaat kunt u een eenheid aanmaken of een bestaande eenheid selecteren. 5
3. Verkoopfacturen 3.1 Invoeren verkoopfacturen Nu zijn we zo ver dat de stamgegevens op orde zijn en we een factuur kunnen maken en afdrukken. Via Bestand, Handel, Verkoopfacturen openen we een nieuwe factuur via Ctrl+n. In het tabblad Algemeen vult u de debiteur. U kunt de afkorting intypen zodat de debiteur meteen gevuld wordt of u zoekt de debiteur via het vergrootglas. De Verk.orderdatum is de factuurdatum waarop de boeking uiteindelijk gemaakt wordt. Onderaan dient u een omschrijving van de factuur in te vullen. Deze omschrijving wordt de omschrijving van de uiteindelijke verkoopboeking maar kan ook op de factuur meegenomen worden.( Bv. als veld; uw referentie ) Het veld taalcode wordt alleen ingevuld als dit aan de debiteur gekoppeld is en bepaald welke factuurlayout gebruikt wordt. Als dit leeg blijft wordt de standaard factuurlayout gebruikt. In het volgende tabblad; Invoer gaat u de werkelijke factuurregels invoeren. Via de knop Toevoegen linksonder voegen we een regel toe. We beginnen in de kolom artikel. Als u de afkorting van het artikel (de artikelcode) weet kunt u deze direct intypen en dan wordt het artikel direct geselecteerd. Als u die niet weet of u wilt meerdere artikelen tegelijk invoeren kunt u via F4 of dubbelklik in de lijst Artikelen één of meerdere artikelen selecteren via de spatiebalk. Voor elk gemarkeerd artikel wordt een aparte regel aangemaakt. Het programma zal dan alles wat we in het stambestand van het artikel gevuld hebben automatisch invullen. We kunnen alles nog wel handmatig wijzigen. 6
We kunnen hier regels verwijderen of toevoegen door op de knoppen linksonder te klikken. Als we een regel ertussen willen voegen gaan we op een regel staan en gebruiken dan de toetsen Ctrl+F3. Hij zet er dan een lege regel tussen net boven de geselecteerde regel. Als we vrije tekst willen opnemen in de factuur vullen we geen artikel in de regel en gaan gewoon naar de kolom omschrijving, hier kunnen we invullen wat we willen regel na regel. Dit geldt ook als er bij een artikelregel extra tekst nodig is die we niet op de eerste regel kwijt kunnen. We zien rechts onderin hoe de BTW wordt berekend. Rechts bovenin zien we aan netto of bruto of het exclusief of inclusief btw ingevoerd wordt. Met Ctrl+F8 kunnen we wisselen tussen netto en bruto. Standaard staat dit op netto. Als u dit standaard op bruto wilt zetten kunt u via Opties, Instellingen, Administratie, Facturatie deze instelling aanpassen zoals hier links. Op het tabblad condities kunnen we de betalingsconditie invullen als die niet al automatisch gevuld is door de koppeling aan de debiteur. De Vervaldatum wordt bepaald op basis van de Betalingsconditie. 7
Het tabblad verzending kunnen we gebruiken als de factuur naar een ander adres wordt gestuurd dan de goederen. We hebben dan de factuur ingevoerd en klikken op OK. Tussentijds kunnen we ook op bewaren klikken zonder dat de factuur meteen sluit. 3.2 Proef en definitief afdrukken verkoopfacturen In het scherm verkoopfacturen is de ingevoerde factuur nu te zien en nu kunnen we gaan kiezen wat we ermee willen doen. Dit is nog geen factuur maar kunt u zien als een concept om een factuur te maken. Pas als we deze definitief afdrukken wordt er een factuur gemaakt en ook een definitieve verkoopboeking. Afdrukken gaat op twee manieren; Proef en Definitief afdrukken. Om één of meerdere facturen te selecteren klikken we op de spatiebalk terwijl we op de regel staan. We kunnen via Rapporten (linksboven) kiezen voor proeffacturen of definitieve facturen