OFFICE 365 Start Handleiding Leerlingen Meer info: Naast deze handleiding is er zeer veel informatie reeds voorhanden op het internet of door op het vraagteken te klikken in de Office 365 omgeving. Ook biedt Microsoft op de website veel snelle hulp aan en video s met diverse voorbeelden. Kijk hiervoor op http://bit.ly/1rmzamy ICT Christiaan Huygens College Vragen graag richten aan ict.rac@huygenscollege.nl V1.1
Inhoudsopgave Je nieuwe e-mailadres gebruiken... 2 E-mail (Outlook)... 3 Scherminstellingen... 4 Algemene instellingen... 5 Je wachtwoord wijzigen... 5 Een nieuwe bericht maken... 6 Agenda... 7 OneDrive... 8 Delen van bestanden:... 9 OneDrive integratie in het Office pakket... 10 Gratis Software:... 11
Je nieuwe e-mailadres gebruiken Om je mail te lezen ga je naar de site: http://login.microsoftonline.com Je ziet dan onderstaand inlogscherm: Log in met je e-mailadres en het wachtwoord dat je hebt gekregen. Je email adres is je leerlingnummer met daarachter @leerling.huygenscollege.nl. De eerste keer is het wachtwoord je postcode zonder spatie en hoofdletters met direct daarachter de cijfers 040. Zodra je bent ingelogd is er bovenin je internet browser een blauw lint zichtbaar. Hier staan verschillende mogelijkheden om uit te kiezen: Outlook Zodra je daar op klikt kom je in je e-mailbox. Agenda Zodra je daar op klikt, worden je eigen persoonlijke agenda en/of gedeelde agenda s zichtbaar. Mensen Zodra je daar op klikt zijn al je contactpersonen zichtbaar. Dit is je adresboek. OneDrive Zodra je daar op klikt kom je in je online opslag omgeving.
E-mail (Outlook) We starten met de uitleg van de knop Outlook. Dit is namelijk je Huygens e-mailbox. Klik in het blauwe lint op Outlook. Je mailbox wordt nu geladen en zal er ongeveer uitzien als in onderstaand voorbeeld: Links zie je, net zoals in Gmail, je mappen of labels staan. In Office 365 heten deze categorieën. Je kunt een bericht meerdere categorieën geven. Klik met de rechtermuisknop op het bericht om meerdere toe te kennen:
Scherminstellingen Je kunt de weergave van je e-mailbox naar eigen wens aanpassen door rechtsboven in het lint op het tandwiel icoontje te klikken en dan voor Scherminstellingen te kiezen: Hieronder zie je een voorbeeld van instellingen die je kan aanpassen:
Algemene instellingen Binnen je mail is het mogelijk om nog meer instellingen naar eigen wens aan te passen of in te zien door rechtsboven in het lint op het tandwiel icoontje te klikken en dan voor Opties te kiezen: De volgende instellingen voor je mail account kom je dan bijvoorbeeld tegen: De mogelijkheid om een doorstuuradres in te vullen De mogelijkheid om afwezigheidsmeldingen aan te zetten De mogelijkheid om filters op berichten aan te maken en toe te passen Uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden. Voor uitleg hierover kan je kijken op de site van Microsoft via http://bit.ly/1rmzamy. Je wachtwoord wijzigen Kies via het tandwiel-icoontje voor Instellingen voor Office 365. Je ziet dan onderstaand scherm waar je je wachtwoord kunt wijzigen:
Een nieuwe bericht maken Klik linksboven op de knop + nieuwe e-mail, zie het voorbeeld hieronder: Vervolgens zie een scherm zoals bijvoorbeeld hieronder: Alle leerlingen en het gehele personeel zitten voortaan in dezelfde mail omgeving. Dit betekent dat, als je in het Aan: veld het eerste gedeelte van de voornaam of achternaam typt en op zoeken klikt, er een lijst te zien is met gebruikers die binnen Office 365 bekend zijn. Dit werkt ook wanneer je de afkorting intikt van een medewerker of het eerste gedeelte van het leerlingnummer van een leerling. Let op dat bekende gebruikers leerlingen en personeelsleden van alle locaties van Het Huygens zijn. Tot slot is het ook mogelijk om op het woord Aan: te klikken. Vervolgens is je eigen adresboek zichtbaar.
