Agentschap vr verheidspersneel SECTORCOMITE XVIII VLAAMSE GEMEENSCHAP EN VLAAMS GEWEST prtcl nr. 272.890 PROTOCOL HOUDENDE DE CONCLUSIES VAN DE ONDERHANDELINGEN VAN 23 MAART 2009 DIE GEVOERD WERDEN IN HET SECTORCOMITE VIII VLAAMSE GEMEENSCHAP EN VLAAMS GEWEST Over Rndzendbrief inzake vergedingen en telagen vr de vertegenwrdigers van de Vlaamse Regering - Departement internatinaal Vlaanderen
vervlg prtcl nr. 272.890 2 dr de afvaardiging van de verheid, samengesteld uit: vaste leden 1. de heer Kris Peeters, minister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Institutinele Hervrmingen, Bestuurszaken, Buitenlands beleid, Media, Terisme, Havens, Landbuw, Zeevisserij en Plattelandsbeleid, vrzitter; 2. de heer Dirk Van Mechelen, Vlaams minister van Financiën en Begrting en Ruimtelijke Ordening enerzijds, en de afvaardigingen van de drie representatieve vakbnden: - de Algemene Centrale der Openbare Diensten, vertegenwrdigd dr: de heer Hilaire Berckmans - de Federatie van de Christelijke Syndicaten der Openbare Diensten die nder meer de ACV-Openbare Diensten en de ACV-Transprt en Cmmunicatie grepeert, vertegenwrdigd dr: Mevruw Sphie Merman - het Vrij Syndicaat van het Openbaar Ambt, vertegenwrdigd dr: de heer Js Mermans anderziids,
vervlg prtcl nr. 272.890 3 Werd een één~ariakkrd afaeslten ver biiaaande rndzendbrief inzake vergedingen en telagen vr de vertegenwrdigers van de Vlaamse Regering - Departement internatinaal Vlaanderen Bijgaand dcument maakt integraal deel uit van dit prtcl. Brussel, DE ANAARDIGING VAN DE REPRESENTATIEVE VAKORGANISATIES: Vr de Algemene Centrale der DE ANAARDIGING VAN DE OVERHEID De Vrzitter, minister-presid Kris Peeter' &n de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Institutinele Hervrmingen, Bestuurszaken, Buitenlands beleid, Media, Terisme, Havens, Landbuw, Zeevisserij en Plattelandsbeleid Vr de Federatie van de Christelijke Syndicaten der Openbare Diensten Dirk Van Mechelen Vlaams minister van Financiën en Begrting en Ruimtelijke Ordening Vr het Vrij Syndicaat van het
Rndzendbrief DVO/BZ/P&0/2009... Minister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Institutinele Hervrmingen, Bestuurszaken, Buitenlands Beleid, Media, Terisme, Havens, Landbuw, Zeevisserij en Plattelandsbeleid Aan de vertegenwrdigers van de Vlaamse Martelaarsplein 19 Regering in het buitenland - Departement 1000 Brussel internatinaal Vlaanderen Tel.: 021552 60 00 - Fax: 021552 60 01 Datum: Betreft: Rndzendbrief inzake vergedingen en telagen vr de vertegenwrdigers van de Vlaamse Regering - Departement internatinaal Vlaanderen DiV/BZ/MDLS/Geldelijk Reglement 1 9-4-2009
INHOUDSTAFEL 1. ALGEMENE BEPALINGEN... 3 1. RECHTSBASIS... 3 2. DIPLOMATIEKE MEDEWERKERS CATEGORIE DM3...... 3 3. HETBEGRIPUPARTNER"... 4 II. POSTVERGOEDING... 4 1. DEFINITIE POSTVERGOEDING... 4 2. BESTANDDELEN VAN DE POSTVERGOEDING...... 5 3. BASISBEDRAGEN... 5 4. COEFFICIENT LEVENSDUURTE... 5 5. REPRESENTATIECOEFFICIENT... 5 6. BEREKENING VAN DE POSTVERGOEDING... 6 III. VERGOEDING VOOR ZAKENREIZEN... 10 1 DEFINITIE...... 10 2. VERPLAATSINGEN... 10 3. HOTEL EN DAGVERGOEDINGEN... 12 4. VERLIES OF DIEFSTAL VAN BAGAGE EN GELD... 14 IV. REISKOSTENTOELAGE... 15 1. PRINCIPE...... 15 2. PERIODICITEIT EN REISDAGEN... 