DE WENDBARE ORGANISATIE 16E BPUG SEMINAR 4 JUNI 2013 Jef Aarts & Aart Schouten FrieslandCampina
Project control & agility in a global change programme Ervaringen vanuit het project management office van het Summit programma FrieslandCampina 2
Jef Aarts Summit Programma Programme Director Controller Programme Controller HR, Change Management, Process Compliance Office Management PMO Lead Aart Schouten Summit PMO Lead Business Template Manager ICT Template Manager Business Implementation Manager ICT Implementation Manager 3
FrieslandCampina: coöperatie en fast moving goods 4
Het Summit programma 5
6
Uitdagingen voor PMO en projectmanagement 1. Hoe zorg je voor een goede aansluiting van het programma management met het project management? 2. Hoe beweeg je het PMO mee met het veranderende karakter van een meerjaars programma? 3. Waar ligt een goede balans tussen support en control? 7
1. Aansluiting programma- met projectmanagement Hoe maak je de projecten portfolio inzichtelijk en bestuurbaar Hoe ondersteun je het MT om te (be)sturen Programma Mgt Team Project Manager Project Manager PMO Met alle P3O functies: Portfolio Center of Excellence Delivery Team Lead Team Lead Team Lead Team Lead 8
1. Aansluiting programma- met projectmanagement Twee project decomposities tegelijk in gebruik: 1. Splitsing Template en Implementatie (management verantwoordelijkheden) Summit Programme Template Development Implementation Projects One Backbone (OBB) Release 3 OBB Roll Out Middle East MOMS OBB Roll Out Dairy Sourcing & Trading Smartbuy template S&OP Roll Out Professional 9
1. Aansluiting programma- met projectmanagement Twee project decomposities tegelijk in gebruik: 2. Splitsing releases (planning) Summit Programme Release 3 Release 4 Release 5 Template Development Template Development Template Development OBB Roll Out FC USA OBB Roll Out Leeuwarden. OBB Roll Out Dairy Sourcing & Trading OBB Roll Out Middle East 10
Werk 2. Mee evolueren met meerjaars programma Karakter verandert: van systeem & process ontwikkeling naar implementatie (roll out) machine Template ontwikkeling Roll out projecten Roll-outs Template Tijd 11
2. Mee evolueren met meerjaars programma Karakter verandert: van systeem & process ontwikkeling naar implementatie (roll out) machine Programma verandering Dichtbij veel medewerkers Zichtbaarder Dichter bij de business Werkprocessen lokaal aanpassen aan template Consequenties algemeen Meer control nodig Meer transparantie en inzicht nodig Strakkere vastere procedures Meer routine Beter voorspelbaar Consequenties PMO Single source of truth voor data creëren Veel aandacht besteden aan strak uitwerken, vastleggen en communiceren van procedures Meer aandacht voor QA op projectmanagement 12
3. Balans tussen Support en Control PMO = project support PMO = control instrument Ondersteuning bij meetings: organisatie, voorbereiding, minutes, etc. Rapporten invullen voor de project manager Project specifieke ad-hoc rapportages maken Presentaties maken Ondersteuning bij uren registratie Operationele ondersteuning in het gebruik van tooling (b.v. Sharepoint) Bijhouden risk- en issue logs Aggregeren en interpreteren van management informatie Dashboards met fact based indicatoren Rapporten over uitputting van budgetten Status updates on deliverables and planning Challengen van project managers Ontwikkelen en afdwingen van procedures for Risk & Issue Management, Quality Assurance Bewaken en vastleggen van Stage Gate passages 13
3. Balans tussen Support en Control: stellingen Stelling 1: Control en support moet je: A: strikt scheiden B: combineren Stelling 2: Control vraagt vooral: A: inhoudelijke (project) kennis/ervaring, bv ERP B: project management kennis Stelling 3: Programma quality assurance is: A: een separate functie (los van PMO) B: een PMO verantwoordelijkheid 14
3. Balans tussen Support en Control Stakeholders Summit PMO 1 Programme Director Grip door goede informatie over status Grip door goed lopende management processen Control 2 Template/Implementation Management Team Operationele ondersteuning ( handjes ) Grip door goed lopende management processen Grip door gedetailleerde status reports uit systemen Support 3 Programme Controller Single source of truth budget en uitputting + latest estimates Projectbeheersing & Quality Assurance (proces en inhoud) Control 4 Project Managers Budgetinformatie Uitgewerkte kaders (processen en ways of working) Support Operationele ondersteuning ( handjes ) 5 Corporate Internal Audit Tweede lijns Quality Assurance Goed ingericht Risk Management Control 15
De balans bij Summit PMO Support 2,5 FTE PM support voor MT leden Support voor Meetings Operationele procesondersteuning Gebruikersondersteuning tooling Ad hoc rapportages 1,5 FTE Control Procesontwikkeling en implementatie Analyse en interpretatie van geaggregeerde gegevens Challengen voortgangsrapporten Quality Assurance Stage Gate overgangen monitoren 16