Functiebeschrijving: beleidsmedewerker (m/v) Graad Beleidsmedewerker (m/v) Functietitel Beleidsmedewerker Financiën (m/v) financieel adviseur Doelstelling van de functie Als beleidsmedewerker financiën fungeert u als de rechterhand van de stadsontvanger, aan wie u rechtstreeks rapporteert en verantwoording aflegt. Plaats in het organogram Als beleidsmedewerker financiën maakt u deel uit van de dienst Financiën. De dienst Financiën wordt geleid door de stadsontvanger. U legt rechtstreeks verantwoording aan hem/haar af. U bent in uw functie verantwoordelijk voor de coördinatie van de taken binnen de financiële dienst, waardoor u meewerkt aan het voeren van een degelijk financieel beleid binnen het stadsbestuur. Bij afwezigheid van de stadsontvanger, neemt u de leiding over de dienst. Schematisch: Pagina 1 van 5
Functie-inhoud U waakt over het financieel beheer, geeft adviezen waar nodig en werkt mee aan de integratie van de processen die vanuit de dienst financiën verlopen. U werkt ook mee aan de integratie van de nieuwe beleids- en beheerscyclus voor wat betreft het financiële luik en werkt in dat verband nauw samen met de strategische planner van de dienst Management en Personeel. De dienst Financiën heeft in hoofdzaak interne klanten. U waakt, samen met de stadsontvanger, over een goede communicatie met alle diensthoofden en coördinatoren en weet waar nodig, in samenspraak met de ontvanger, prioriteiten te leggen. U stelt zich klantvriendelijk op door het begeleiden en efficiënter maken van het verloop van de financiële cycli binnen het stadsbestuur. U bent verantwoordelijk voor de eindcontrole van de opgemaakte budgetten, budgetwijzigingen, interne kredietwijzigingen en het financieel meerjarig beleidsplan en staat in voor de nodige communicatie die dient gevoerd te worden rond deze beleidsdocumenten. U oefent het financieel toezicht uit op de gemeentelijke V.Z.W.'s, de kerkfabrieken en het O.C.M.W. alsook op de financiële beslissingen genomen door intercommunales. U verleent financieel en boekhoudkundig advies over de u toevertrouwde dossiers en rapporteert aan de bestuursorganen. U stelt de leningendossiers op en volgt op via analyse van de schuld. U stelt waar nodig investerings- en kostprijsanalyses van bepaalde projecten op. U bent adviseur van de ontvanger en zijn/haar medewerkers bij het voeren van de boekhouding in het kader van de nieuwe beleids- en beheerscyclus. U volgt de financiële processen op en hebt hierbij aandacht voor de integratie van de nodige interne controles. U doet voorstellen ter optimalisatie van de werking en de dienstverlening. U doet een eindcontrole op de gefinaliseerde jaarrekening en de afsluitingsverrichtingen en behoudt zicht op de noodzakelijke inventarisatie van het patrimonium. U ondersteunt de ontvanger bij de opmaak van rapportering allerhande en vervangt hem/haar na delegatie in geval van afwezigheid voor het verlenen van visum (wettelijkheids- en kredietcontrole) en het uitvoeren van betalingen. U bereidt mee de Gemeenteraadscommissie Management, Personeel en Financiën voor. U werkt mee aan de afstemming van de diverse takenpakketten binnen de Financiële dienst met oog op een vlotte samenwerking tussen de verschillende medewerkers en met het oog op het behalen van de doelstellingen van de dienst. U hebt daarbij oog voor de dienstoverschrijdende werking van de Financiële dienst en voor de visie van het stadsbestuur. Pagina 2 van 5