15 V. DE VERHUISKOSTENTOELAGE... 16 1. EIGENLIJKE KOSTEN....... 16 2. VERVOERSKOSTEN BAGAGE... 16 3. VERVOERSKOSTEN VERHUISBOEDEL... 17 4. MEUBELBEWARING... 18 5. VERZEKERING VAN DE VERHUISBOEDEL... 18.... VI TOELAGE VOOR DE HUUR VAN EEN WONING IN HET BUITENLAND 19 1. VOORLOPIGE HUISVESTINGSKOSTEN... 19 2. KOSTEN VAN DEFINITIEVE HUISVESTING... 19 VII. STUDIETOELAGE VOOR STUDERENDE KINDEREN... 22 1. TOEKENNINGSVOORWAARDEN... 22 2. IN AANMERKING GENOMEN KOSTEN... 22 3. TEGEMOETKOMING VOOR ALGEMENE SCHOOLKOSTEN... 23 4. INDIENING EN TERUGBETALING... 24 VIII. TOELAGE VOOR MEDISCHE VERZEKERING... 25.... IX TOELAGE VOOR EEN PERSONENWAGEN 25 X. INRICHTINGSVERGOEDING... 25 XI. INWERKINGTREDING... 27 DiV/BZ/MDLS/Geldelijk Reglement 2 9-4-2009
I. ALGEMENE BEPALINGEN 1. RECHTSBASIS Het Vlaams Persneelsstatuut (VPS) van 13 januari 2006, zals gewijzigd bij besluit van de Vlaamse Regering van 16 maart 2007, deel VII, titel 3, hfdstuk 8, artikel VII 91, bepaalt "Tenzij het reglementair anders bepaald is, hebben de persneelsleden die Vlaanderen in het buitenland vertegenwrdigen, recht p de vlgende vergedingen en telagen, waarvan het bedrag en de tekenningsvrwaarden wrden bepaald dr de Vlaamse minister, bevegd vr de bestuurszaken, in verleg met de functinele minister: 1 O een pstvergeding; 2" een vergeding vr zakenreizen; 3" een reiskstentelage; 4" een verhuiskstentelage; 5" een telage vr de huur van een wning; 6" een studietelage vr studerende kinderen; P een telage vr een medische verzekering; 8" een telage vr een persnenwagen; 9" een inrichtingsvergeding. " Deze rndzendbrief geeft uitvering aan vrvermeld artikel VII 91 van het Vlaams Persneelsstatuut en bepaalt derhalve het bedrag en de tekenningsvrwaarden van de in dit artikel vermelde telagen en vergedingen. De rndzendbrief is gebaseerd p de federale regelgeving ter zaka. De tekeningsmdaliteiten zijn eveneens gebaseerd p de desbetreffende federale regelgeving. Vr eventuele aanpassingen van de bedragen die een gevlg zijn van wijzigingen zals levensduurte, wegingsfactr van de pst en dergelijke wrden de mzendbrieven en mzendmails van de Federale verheidsdienst Buitenlandse Zaken gevlgd en treden in werking p dezelfde dag als p federaal niveau. 2. DIPLOMATIEKE MEDEWERKERS CATEGORIE DM3 Vr wat de pstvergeding en de keuze van de wning betreft, wrden de vertegenwrdigers van de Vlaamse Regering ingedeeld nder de hiernder vermelde categrie van "de diplmatieke medewerkers die de enige diplmatieke medewerker zijn van het psthfd" (DM3). DMI: Ministerraden zals bepaald in het ministerieel besluit tt vaststelling van de diplmatieke zendingen waarin het ambt van ministerraad wrdt uitgeefend en die de functie van nr.2 uitefenen in de ambassades te Parijs en Washingtn; Adjunct-Permanent Vertegenwrdiger bij de Eurpese Unie te Brussel DM2: De ministerraden, zals bepaald in het ministerieel besluit tt vaststelling van de diplmatieke zendingen waarin het ambt van ministerraad wrdt uitgeefend, en die niet nder categrie DM1 vallen; DM3: Diplmatieke medewerkers die niet vallen nder de categrieën DM1 en DM2 en de functie van nr.2 uitefenen in een pst met verschillende diplmatieke medewerkers De diplmatieke medewerker die alleen p pst is. DM4: