Functiebeschrijving 1 IDENTIFICATIEGEGEVENS Item Beschrijving Functiefamilie Functietype Functiegraad Functietitel Niveau Leidinggevend Strategisch Financieel Directeur Financieel Directeur (voorheen Financieel Beheerder) Decretaal Datum versie 2018 v1 (102) 2 DECRETALE VERANTWOORDELIJKHEID Deze elementen zijn overgenomen uit het basisontwerp van het nieuw decreet lokaal bestuur dat eerstdaags zal goedgekeurd worden. Het kan dus zijn dat er nog kleine wijzigingen volgen in de komende maanden. Rubriek Staat onder de functionele leiding van de Algemeen-Directeur, verantwoordelijk voor: Staat in volle onafhankelijkheid in voor: Heeft de volgende expliciete bevoegdheden: Omschrijving het opstellen, in overleg met het managementteam, van het voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapporten het voeren en het afsluiten van de boekhouding het verzorgen van financiële analyse en financiële beleidsadvisering het thesauriebeheer, met behoud van de toepassing van de bepaling daarover in het organisatiebeheersingssysteem de financieel directeur rapporteert aan de algemeen directeur de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en het OCMW met budgettaire en financiële impact het debiteurenbeheer, in het bijzonder de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten en het verlenen van kwijting De financieel directeur kan een dwangbevel uitvaardigen, geviseerd en uitvoerbaar verklaard door het college of het vast bureau om onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen in te vorderen De financieel directeur rapporteert de vervulling van de opdrachten (krediet- en Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 1 van 8
Rubriek in volle onafhankelijkheid over de volgende aangelegenheden aan de gemeenteraad, de OCMW-raad, het college en het vast bureau: Omschrijving wetmatigheidscontroles en debiteurenbeheer) de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten de financiële risico s de algemeen directeur krijgt gelijktijdig altijd een afschrift van deze rapporteringen. 3 POSITIONERING IN HET ORGANOGRAM(*) De Financieel Directeur: wordt functioneel aangestuurd door de algemeen directeur en rapporteert aan de algemeen directeur; is verantwoordelijk voor het financieel beleid voor de gemeente, het OCMW en het AGB; is lid van het managementteam. 4 DOEL VAN DE FUNCTIE De rol van financieel directeur is een cruciale rol binnen de organisatie. De financieel directeur moet ervoor zorgen dat de financiële middelen in volle transparantie onder controle zijn voor alle aspecten van het lokaal bestuur. De financieel directeur: begeleid de beleidscoördinatoren in het financieel denken (budgettering, opvolging financiële middelen); de financieel directeur zorgt voor de strategische, conceptuele en lange termijn aansturing van de verschillende financiële facetten van het lokaal bestuur; krijgt ondersteuning: o o vanuit het team beleidsondersteuning voor wetmatigheidscontroles, het beheer van de processen, producten & diensten, de projectportfolio en het Management Informatie systeem (MIS); vanuit het financieel team (beleidsdomein interne organisatie) voor de daglijkse verwerkingen van de financiële administratie; werkt intensief samen met de decretale graden. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 2 van 8
5 RESULTAATSGEBIEDEN BELEIDSONDERSTEUNING DOELSTELLING: Het bestuur in staat stellen het strategisch plan concreet te maken en te realiseren. Verantwoordelijk voor het uitwerken en opvolgen van acties & projecten binnen de strategische en operationele doelstellingen van het meerjarenplan en het goedgekeurd budgettair kader. Voorleggen van uitgewerkte financiële beleidsdossiers aan de beleidsorganen. Het ondersteunen van het managementteam met de rapportering aan de beleidsorganen over de concrete resultaten en voortgang van de dossiers/projecten (vanuit een financieel oogpunt). Bewaken van de toepassing van de procedure en evaluaties van de aanbestedingsdossiers. Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid en bijsturen waar nodig in samenspraak met de beleidsmakers. BELEIDSVOORBEREIDING DOELSTELLING: Het bestuur in staat stellen het strategisch plan concreet uit te voeren. Eindverantwoordelijk voor het budgettaire luik bij de uitwerking van de meerjarenplanning (strategische en operationele doelstellingen). Eindverantwoordelijk voor het budgettair luik en beleidsvoorstellen. Het ondersteunen van het managementteam met de financiële impact naar de beleidsvoorstellen die zij uitwerken. Zorgen voor een correcte integratie van de goedgekeurde beleidsvoorstellen in de meerjarenplanning en het budget. Verantwoordelijk voor het financieel luik binnen de strategische nota. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 3 van 8
BIJDRAGE AAN DE DAGELIJKSE WERKING DOELSTELLING: Het waarborgen van de dagelijkse werking. Vervullen van een voorbeeldfunctie inzake werkafspraken, toepassing van procedures en actieve bijdrage tot concrete resultaten binnen het eigen beleidsdomein. Waken over de naleving van de werkinstructies die van toepassing zijn in de organisatie en de geldende regelgeving. Voorbeeldgedrag tonen in de organisatie. BUDGETTERING Verantwoordelijk voor het opstellen en opvolgen van de budgetten binnen de meerjarenplanning, het financieel evenwicht en de autofinancieringsmarge. Instaan voor een gefundeerd, samenhangend, onderbouwd en nauwkeurig budgetvoorstel en een accuraat budgetbeheer. DOELSTELLING: Het bestuur in staat stellen om de financiële middelen vast te leggen en proactief te beheren. Opvolgen van het exploitatie- en investeringsbudget in samenwerking met het financieel team. Opvolging budgetten en bewaken van de vereiste bijkomende middelen en prioriteiten in samenwerking met het