Richtsneren en aanbevelingen Richtsneren vr de infrmatie die ratingbureaus peridiek aan ESMA meten meedelen 23/06/15 ESMA/2015/609
Inhud 1 Tepassingsgebied... 3 2 Definities... 3 3 Del van de richtsneren... 3 4 Verplichtingen ten aanzien van naleving en rapprtage... 3 5 In de peridieke indieningen te vermelden infrmatie... 3 5.1 Financiële inkmsten en ksten (per type rating en p individuele en gecnslideerde basis)... 4 5.2 Persneelsverlp, vacatures en belangrijke bevrderingen... 5 5.3 Aantal VTE's... 5 5.4 Interne klachten vrgelegd aan de dienst naleving... 5 5.5 Ntulen van de raad van bestuur, adviezen van nafhankelijke, niet-uitverende bestuurders en verslagen die aan de raad van bestuur zijn vrgelegd... 5 5.6 Gerechtelijke, arbitrage- en andere geschillenbeslechtingsprcedures... 6 5.7 Vastgestelde ptentiële en bestaande gevallen van niet-naleving van de RBverrdening en getrffen maatregelen... 6 5.8 Organigrammen... 6 5.9 Naleving, interne audit, risicbeheer... 7 5.10 IT-strategie van de nderneming... 7 5.11 Andere dmeinen... 7 5.12 Kennisgevingen inzake materiële wijzigingen in de initiële registratievrwaarden... 7 5.13 Berekening van de tezichtvergeding en het marktaandeel van RB's... 8 5.14 Berekening van het marktaandeel van RB's...10 6 Bijlage 1: verzicht van de infrmatie die ratingbureaus peridiek aan ESMA meten meedelen...11 1
Gebruikte afkrtingen RB-verrdening RB ESMA HR IA Verrdening (EG) nr. 1060/2009 van het Eurpees Parlement en de Raad (zals laatstelijk gewijzigd bij Verrdening (EU) nr. 462/2013). Ratingbureau Eurpean Securities and Markets Authrity (Eurpese Autriteit vr effecten en markten) Human resurces Interne audit 2
1 Tepassingsgebied Wie? 1. Deze richtsneren zijn van tepassing p ratingbureaus (RB's) die in de EU geregistreerd zijn. Deze richtsneren zijn niet van tepassing p gecertificeerde RB's. Wanneer? 2. Deze richtsneren wrden van kracht twee maanden na de publicatie ervan p de website van ESMA in alle fficiële talen van de EU. 2 Definities 3. ESMA-verrdening: Verrdening (EU) nr. 1095/2010 van het Eurpees Parlement en de Raad van 24 nvember 2010 tt prichting van een Eurpese tezichthudende autriteit (Eurpese Autriteit vr effecten en markten), tt wijziging van Besluit nr. 716/2009/EG en tt intrekking van Besluit 2009/77/EG van de Cmmissie. 3 Del van de richtsneren 4. In de richtsneren wrdt beschreven welke infrmatie RB's meten meedelen m ESMA in staat te stellen p cnsistente wijze vrtdurend tezicht p RB's uit te efenen. In de richtsneren wrdt eveneens tegelicht wat ESMA verwacht van de infrmatie die met wrden meegedeeld pdat zij de tezichtvergedingen en het marktaandeel van RB's kan berekenen. 4 Verplichtingen ten aanzien van naleving en rapprtage 5. Het nderhavige dcument bevat richtsneren die wrden gegeven p grnd van artikel 16 van de ESMA-verrdening. Vlgens artikel 16, lid3, van de ESMA-verrdening meten bevegde autriteiten en financiëlemarktdeelnemers zich tt het uiterste inspannen m aan de richtsneren en aanbevelingen te vlden. 5 In de peridieke indieningen te vermelden infrmatie 6. In deze sectie wrdt de infrmatie beschreven die de RB's p driemaandelijkse, halfjaarlijkse en jaarlijkse basis aan ESMA meten meedelen in het kader van de peridieke indieningen. Deze infrmatie dient binnen een maand na het eind van het desbetreffende kwartaal te wrden meegedeeld. 3
Peride 1e kwartaal 20xx (tt 31 maart 20xx) 2e kwartaal 20xx (tt 30 juni 20xx) 3e kwartaal 20xx (tt 30 september 20xx) 4e kwartaal 20xx (tt 31 december 20xx) Uiterste indieningsdatum 30 april 20xx 31 juli 20xx 31 ktber 20xx 31 januari 20x(x+1) 7. Opgelet: wanneer er ptentiële inbreuken p de RB-verrdening zijn vastgesteld die een risic inhuden vr de integriteit en de bjectiviteit van bestaande ratings (zals mgelijke frauduleuze f nregelmatige activiteiten (bv. wangedrag van een werknemer f bestuurder)), is het wenselijk dat de RB's ESMA daar nverwijld van p de hgte brengen. RB's meten beseffen dat als zij dit niet den, het bedrijf, indien een inbreuk wrdt vastgesteld, geen berep kan den p de verzachtende factr waarvan sprake is in sectie II, punt 3, van bijlage IV bij de RB-verrdening ("indien het ratingbureau de ESMA snel, effectief en vlledig p de hgte heeft gesteld van de inbreuk, is een cëfficiënt van 0,4 van tepassing"). 