afdrukken. Proef afdrukken gebruikt u enkel als u zelf wat wilt controleren of wilt zien hoe de factuur eruit ziet. Als u kiest voor proef afdrukken komt u in het afdrukscherm waar naar de lay-out wordt gevraagd. Als we deze op Automatisch laten staan en op volgende klikken kunnen we kiezen voor afdrukvoorbeeld of afdrukken. Het afdrukvoorbeeld laat de proeffactuur op het scherm zien. Hier kunt u zien hoe de factuur eruit komt te zien maar hier zult u een grote tekst PROEFFACTUUR zien en tevens nog geen factuurnummer. Dit is dus niet bedoeld voor klanten maar puur intern. Als u wilt kunt u dit ook afdrukken. U sluit dan het afdrukvoorbeeld en kijkt naar het veld Printernaam. 8
Hier ziet u de standaardprinter staan. Het kan zijn dat hier uw eigen printer staat. Als u dan op afdrukken klikt wordt hij direct op papier via deze printer afgedrukt. U kunt ook kiezen voor de Bullzip printer. Het systeem komt dan met een pop-up scherm met uw e-mail adres erin. Als u dan afdrukt ontvangt u een mail met daarin de proeffactuur digitaal als pdf bestand. Dit e-mail adres haalt hij op uit mijnabab, mijn gegevens, wijzigen. Hier kunt u dit e-mail adres ook zelf aanpassen. Als u wel echt een factuur voor een klant wilt afdrukken kiest u via Rapporten voor Definitieve facturen. De lay-out laten we weer op automatisch staan. De eerste keer dat u een factuur definitief maakt dient u het dagboek in te geven. Er wordt automatisch de datum en periode ingegeven die kunt u eventueel nog wijzigen als u bijvoorbeeld al verschillende facturen in voren heeft klaargezet maar op een andere datum pas definitief maakt. Als we verschillende facturen tegelijk afdrukken en we willen toch dat alles op één datum geboekt wordt kunnen we dit hier ook aanvinken. Als we dan op volgende klikken kunnen we weer kiezen voor afdrukvoorbeeld of afdrukken. Advies is om altijd het afdrukvoorbeeld op te vragen om de factuur te controleren. Hier ziet u nu ook het factuurnummer naar voren komen. 9
Bij het afdrukken via de Bullzip printer zien we weer het popupscherm met ons e-mail adres en we klikken op afdrukken. U kunt echter ook weer een andere (eigen) printer kiezen als u het rechtstreeks op papier wilt afdrukken. Dan hoeft u alleen op afdrukken te klikken en komt er geen popup scherm met uw emailadres. Bij definitieve facturen is de laatste en belangrijkste stap in het proces het Voltooien via de knop. Dan wordt er een definitieve factuur en definitieve boeking in het verkoopboek gemaakt en dit kan dan ook niet meer gewijzigd worden. Als u een factuur opnieuw af wilt drukken nadat deze definitief is gemaakt kan dit altijd via het scherm Verkoopfacturen, Zoeken, Kopiedocumenten. Hier komt u in een lijst met alle facturen die eerder definitief gemaakt zijn. U kunt hier op verschillende manieren zoeken. Door bijvoorbeeld op de kolom Datum bovenin te klikken selecteert hij enkel op datum. Als u dan een factuur dubbelklikt wordt hij geopend en kunt u hem opnieuw afdrukken. 3.3 Credit- en herhalingsfactuur Het is binnen de module facturatie ook mogelijk om een creditfactuur of herhalingsfactuur te maken op basis van een eerder gemaakte factuur. Als u een factuur definitief gemaakt heeft en u wilt deze volledig of gedeeltelijk crediteren gaat u via Document naar Verkoopfactuur genereren. Hier kunt u kiezen voor Creditfactuur. Via het vergrootglas kiest u dan de factuur die gecrediteerd dient te worden. Via de knop volgende wordt de creditfactuur eerst nog even getoond. Tekst die u in de oorspronkelijke factuur zelf getypt heeft wordt niet overgenomen alleen de stamgegevens van de artikelen. Via de knop volgende kunt u kiezen voor voltooien. Let op; voltooien betekent hier niet definitief maken maar hij zet de creditnota dan klaar als concept in het scherm Verkoopfacturen. U kunt zelf dan de creditnota nog aanpassen en definitief afdrukken. Het programma maakt dan een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer maar dan met negatieve bedragen. In de omschrijving staat automatisch dat het een creditfactuur is met het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur erbij vermeld. 10
