Handleiding Contracteermodule. Zorgverzekeraars. Gebruikershandleiding voor de contracteermodule van het Zorginkoopportaal

Handleiding Contracteermodule Zorgverzekeraars Gebruikershandleiding voor de contracteermodule van het Zorginkoopportaal

Handleiding Contracteermodule Zorgverzekeraars Datum : 23-12-2013 Versie : 1.0 Copyright Dit is een uitgave van VECOZO. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd zonder toestemming van VECOZO. VECOZO behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in de handleiding. VECOZO. Pagina 2 van 23

Inleiding De contracteermodule is een onderdeel van het Zorginkoopportaal waarmee zorgaanbieders een door een zorgverzekeraar aangeboden contractvoorstel elektronisch kunnen accepteren. Een geaccepteerd contractvoorstel kan vervolgens weer door de zorgverzekeraar worden verwerkt. Pagina 3 van 23

Inhoudsopgave Inleiding...3 Inhoudsopgave...4 1 Overzicht gebruik contracteermodule...5 2 Inloggen...6 3 Startscherm digitaal contracteren...9 4 Monitor... 10 4.1 Aanpassen tabelweergave... 10 4.2 s op tabelniveau... 13 4.3 s op contractniveau... 13 4.4 Openen bestaand contract... 15 4.4.1 Reeds verzonden contract... 15 4.4.2 Nog niet verzonden contract... 15 4.5 Creëren nieuw contract... 17 5 Import... 21 5.1 Downloaden template... 21 5.2 Invullen template... 21 5.3 Uploaden template... 22 6 Beoordelingen... 23 Pagina 4 van 23

1 Overzicht gebruik contracteermodule In onderstaande figuur zijn de verschillende stappen in het gebruik van de contracteermodule weergegeven. Pagina 5 van 23

2 Inloggen Bij het inloggen op de contracteermodule wordt het onderstaande scherm getoond. Om te kunnen inloggen dient u een persoonlijk VECOZO certificaat geïnstalleerd te hebben (géén UZI-pas). Zie voor meer informatie hierover de betreffende handleiding in de VECOZO kennisbank: https://www.vecozo.nl/diensten/certificaatbeheer/kennisbank.aspx?id=733. Na klikken op de knop Login krijgt u het volgende scherm. Klik op Volgende. Pagina 6 van 23

Afhankelijk van uw internet browser en uw instellingen krijgt u vervolgens meldingen om het certificaat te bevestigen. Als u op OK klikt krijgt u, ook weer afhankelijk van uw instellingen, het volgende bericht: Hier kiest u voor Toestemming geven en klikt vervolgens weer op OK. Op het vervolgscherm geeft u het wachtwoord in dat u bij de eerste keer aanmelden hebt gekoppeld aan het getoonde certificaatnummer. Na invullen van het wachtwoord klikt op Inloggen. Vervolgens komt u op het scherm Digitaal Contracteren van DBS Services terecht. Pagina 7 van 23

In sectie Startscherm Digitaal Contracteren wordt dit scherm verder uitgelegd. Pagina 8 van 23

3 Startscherm digitaal contracteren Nadat u succesvol bent ingelogd komt u het startscherm van de contracteerapplicatie van het Zorginkoopportaal. Op dit scherm ziet u linksboven uw naam en de aan u gekoppelde zorgverzekeraar(s). Verder heeft u op dit scherm de volgende mogelijkheden: Zorgverzekeraar Zorgsoort Tijdvak Monitor Import Beoordelingen Uitloggen In de lijst onder uw naam (linksboven op het scherm) kunt u de zorgverzekeraar selecteren waarvoor u wilt contracteren. U krijgt een lijst met voorgedefinieerde zorgsoorten waarvoor gecontracteerd kan worden. Hier kunt u de gewenste zorgsoort kiezen. Voor de gekozen zorgsoort krijgt u vervolgens een lijst met voorgedefinieerde tijdvakken waarvoor gecontracteerd kan worden. Hier kunt u het gewenste tijdvak kiezen. U krijgt alle te contracten zorgverleners (op AGB-code) voor de betreffende zorgsoort en tijdvak te zien, alsmede de status van het contract. Zie sectie Monitor voor een gedetailleerde uitleg. N.B. Periodiek worden per zorgsoort alle zorgverleners vanuit Vektis verkregen en actueel gehouden. U kunt zelf geen nieuwe zorgverleners toevoegen, wijzigen of verwijderen. U heeft hier de mogelijkheid om - in bulk - nieuwe contracten te creëren. Zie sectie Import voor een gedetailleerde uitleg. U krijgt alle beoordelingen voor de betreffende zorgsoort en tijdvak te zien. Zie sectie Beoordelingen voor een gedetailleerde uitleg. U verlaat de contracteerapplicatie. Pagina 9 van 23