8. ESMA begt niet dat een RB afziet van zijn wettelijke vrrecht dr de in deze richtsneren bedelde peridieke infrmatie mee te delen. A. Indieningen van infrmatie p kwartaalbasis 5.1 Financiële inkmsten en ksten (per type rating en p individuele en gecnslideerde basis) 9. ESMA dient infrmatie te krijgen ver de kwartaalinkmsten per i) type rating en ii) ksten. 10. De kwartaalinkmsten dienen te wrden uitgesplitst naar de vlgende types van ratings: niet-financiële subjecten (ndernemingen); financiële subjecten (ndernemingen); verheid/verheidsfinanciën; gestructureerde financiën; gedekte bligaties. 11. Vr de kwartaalksten dienen de peratinele ksten en de ttale ksten apart te wrden weergegeven. De peratinele ksten dienen een benadering te vrmen van de inkmsten vr aftrek van rente en belastingen. De cijfers dienen te wrden vrgesteld als inkmsten en ksten p kwartaalbasis (in plaats van p jaarbasis). 12. RB's die zijn vrijgesteld van een jaarlijkse tezichtvergeding, dienen deze infrmatie halfjaarlijks mee te delen in plaats van elk kwartaal. 4
5.2 Persneelsverlp, vacatures en belangrijke bevrderingen 13. Het verlp nder hgere leidinggevenden (met inbegrip van hgere ITleidinggevenden), hfdanalisten en analisten met wrden vergelegd. RB's die zijn vrijgesteld van een jaarlijkse tezichtvergeding, dienen deze infrmatie halfjaarlijks mee te delen in plaats van elk kwartaal. 5.3 Aantal VTE's 14. Naast gegevens ver het persneelsverlp dient ESMA k een kwartaalverslag van het ttale aantal persneelsleden van de RB te ntvangen, uitgedrukt in vltijdequivalenten (VTE's). RB's die zijn vrijgesteld van de jaarlijkse tezichtvergeding, dienen deze infrmatie halfjaarlijks te verstrekken in plaats van elk kwartaal. 5.4 Interne klachten vrgelegd aan de dienst naleving 15. RB's dienen het vlgende aan ESMA mee te delen wanneer zij een klacht ntvangen die binnen het tepassingsgebied van de verrdening valt: een beschrijving van de inhud van de klacht; de fllw-upmaatregelen die het RB heeft getrffen; infrmatie ver de eventuele instelling van een intern nderzek naar aanleiding van de klacht, nder andere f het nderzek ng lpt dan wel is afgeslten p het mment van verslaglegging; indien het nderzek is afgeslten, een kpie van eventuele verslagen die in het kader van het nderzek zijn pgesteld. B. Indieningen van infrmatie p halfjaarlijkse basis 5.5 Ntulen van de raad van bestuur, adviezen van nafhankelijke, niet-uitverende bestuurders en verslagen die aan de raad van bestuur zijn vrgelegd 16. RB's dienen p halfjaarlijkse basis de vlgende infrmatie mee te delen: de ntulen van de vergaderingen van hun raad van bestuur; een kpie van de dcumenten die vr de respectieve vergaderingen naar de leden van de raad van beheer en de raad van tezichthuders zijn gestuurd, vergezeld van aanvullende dcumenten die tijdens de vergadering werden besprken (zals verslagen van de diensten naleving, interne audit, interne evaluatie, infrmatiebeveiliging en risic's); wanneer adviezen van nafhankelijke, niet-uitverende bestuurders als afznderlijk dcument wrdt verstrekt, dienen RB's bij de halfjaarlijkse indiening alle adviezen ver te leggen die dr nafhankelijke nietuitverende bestuurder(s) van een RB zijn ingediend in vereenstemming met 5