Diplmatieke medewerkers die de functie van nr.2 uitefenen in een pst met slechts één diplmatieke medewerker. DM5: Diplmatieke medewerkers in de psten in het buitenland die niet behren tt de categrieën DM1 tt en met DM4. DM6: Diplmatieke medewerkers in de psten in België die niet behren tt de categrieën DM1 tt en met DM4. Onverminderd het bvengestelde heeft de functie van vertegenwrdiger bij de internatinale rganisaties in Geneve (met standplaats bij het hfdbestuur) een sui-generis-karakter. Gelet p het feit dat deze persn slechts p peridieke basis in Geneve aanwezig dient te zijn, valt hijlzij grtendeels buiten het hierna uitgewerkte kader. De dr deze persn in hfde van zijn pdracht in Geneve gemaakte ksten wrden verged p basis van dr hemlhaar ingediende schuldvrderingen i.v.m. representatieve activiteiten, bijkmende ksten verbnden aan de zending, enz. Deze DiV/BZ/MDLS/Geldelijk Reglement 3 9-4-2009
vertegenwrdiger dient de schuldvrderingen, vergezeld van de ndige bewijsstukken, in bij het Departement internatinaal Vlaanderen. Vr het verige heeft deze vertegenwrdiger geen recht p vergedingen, vermeld in de hfdstukken II (behalve 6.1.6. Vertrekvergeding en 6.1.7. Terugkeervergeding, waar zijlhij wel recht p heeft), IV, V, VI, VII, VIII, IX en X. 3. HET BEGRIP "PARTNER" In deze rndzendbrief dient nder "partner" te wrden verstaan: De partner is de persn die met de vertegenwrdiger p pst samenwnt en die nder één van de vlgende categrieën ressrteert: de echtgent (-gente); de samenwnende cnfrm de artikelen 1475 tt 1479 BW met wie er geen huwelijksbeletsel is cnfrm de artikelen 143 tt 164 BW; de samenwnende in een land waar het samenlevingsverband wettelijk geregeld is en met wie er geen huwelijksbeletsel is in de zin van de artikelen 143 tt 164 BW; de samenwnende in en land waar het samenlevingsverband niet wettelijk geregeld is, maar met wie de vertegenwrdiger een samenlevingscntract heeft geslten en met wie er geen huwelijksbeletsel is in de zin van artikelen 143 tt 164 BW. ll. POSTVERGOEDING 1. DEFINITIE POSNERGOEDING De pstvergeding is een vergeding die aan de vertegenwrdigers p pst maandelijks wrdt tegekend vr de ksten die vrtvleien uit: Het uitefenen van de functie van vertegenwrdiger van de Vlaamse Regering en meer bepaald het representatieve karakter van deze functie, Het deel uitmaken van een lpbaan die vereist specifieke functies gedurende regelmatige intervallen uit te efenen en dit zwel in België als in het buitenland, De verplaatsing p regelmatige intervallen van een pst naar een andere pst, van een pst naar een functie bij het hfdbestuur en van een functie bij het hfdbestuur naar een pst. Onder 'pst' wrdt verstaan de diplmatieke zending f permanente vertegenwrdiging, zwel in België als in het buitenland, waaraan de vertegenwrdiger is tegevegd. In bijlage I wrdt bij wijze van vrbeeld een niet-limitatieve psmming van frfaitair dr de pstvergeding gedekte ksten gegeven. Wat de pstvergeding betreft, kan de vertegenwrdiger genieten van bepaalde teslagen indien hij gehuwd f wettelijk (vlgens de artikelen 1475 tt 1479 van het Burgerlijk Wetbek) samenwnend is, p vrwaarde dat de partnei minstens 8 maanden per kalenderjaar (f gedurende een evenredig berekende peride indien