Raadsvoorstel Openbaar Voorstelnummer Onderwerp : 11RV000004 : Instellen voorziening Meerjaren Onderhoudsprogramma Gebouwen 2011-2019 Informatie aan de raad : - Debat in de raad : 16 maart 2011 Besluit in de raad : 30 maart 2011 Portefeuillehouder Naam steller : P. Laseur : D.P. van den Oudenalder Aan de gemeenteraad, Voorgestelde beslispunten: Instemmen met het instellen van een voorziening ter grootte van 5.000.000 voor de uitvoering van het Meerjarenonderhoudsprogramma Gebouwen (MJOP-Gebouwen) 2011 t/m 2019 (looptijd van negen jaren). 1 Samenvatting van het voorstel De gemeente heeft een aantal gebouwen in haar bezit. Voor het structureel, planbaar onderhoud van die gebouwen is een Meerjarenonderhoudsprogramma opgesteld. In dit voorstel wordt gevraagd om een voorziening in te stellen waaruit dit onderhoud gefinancierd kan worden. 2 Aanleiding De gemeente is eigenaar van bijna 60 gebouwen en bouwwerken, waarbij de scholen niet zijn meegeteld. Daarmee is de gemeente verantwoordelijk voor het eigenaardeel van het regulier onderhoud van die eigendommen. Voor het onderhoud van al deze bouwwerken is een Meerjarenonderhoudsprogramma (MJOP) opgesteld. Soorten onderhoud Er kunnen verschillende soorten onderhoud worden onderscheiden: klein dagelijks onderhoud, klachtenonderhoud Hierbij moet gedacht worden aan zaken als verstoppingen, herstel van vandalisme, verhelpen van storingen, enz. Dit onderhoud is op zich niet voorzienbaar, maar de hoogte van de kosten voor alle panden tezamen zijn vanuit een historisch perspectief redelijk constant en daarmee financieel wel in de gemeentebegroting te verwerken. Het totaalbedrag van 50.000 jaarlijks maakt geen onderdeel uit van het MJOP.
jaarlijks onderhoud Hieronder vallen de afgesloten onderhoudscontracten voor brandmeldinstallaties en andere technische installaties (voornamelijk verwarming en luchtbehandeling). Ook deze kosten maken geen deel uit van het MJOP, maar zijn in de gemeentebegroting opgenomen bij de verschillende producten. groot onderhoud Dit betreft het planbare onderhoud zoals groot schilderwerk, vervangingen van dakbedekkingen, vervangen van liften, vervangen van luchtbehandelingen, enz. Een deel van dit onderhoud gaat gepaard met verbeteringen en daarmee met investeringen (voorbeeld: VR-ketel vervangen door HR combi-ketel). Opbouw MJOP In het MJOP zijn alle kosten opgenomen die nodig zijn voor de technische instandhouding van de bouwwerken. Het gaat hierbij om het regulier, planbaar onderhoud van zowel het bouwkundig als het installatietechnisch deel van een bouwwerk. De opgenomen kosten betreffen de aannemerskosten en eventuele extra materiaalkosten. Daarnaast heeft de gemeente een wettelijke verantwoordelijkheid voor het onderhoud van het casco van een aantal bijzondere scholen. Dit onderhoud is geregeld via een afzonderlijk MJOP-scholen en is niet in dit voorstel opgenomen. 3 Beoogd resultaat Het instellen van een voorziening waaruit het groot, structureel en planbaar onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen kan worden gerealiseerd. 4 Argumenten Clustering van werkzaamheden Bij het opstellen van de MJOP zijn zoveel mogelijk werkzaamheden aan een pand geclusterd, zodat de gebruikers niet vaker dan strikt noodzakelijk met de uitvoering van werkzaamheden worden geconfronteerd. Vereffening over de jaren Na de eerste inventarisatie van het benodigd onderhoud zijn de kosten bepaald. Daarna is bekeken welke activiteiten gecombineerd kunnen worden tot een logisch, samenhangend onderhoudspakket. Vervolgens is bekeken waar voor alle panden tezamen grote financiële over- en onderschrijdingen ten opzichte van een meerjarig gemiddelde ontstaan. Die pieken en dalen zijn zoveel mogelijk vereffend door werkzaamheden een jaar naar voren of naar achter te schuiven. Onderhoudsniveaus In de raming van de kosten is rekening gehouden met het benodigd/gewenst onderhoudsniveau van het betreffende gebouw. Een lattenloods op de gemeentewerf wordt op een lager niveau onderhouden dan een representatief deel van het gemeentehuis. Als bekend is dat een pand op de nominatie staat om op een korte termijn afgestoten of ingrijpend verbouwd te worden, dan is dat ook vertaald naar lagere onderhoudskosten of het uitstellen van het eerder gepland, regulier onderhoud. Jaarlijks actualiseren van het MJOP Alle gemeentelijke gebouwen en bouwwerken worden jaarlijks geïnspecteerd op benodigd onderhoud. Deze inspectiegegevens worden vertaald naar kostenramingen en benodigde personele