beleid en het managementteam. Instaan voor financiële, juridische en fiscale optimalisaties die een positieve impact hebben op het lange termijn financieel beleid. COÖRDINEREN DOELSTELLING: Zorgen voor een resultaatgerichte aansturing van de financiële middelen. Het begeleiden van de collega s in het managementteam op vlak van financieel beheer en de impact hiervan naar doelstellingen, planning en aansturing van activiteiten/projecten. Adviseren rond aanpak & timing van de verschillende activiteiten & projecten in ieder beleidsdomein. Actief financiële risico s identificeren en de organisatie hier bewust van maken. Vervolgens anticiperen op de risico s vanuit een financieel oogpunt. Actief meewerken in diverse overlegstructuren (in beleidsdomeinen, projectstuurgroepen, ) rond activiteiten en projecten met een grote financiële Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 4 van 8
impact. SAMENWERKING DOELSTELLING: Het waarmaken van het organisatiemodel. Actief bijdragen tot een goede (efficiënte & effectieve) samenwerking binnen het lokaal bestuur met het beleid, de decretale graden, het managementteam en alle collega s en het opnemen van een voorbeeldfunctie naar alle medewerkers. Meewerken aan en waken over een optimale communicatie met het beleid. Frequent overleg met alle leden van het managementteam alsook specifieke personen die een bepaalde activiteit en/of project opnemen en financieel advies, begeleiding en/of controle vragen. Proactief informeren van het managementteam over die items die voor hen van belang zijn vanuit een financieel perspectief. Het uitdragen van de expertise op financieel vlak naar alle andere collega s die begeleiding vragen/nodig hebben en het bieden van ad-hoc ondersteuning in specifieke overlegstructuren. DIENSTVERLENING Instaan voor een klantgerichte dienstverlening, zowel naar de buitenwereld als intern naar de eigen organisatie. Adequaat en concreet financieel advies en begeleiding geven aan iedereen die vragen heeft. DOELSTELLING: Het garanderen van een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening. Coachen van het managementteam inzake financieel inzicht. EXTERNE COMMUNICATIE DOELSTELLING: Het verzekeren van de communicatiestroom naar de burger en Instaan voor een gerichte externe communicatie vanuit het financiële thema. Aanleveren van de inhoud voor externe publicaties/presentaties vanuit de eigen specialisatie naar collega s en/of de communicatieambtenaar. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 5 van 8
andere belanghebbenden. De organisatie vertegenwoordigen op evenementen, fora, zowel lokaal als bovenlokaal die een meerwaarde hebben voor het bestuur. Relaties met externen actoren (rond het thema financiën, andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) activeren en onderhouden. Meewerken aan de uitwerking van het communicatieplan van het lokaal bestuur (olv communicatieambtenaar). INTERNE CONTROLE DOELSTELLING: Het verschaffen van een redelijke zekerheid over (1) het bereiken van de doelstellingen, (2) het naleven van de wetgeving en de procedures (3) het beschikken over betrouwbare financiële beheersinformatie, (4) het efficiënt en economisch gebruik van middelen, (5) beschermen van activa, (6) voorkomen van fraude. Toepassen van het intern controlesysteem (organisatiebeheersing) en waken over de doelgerichte werking ervan. In overleg met het managementteam bepalen welke kwalitatieve en kwantitatieve KPI s er van toepassing zijn vanuit een financieel standpunt over de beleidsdomeinen heen. Ondernemen van specifieke acties vanuit de resultaten/knelpunten in het intern controlesysteem. Aanreiken van suggesties rond potentiële verbeteringen in het intern controlesysteem in samenspraak met de algemeen directeur. INTERNE COMMUNICATIE Instaan voor een open interne communicatie naar de collega s, het managementteam en de beleidsmakers. Zorg dragen voor de juiste informatiedoorstroming van de financiële thema s naar het managementteam. DOELSTELLING: Ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot de noodzakelijke informatie. Adequate informatie verschaffen aan de beleidsmakers. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 6 van 8
LEIDINGGEVEN DOELSTELLING: Functioneel aansturen van mensen om de resultaten van de organisatie mee te realiseren. Zal als functionele leidinggevende vanuit het financieel thema richting geven, resultaatgericht sturen in diverse activiteiten & projecten om de financiële stabiliteit van de organisatie te maximaliseren. Richting geven en sturen op concrete resultaten in projecten rond de financiële impact aan de betrokken projectverantwoordelijke. Richting en/of feedback geven in de dagelijkse exploitatie over de financiële impact van een specifieke activiteit en/of project aan de betrokken coördinatoren. Periodiek overleg met de teamcoördinator financiën om specifieke financiële knelpunten, statussen te bespreken, te evalueren en bij te sturen waar nodig. Feedback geven aan medewerkers waarmee samengewerkt wordt en input geven aan de leidinggevenden voor het evaluatieproces van de medewerkers Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 7 van 8
6 COMPETENTIES Gedragscompetentie Gradatie Technische competentie Gradatie Coachen Communicatiemanagement Richting geven Financieel management Conceptueel denken Personeelsmanagement Plannen en organiseren Strategisch management Resultaatgerichtheid Informatiebeheer Besluitvaardigheid MS-Office Impact en invloed Specifieke software Relatienetwerking Procesmatig denken Integriteit en loyaliteit Projectmatig werken Werking van de organisatie Werkmiddelen en -methodieken Wetgeving mbt de organisatie Wetgeving mbt de werking Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 8 van 8