Handleiding webapplicatie aanvraag recht op leerlingenvervoer

Transcriptie

1 Handleiding webapplicatie aanvraag recht op leerlingenvervoer Link: Inleiding:... 1 Account aanmaken (enkel administrators)... 2 Aanvragen indienen (zowel aanvragers als administrators)... 8 Afwijkingen aanvragen Vernieuwen individueel vervoer De bevestigingsmails Contact / vragen / opmerkingen Inleiding: De webapplicatie is een tool om het recht op leerlingenvervoer te bepalen. De webapplicatie is momenteel enkel operatief via Internet Explorer. Er wordt nog verder onderzocht om de applicatie toegankelijk te maken via andere webbrowsers zoals Mozilla Firefox en Google Chrome. De gegevens in de applicatie zijn beveiligd omdat er via e-id (elektronisch paspoort met pincode) gewerkt wordt. E-ID laat u toe om via een beveiligde verbinding aanvragen te doen in de applicatie. De aanvragen worden enerzijds automatisch verwerkt door de webapplicatie en anderzijds manueel door het coördinatiepunt. In de webapplicatie bestaan er 2 rollen, namelijk, de rol van administrator en de rol van aanvrager. Administrators hebben de mogelijkheid om, bovenop aanvragen in te dienen, andere personen te machtigen om toegang verkrijgen tot de webapplicatie. Aanvragers kunnen enkel aanvragen indienen. Wanneer een aanvraag verwerkt is, krijgt u hiervan een bevestigingsmail toegestuurd met enerzijds een toekenning of anderzijds een weigering. In deze mail vindt u een pdf-bestand met de gegevens van de leerling + de feedback van het coördinatiepunt. Eenmaal het recht op leerlingenvervoer verworven kan een leerling gebruik maken van het collectief busvervoer of aanspraak maken op een gratis abonnement voor het openbaar vervoer of een kilometervergoeding binnen het individueel vervoer. Wanneer een leerling het recht op collectief vervoer verkregen heeft, blijft deze leerling sowieso rechthebbend tot het einde van zijn schoolloopbaan op voorwaarde dat hij niet verhuisd. Enkel bij een wijziging van de opstapplaats dient een nieuwe aanvraag ingediend te worden. Voor het individueel vervoer dient de aanvraag elk schooljaar opnieuw hernieuwd te worden. Meer details over de regelgeving vindt u in de algemene omzendbrief leerlingenvervoer. Versie van 22/10/2012 1

2 Installatie van de elektronische kaartlezer Lees de specificaties op de verpakking. De kaartlezer nog niet aansluiten op de pc! 1. Surf naar: 2. De software installeren Lees eerst de tekst en klik dan op het icoontje e-id Quick Install Windows. Wanneer er gevraagd wordt of u dit bestand wil uitvoeren of opslaan kies dan voor de optie uitvoeren. Het uitvoeren van dit bestand kan enkele ogenblikken in beslag nemen. 3. De kaartlezer aansluiten Nu mag u de kaartlezer aansluiten. 4. De kaartlezer testen Indien u wenst kan u steeds uw e-id testen via volgende link: Dit kan handig zijn wanneer u twijfelt of de kaartlezer correct aangesloten is. Account aanmaken (enkel administrators) Wanneer u nieuw bent als directie is het aangeraden om een account te laten aanmaken door een medewerker van het coördinatiepunt: - Jeremy Soetens 02/ Gökhan Demir 02/

3 Indien u reeds een administratoraccount heeft en u wenst personen te machtigen om aanvragen te doen kan dit door volgende stappen te volgen: 1. Meld u aan en ga naar gebruikersbeheer: 2. U komt in een volgend scherm en daar klikt u op beheer gebruikers : 3

4 3. Klik op nieuwe persoon : 4. Vul de velden naam, voornaam en rijksregisternummer in. LET EROP, WANNEER U HET VELD RIJKSREGISTERNUMMER INVULT DAT U ALLE CIJFERS VAN HET RIJKSREGISTERNUMMER INGEEFT AAN MEKAAR ZONDER PUNTJES OF STREEPJES. 4

5 5. Link de persoon aan de school via gerelateerde organisaties : 6. Klik op Organisatie toevoegen : 7. Klik op de knop selecteer organisatie : 5