sectie A, punt 2, van bijlage I bij de RB-verrdening, evenals alle verslagen (en fllw-upverslagen) die dr een nafhankelijke bestuurder zijn pgesteld. 5.6 Gerechtelijke, arbitrage- en andere geschillenbeslechtingsprcedures 17. ESMA dient halfjaarlijks een krte beschrijving te krijgen van en actuele infrmatie ver lpende gerechtelijke prcedures, arbitrageprcedures en allerhande bindende geschillenbeslechtingsprcedures die p een gegeven mment tijdens de verslagleggingsperide liepen f ng steeds lpen en die mgelijk negatieve gevlgen kunnen hebben vr de cntinuïteit f de kwaliteit van ratings en/f materiële gevlgen kunnen hebben vr de financiële psitie van het RB. Deze beschrijving dient een verzicht te bevatten van de prcedures en de ptentiële uitkmst ervan p het gebied van aansprakelijkheid. 5.7 Vastgestelde ptentiële en bestaande gevallen van nietnaleving van de RB-verrdening en getrffen maatregelen 18. RB's dienen p halfjaarlijkse basis gedetailleerde infrmatie te verstrekken ver mgelijke gevallen die tt niet-naleving van een f meerdere van de initiële registratievrwaarden zuden kunnen leiden, zals: a. een beschrijving van elk geval dat tt mgelijke niet-naleving van de initiële registratievrwaarden kan leiden; b. een verklaring ten aanzien van de redenen waarm een dergelijk geval zich heeft vrgedaan; c. een verklaring ten aanzien van de maatregelen die het RB heeft getrffen naar aanleiding van de vaststelling van het geval; d. een verklaring f naar aanleiding van het geval een intern nderzek is ingesteld en f dit nderzek ng lpt dan wel is afgeslten; indien het nderzek is afgeslten, een kpie van eventuele verslagen die in het kader van het nderzek zijn pgesteld. 5.8 Organigrammen 19. RB's dienen halfjaarlijks rganigrammen ver te leggen als in de rganigrammen wijzigingen zijn drgeverd. Een dergelijk rganigram met vldende gegevens bevatten pdat ESMA de structuur van de vlgende afdelingen kan vaststellen, en dient de belangrijkste functies van de afdelingen te beschrijven: naleving; interne audit; interne evaluatie; bedrijfslijnen belast met de ratingactiviteiten; infrmatiebeveiliging; IT; risic's. 6
5.9 Naleving, interne audit, risicbeheer 20. Elk RB dient halfjaarlijks zijn werkprgramma inzake naleving mee te delen, indien tijdens de verslagleggingsperide een bijgewerkte versie van dat prgramma is pgesteld. 21. Indien een RB een interne-auditfunctie heeft ingesteld f een externe partij de pdracht tt interne audits heeft gegeven, dient ESMA een kpie van het bijgewerkte werkprgramma inzake interne audits te ntvangen, telkens wanneer tijdens de verslagleggingsperide een bijgewerkte versie van dat prgramma is pgesteld. 22. Elk RB dient ESMA kpieën te bezrgen van de verslagen die zijn pgesteld dr de diensten naleving, interne audit en risicbeheer (waarin bijvrbeeld peratinele risic's f risic's vr de infrmatiebeveiliging wrden behandeld). RB's dienen gegevens te verstrekken ver alle fllw-upmaatregelen die zijn vastgesteld m deze risic's te beperken. 5.10 IT-strategie van de nderneming 23. ESMA dient elk half jaar infrmatie te ntvangen ver de IT-strategie van de RB's p ndernemingsniveau en ver eventuele wijzigingen in die strategie. 24. ESMA dient elk half jaar infrmatie te ntvangen ver de werkprgramma's inzake IT van de RB's en ver eventuele wijzigingen in die werkprgramma's. RB's dienen eveneens actuele infrmatie te verstrekken ver de uitveringsstatus van het werkprgramma. 5.11 Andere dmeinen 25. RB's dienen eveneens halfjaarlijks verslag uit te brengen ver: nieuwe ptentiële en bestaande belangencnflicten die werden vastgesteld en eventuele maatregelen die werden getrffen m deze cnflicten te verhelpen; eventuele interne evaluaties die zijn pgestart f zullen wrden pgestart m ratingmdellen en ratingprcessen te evalueren; de resultaten van de methdlgie-evaluaties, met inbegrip van infrmatie ver eventuele tests achteraf die tijdens de verslagleggingsperide werden uitgeverd, gegevens ver belangrijke bevindingen en de maatregelen die het RB naar aanleiding daarvan heeft getrffen. 5.12 Kennisgevingen inzake materiële wijzigingen in de initiële registratievrwaarden 26. ESMA verstaat nder "materiële wijziging" elke wijziging in de infrmatie die in de registratieaanvraag werd meegedeeld, en, meer in het algemeen, elke wijziging die gevlgen kan hebben vr de naleving van de eisen van de RB-verrdening. 27. RB's dienen ESMA in kennis te stellen van alle materiële wijzigingen van de initiële 7