uren voor voorbereiding, directievoering en toezicht tijdens de uitvoering. Na de hiervoor genoemde vereffening worden de uitkomsten uitgewerkt naar een MJOP voor het komend jaar en als zodanig in de conceptbegroting van dat jaar opgenomen. Wat zit niet het MJOP Kosten voor aanpassingen (verfraaiing, verandering, uitbreiding, sloop, enz.) van bouwkundige en/of installatietechnische aard zijn niet meegenomen; hiervoor zal een afzonderlijk projectbudget moeten worden aangevraagd. In het MJOP zijn ook geen kosten opgenomen voor incidentele, kleinschalige zaken zoals herstel na vernieling. Hiervoor is al een vast bedrag per pand opgenomen in de afdelingsbegrotingen. Bijzondere situaties Scholen: In dit MJOP-Gebouwen zijn geen kosten opgenomen voor het onderhoud aan schoolgebouwen. Voor de scholen geldt een eigen MJOP. Bosbad: Het bestuur van het Bosbad maakt zelf een meerjarenonderhoudsplanning. Hun planning wordt na toetsing opgenomen in het gemeentelijke MJOP-Gebouwen. 5 Kanttekeningen Het risico bestaat dat budgetten voor regulier structureel onderhoud ingezet wordt voor aanpassingen en/of renovaties van gebouwen. Hierdoor kan het noodzakelijke onderhoudsniveau niet gehandhaafd blijven en zijn in volgende jaren grotere investeringen noodzakelijk om het achterstallig onderhoud weg te werken. Bij de sectie Bouwkunde van de afdeling Beheer is voldoende capaciteit aanwezig om het MJOP te bewaken, actueel te houden en voor de uitvoering zorg te dragen. 6 Aanpak/Uitvoering Het MJOP-Gebouwen is op de hiervoor beschreven wijze opgesteld. Na het beschikbaar stellen van het benodigde budget door de gemeenteraad wordt met de uitvoering van jaarschijf 2011 begonnen. 7 Communicatie De werkzaamheden zijn in overleg met de betrokken gebruikers van de objecten uitgevoerd. Met hun wensen voor speciale uitvoeringstermijnen (bijvoorbeeld wel of niet in schoolvakanties) wordt zoveel mogelijk rekening gehouden. 8 Evaluatie De evaluatie van de voortgang van het MJOP vindt plaats via de P&C-cyclus. 9 Kosten, baten en dekking Kosten De gemeentelijke panden vergen jaarlijks veel onderhoud. Het benodigde budget is afhankelijk van de onderhoudsplanning, die per pand is opgesteld. Hieronder staat een overzicht van de lasten die in de komende begrotingsjaren op basis van de planning benodigd zullen zijn. Bedragen x 1.000,- 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Totaal MJOP 591 425 414 450 497 558 719 832 514 5.000
Baten Enkele gemeentelijke panden genereren ook inkomsten; voornamelijk via verhuur. Deze inkomsten worden toegevoegd aan de Algemene reserve. Dekking De bestemmingsreserve was aanvankelijk vrijgevallen in de Algemene reserve. Voorgesteld wordt om een financiële voorziening te vormen ter grootte van 5.000.000,- waaruit de onderhoudskosten vanuit het MJOP-Gebouwen voor de jaren 2011 t/m 2019 (tien jaren) gedekt kunnen worden. Met het instellen van deze voorziening t.b.v. het MJOP-Gebouwen wordt tegemoet gekomen aan de eis van de Provincie Utrecht om voorzieningen te treffen voor het onderhoud van de gemeentelijke kapitaalgoederen. 10 Behandelvoorstel Meningsvorming en peiling/debat Rechtstreeks doorgeleiding naar raadsbesluiten Burgemeester en wethouders van Baarn, secretaris burgemeester
Raadsbesluit Voorstelnummer: 11RV000004 Onderwerp: Instellen voorziening Meerjaren Onderhoudsprogramma Gebouwen De raad van de gemeente Baarn - gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 15 februari 2011; - gehoord het Debat in de raad d.d. 16 maart 2011; - overwegende dat De gemeentelijke panden een adequaat onderhoudsniveau moeten hebben en houden; - gelet op De Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording; b e s l u i t : tot het instellen van een voorziening ter grootte van 5.000.000 voor de uitvoering van het Meerjarenonderhoudsprogramma Gebouwen (MJOP-Gebouwen) 2011 t/m 2019. Vastgesteld in de openbare vergadering, op 30 maart 2011. griffier voorzitter
Procedurele aspecten bij voorstelnummer: 11RV000004 Bijlagen bij voorstel. Openbaar: - Geheim: - Stukken ter inzage. De openbare bijlagen zijn via de gemeentelijke website te downloaden (www.baarn.nl). Tevens zijn de met # gemerkte openbare bijlagen, b.v. boekwerken, die i.v.m. de omvang niet digitaal beschikbaar zijn, in te zien op de griffie van de gemeente Baarn, Stationsweg 18. Voor telefonische vragen hierover kunt u zich in verbinding stellen met telefoonnummer (035) 548 18 28. Openbaar: Geheim: Overzicht investeringen per pand en per jaar Besluitvormingsroute. 1. College 2. Agendacommissie 3. Informatie aan de raad 4. Debat in de raad 5. Besluit in de raad d.d. 15 februari 2011 d.d. dinsdag 1 maart 2011 d.d. - d.d. 16 maart 2011 d.d. 30 maart 2011 Vóór informatie aan de raad toezenden met begeleidend schrijven aan: Ná informatie aan de raad toezenden met begeleidend schrijven aan: Ná besluit van de raad toezenden met begeleidend schrijven aan: Gegevens inwerkingtreding: Afdeling Paraaf steller Naam steller Versienummer Fiat gemeentesecretaris bericht van ontvangst d.d. ontvangen op: goedkeuringsbesluit d.d. ontvangen op: beroep tegen keuringsbesluit aangetekend d.d. beslissing op (Kroon)beroep d.d. ontvangen op: besluit onherroepelijk geworden d.d. besluit afgekondigd d.d. besluit in werking getreden d.d. Planvoorbereiding D.P. van den Oudenalder