6 8. Zoek uw school (gemakkelijk terug te vinden via instellingsnummer) en klik vervolgens op zoek : 9. Uw school verschijnt in het rechterkadertje op uw scherm: Wanneer u 2 of meer regels ziet verschijnen betekent dit dat uw school 2 of meerdere vestigingsplaatsen heeft. Dit is ook het geval wanneer uw school kleuter- én lager onderwijs aanbiedt. De regel betekent het volgende: = instellingsnummer 6

7 1 = het vestigingsnummer (dit kan verschillen van het instellingsnummer van de school omdat het coördinatiepunt een eigen nummering hanteert voor de vestigingsplaatsen) KO/LO/SO = kleuteronderwijs/lager onderwijs/secundair onderwijs Vrije lagere school voor buitengewoon onderwijs = benaming van de school 10. Klik één maal op de school/vestiging die u wenst toe te voegen en u zal zien dat de organisatie toegevoegd werd (1). Klik vervolgens op Ok (2): 11. Klik op applications om de rol toe te kennen. Vervolgens kan u Administrator of Aanvrager aanvinken (het vak beheerder is voorbehouden voor de medewerkers van het coördinatiepunt). Administrators hebben de mogelijkheid om, bovenop aanvragen in te dienen, andere personen te machtigen om toegang verkrijgen tot de webapplicatie. Aanvragers kunnen enkel aanvragen indienen: 12. Klik vervolgens op opslaan zodat de wijzigingen in het nieuwe account bewaard worden. 13. Indien u meerdere vestigingen heeft herhaal vanaf stap 5 en voeg alle nodige vestigingen toe. OPMERKING: let er steeds op dat u maar 1 account per persoon aanmaakt. Wanneer er 2 accounts met hetzelfde rijkregisternummer zijn, kan de applicatie niet uitmaken welke persoon zich aanmeldt waardoor verdere acties onmogelijk worden. Anderzijds is het dan wel mogelijk om meerdere scholen toe te voegen aan eenzelfde account. Voor hulp of vragen kunt u steeds de medewerkers van het coördinatiepunt contacteren. Telefonisch: Jeremy Soetens 02/ of Gökhan Demir 02/ Mail: leerlingenvervoer@vlaanderen.be 7

8 Aanvragen indienen (zowel aanvragers als administrators) 1. De webapplicatie opstarten Opgelet, wanneer het de eerste maal is dat u aanvragen indient, gelieve dan na te gaan of u reeds een account heeft. Zo niet, neem contact op met uw administrator of met een medewerker van het coördinatiepunt om een account aan te maken. Jeremy Soetens: 02/ Gökhan Demir: 02/ Steek de kaart in de kaartlezer en open Internet Explorer. Typ vervolgens in de adresbalk: Kies de optie Aanmelden met eid : De optie Aanmelden met gebruikersnaam/wachtwoord is enkel te gebruiken in noodgevallen. (b.v. Wanneer u uw identiteitskaart verloren bent) Weet wel dat paswoorden kunnen achterhaald worden door derden en dat de gegevens dan niet meer via een beveiligde verbinding ingediend worden 2. Pincode ingeven Er verschijnt een scherm waar er gevraagd wordt om uw pincode in te geven. Geef deze in en klik vervolgens op Ok. 8

9 3. Context selecteren Er wordt gevraagd om uw context te selecteren. Let erop wanneer u een aanvraag wil doen voor een kleuter dat u de context met KO (van kleuteronderwijs) en voor een leerling uit het lager onderwijs de context met LO (van lager onderwijs) selecteert: 4. Schoolgegevens aanpassen Na het selecteren van de gewenste context komt u in het scherm schoolgegevens. Vul hier uw persoonlijke gegevens in en klik vervolgens op aanpassen (1). Het is belangrijk dat u een adres opgeeft waar u toegang tot heeft want op het adres dat u ingeeft komen de bevestigingsmails aan. Klik vervolgens op Aanvraag indienen (2). 5. Aanvragen indienen U bent nu in het scherm om aanvragen in te dienen. 6. Niet CRAB-conforme adressen ingeven Het is mogelijk dat nieuwe adressen, straatnamen of huisnummers nog niet in de voorgestelde lijst staan. Deze adressen, straatnamen of huisnummers kunnen als volgt toegevoegd worden door de aanvrager. Bijvoorbeeld wanneer een straatnaam niet voorkomt in de lijst dan klikt u op -Niet in lijst-. Rechts verschijnt er een kadertje waar u de straatnaam manueel kunt invoeren. Idem voor straatnummers: 9