4 Monitor Het tabblad Monitor bevat alle te contracten zorgverleners (op AGB-code) voor de betreffende zorgsoort en tijdvak, alsmede de contractstatus. N.B. Periodiek worden per zorgsoort alle zorgverleners vanuit Vektis verkregen en actueel gehouden. U kunt zelf geen nieuwe zorgverleners toevoegen, wijzigen of verwijderen. In het geval van nieuw opgestelde maar nog niet verzonden contracten ziet u in kolom Verzenden een selectievakje. Bovendien wordt met een kleurcodering aangegeven dat een contract nog niet juist en/of compleet is: Als u vervolgens probeert een dergelijk contract te selecteren, dan krijgt u een foutboodschap te zien, zoals: In deze gevallen dient u het contract te openen (zie sectie Openen bestaand contract Nog niet verzonden contract) en de benodigde gegevens te corrigeren c.q. te completeren. 4.1 Aanpassen tabelweergave U kunt de weergave van de getoonde tabel als volgt aanpassen. Door pagina scrollen Door middel van de pijltjestoetsen (naar boven, naar beneden), de toetsen <Page Up> en <Page Down> of het draaiwieltje op de muis kunt u door een pagina scrollen. Pagina 10 van 23

Pagina selecteren Onderaan een pagina ziet u op welke pagina u zich bevindt en hoeveel pagina s er in totaal zijn: Sorteren op kolom Hier kunt tevens naar een vorige, een volgende of een specifieke pagina gaan. U kunt de getoonde contracten op basis van de waarden in een specifieke kolom sorteren door met de linkermuisknop op de kolomkop te klikken. In de betreffende kolomkop verschijnt een driehoekje: Standaard worden de kolomwaarden alfanumeriek gesorteerd, d.w.z. dat eerst de letters op volgorde van het alfabet gesorteerd worden en daarna de nummers van laag naar hoog. U kunt de sorteervolgorde omkeren door nogmaals op de kolomkop te klikken: Selecteren kolomwaarde U kunt op twee manieren specifieke contracten selecteren. 1. U klikt in een kolomkop op het lijstselectieknopje aan de rechterkant: Vervolgens krijgt u een lijst met alle unieke waarden in de kolom. U kunt deze lijst groter maken door de hoek rechtsonder - met de linkermuisknop ingedrukt gehouden - te naar onder verslepen: Ook kunt u via de pijltoetsen aan de rechterkant door de lijst scrollen. Pagina 11 van 23

Als u vervolgens op een specifieke waarde klikt, dan worden alleen de contracten met die waarde getoond. De gekozen waarde wordt in het vak onder de kolomkop getoond: U kunt altijd weer alle contracten tonen, door het invulveld leeg te maken (klik op het kruisje rechts) of door te klikken op Clear in kolom Verzenden. 2. U kunt ook een specifiek contract of specifieke contracten selecteren door in het invulveld onder de kolomkop zelf een specifieke waarde in te vullen: In dit geval worden alle contracten met een reactie op 28-6-2013 getoond. N.B. De ingevoerde gegevens worden hoofdletterongevoelig - vanaf het begin met de betreffende contractgegevens vergeleken. Voorbeeld: St. Zorggroep Maria Servatia wordt alleen gevonden door invoer van: - St.; - st. zorggroep; - st. zorggroep maria; maar niet door invoer van: - Maria; - Maria Servatia; - st zorggroep maria servatia (zonder. achter st ) Alle contracten kunnen weer getoond worden door het invulveld leeg te maken (klik op het kruisje rechts) of door te klikken op Clear in kolom Verzenden. N.B. U kunt selectiecriteria in meerdere kolommen ingeven. Alleen die contracten worden geselecteerd die voldoen aan alle ingevulde waarden (EN-selectie). Pagina 12 van 23

Kolom verplaatsen U kunt de volgorde van de kolommen wijzigen door een kolomkop - met de linkermuisknop ingedrukt gehouden - te verplaatsen naar een nieuwe positie in de balk met kolomkoppen. Als u boven en onder een kolomscheiding twee pijltjes ziet kunt u de linkermuisknop loslaten en wordt de kolom verplaatst naar deze nieuwe positie. 4.2 s op tabelniveau U heeft in dit tabblad de volgende mogelijkheden, die gelden voor de gehele tabel of voor een selectie van zorgverleners. Selecteer opgestelde contracten Alle opgestelde, nog niet aangeboden (verzonden) contracten worden geselecteerd en als volgt getoond: Contracten verzenden Alle geselecteerde opgestelde, maar nog niet aangeboden contracten worden in één keer verzonden. Het volgende bevestigingsscherm wordt getoond: Tabel exporteren Klik op Bevestigen of Annuleren. Bij bevestiging krijgen alle ontvangers een automatische e-mail toegestuurd. De volledige tabel wordt, met enige extra informatie, naar een Excel- formaat (.xlsx) geëxporteerd. Deze kunt u vervolgens direct openen of opslaan. 4.3 s op contractniveau Voor een specifiek contract heeft u de volgende mogelijkheden. Pagina 13 van 23