registratievrwaarden, met inbegrip van maar niet beperkt tt: a. de pening en sluiting van bijkantren; b. het gebruik van bekrachtigingen; c. het recht van RB's p vrijstelling(en) bij registratie; d. uitbestedingsvereenkmsten; e. de rechtsvrm; f. de ndernemingsstructuur (met inbegrip van de rerganisatie f herstructurering van de activiteiten van het RB en spin-ffs); g. het srt bedrijfsactiviteiten (met inbegrip van het verlenen van een nieuwe dienst f de lancering van een nieuw prduct in de rating- f niet-ratingsectr); h. de klasse en/f het type ratings; i. de eigendmsstructuur: verwerving f verdracht van deelnemingen vr meer dan 5% van het kapitaal; j. leden van de raad van tezichthuders/raad van bestuur; k. de nalevingsfunctie en evaluatiefunctie; l. prcedures vr het uitgeven en herzien van ratings; m. financiële middelen (met inbegrip van veranderingen in het aandelenkapitaal f langlpende schulden); n. ratingmethdlgieën, -mdellen en belangrijke aan ratings ten grndslag liggende aannamen;. IT-prcessen en infrmatieverwerkingssystemen die het ratingprces ndersteunen, zals veranderingen in IT-beheer; 5.13 Berekening van de tezichtvergeding en het marktaandeel van RB's Tezichtvergeding 28. Met het g p de berekening van de tezichtvergedingen dienen RB's elk jaar uiterlijk p 31 mei hun gecntrleerde jaarrekening van het vrige jaar aan ESMA ver te leggen. 29. De tezichtvergeding wrdt berekend p basis van de inkmsten uit de ratingactiviteiten en nevendiensten van de RB's. Een RB dat een f meerdere andere diensten verleent dan ratings, dient ESMA gedetailleerde infrmatie te verstrekken ver die diensten, pdat 8
ESMA kan berdelen f het m niet-ratingdiensten, niet-nevendiensten dan wel nevendiensten gaat. 30. Wanneer een RB waarvan de ttale jaarlijkse inkmsten ten minste 10 miljen eur bedragen, inkmsten aangeeft als afkmstig uit niet-ratingactiviteiten en/f nietnevendiensten, dient het RB ESMA een gedetailleerde beschrijving van die activiteiten en diensten te geven. Z kan ESMA berdelen f de inkmsten uit die activiteiten en diensten in aanmerking kmen vr aftrek van de tepasselijke mzet. De bedragen die vereenkmen met die niet-ratingactiviteiten f niet-nevendiensten, dienen p passende wijze te wrden gecertificeerd dr de externe accuntants 1 van het RB. 31. Wanneer een RB waarvan de ttale jaarlijkse inkmsten ten minste 10 miljen eur bedragen, ratingactiviteiten en nevendiensten aanbiedt aan verschillende cliënten, kan het vragen m de desbetreffende inkmsten af te trekken van de berekening van de inkmsten uit nevendiensten. Het RB dient ESMA een gedetailleerde beschrijving van zijn interne structuur en van eventuele relevante beleidslijnen, prcessen en prcedures ver te leggen. Dit met ESMA in staat stellen geval per geval te berdelen f het resultaat neerkmt p de verlening van diensten aan verschillende cliënten, waardr ptentiële belangencnflicten kunnen wrden uitgeslten en er geen tezichtcntrle ndig is. Op basis daarvan zal ESMA berdelen f de inkmsten uit het gedifferentieerde cliëntenbestand in aanmerking kmen vr aftrek van de tepasselijke mzet. De bedragen vr de inkmsten uit nevendiensten die wrden verleend aan verschillende cliënten die geen ratingdiensten ntvangen in het tepasselijke bekjaar, dienen p passende wijze vr elke cliënt afznderlijk en p geaggregeerde basis te wrden gecertificeerd dr de externe accuntants van het RB. Eventuele wijzigingen in de structuur van het RB f in het beleid, de prcessen f de prcedures met betrekking tt de verlening van nevendiensten aan een bepaalde cliënt, meten nverwijld aan ESMA wrden meegedeeld. 32. Vr bvenstaande berekening en de berdeling van de afwezigheid van ptentiële belangencnflicten wrdt nder "cliënt" verstaan elke cliënt zals gedefinieerd in de laatste alinea van afdeling E, deel II, punt 2, van bijlage I bij de RB-verrdening die geen ratingdiensten ntvangt van de RB-grep 2. 