10 7. Bevestigen Wanneer alle velden ingevuld zijn vergeet dan niet op te klikken om uw aanvraag te bevestigen. De aanvraag wordt nu automatisch of manueel behandeld. U kan volgen of uw aanvraag reeds behandeld werd of niet door op lijst aanvragen te klikken: Dit is een lijst met alle aanvragen die tot nog toe gedaan werden door uw school. In de zesde kolom ziet u de titel status staan: Aan de status kan u zien of uw aanvraag nog in behandeling is of dat ze reeds verwerkt werd. Afwijkingen aanvragen Er zijn 8 afwijkingen: broer/zus, internaat, autiwerking, Jeugdrechtbank/bijzondere jeugdzorg, verhuis, semi-internaat, school volzet en co-ouderschap. Hierna volgt een overzicht van hoe deze afwijkingen aangevraagd moeten worden: 10

11 1. Broer/zus Deze afwijking is enkel mogelijk bij een aanvraag voor collectief vervoer. Wanneer u de afwijking broer/zus aanklikt verschijnt er een nieuw kadertje met als titel naam van broer/zus. Hier moet de naam van de reeds rechthebbende broer of zus ingegeven worden: 2. Internaat Wanneer u de afwijking internaat aanklikt verschijnt er een nieuw kadertje met extra verduidelijking. Hier vult u de naam van de dichtere school met internaat in. 3. Autiwerking Wanneer u de afwijking autiwerking aanklikt verschijnen er 2 nieuwe kadertjes. Hier kan u nog een extra verduidelijking geven over (overleggen met Guido en uittyppen) Verder onderaan wordt er gevraagd om het attest van autiwerking toe te voegen. De desbetreffende bijlage(n) dienen ingescand te worden indien ze niet digitaal beschikbaar zijn. 11

12 Daarna kunnen deze toegevoegd worden aan de aanvraag ter motivatie: 4. Jeugdrechtbank/bijzondere jeugdzorg Wanneer u de afwijking Jeugdrechtbank/Bijzondere Jeugdzorg aanklikt moet de beslissing van de Jeugdrechtbank/Comité Bijzondere Jeugdzorg ter inzage in de school liggen. 5. Verhuis Wanneer u de afwijking verhuis aanklikt krijgt u de mogelijkheid om een extra verduidelijking te geven. Met de extra verduidelijking bij verhuis wordt bedoeld dat u het 12

13 rechthebbende adres ingeeft van waar de leerling verhuist. 6. Semi-internaat Wanneer u de afwijking semi-internaat aanklikt krijgt u de mogelijkheid om deze verder toe te lichten in het vak extra verduidelijking. Onderaan kan u dan het attest van het VAPH toevoegen. Gelieve dit attest in te scannen indien het niet digitaal beschikbaar is. 7. School volzet (voor leerlingen uit het kleuter- en lager onderwijs) Wanneer u de afwijking school volzet kiest dan krijgt u de keuze om aan te duiden om welke vorm het precies gaat (school/vestigingsplaats volzet, niveau kleuter/lager volzet en type volzet). U dient het weigeringsattest (of mededeling niet-gerealiseerde inschrijving) van de volzette scho(o)l(en) die dichter gelegen zijn bij de aanvraag te voegen. Gelieve dit attest 13

14 in te scannen indien het niet digitaal beschikbaar is. 8. School volzet (voor leerlingen uit het secundair onderwijs) Wanneer u de afwijking school volzet kiest dan krijgt u de keuze om aan te duiden om welke vorm het precies gaat (school/vestigingsplaats volzet, opleidingsvorm volzet, type volzet, administratieve groep volzet, pedagogische eenheid volzet, binnen OV3: opleiding volzet en binnen OV4: studierichting volzet). U dient het weigeringsattest (of mededeling niet-gerealiseerde inschrijving) van de volzette scho(o)l(en) die dichter gelegen zijn bij de 14

15 aanvraag te voegen. Gelieve dit attest in te scannen indien het niet digitaal beschikbaar is. 9. Co-ouderschap Bij frequentie In het eerste kadertje geeft u het aantal dagen in dat de leerling bij de ouder op- en afgehaald moet worden. Het tweede kadertje is om het adres van de reeds rechthebbende ouder in te vermelden. De leerling kan beroep doen op leerlingenvervoer 15

