Leerling Inschrijfwizard

Leerling Inschrijfwizard 23 april 2015 WISA helpdesk

Inhoudsopgave 1 Leerling Inschrijfwizard 2 1.1 Opstart mogelijkheden van de inschrijfwizard................. 2 1.2 Stap 1 - Inschrijvingsdata school + Zoeken leerling.............. 3 1.3 Stap 2 - Selectie leerling............................. 5 1.4 Stap 3 - Personalia................................ 6 1.5 Stap 4 - Broer/zus................................ 7 1.6 Stap 5 - Adres/Gezin............................... 8 1.7 Stap 6 - Vorig schooljaar............................. 8 1.7.1 Stap 6 - vorige loopbaan zelfde schooljaar (optioneel)......... 9 1.8 Stap 7 - Huidige loopbaan............................ 10 1.9 Stap 8 - Inschrijvingsregister.......................... 12 1.10 Stap 9 - Aanmaken................................ 13 1.10.1 Opmerking : zebra-printer en vingerafdruklezer............ 16 1

1 Leerling Inschrijfwizard Inleiding In deze handleiding worden de verschillende mogelijkheden beschreven om de inschrijfwizard op te starten. Ook de verschillende stappen, die je in de inschrijfwizard moet doorlopen, worden beschreven. 1.1 Opstart mogelijkheden van de inschrijfwizard De inschrijfwizard kan op verschillende manieren gestart worden. Deze worden in onderstaande puntjes besproken. Wijze 1: Via Leerlingen - Hulpprogramma s - Inschrijvingen/Loopbanen - Inschrijvingen wizard. Op deze manier kan je de wizard altijd starten, ongeacht of het een nieuwe leerling of een reeds bestaande leerling uit de databank betreft. Bij een nieuwe leerling zal je de gegevens steeds zelf moeten ingeven. Voor een bestaande leerling zullen de gekende gegevens opgehaald worden. Deze kunnen dan aangepast of aangevuld worden. Figuur 1.1: wizard Leerlingen - Hulpprogramma s - Inschrijvingen/loopbanen - Inschrijvingen 2

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 3 Wijze 2: Vanuit de fiche van de leerling. Bijvoorbeeld via Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht oud-leerlingen of via de verrekijker. Hier gaat het dus over een bestaande leerling. Je moet de steekkaart van de leerlingfiche openen. Van hieruit kan je de inschrijfwizard opstarten. Er zal dus geen nieuwe leerlingfiche gemaakt worden. De inschrijving wordt aan de bestaande leerlingfiche opgehangen. In stap 3, 4 en 5 (personalia, adres en gezin) kan je wel nog bestaande gegevens aanvullen of verbeteren. Figuur 1.2: Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht oud-leerlingen 1.2 Stap 1 - Inschrijvingsdata school + Zoeken leerling In deze eerste stap moet je de inschrijvingsgegevens van de school invullen. Je vult als inschrijvingsdatum de datum in waarop de leerling start in uw school. Voor de start van een schooljaar is dat bijvoorbeeld 01/09/jjjj. Je geeft ook de code van uw instelling en het type van de inschrijving in. Alle scholen gebruiken Gewone inschrijving als type. De internaten en de ziekenhuisscholen zijn hierop een uitzondering en hebben hun eigen inschrijvingstype. Voor de leerlingen die GON-onderwijs (samenwerkingsverband tussen het gewoon onderwijs en het buitengewoon onderwijs) volgen moet er door de instelling van het buitengewoon onderwijs een inschrijving aangemaakt worden van het type GON inschrijving.