Agenda Klik in het blauwe lint op Agenda. Waarschijnlijk wordt eerst nog gevraagd om de tijdzone te kiezen en daarna wordt je agenda geladen. Deze zal er ongeveer uitzien als in onderstaand voorbeeld: Het is mogelijk is om je agenda te delen, zie het knopje Delen rechtsboven naast het knopje Afdrukken. Degene met wie je de agenda deelt ontvangt dan een mail. In deze mail staat een knop Deze agenda toevoegen. Hiermee is het mogelijk om de agenda zichtbaar te maken in zijn/haar Office 365 omgeving. In die mail staat ook extra informatie om de agenda toe te voegen binnen andere mail programma s.
OneDrive De P-schijf bestaat dit schooljaar nog wel, maar is niet meer vanuit thuis te benaderen. Wil je documenten delen met andere leerlingen of docenten en er overal mee kunnen werken, dan kun je OneDrive gaan gebruiken. OneDrive is de online opslag (1TB) direct op de servers van Microsoft. Binnen deze online opslag omgeving is het mogelijk om online documenten aan te maken, op te slaan en te delen met anderen. Ook is het mogelijk om tegelijk in een document te werken. Klik in het blauwe lint op OneDrive. OneDrive wordt eerst automatisch voor je aangemaakt na het klikken op het tabblad. Vervolgens verschijnt je eigen online Office 365 opslag omgeving. Dit ziet er ongeveer uit als in onderstaand voorbeeld: Binnen je OneDrive zie je een map genaamd gedeeld met iedereen. In deze map kan je dingen opslaan, maar deze worden dan zichtbaar voor iedereen van het Christiaan Huygens College (Personeelsleden en alle leerlingen)! Je mag deze map uiteraard verwijderen. Via het tabblad bestanden kun je OneDrive verder naar eigen wens indelen, zie hieronder:
Ben je op een plek waar je geen Office pakket ter beschikking hebt of een verouderde versie, dan is het ook mogelijk documenten direct online te bewerken. Je klikt hiervoor op een bestand in je online OneDrive. Vervolgens opent een venster van Word Online, zie hieronder: De online editor is er voor Word-, Excel-, PowerPoint- en OneNote bestanden. Delen van bestanden: Om bestanden in je OneDrive te delen met anderen kan je op het slotje klikken (onder delen) dat achter het desbetreffende document staat. Vervolgens kun je bij Personen uitnodigen de namen ingeven. Je bepaalt zelf of het bestand bewerkt mag worden of niet. Zie hieronder een voorbeeld:
OneDrive integratie in het Office pakket Je OneDrive is ook direct te benaderen vanuit het Office pakket, zoals op school. In dit voorbeeld gebruiken we Word 2013, maar het werkt ook met Excel, PowerPoint, etc. Als je het Office pakket opent is er de mogelijkheid om je aan te melden met een Microsoft account. Onze nieuwe mailomgeving zit nu bij Microsoft en je Huygens e-mailadres is hiermee automatisch ook een Microsoft account. Om je aan te melden in je office pakket klik je op Aanmelden in de rechterbovenhoek. Daarna kun je inloggen met je school e-mailadres en wachtwoord, zie hieronder: Hierna is het mogelijk om vanuit een Office programma op de PC direct een bestand te openen vanuit je eigen OneDrive en/of op te slaan in je eigen OneDrive. Klik bijvoorbeeld voor het opslaan van een document op bestand. Kies daarna voor opslaan als kies vervolgens als de locatie OneDrive Christiaan Huygens College, zie het voorbeeld hieronder:
Wanneer je hierna kiest voor de knop bladeren kom je direct in je eigen OneDrive online opslag omgeving. Kies tot slot in je Documentenbibliotheken voor de map Documenten en sla het bestand hierin op, zie hieronder: Het openen van bestanden werkt op dezelfde manier. Kies hierbij altijd de locatie OneDrive Christiaan Huygens College om vanuit de diverse Office programma s bij je opgeslagen documenten te komen. Gratis Software: Het is mogelijk om op je eigen computer(s) thuis de volledige Office pakketten zoals Word, Excel en PowerPoint te installeren. Dit kan op maximaal 5 verschillende apparaten. Het werkt als volgt: Op de computer waar je het Office pakket wilt downloaden ga je naar je Office 365 pagina. Klik daarna bovenin op het tandwielicoontje en kies voor de optie Instellingen voor Office 365, zie hieronder: Kies daarna voor software, zoals in het voorbeeld hieronder:
Selecteer vervolgens de 32 bits of 64 bits variant, afhankelijk van je besturingssysteem. Weet je het niet zeker, kies dan de 32 bits versie. Klik hierna op Installeren om het Office pakket op je computer te installeren, zie hieronder: Volg de aanwijzingen die op je scherm verschijnen om de installatie van het Office pakket op je computer te voltooien. Activeer tot slot de software met behulp van je e-mail adres van school.