Overeenkomst openen Door voor een specifiek contract op Overeenkomst in kolom Overeenkomst te klikken wordt een apart scherm met gedetailleerde contractinformatie geopend. Nieuw contract creëren Zie sectie Bestaand contract. Door voor een specifiek contract op Nieuw contract in kolom Toevoegen te klikken wordt weer bovenstaand scherm met gedetailleerde contractinformatie geopend. Zie sectie Nieuw contract. Pagina 14 van 23

4.4 Openen bestaand contract 4.4.1 Reeds verzonden contract Bij het openen van een bestaand contract, dat reeds is aangeboden, komt u op het volgende scherm terecht. Op dit scherm ziet u: Algemeen: Gegevens over de contractpartijen, de zorgverzekeraar en zorgverstrekker. Contract inhoud: Gegevens over het geselecteerde contract. Contract actie historie: De voor het geselecteerde contract doorlopen stappen (statussen). Contract historie: Historie van alle - in de contracteerapplicatie aanwezige - contracten voor de betreffende zorgsoort tussen beide contractpartijen. s Bij Contract inhoud kunt u verschillende acties uitvoeren, afhankelijk van de status van het contract: Bekijken Voorstel intrekken Het contract wordt in PDF-formaat omgezet, wat kan worden geopend en/of opgeslagen. Een aangeboden voorstel wordt ingetrokken. Hierbij kan een opmerking worden meegegeven: Na bevestiging wordt een automatische e-mail verstuurd. Annuleren De zorgverlener kan de intrekking vervolgens al dan niet accepteren. Het huidige scherm wordt verlaten; u gaat terug naar het overzichtsscherm. 4.4.2 Nog niet verzonden contract Pagina 15 van 23

Bij het openen van een bestaand contract, dat nog niet is aangeboden, komt u op het volgende scherm terecht. Hier kunt u nog wijzigingen in het contract aanbrengen. Op dit scherm ziet u: Algemeen: Gegevens over de contractpartijen, de zorgverzekeraar en zorgverstrekker. Contract inhoud: Gegevens over het geselecteerde contract. U kunt deze voor een nog niet verzonden contract aanpassen. Contract actie historie: De voor het geselecteerde contract doorlopen stappen (statussen). Contract historie: Historie van alle - in de contracteerapplicatie aanwezige - contracten voor de betreffende zorgsoort tussen beide contractpartijen. s Bij Contract inhoud kunt u verschillende acties uitvoeren, afhankelijk van de status van het contract: Verwijderen Verwijderen: Indien een contract nog niet verzonden (aangeboden) is, kan het worden verwijderd. Na bevestiging via onderstaand scherm wordt het contract Pagina 16 van 23

verwijderd. Opslaan & Bekijken Opslaan & Sluiten Opslaan & Verzenden Nieuwe en/of gewijzigde contractgegevens worden opgeslagen en het contract kan in PDF-formaat worden geopend en/of opgeslagen. Nieuwe en/of gewijzigde contractgegevens worden opgeslagen; u gaat terug naar het overzichtsscherm. Nieuwe en/of gewijzigde contractgegevens worden opgeslagen en het contract wordt na bevestiging (zie onder) verzonden. Annuleren Na bevestiging wordt een automatische e-mail verstuurd. Het huidige scherm wordt verlaten; u gaat terug naar het overzichtsscherm. 4.5 Creëren nieuw contract Bij het creëren van een nieuw contract komt u op het volgende scherm terecht. Pagina 17 van 23

Op dit scherm ziet u: Algemeen: Gegevens over de contractpartijen, de zorgverzekeraar en zorgverstrekker. Contract maken: Hier bepaalt u de toe te passen contractvorm en -variant, en vult u de verplichte gegevens in. Contract historie: Historie van alle - in de contracteerapplicatie aanwezige - contracten voor de betreffende zorgsoort tussen beide contractpartijen. s Bij Contract maken selecteert u allereerst de gewenste contractvorm. Vervolgens worden de bijbehorende contractvarianten getoond. Hier selecteert u de gewenste contractvariant. Vervolgens kunt u het contract maken door op knop Maak contract te klikken. Als u op Annuleren klikt wordt het scherm verlaten en keert u terug naar het overzichtsscherm. Indien u gekozen heeft om een contract te maken, worden een aantal gegevensvelden getoond alsmede de contractsecties. Pagina 18 van 23