Contacten U onderhoudt contacten met: Intern/extern Persoon/dienst Frequentie en omschrijving Intern college van burgemeester en schepenen stadsontvanger en stadssecretaris strategische planner rapportering en motivering omtrent adviezen frequente rapportering en informatieuitwisseling + overleg overleg en afstemming op regelmatige basis leden managementteam tussentijds overleg in functie van de behoefte gemeenteraadsleden diensthoofdencoördinatoren beleidsmedewerkers medewerkers van eigen dienst diensthoofden en medewerkers die niet onder de eigen dienst of afdeling ressorteren regelmatige gemeenteraadscommissies samenwerking en informatie-uitwisseling periodieke vergadering: informatieuitwisseling, rapportering, bespreking van inhoudelijke dossiers van aan elkaar gelinkte diensten, coördinatie van activiteiten regelmatige informatie-uitwisseling contacten in functie van de dienstoverschrijdende projecten en in functie van de behoefte extern diverse organisaties, personen, besturen, enz. binnen het eigen, het aangrenzende, en buiten het bevoegdheidsgebied overleg, samenwerking en informatieuitwisseling in functie van de behoefte Pagina 3 van 5
Organisatiecompetenties Klantgericht werken Samenwerken Efficiënt werken Integer werken Competenties vastgelegd voor deze graad Organiseren Kwaliteitsvol werken Mondeling communiceren Schriftelijk communiceren Visievorming Bestuursvaardigheid Beslissen Technische vaardigheden beheersen (eigen aan de dienst) Toepassen van de expertise eigen aan het vakgebied en de bevoegdheid binnen de opdrachten. Verder uitbouwen en ontwikkelen van de expertise binnen het vakdomein ten behoeve van de organisatie Salarisschaal A1a-A3a Specifieke arbeidsomstandigheden U past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst waar u bent tewerkgesteld. U beschikt over een rijbewijs B. Pagina 4 van 5
Welke kennis wordt verwacht op het examen van de beleidsfuncties? Het examen zal een open boek examen zijn. Concreet betekent dit dat u het internet ter beschikking heeft om antwoorden op kennisvragen op te zoeken. We verwachten dus niet dat u hele wetteksten van buiten leert. We verwachten wel dat u weet waar u kennis kan vinden en dat u die kan toepassen. Voor alle functies verwachten we algemene kennis van het gemeentedecreet en zijn uitvoeringsbesluiten. Meer specifiek verwachten we van u hoe een gemeente functioneert, wat de rol-taak-verantwoordelijkheid-werking is van de gemeenteraad, het college, de burgemeester, de diverse organen binnen de administratie (decretale graden, MAT ). Voor alle functies verwachten we dat u vertrouwd bent met de meest courante toepassingen van Office (Word, Excel, Outlook, Internet Explorer). We verwachten ook dat u kennis heeft van de regelgeving die van toepassing is op het vakgebied waarvoor u solliciteert. Ook hier dezelfde regel: we verwachten van u dat u weet waar op het internet u de kennis kan vinden en dat u ze kan toepassen. U leest dus best op voorhand de regelgeving over uw vakgebied even door. Beleidsbrieven van bevoegde ministers kunnen ook interessant zijn. In de functiebeschrijving vindt u de deelgebieden die onder de dienst ressorteren waarvoor u solliciteert. Dit helpt u op weg om u inhoudelijk te richten. Op de websites van de volgende organisaties vindt u veel bruikbare info en interessante links naar andere websites: vvsg, Binnenland Vlaanderen, Vlaanderen en de website van zijn diverse departementen, Vlaanderen, de federale overheid (fgov), Locusnet (cultuur en bibliotheek), bloso, Vlaamse vereniging van jeugdconsulenten, jeugdwerknet, Wij helpen u op weg met enkele (niet limitatieve) decretale, wettelijke of andere thema s Beleidsmedewerker financiën De volgende thema s kunnen belangrijk zijn tijdens het examen: - Grondige kennis van het gemeentedecreet, vnl. bevoegdheden en werking van de bestuursorganen (Titel II) en het financiële luik (Titel IV) - Grondige kennis van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit KB van 02.08.1990 met uitvoeringsbesluiten en omzendbrieven - Basiskennis wetgeving overheidsopdrachten - Krachtlijnen van de nieuwe beleids- en beheerscyclus die door de Vlaamse overheid opgezet wordt - Basiskennis gemeente- of lokale fiscaliteit (vnl. decreet van 30.05.2008) Pagina 5 van 5