Functie Graadnaam: afdelingshoofd Functienaam: afdelingshoofd: Openbare ruimte Functionele loopbaan: A4a-A4b Functiegroep: Leidinggevenden Code: Afdeling: Openbare ruimte Dienst: Subdienst: Doel van de entiteit De afdeling Openbare ruimte staat in voor de optimalisatie, vernieuwing en het onderhoud van het openbaar domein van de gemeente Denderleeuw. Dit omhelst alle projecten, zowel uitbesteed als in eigen beheer, met betrekking tot wegen, riolering, groenbeheer, mobiliteit, De entiteit staat in voor de projecten vanaf het ontwerp tot en met het beheer tijdens de hele levensduur ervan. Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan de secretaris (Secretaris) Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 7
Kerntaken Coördinatie en leiding van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures in overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de entiteit en de beleidsrapportering begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers instaan voor de continuïteit van de entiteit kwaliteitszorg implementeren en opvolgen coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit waken over de uitvoering van de opdrachten coördineren van de beleidsrapportering van de entiteit CC Consult pagina 2 van 7
Juridische ondersteuning Doel: zorgen voor een juridisch correcte afhandeling van dossiers opvolgen relevante wetgeving en bepalingen inzake de interne werking van de organisatie adviesverlening en ondersteuning van de beleidsorganen en de entiteiten via overleg of juridische nota s opvolgen van geschillendossiers bieden van juridische ondersteuning aan entiteiten met betrekking tot contracten de wettelijke en juridische bepalingen beheersen en de entiteiten bijstaan bij overheidsopdrachten afhandelen van juridische dossiers adviseren, opstellen en opvolgen van verschillende soorten overeenkomsten, besluiten en andere regelgeving voorbereiden en nakijken van beslissingen voor de beleidsorganen CC Consult pagina 3 van 7
Management organisatie Ondersteunen van de coördinatie van de verschillende entiteiten. Doel: de gemeentelijke werking optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie) aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de entiteiten Budgetbeheer en meerjarenplanning Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning van de entiteit. Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten opvolgen van het dagelijks financieel beheer advies verlenen advies verlenen om te komen tot een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle CC Consult pagina 4 van 7
Communicatiestroom Actief bijdragen tot de goede communicatiestroom tussen het management en het bestuur. Doel: efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de globale missie toelichting geven aan de bestuursorganen samenwerking tussen de entiteiten bevorderen frequent overleg met de secretaris om problemen te bespreken, advies te verlenen, beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkers en de uitvoering ervan verzekeren meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het bestuur Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst en de Secretaris. Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de entiteit signaleren van wervings- en vormingsbehoeften CC Consult pagina 5 van 7
Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottomup en horizontaal) Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken wetgeving en regelgeving kunnen toepassen de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult pagina 6 van 7
grondig voldoende elementair grondig voldoende elementair Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie PC-Vaardigheden Presentaties X X Rekenbladen X X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X X Werkmiddelen X Wetgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de X X X organisatie Gedragscompetenties Niveau Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Competentie Plannen en organiseren X X Flexibiliteit X X Organisatieverbondenheid X X Veranderingsbereidheid X X X Leiderschap Leidinggeven X X X Persoonsgebonden gedrag Probleemoplossend gedrag Integriteit X X X Stressbestendigheid X X X Besluitvaardigheid X X X Initiatief X X Klantgerichtheid X X X Organisatiebewustzijn X X CC Consult pagina 7 van 7