Herhalingsfacturen maken werkt op dezelfde manier. Bij facturen die elke keer (bijna) hetzelfde zijn kan dit een makkelijke optie zijn. 3.4 Elektronisch Factureren. In plaats van het afdrukken van verkoopfacturen op papier, is er nu ook de mogelijkheid om uw facturen elektronisch naar uw debiteuren te versturen. Uw klant ontvangt dan een e-mail met daarin de factuur als PDF bestand. Elektronisch factureren kan tijd en kosten besparen en kan ook toegevoegde waarde bieden aan de snelheid en professionaliteit van uw facturatie richting uw klanten. (Elektronisch versturen kan ook voor de module aanmaningen gebruikt worden.) Voordat we kunnen beginnen met elektronisch factureren dienen er een aantal instellingen aangepast te worden. 1. Instellingen debiteuren Als u facturen elektronisch wilt versturen dient dit per debiteur aangegeven te worden. Via bestand, debiteuren opent u de debiteur en via het tabblad instellingen kunt u aanvinken dat de facturen per mail verstuurd dienen te worden. Hier kunt u ook aangeven dat de aanmaningen per mail gestuurd dienen te worden voor de betreffende debiteur. Hierna sluit u de stamgegevens van de debiteur. Vanuit de helpdesk kunnen we deze instellingen ineens aanzetten voor alle debiteuren dus als u bij alle debiteuren de facturen en/of aanmaningen elektronisch wilt versturen kunt u bellen met de helpdesk via 013 46 47 148 zodat wij dit ineens aanpassen. Naast deze instelling dient bij de debiteuren ook ingesteld te worden welk(e) e-mailadres(sen) gebruikt dienen te worden. Om deze te koppelen klikt u via Bestand, debiteuren op zoeken, e- mailadressen. (Het kan zijn dat er via het tabblad algemeen bij de debiteur al een zakelijk emailadres gekoppeld is maar dit wordt niet gebruikt voor elektronisch factureren. Alleen bij Team licenties wordt dit wel gebruikt) 11
Via het scherm e-mailadressen kunt u via Ctrl-n of rechtermuisknop, toevoegen, een e-mailadres toevoegen. Dan komt u in het scherm hier rechts. Bij E-mailtype kiest u via het pijlknopje voor Definitieve facturen. (Als het emailadres gekoppeld is kunt u evt. hetzelfde uitvoeren voor Aanmaningen als u deze module ook heeft.) Daarna klikt u op het knopje Aan In het volgende scherm klikt u op het vergrootglas knopje bij het veld Van: Dan verschijnt de lijst debiteuren waar we de betreffende debiteur aanklikken en sluiten met OK. Als we dan in het vorige scherm op de knop Aan-> klikken wordt het zakelijke emailadres van de debiteur gevuld mits dit in de stamgegevens gevuld is. Dit kunt u nog handmatig aanpassen als u wilt. Als er niets gevuld wordt kunt u het ook zelf intypen. Als u wilt dat elke factuur naar meerdere emailadressen tegelijk gestuurd wordt kunt u achter het emailadres het teken ; zetten en het volgende emailadres typen. (Hier heeft u ook de mogelijkheid om de mail Bcc-> naar u zelf te sturen ter controle) Als u op OK klikt en daarna nog een keer OK, is dit e-mailadres gekoppeld voor het versturen van de elektronische facturen van deze debiteur. 12