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 4 Figuur 1.3: Inschrijfwizard - stap 1 Om de leerling op te zoeken, kan je de geboortedatum en/of het rijksregisternummer van de leerling ingeven. Als je Geboortedatum ongekend selecteert, moet je toch het geboortejaar invullen. (01/01 van het geboortejaar). Je kan geen fout rijksregisternummer invullen want er wordt getest op het controlegetal (Modulo 97). Als je gebruik maakt van het -icoontje krijg je een nieuw scherm (zie Fig. 1.4 op p. 4) te zien. In dit scherm druk je, nadat je de e-id kaart in de kaartlezer gestoken hebt, op de tekst in de witte kader om de gegevens van de identiteitskaart in te lezen. De geboortedatum en het rijksregisternummer worden dan in de zoekvelden van de inschrijfwizard ingevuld. Figuur 1.4: Ingave via elektronische identiteitskaart

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 5 1.3 Stap 2 - Selectie leerling In de tweede stap worden alle leerlingen opgehaald die geboren zijn op de datum die je in de eerste stap van de inschrijfwizard hebt ingevuld. Als je een rijksregisternummer hebt ingevuld, kunnen zich volgende scenario s voordoen. Er wordt een leerling gevonden met dit rijksregisternummer Je krijgt dan enkel deze leerling te zien. Je kan niet meer kiezen om deze leerling als nieuwe leerling in te schrijven. Er wordt geen leerling gevonden met dit rijksregisternummer Je krijgt een overzicht van alle leerlingen uit de databank die geboren zijn op de geboortedatum die je hebt ingevuld en waarvoor nog geen rijksregisternummer bestaat.(zie Fig. 1.5 op p. 5). Figuur 1.5: Inschrijfwizard - stap 2 De leerling die je wil inschrijven, kan een een nieuwe leerling zijn voor de databank. Deze leerling kan echter ook een bestaande leerling zijn. Een bestaande leerling is ooit ingeschreven in een school van jullie databank. Nieuwe leerling Als de leerling nog niet voorkomt in de getoonde lijst, selecteer je de optie Nieuwe leerling. Alle gegevens voor deze nieuwe leerling moeten nog ingevuld worden. Bestaande leerling Als de leerling die je wil inschrijven een bestaande leerling is, ben je verplicht om de optie Bestaande leerling te selecteren. Je selecteert dan deze leerling uit de lijst en in de volgende stappen kan je meteen personalia-, adres- en gezinsgegevens nakijken.

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 6 1.4 Stap 3 - Personalia In deze stap moet je de personalia invullen Nieuwe leerling Figuur 1.6: Inschrijfwizard - stap 3 - Nieuwe leerling Voor een nieuwe leerling kan je de personalia zelf intypen of gebruik maken van het -icoontje. Let op de schrijfwijze van de naam en de voornaam van de leerling (hoofdletters en kleine letters zoals in het bevolkingsregister). Elke Belgische geboortegemeente staat in de Wisa-databank en kan dus geselecteerd worden. Een buitenlandse geboortegemeente kan je eventueel toevoegen. Bijkomende uitleg om zo een buitenlandse gemeente toe te voegen aan de databank vind je in de handleiding over de algemene werking van Wisa op onze website. Het GSM-nummer en het Emailadres die in deze stap worden ingevuld, zijn wel degelijk het GSM-nummer en het Emailadres van de leerling zelf. Bestaande leerling Voor een bestaande leerling worden de personalia automatisch opgehaald. Deze gegevens kunnen niet gewijzigd worden (behalve GSM en Email) tijdens het doorlopen van de wizard. Je kan dit uiteraard wel nadat de wizard doorlopen is en de leerling een inschrijving gekregen heeft in uw school. Als de leerling op de inschrijvingsdatum al een inschrijving en een loopbaan heeft in de gekozen instelling, kan je deze leerling niet meer inschrijven. Dan krijg je een scherm met de keuze om via de wizard een nieuw record aan te maken in het inschrijvingsregister of om de wizard te verlaten zodat je de leerling in een andere klas kan plaatsen.(zie Fig. 1.7 op p. 7).