de aanstelling geen vlledig jaar betreft) bij hemlhaar p pst verblijft. De vertegenwrdiger van wie de partner zelf een pstvergeding ntvangt, kmt niet in aanmerking vr deze teslagen. Jaarlijks, en uiterlijk p 31 januari, vult de vertegenwrdiger de verklaring in betreffende de aanwezigheid p pst van zijnlhaar partner. De verklaring, waarvan een mdel als bijlage VI is bijgevegd, wrdt naar de MOD gestuurd. Bvendien met elke verandering in de administratieve f gezinssituatie nmiddellijk aan de MOD wrden meegedeeld. De kinderen vr wie de vertegenwrdiger ambtshalve kinderbijslag ntvangt, wrden in acht genmen bij de berekening van de pstvergeding. Elke verandering terzake dient nmiddellijk aan de MOD te wrden meegedeeld. De pstvergeding is nderhevig aan verschillende parameters. Deze parameters wrden vastgesteld dr FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Aanpassingen van de bedragen en parameters vermeld in de bijlagen, wrden vanaf de dr de FOD BZ gestelde datum tegepast. DiV/BZ/MDLS/Geldelijk Reglement 4 9-4-2009
Met uitzndering van het frfaitaire gedeelte "standplaats en mbiliteit" van de pstvergeding en van de vertrek- en terugkeervergeding (zie hiernder) betreft het terugbetalingen van werkelijke ksten die het persneelslid mest maken m de dr de werkgever pgelegde pdracht uit te veren. In principe is deze terugbetaling niet nderwrpen aan belastingen en inhudingen sciale zekerheid (art 31.l van het wetbek van de inkmstenbelastingen van 1992). 2. BESTANDDELEN VAN DE POSNERGOEDING De pstvergeding is samengesteld uit e een frfaitair gedeelte, "standplaats en mbiliteit" genemd, waarvr geen bewijsstukken meten wrden vrgelegd en vlgende elementen mvat: mbiliteit, affectatie, passieve representatie, verwijdering en hardship. vrlpige tussenkmsten met betrekking tt actieve representatieksten vr ntvangsten. De vertegenwrdiger met deze vrlpige tussenkmsten viermaandelijks rechtvaardigen in vereenstemming me.: de in nderdeel 6.2 uiteengezette mdaliteiten. e de vertrekvergeding, enkel tegekend p basis van de mdaliteiten, vermeld nder 6.1.6. e de terugkeervergeding, enkel tegekend p basis van de mdaliteiten, vermeld nder 6.1-7. 3. BASISBEDRAGEN De basisbedragen die deel uitmaken van de pstvergeding, zijn bestemd vr het dekken van de nder het vrig punt pgesmde specifieke nden en lasten. De uiteindelijk uitgekeerde bedragen verschillen van deze basisbedragen dr de teveging van verschillende teslagen naargelang de gezinssamenstelling. Op de basisbedragen wrden verschillende cëfficiënten tegepast. De basisbedragen wrden jaarlijks, met ingang van 1 februari, aangepast aan de stijging van de ksten van de levensduurte in België. Het percentage van aanpassing is gelijk aan het verschil tussen de cnsumptieprijsinde>dgezndheidsindex van de maand nvem ber en de cnsumptieprijsinde>dgezndheidsindex van nvember van het jaar vrdien. Een verzicht van de verschillende basisbedragen gaat als bijlage ll. 4. COEFFICIENT LEVENSDUURTE De cëfficiënt levensduurte is de mathematische weergave van de vergelijking van de levensduurte vr uitgeznden persneel in de plaats waar een buitenlandse pst gelkaliseerd is met de levensduurte in België. Deze cëfficiënt hudt rekening met kersschmmelingen. De cëfficiënten