16 mits een aanbod van een ophaaldienst zonaal leerlingenvervoer door De Lijn. 10. Andere Deze afwijking is enkel te gebruiken voor afwijkingen die niet in de keuzelijst staan. Bijvoorbeeld: een afwijking co-ouderschap kan niet via de afwijking andere aangevraagd worden. In dit geval zal de aanvraag geweigerd worden. Vernieuwen individueel vervoer Een aanvraag voor individueel vervoer moet jaarlijks hernieuwd worden. U hoeft niet elk schooljaar een nieuwe aanvraag in te dienen want u kan via de functie vernieuwen individueel vervoer in de applicatie de reeds ingegeven aanvragen gemakkelijk hernieuwen. Het hernieuwen wordt in onderstaand stappenplan toegelicht. 16

17 1. Selecteer vernieuwen individueel vervoer in het keuzemenu links van het scherm: 2. Selecteer het schooljaar Wanneer u aanvragen voor individueel vervoer wilt vernieuwen dan kiest u in het uitrolmenu voor het schooljaar waarop de aanvraag voor individueel vervoer ingediend werd. Daar verschijnen alle aanvragen voor individueel vervoer die uw school indiende tijdens dat specifieke schooljaar. 3. Zoek de leerling waarvan u de aanvraag individueel vervoer wenst te vernieuwen Dit kan op 2 manieren: a. Via de zoekfunctie: Klik op zoeken 17

18 Geef vervolgens een attribuut op waarop uw wil zoeken (bijvoorbeeld op naam) Voer de naam in (bij Waarde ) van de leerling waarvan u de aanvraag wenst te hernieuwen en klik vervolgens op Search!. De gewenste leerling verschijnt op uw scherm. b. De lijst doorbladeren via de knop volgende pagina U kan de gewenst leerling ook zoeken via de knop volgende pagina tot wanneer u de gewenste aanvraag gevonden heeft. Deze manier van zoeken is aan te raden wanneer u maar een beperkt aantal aanvragen voor individueel vervoer heeft. Als u veel aanvragen dient te hernieuwen raden wij u de eerste manier aan (zie punt a hierboven) om de juiste aanvraag terug te vinden. 18

19 4. Vernieuw de aanvraag Selecteer een leerling en klik vervolgens op Vernieuw Aanvraag : U komt in het scherm met de gegevens van de leerling. Hier kan u het type en de administratieve groep wijzigen (indien nodig). De startdatum wordt automatisch aangepast naar het volgend schooljaar toe. Opgelet, indien de leerling later dan 1 september (b.v. 15 oktober) begint deel te nemen aan het individueel vervoer dient de startdatum ook gewijzigd te worden in 1 september van het volgende schooljaar waarop de vernieuwing gebeurt. Klik vervolgens onderaan op Indienen en de aanvraag individueel vervoer is vernieuwd naar volgend schooljaar toe. De bevestigingsmails Na elke aanvraag krijgt u een bevestigingsmail. In deze mail staat alle informatie over de leerling die u ingegeven heeft. In het geval dat de beslissing positief is zijn volgende opties mogelijk. Voor het collectief vervoer geeft deze mail u het recht om deel te nemen aan het collectief busvervoer. Voor het individueel vervoer betekent dit dat de aanvraag geldt als bewijs om een gratis abonnement voor het openbaar vervoer te bekomen of een kilometervergoeding indien de leerling met de wagen naar school gebracht wordt. In het geval dat de beslissing negatief is betekent dit dat er geen recht op collectief busvervoer/ geen gratis abonnement voor het openbaar vervoer alsook geen kilometervergoeding kan worden bekomen wanneer de leerling met de wagen naar school gebracht wordt. 19

20 Contact / vragen / opmerkingen Het coördinatiepunt leerlingenvervoer leerlingenvervoer@vlaanderen.be Vragen over de ingediende aanvragen Guido Ceunen: 02/ Evy Aelbrecht: 02/ Technische problemen over de webapplicatie Jeremy Soetens: 02/ Gökhan Demir: 02/ Gelieve, wanneer uw school een nieuw type, een nieuwe opleiding of een nieuwe studierichting aanbiedt, dit steeds te mailen naar leerlingenvervoer@vlaanderen.be. Het nieuwe aanbod wordt opgenomen dan in de webapplicatie. 20