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 7 Figuur 1.7: Inschrijfwizard - stap 3 - Bestaande leerling met bestaande loopbaan 1.5 Stap 4 - Broer/zus Als je weet dat er voor de leerling die je wil inschrijven al een broer of een zus bestaat in de databank, kan je bij het ingeven van de personalia deze broer of zus opzoeken. Als de broer of de zus toch niet in de lijst voorkomt, MOET je het het vinkje Geen broer of zus gevonden selecteren. (zie Fig. 1.8 op p. 7). Wanneer je een selectie maakt van een bestaande broer of zus worden de adres- en gezinsgegevens uit de fiche van de broer of zus opgehaald en ingevuld bij de nieuwe leerling. Figuur 1.8: Inschrijfwizard - stap 4 - Broer/zus opzoeken

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 8 1.6 Stap 5 - Adres/Gezin In deze stap kan je de gegevens van het officieel adres en de gezinsgegevens invullen. Als de vader, de moeder of de voogd een ander adres hebben dan het officieel adres kan je dit aanduiden. Daarna kan je de gegevens voor het andere adres ook invullen. Let op dat je de straat en het huisnummer in het juiste veld invult. Als het huisnummer leeg blijft omdat je het huisnummer bij de straat hebt ingevuld, zal je een foutmelding terugkrijgen van Discimus. Figuur 1.9: Inschrijfwizard - stap 5 - Adres/Gezin 1.7 Stap 6 - Vorig schooljaar In deze stap kan je gegevens over het vorig schooljaar ingeven. Dit is het schooljaar voorafgaand aan de gekozen startdatum van de leerling. Indien de leerling uit een school komt van jullie databank worden de gegevens van vorig schooljaar automatisch ingevuld. Wanneer een leerling vorig schooljaar op een school heeft gezeten die niet in de databank zit, kan je op het vergrootglas klikken om de school uit de officiële tabel te selecteren. Dit is de lijst van alle onderwijsinstellingen erkend door het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming. Als de school niet in het seletiescherm voorkomt, moet je aan de beheerder van de databank vragen om de scholen te importeren uit de officiële tabellen van het ministerie. Mocht de school dan nog niet in de tabel voorkomen, kan je een nieuwe school toevoegen bij Extra - Officiële Tabellen - Scholen. Voor een buitenlandse of Waalse school laat je dit scherm leeg.

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 9 Deze gegevens over het vorig schooljaar kunnen later ook nog ingevuld worden want ze worden niet uitgewisseld met Discimus. Voor het secundair onderwijs is het belangrijk om de school en de administratieve groep van het vorig schooljaar correct in te vullen. In de loopbaan van het vorig schooljaar moet je namelijk in het tabblad Extra het veld Studies opvullen met de vorige studies van de leerling. Dit wordt dan gebruikt bij het afdrukken van de vorige studies op de individuele steekkaart van de leerling. Dit is een officieel document Probeer zo veel mogelijk om ten minste de school waar de leerling het vorig schooljaar les heeft gevolgd in te vullen. Het is dan gemakkelijker om met die school contact op te nemen om het dossier van die leerling op te vragen. Figuur 1.10: Inschrijfwizard - stap 6 : Vorig schooljaar Geef vervolgens de vorige administratieve groep in en klik op volgende. 1.7.1 Stap 6 - vorige loopbaan zelfde schooljaar (optioneel) Wanneer de inschrijfdatum na 1 september ligt, zal je een extra scherm te zien krijgen. Wanneer de leerling in dezelfde school zat als vorig schooljaar kan je het vinkje zetten bij Gebruik dezelfde inschrijving als vorig jaar. Zoniet kan je naar analogie met vorige stap de gegevens invullen.

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 10 1.8 Stap 7 - Huidige loopbaan Figuur 1.11: Inschrijfwizard - stap 7 : Huidige loopbaan In deze stap geef je de gegevens in voor de huidige loopbaan. Je moet deze gegevens zo volledig mogelijk invullen. Zo kunnen ze rechtstreeks en zonder fouten naar Discimus verstuurd worden. Als je een klas(groep) kiest, wordt het vakkenpakket en de administratieve groep automatisch ingevuld. Als je de administratieve groep voor het kleuteronderwijs selecteert, wordt de levensbeschouwing automatisch ingevuld met de correcte waarde 0000. Als je de administratieve groep van het buitengewoon onderwijs selecteert, kan je ook de verblijfsregeling en het type buitengewoon onderwijs invullen. Voor de secundaire scholen kan je ook het veld Basisonderwijs in NL onderwijs invullen. Dit is enkel van toepassing voor het 1e lj B of het Beroepsvoorbereidend leerjaar. Als Administratief OK voor Discimus geselecteerd is, zal er voor een nieuwe leerling automatisch een stamboeknummer aangemaakt worden. Ook de datum Administratief OK voor Discimus zal bij de inschrijving bewaard worden. Als deze datum niet is ingevuld, zullen de gegevens niet naar Discimus verstuurd worden. Voor een oud-leerling wordt het oud stamboeknummer opnieuw toegekend. De gegevens van de leerling zullen ook automatisch naar DISCIMUS verstuurd worden. Dit lukt natuurlijk enkel als alle gegevens voor de school juist geregistreerd staan.

