Contracten zijn de overeenkomsten van de afgesloten producten tussen de klant en de Maatschappij. In Invice zijn de contracten verdeeld over 5 hoofdgroepen - hypotheken - Leven - Schadeverzekeringen - Kredieten - Vermogen In een Particulier Dossier zijn deze hoofdsoorten direct zichtbaar. Wanneer je in het Particuliere Dossier zit, kan je met twee klikken direct in een contract komen. Het scherm van de contracten is zo gemaakt dat je vanuit de schermen direct alle benodigde informatie kunt zien die je nodig hebt voor de communicatie met klanten en zakelijke relaties. In de Tab van de hoofdsoorten zie je cijfers staan. Dat geeft aan hoeveel contracten dat onderdeel bezit. Als je in een bepaald onderdeel zit, dan is ter verduidelijking de tab grijs gekleurd en heeft de tab de vorm van het Icoon van Invice. In dit voorbeeld zit je dus in het Hypotheekscherm van het Particulier Dossier. Bij de opbouw van de schermen van de contracten is zoveel mogelijk dezelfde indeling aangehouden. Vanwege productspecifieke kenmerken kan de indeling iets anders zijn, doch het merendeel heeft dezelfde indeling. Wat bij alle contracten gelijk is wordt in deze handleiding toegelicht. 1
De productspecifieke afwijkingen worden toegelicht in de handleidingen die speciaal per soort contract gemaakt zijn. Dat zijn: - handleiding = Contracten Hypotheken = - handleiding = Contracten Leven = - handleiding = Contracten Schadeverzekeringen = - handleiding = Contracten Kredieten = - handleiding = Contracten Vermogen = Wat is gelijk bij elk contract Als voorbeeld nemen wij het hypotheekscherm om het toe te lichten. Elk contract heeft: - Het contractnummer. Dat is bij de hypotheek het hypotheeknummer, bij de verzekeringen het polisnummer, bij de vermogensproducten een rekeningnummer en bij kredieten is het een contractnummer. - De naam van de maatschappij die medecontractant van het product is. - De ingangsdatum van het contract - De einddatum van het contract. Voor de einddatum kan je kiezen om de looptijd van het contract in te geven, dan wordt de einddatum berekend, of te selecteren uit de kalender. De contractschermen staan geheel open en alles kan worden ingevuld en direct worden gewijzigd. Wat verder voor elk contract gelijk is dit gedeelte. Het Dashboard. Vanwege de grote hoeveelheid aan informatie is het Dashboard opgedeeld in tabs. Hier vindt je verschillende tabs met aparte onderdelen. Deze onderdelen worden al in verschillende handleidingen toegelicht. 2
Contractant(en) De contractanten zijn de personen die het contract hebben afgesloten. Bij de hypotheek de hypotheekgevers, bij de verzekeringen de verzekeringnemers, bij de kredieten de geldnemers en bij de vermogensproducten de rekeninghouders. Door op de naam te klikken wordt de aanwezige persoon contractant of niet. Indien Rood dan betekend het dat de persoon contractant is. Gekoppelde betaalrekening. Bij elk contract kan men aangeven van welke betaalrekening de verschuldigde bedragen wordt ingehouden. Klik hier om de aanwezige betaalrekening(en) te zien en te kunnen kiezen. Klik hier om naar het contractscherm te gaan van de betaalrekening. Intermediair Bij het contract is het mogelijk om aan te geven of het contract gesloten is via het eigen kantoor of via een externe partij. Natuurlijk kan je via het MIS zien welke contracten allemaal via een externe partij lopen. Klik aan welke opties van toepassing is. Bij het aanmaken van een contract via aanvraag, dan is het standaard intern. Indien het contract wordt ingevoerd via IV, dan is het standaard Extern. Dus let op als je oude, via het eigen kantoor afgesloten, contracten via IV Invoert. Productverstrekker Dat is de Zakelijke Relatie die het product verstrekt. Waar het kantoor mee communiceert bij de aanvraag, mutatie en opzegging van het contract. Klik hier en je komt direct in het scherm van die zakelijke relatie. Met het aanklikken van deze knop krijg je een overzicht te zien van alle communicatie gegevens van die Zakelijke Relatie. Klik je hier, dan kom je in het dossier van de klant(en). Hier staat het dossiernummer. De knoppenbalk De knoppenbalk van de contracten is voor elk contract gelijk, met uitzondering van de knop schademelding. Deze is alleen voor schadeverzekeringen 3
In de informatiebalk van het contract wordt getoond: - Het soort product - De naam van de maatschappij - De status van het contract actief, aanvraag, mutatie, opzegging of schade (alleen bij schadeverzekeringen) en archief, alleen te zien vanuit archief. - Het Icoon wat bij het product hoort en hierdoor visueel herkenbaar is. Hoe kan je nu een contract invoeren. Een contract in Invice invoeren kan op drie verschillende manieren. Bij alle drie de manieren wordt direct een contractscherm aangemaakt en zijn alle benodigde functies beschikbaar. 1. Invoeren via IV Via deze mogelijkheid worden de contracten ingevoerd die worden ingevoerd tijdens het inventarisatieproces en contracten waarvoor bij de invoer geen aanvraag & opvolging nodig is. 2. Invoeren via aanvraag Via deze mogelijkheid worden de contracten ingevoerd waarvoor een aanvraag & opvolging nodig is. 3. Invoeren via het advies. In de adviesmodule zit het onderdeel contracten nieuw. Via deze mogelijkheid kan je de aanvraag & opvolging van een contract activeren en opstarten. Via dat traject wordt de provisie automatisch berekend op basis van de bij de variabelen ingevoerde gegevens en is er een opvolging op adviseurs niveau. Via het M.I.S. kunnen dan overzichten worden gemaakt waarbij selecteren op adviseur niveau mogelijk is. 4
Hoe kan je een contract weer verwijderen. Om een contract te verwijderen zijn er twee mogelijkheden. Wissen of archiveren. Wissen betekend echt verwijderen en met archiveren wordt het contract in het archief geplaatst. Contracten die via aanvraag of via het advies zijn ingevoerd kunnen alleen maar gearchiveerd worden. Contracten die via IV zijn ingevoerd kunnen zowel gewist worden, vanwege een foute invoer, of gearchiveerd worden. Dat kan je zelf bepalen naar gelang de situatie. Het advies is om alleen foutieve invoer te wissen en de rest altijd te archiveren. De Invice beheerder kan elke Invicer rechten toekennen om te kunnen wissen of archiveren. Invice is zo ingesteld dat je vanzelf de juiste keuze mogelijkheden ziet. Zie je deze button, dan betekend dat het contract is ingevoerd via IV en je kunt archiveren of verwijderen. Je ziet na het aanklikken dit venster. Zie je deze button, dat betekend dat het contract is ingevoerd via aanvraag of via het advies. Na het aanklikken wordt het contract direct gearchiveerd. In het log van het contract wordt vastgelegd wanneer het contract wordt gearchiveerd en door wie. Éénmaal gearchiveerd is een contract weer te activeren. Dat wordt dan ook weer genoteerd in het log. 5