Deskundige Bibliotheek / Vrije Tijd FUNCTIEBESCHRIJVING EN COMPETENTIEPROFIEL 1 IDENTIFICATIEGEGEVENS Functietitel Deskundige bibliotheek / Vrije Tijd Werktitel Niveau Graad Statuut B1 B3 Bv Contractueel Competenties 1, 2, 3, 6, 7, 12, 13, 21, 27 en 30 2 PLAATS IN HET ORGANOGRAM Behoort tot de cluster Behoort tot de dienst Rapporteert aan Geeft leiding aan Vrije Tijd Bibliotheek Bibliothecaris Bibliotheekmedewerker, administratief medewerker Bibliotheek 3 HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE Mee ontwikkelen en implementeren van een beleid voor vrijetijd met deskundigheid op het vlak van bibliotheek, teneinde een kwalitatief aanbod van pro-actieve en vraaggerichte dienstverlening en activiteiten aan te bieden. 4 KERNRESULTAATSGEBIEDEN 1. Adviseren van het bestuur op vlak van bibliotheek- en vrijetijdsbeleid teneinde toe te laten correcte en goed onderbouwde beslissingen te nemen die bijdragen tot het realiseren van de doelstellingen van het bestuur. Visie ontwikkelen en adviseren van het bestuur omtrent het vrijetijdsgebeuren en de bib in het bijzonder Voorstellen uitwerken rond een geïntegreerd bibliotheek- / vrijetijdsaanbod voor diverse doelgroepen Opvolgen van tendensen en opportuniteiten binnen het bibliotheekwezen en de vrijetijdssector Voorbereiden, opmaken en opvolgen van dossiers voor Gemeenteraad en College van Burgemeester en Schepenen 2. Coördineren en organiseren van een publieksgerichte werking in de bib, teneinde een actueel en veelzijdig aanbod aan de klant te garanderen. Beheren en coördineren van de collectie Organiseren van uitbreidingsactiviteiten Beheren van de catalogi Bewaken van de Delphi-filosofie Het toeristisch aanbod en toeristische activiteiten actief opvolgen, promoten en ondersteunen
3. Dagelijkse personeelsorganisatie van de bibliotheek teneinde een optimale dienstverzekering te garanderen. Opmaken en aanpassen van dienstroosters bibliotheekpersoneel Informeren van de medewerkers m.b.t. afspraken, beslissingen en nieuwigheden Oplossen van dagdagelijkse problemen Begeleiden en opvolgen van de vrijwilligers 4. Coachen en begeleiden van medewerkers en vrijwilligers om ervoor te zorgen dat de bibliotheek en de teams binnen de vrijetijdswerking over gemotiveerde en competente medewerkers beschikken. Openstaan voor vragen van medewerkers en vrijwilligers On-the-job coachen van medewerkers en vrijwilligers Informeren van medewerkers rond wijzigingen Stimuleren en begeleiden van medewerkers m.b.t. hun ontwikkeling en ontplooiing 5. Opmaken en uitwerken van vernieuwende projecten om een toekomstgericht aanbod en geïntegreerde vrijetijdswerking te kunnen garanderen. Projecten beheren van voorstel, naar uitwerking tot implementatie Samenwerken met andere gemeenten en overkoepelende organisaties om gezamenlijke projecten te realiseren Projecten opstarten en uitwerken rond multimedia, digitalisering, mediawijsheid en communicatie 6. Onderhouden van goede interne contacten binnen de cluster vrijetijd en de verschillende diensten binnen de gemeente, teneinde een optimale communicatie en effectieve samenwerking te bevorderen. Actief meewerken op het teamoverleg van de bibliotheek en de cluster vrijetijd Nauw samenwerken met de andere takken van de cluster vrije tijd: zorgen voor een geïntegreerde aanpak van de werking van de diensten cultuur, jeugd, sport en bibliotheek Andere gemeentelijke diensten helpen in het kader van het uitwisselen van informatie 7. Onderhouden van goede externe contacten met burgers of relevante instanties teneinde een kwalitatieve dienstverlening te verzekeren en de werking van het gemeentebestuur te optimaliseren. Burgers te woord staan en helpen bij het oplossen van problemen of het geven van informatie en bij het baliewerk Contacten onderhouden met leveranciers in het kader van ondersteuning bij hard- en softwareproblemen Samenwerken met andere gemeenten en provinciale instanties zoals Westtoer, Brugs Ommeland Contacten onderhouden met lokale handelaars en producenten Contacten onderhouden en deelnemen aan jobgerelateerde overlegplatformen 8. Collega s bijspringen op de eigen dienst of bijspringen voor gelijkwaardige taken op andere diensten om een optimale dienstverlening en een vlotte werking van het gemeentebestuur te bewaken. Bijspringen van collega s van de eigen dienst bij afwezigheid of tijdelijke werktoename Bijspringen van collega s van andere diensten om te helpen bij afwezigheid of een tijdelijke werktoename Functieprofiel deskundige Bibliotheek / Vrije Tijd p. 2