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 11 Als Administratief OK voor Discimus niet geselecteerd is, kan je een stamboeknummer altijd nog op een later tijdstip toekennen : Voor een individuele leerling kan je via Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht per instelling - In-uitschrijvingen op het tabblad inschrijvingen de datum Administratief OK voor Discimus invullen. Je kan ook de stamboeknummers gegroepeerd toekennen. Dit doe je via Leerlingen - Stamboekregister - Toekennen stamboeknummers. Figuur 1.12: Toekennen stamboeknummers Je kan de stamboeknummers gegroepeerd toekennen voor Inschrijvingen met een toekomstige inschrijfdatum Inschrijvingen met verstreken inschrijfdatum De geselecteerde leerlingen zonder stamboeknummer krijgen een nieuw stamboeknummer en de datum Administratief OK voor Discimus wordt ingevuld. Voor de geselecteerde leerlingen met een stamboeknummer zonder datum Administratief OK voor Discimus wordt deze datum ingevuld. De datum Administratief OK voor Discimus mag liggen tussen de datum van aanmelding en de inschrijvingsdatum. Deze mag echter niet liggen na de datum van inschrijving. Als je de dienst Office 365 wil activeren, zal je eerst contact moeten opnemen met Wisa. Als deze dienst geactiveerd is, kan je in de inschrijfwizard voor de leerling een Office 365 gebruiker aanmaken. Met deze gebruiker kan hij dan inloggen in het Office 365 portaal. Naast het voldoen aan de leeftijdsvoorwaarden is in het buitengewoon onderwijs een verslag vereist waaruit blijkt naar welk type van het buitengewoon onderwijs het kind wordt georiënteerd. Een kind waarvoor een verslag is opgesteld, heeft recht op buitengewoon onderwijs. De school voor het buitengewoon onderwijs vult de datum en het type verslag in.

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 12 Deze kinderen kunnen ook (M-decreet) in het gewoon onderwijs worden ingeschreven. Dan vul je de datum en het type verslag in. Leerlingen die recht hebben op GON-begeleiding moeten een gemotiveerd verlag hebben. Deze informatie wordt ook ingevuld bij de inschrijving (datum verslag en type gemotiveerd verslag) Anderstalige jongeren die onlangs in België zijn aangekomen, kunnen in België beroep doen op het onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers. Dit onthaalonderwijs heeft tot doel deze leerlingen op te vangen, hen zo snel mogelijk Nederlands te leren en hen te integreren voor het basisonderwijs en voor het secundair onderwijs in de onderwijsvorm en studierichting die het nauwst aansluit bij de individuele capaciteiten van de anderstalige nieuwkomer. In de inschrijfwizard kan je aanduiden of de leerling een anderstalige nieuwkomer is. Alle gegevens die je invoert in dit scherm (zie Fig. 1.11 op p. 10) kunnen achteraf aangepast worden bij de inschrijving en/of de loopbaan van de ingeschreven leerling. 1.9 Stap 8 - Inschrijvingsregister Figuur 1.13: Schoolstructuur - Instellingen - Instelling Inschrijvingsregister Als in de instellingsfiche van je school is aangeduid om het inschrijvingsregister in Wisa bij te houden (zie Fig. 1.13 op p. 12), krijg je in deze stap de mogelijkheid om de gegevens van het inschrijvingsregister in te vullen. Als bij de instelling is gekozen om de inschrijvingen later en in groep in te brengen, moet je zelf het inschrijvingsmoment (datum en uur) invoeren. In het andere geval wordt de systeemdatum en de systeemtijd als inschrijvingsmoment voorgesteld. Dit inschrijvingsmoment kan dan ook niet meer gewijzigd worden.