De gegevens worden enerzijds gebruikt om het contract met een eventuele referentie naar de juiste persoon te kunnen versturen en anderzijds om uw gegevens in het te genereren contract in te kunnen vullen (placeholder waarde). Bij Contractsecties heeft u de volgende mogelijkheden: Contractsectie toevoegen/ verwijderen Contractsectie verplaatsen Contractsectie (inhoudelijk) aanpassen Door het zetten of weghalen van een vinkje voor de betreffende sectie kunt u een sectie aan het te maken contract toevoegen of verwijderen. Door het icoon - met de linkermuisknop ingedrukt gehouden naar boven of naar beneden te verplaatsen wordt de volgorde van de contractsecties aangepast. Door op een contractsectie te klikken wordt onderstaand scherm geopend en kunt u de inhoud van de sectie aanpassen. Pagina 19 van 23

Als u de door u aangebrachte wijzigingen wilt opslaan, dan klikt u op knop OK. Zo niet, dan klikt u op Annuleren. Tot slot kunt u via de knoppenbalk onderaan Contract inhoud de volgende acties uitvoeren: Verwijderen Verwijderen: Indien een contract nog niet verzonden (aangeboden) is, kan het worden verwijderd. Na bevestiging via onderstaand scherm wordt het contract verwijderd. Opslaan & Bekijken Opslaan & Sluiten Opslaan & Verzenden De contractgegevens worden opgeslagen en het contract kan in PDF-formaat worden geopend en/of opgeslagen. De contractgegevens worden opgeslagen; u gaat terug naar het overzichtsscherm. Nieuw contract; geen vervanging bestaand contract De contractgegevens worden opgeslagen en het contract wordt na bevestiging (zie onder) aan de zorgaanbieder aangeboden. Tevens wordt een automatische e-mail verstuurd. Nieuw contract; vervanging bestaand contract De contractgegevens worden opgeslagen, het bestaande contract vervalt en het nieuwe contract wordt na bevestiging (zie onder) aan de zorgaanbieder aangeboden. Tevens wordt weer een automatische e-mail verstuurd. Annuleren Het huidige scherm wordt verlaten; u gaat terug naar het overzichtsscherm. Pagina 20 van 23

5 Import Het tabblad Import biedt de mogelijkheid om contracten voor meerdere zorgaanbieders tegelijkertijd (in bulk) aan te maken. 5.1 Downloaden template Allereerst kunt u een Excel template downloaden voor het invoeren van de benodigde contractgegevens per zorgaanbieder (AGB-code). Hiertoe klikt u op knop Download template. Vervolgens wordt u gevraagd om deze template te openen, op te slaan of de download te annuleren. Als u op het pijltje naast Opslaan klikt heeft u verder nog de mogelijkheid om de naam en de opslaglocatie van de template te wijzigen. 5.2 Invullen template Als u de Excel template opent, ziet u een leeg werkblad met alleen de in te vullen kolommen. Pagina 21 van 23

Om deze Excel sheet te kunnen bewerken kan het zijn dat u eerst moet klikken op de knop Bewerken inschakelen. Vervolgens vult u per zorgaanbieder de benodigde contractgegevens in. Als u daarbij de keuze heeft tussen een of meer standaardwaarden kunt u een lijstje met beschikbare standaardwaarden openen door op het pijlknopje naast de in te vullen cel klikken. U kunt hier de gewenste waarde selecteren. Tot slot slaat u de Excel sheet weer op. 5.3 Uploaden template Wanneer u de ingevulde Excel sheet uploadt worden alle gespecificeerde contracten automatisch gecreëerd en in tabel Monitor weergegeven. U selecteert hiertoe allereerst de zojuist ingevulde Excel sheet door op de knop Bladeren te klikken en vervolgens het betreffende Excel bestand te selecteren. Daarna klikt u op de knop Upload template. Als er bij het uploaden fouten in de Excel sheet geconstateerd worden, dan wordt dit direct gemeld. Zie onder. Pagina 22 van 23

6 Beoordelingen Het tabblad Beoordelingen toont de resultaten van een eerdere uitvraging m.b.v. de uitvraagapplicatie van DBC Services. Door middel van een vragenlijst kan een zorgaanbieder zich hiermee kwalificeren voor een of meer contractsoorten. Pagina 23 van 23