5 COMPETENTIES 5.1 Kennisgebonden competenties Kennis bij aanwerving Kennis van MS Office en andere courante softwaretoepassingen Inzicht en kennis rond nieuwe en sociale media Inzicht in bibliotheekwerking Ruime socio-culturele bagage Kennis tijdens de loopbaan Verder uitdiepen en ontwikkelen van de kennis bij aanwerving Inzicht in de organisatie en werking van een gemeente Kennis van specifieke toepassingssoftware 5.2 Gedragscompetenties OOSTKAMP 1. Dynamisch: Openstaan voor vernieuwing en over een goed aanpassingsvermogen beschikken. Met een nieuwsgierige en enthousiaste geest meedenken en meewerken aan de toekomst van de organisatie. - past zich aan veranderende omstandigheden aan - accepteert nieuwe ideeën en initiatieven voor verandering - past zijn reacties aan in functie van mensen en werksituaties / omstandigheden - houdt een positieve kijk op het werk - gaat goed om met kritiek en leert ervan 2. Klantgericht: Denken en handelen vanuit het perspectief van de klant waarbij een hoge prioriteit gegeven wordt aan de tevredenheid van klanten (extern en intern) - leeft zich in de situatie van klanten in - stelt zich dienstverlenend op voor iedereen - speelt in op de wensen van klanten binnen de beleidsrichtlijnen - neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten - streeft naar klanttevredenheid 3. Professioneel: Met de nodige bekwaamheid, kennis, vaardigheid en motivatie de functie uitoefenen en deze toepassen in de concrete werksituatie waarbij het eigen temperament wordt overstegen. - werkt met enthousiasme en gedrevenheid - verdedigt een beslissing - gaat ervoor om taken uit te voeren - streeft naar neutraliteit, objectiviteit en gelijke behandeling - durft verantwoordelijkheid te nemen - blijft standvastig bij druk of machtsuitoefening - ziet en signaleert kansen of opportuniteiten Functieprofiel deskundige Bibliotheek / Vrije Tijd p. 3
ZIJN DOEN 6. Besluitvaardig: Zich eenduidig uitspreken over een bepaald standpunt of over een bepaalde actie en het verzamelen van voldoende informatie om tot een besluit te komen - kan snel en doordacht een standpunt innemen - neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit - kan ook beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met een onzeker resultaat - informeert alle betrokkenen - neemt verantwoordelijkheid voor acties en mensen 7. Flexibel: Zich gemakkelijk kunnen aanpassen aan veranderende omgeving, werkwijzen, werktijden, taken, verantwoordelijkheden, beleidswijzigingen en gedragingen van anderen om een gesteld doel te bereiken. - verandert de wijze en/of organisatie van werken om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken - kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen - herkent weerstand en gaat hier gepast mee om - toont bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen - past werktijd aan aan de noodzaak van de organisatie en de vraag van klanten 12. Initiatief nemen: Alert zijn op en anticiperen op kansen, nieuwe situaties of problemen, en er in een vroeg stadium naar handelen. Problemen of belemmeringen signaleren, en zo snel mogelijk oplossen en daarbij verantwoorde risico s durven nemen. - ziet werk en komt uit eigen beweging tot actie - doet iets om de voortgang te versnellen - doet spontaan voorstellen om het werk te verbeteren - start zelf een nieuwe taak als het werk af is of vraagt een nieuwe opdracht 13. Plannen en organiseren: Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, acties, middelen en mensen aangeven en vervolgens doelmatig organiseren om deze doelen te kunnen bereiken. - plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten - stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af - houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen - past planning aan indien de veranderende omstandigheden dit eisen - plant meetmomenten om bij te sturen waar nodig - verzekert continuïteit en behoudt overzicht COMMUNICEREN 21. Netwerken Ontwikkelen en bestendigen van relaties binnen en buiten de organisatie of dienst en deze aanwenden voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking. - legt en onderhoudt relaties met mensen binnen en buiten de organisatie - neemt initiatief tot samenwerking - kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van alle niveaus - doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan Functieprofiel deskundige Bibliotheek / Vrije Tijd p. 4
DENKEN 27. Creatief denken: Vindt invalshoeken die afwijken van de gevestigde denkpatronen en geeft originele oplossingen voor problemen die met de functie verband houden. - stelt bestaande zaken ter discussie en stelt alternatieven voor - durft te breken met tradities - bedenkt nieuwe werkwijzen - kan improviseren en experimenteren LEIDEN 30.Coachen: Stimuleren van de medewerkers door de ontwikkeling van kennis, competenties en talenten zodat zij het beste uit zichzelf halen - brengt op een (in)directe manier het functioneren (gedrag en taken) van de medewerker ter sprake - motiveert medewerkers om hun deel van de taak correct en tijdig uit te voeren - maakt medewerkers enthousiast om hun taken / opdrachten gedreven uit te voeren zodat zowel zijzelf als de organisatie er de voldoening van wegdragen. - helpt bij het ontwikkelen van een vermogen om zelfstandig problemen op te lossen - stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de dienst op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Functieprofiel deskundige Bibliotheek / Vrije Tijd p. 5