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 13 Figuur 1.14: Inschrijfwizard - stap 8 : Inschrijvingsregister Je krijgt een overzicht van het aantal vrije plaatsen voor elke relevante capaciteit zodat je kan nakijken of de inschrijving nog gerealiseerd kan worden. Het te selecteren type voorrang is afhankelijk van de voorrangsperiodes die op het moment van het inschrijvingsmoment in werking zijn. Je kan ook aanduiden of de leerling een indicatorleerling is. In deze stap kan je ook de motivering aanduiden waarom de school beslist om een leerling niet in te schrijven. In uitzonderlijke gevallen kan de school, indien de capaciteit bereikt werd, toch beslissen om een leerling in overcapaciteit in te schrijven. Dit kan ook aangeduid worden. 1.10 Stap 9 - Aanmaken In stap 9 krijg je een overzicht van alle gegevens die je in de vorige stappen hebt ingegeven. Als je hier nog fouten opmerkt, kan je met behulp van de knop Vorige de gegevens gaan corrigeren.

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 14 Figuur 1.15: Inschrijfwizard - stap 9 : Aanmaken Indien de gegevens correct zijn, kan je nog eerst de formulieren aanvinken die samen met de inschrijving zullen afgedrukt worden. Naast de standaardformulieren kan je ook Extra formulieren selecteren. Hiervoor moet je eerst voor het huidig venster een bijkomend formulier toevoegen. Dit doe je via Voorkeuren - Formulieren. De procedure om een formulier aangemaakt in de formuliergenerator te koppelen aan een scherm van het WISA programma wordt beschreven in een handleiding op onze website (Ondersteuning - Handleidingen - Formulieren - Handleiding Formulieren aan scherm koppelen). Nadat je het gewenste formulier aan de inschrijfwizard hebt gekoppeld, moet je via Voorkeuren - Voorkeurinstellingen huidig scherm de formulieren selecteren die je wil afdrukken.(zie Fig. 1.16 op p. 15). In het voorbeeld was het formulier Leerlingfiche met overzicht loopbanen aan het scherm gekoppeld en kan dus geselecteerd worden.

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 15 Figuur 1.16: Voorkeurinstellingen Inschrijfwizard In het scherm (zie Fig. 1.15 op p. 14) moet je klikken op de knop Uitvoeren om de leerling in te schrijven. Wanneer de gegevens goed zijn verwerkt door de server is de leerling correct ingeschreven en krijg je volgend scherm te zien.(zie Fig. 1.17 op p. 15) Figuur 1.17: Inschrijfwizard - stap 9 : verwerkt Na het verwerken van de gegevens kan je het lokaal menu gebruiken om eventueel gegevens op de fiche van de leerling aan te vullen. Je kan bijvoorbeeld de leerlingkenmerken toevoegen indien deze op het moment van inschrijven gekend zijn.

HOOFDSTUK 1. LEERLING INSCHRIJFWIZARD 16 Figuur 1.18: Inschrijfwizard - stap 9 : verwerkt - extra gegevens Na het drukken op de knop Leegmaken kom je automatisch terug in het eerste scherm van de inschrijfwizard en kan je een nieuwe leerling inschrijven. 1.10.1 Opmerking : zebra-printer en vingerafdruklezer In de laatste stap van de inschrijfwizard zijn er nog twee functionaliteiten die je eventueel kan gebruiken na een succesvolle inschrijving: Zebra-icoon: Dit icoon kan aangeklikt worden indien er een zebra-printer is geïnstalleerd en aangesloten op de computer. Deze printer kan dan op basis van de ingegeven gegevens, een studentenkaart aanmaken voor deze leerling. Vingerafdruk-icoon : Dit icoon zal opgelicht worden indien er de Bio-Mini vingerafdruklezer is geïnstalleerd en aangesloten op de computer. Deze kan dan voor de ingeschreven leerling een vingerafdruk registeren zodat de leerling hiermee gekend is.