2. Instellingen e-mail Naast de instellingen bij de debiteuren dient u ook in te stellen wat u onderaan uw emailberichten wilt tonen bij de e-mails die naar de debiteuren verzonden worden. Dit kunt u instellen via Opties, Instellingen, E-mailinstellingen. Dan verschijnt het onderstaande scherm. Hier dient u uw eigen emailadres bij Afzender in te vullen. Daarnaast kunt u ook een tekst ingeven die voortaan onder elke mail staat die u via elektronisch factureren en elektronisch aanmanen verstuurd naar de betreffende debiteuren. Via de knop tekst wijzigen heeft u verschillende opties om daar een tekst of evt. logo te koppelen. Voor meer informatie over de mogelijkheden van deze voettekst kunt u de helpdesk raadplegen. 3. Instellingen Taalcode De laatste instelling die gewijzigd dient te worden kunt u vinden via Document, stamgegevens administratie. (Deze staat vaak al goed maar kunt u het beste even controleren) U klikt in het scherm dat verschijnt en typt de letter t in. Dan komt u bij Taalcodes. Via de OK knop komt u in de lijst Taalcodes. 13
Hier staat altijd minimaal 1 taalcode; de standaardtaalcode. Deze standaardtaalcode kunt u openen via dubbelklikken, F6 of rechtermuisknop of rechtermuisknop, openen. In de taalcode klikt u op het tabblad Facturering. Daar ziet u onderaan het veld; E-mailsjbl verk. Fact. Via het knopje vergrootglas kiest u voor het sjabloon NL e-factuur en klikt u op OK. (Als u ook met aanmaningen werkt heeft u hiervoor ook een tabblad waar u het emailsjabloon kunt koppelen.) Via de knop OK slaat u de taalcode op en bent u klaar. ( Als u meerdere taalcodes heeft dient u dit meerdere keren uit te voeren.) U kunt nu het scherm taalcodes en het scherm stamgegevens administratie sluiten. 4. Hoe ga ik nu elektronisch factureren? Nu de instellingen allemaal goed staan kunt u beginnen met het elektronisch factureren. Dit werkt hetzelfde als de normale facturering. Via Bestand, Handel, verkoopfacturen, selecteren we één of meerdere facturen met de spatiebalk. Via rapporten kiest u voor definitieve facturen. 14
Pas in het scherm waar we normaliter de printer kunnen selecteren ziet u iets nieuws. Hier is namelijk een optie bijgekomen: Elektronisch factureren. Als u deze optie selecteert kunt u onderin op de knop versturen klikken. Daarna verschijnt zoals altijd nog het scherm met de knop voltooien. Wanneer u op voltooien klikt wordt de factuur definitief geboekt en wordt er een mail gestuurd naar het e-mailadres van de debiteur zoals u het gekoppeld heeft in de stamgegevens van de debiteur. Wanneer er bij een debiteur niet is aangevinkt dat er elektronisch gefactureerd mag worden of geen emailadres gekoppeld is zoals hierboven aangegeven zal er bij versturen een melding komen zoals onderstaand voorbeeld. Hij zal dan bij versturen de standaardprinter gebruiken voor het document van de betreffende debiteur. Als het versturen is gelukt zal/zullen de factu(u)r(en) in pdf formaat, als bijlage(n), aan de mail zijn toegevoegd. De mail is ondertekend met uw eigen persoonlijke handtekening die u eerder heeft ingesteld. De pdf documenten zijn zoals u gewend bent terug te vinden via Bestand, Verkoopfacturen, Zoeken, Kopiedocumenten. De debiteur kan de ontvangen mail ook beantwoorden, dit antwoord komt binnen in de mailbox van het emailadres wat u heeft ingegeven als afzender via Opties, Instellingen, E-mailinstellingen. Het elektronisch versturen van aanmaningen werkt op dezelfde manier door bij afdrukken te kiezen voor Elektronisch aanmanen. U dient dan ook bovenstaande instellingen doorgenomen te hebben. Mocht u verdere vragen hebben over de functionaliteit van factureren kunt u contact opnemen met de helpdesk via 013 46 47 148. 15