33. Wanneer een RB m andere aanpassingen van de tepasselijke mzet verzekt (zals de schrapping van nderlinge transacties), dient het RB ESMA een gedetailleerde beschrijving te geven van de gevraagde aanpassing en de redenen vr zulke aanpassing. Het bedrag dat met een dergelijke aanpassing vereenkmt, dient p passende wijze te wrden gecertificeerd dr de externe accuntant van het RB. 34. De berekening van de tezichtvergeding van het RB det geen afbreuk aan de lpende tezichtbevegdheden van ESMA m te berdelen f de verlening van nevendiensten dr een RB een ptentieel belangencnflict inhudt, en m, als dat het geval is, passende maatregelen te treffen in vereenstemming met de RB-verrdening. 1 De certificering mag p een andere manier wrden uitgeverd dr de externe accuntant van het RB, bijvrbeeld via een specifiek prcedureverslag f een prcedureverslag dat werd vereengekmen met de externe accuntant van het RB, een dr de externe accuntant van het RB pgestelde staat van ntvangsten van het RB f van de gefactureerde bedragen, f dr deze certificeringsaanvraag p te nemen in de cntrlepdracht van de externe accuntant van het RB. 2 In de laatste alinea van afdeling E, deel II, punt 2, van bijlage I bij de RB-verrdening staat: "vr de tepassing van dit punt wrdt nder 'cliënt' verstaan een entiteit, haar dchterndernemingen en de met haar verbnden entiteiten waarin de entiteit een deelneming van meer dan 20 % heeft, alsk alle andere entiteiten ten aanzien waarvan het ratingbureau namens een cliënt als nderhandelaar is pgetreden bij de structurering van een schuldemissie en waarbij, direct f indirect, een vergeding aan het ratingbureau is betaald vr het afgeven van een rating vr deze schuldemissie." 9
5.14 Berekening van het marktaandeel van RB's 35. Aangezien het marktaandeel van RB's p dezelfde basis wrdt berekend als de tezichtvergeding, zijn de richtsneren vr de berekening van de tepasselijke mzet vr tezichtvergedingen k van tepassing p de berekening van het marktaandeel van het RB. 36. Vr de berekening van het jaarlijkse marktaandeel van een RB dienen RB's waarbij het bekjaar verschilt van het kalenderjaar ESMA, de financiële rekeningen aangepast aan het kalenderjaar te bezrgen. De bedragen die met dergelijke aanpassingen vereenkmen, dienen p passende wijze te wrden gecertificeerd dr de externe accuntants van het RB. Een RB mag k gecntrleerde jaarrekeningen vrleggen die uitgesplitst zijn naar kwartaal f naar een andere peride, vr zver die infrmatie ESMA in staat stelt haar jaarlijkse berekening van het ttale marktaandeel en de berekening van de tezichtvergeding uit te veren. 10
6 Bijlage 1: verzicht van de infrmatie die ratingbureaus peridiek aan ESMA meten meedelen A. Indieningen van infrmatie p kwartaalbasis Financiële inkmsten (per srt rating en p individuele en gecnslideerde basis) en ksten (halfjaarlijks vr RB's die zijn vrijgesteld van tezichtvergedingen); persneelsverlp, vacatures en belangrijke bevrderingen (halfjaarlijks vr RB's die zijn vrijgesteld van tezichtvergedingen); aantal VTE's (halfjaarlijks vr RB's die zijn vrijgesteld van tezichtvergedingen); interne klachten vrgelegd aan de dienst naleving. B. Indieningen van infrmatie p halfjaarlijkse basis infrmatie ver eventuele interne evaluaties die zijn pgestart f zullen wrden pgestart m ratingmdellen en ratingprcessen te evalueren; de resultaten van methdlgie-evaluaties, met inbegrip van infrmatie ver eventuele tests achteraf die tijdens de verslagleggingsperide werden uitgeverd, gegevens ver belangrijke bevindingen en de maatregelen die het RB naar aanleiding daarvan heeft getrffen; naleving, interne audit, risicbeheer en IT-strategie en -beheer; vastgestelde ptentiële gevallen van niet-naleving van de RB-verrdening en getrffen maatregelen; nieuwe ptentiële en bestaande belangencnflicten die werden vastgesteld en maatregelen die werden getrffen; ntulen van de raad van bestuur, adviezen van nafhankelijke, niet-uitverende bestuurders en verslagen die zijn vrgelegd aan de raad van bestuur; gerechtelijke, arbitrage- en andere geschillenbeslechtingsprcedures; bijgewerkte rganigrammen. 11