die van tepassing zijn p de psten in het buitenland, wrden dr de FOD BZ vastgesteld aan de hand van VN - statistieken (indexcijfers van de kleinhandelsprijzen met betrekking tt uitgaven vr dagelijks levensnderhud, abstractie gemaakt van wnksten, vr agenten van de VN) en mgerekend met Brussel als basis = 100. De cëfficiënten van tepassing p de psten waarvr deze VN - statistieken niet vrhanden zijn, wrden vastgesteld p basis van vergelijking met cëfficiënten geldend vr vergelijkbare psten in de regi f dr eventueel andere statistieken dan die van de Verenigde Naties te gebruiken. Bijlage III bevat een dr de FOD BZ pgestelde lijst van de cëfficiënten van levensduurte vr alle psten. De cëfficiënten wrden dr de FOD BZ twee maal per jaar, in juni en december, herberekend vlgens de z juist uiteengezette methde met de meest recente statistieken als basis. Resulteert die berekening in een afwijking van minstens 5% naar bven f naar nder ten pzichte van de geldende cëfficiënt, dan wrdt deze laatste met ingang van 1 februari f 1 augustus aangepast. De representatiecëfficiënt is de mathematische weergave van het belang en de mvang van de representatieverplichtingen verbnden aan een bepaalde functie. Hij wrdt gebruikt vr de berekening van de vrlpige tussenkmsten vr actieve representatie. Vr de vertegenwrdigers is de representatiecëfficiënt deze die geldt vr DM3, nl. 1,50. DiV/BZ/MDLS/Geldelijk Reglement 5 9-4-2009
6. BEREKENING VAN DE POSTVERGOEDING 6.1. Frfaitair aedeelte 6.1.l. Mbiliteit De vergeding vr mbiliteit wrdt znder nderscheid tegekend aan alle vertegenwrdigers p pst. Bij de berekening van de mbiliteitcvergeding neemt men de vr de pst geldende cëfficiënt inzake levensduurte in aanmerking terwijl een teslag wrdt tegekend aan vertegenwrdigers die p pst vergezeld zijn van hun partner. Deze teslag bedraagt een vermeerdering van 25%. 6.1.2. Standplaats De standplaatsvergeding wrdt tegekend aan alle vertegenwrdigers p pst in het buitenland mwille van het feit dat zij daar hun functies dienen uit te efenen. Zals bij mbiliteit zijn de vr de betrkken pst geldende levensduurtecëfficiënt en de vermeerdering (+25%) tegekend aan dr hun partner vergezelde vertegenwrdigers k hier van tepassing. Het bedrag van de standplaatsvergeding wrdt weergegeven in bijlage ll. 6.1.3. Passieve representatie De passieve representatievergeding wrdt tegekend aan alle vertegenwrdigers p pst m hen te te laten daar een representatieve functie uit te efenen. Deze vergeding mvat de ksten die buiten de representatieverplichtingen, gedekt dr de actieve representatievergeding, vallen. Bijlage II bevat het basisbedrag vr passieve representatievergeding. Zals bij de vergedingen inzake mbiliteit en standplaats wrdt k hier bij de berekening van het uit te keren bedrag rekening gehuden met de vr de betrkken pst geldende levensduurtecëfficiënt en het p pst vergezeld zijn van de partner (+25%). 6.1.4. Verwiiderinq De vergeding vr verwijdering dekt - in verhuding tt de afstand, bereikbaarheid, reisduur, mgelijkheden tt verplaatsingen en kstprijs van verplaatsingen - de ksten van verwijdering die niet f niet vlledig gedekt wrden dr de andere frfaitaire vergedingen. Vr de PV bij de EU en vr de pst(en) bij het hfdbestuur is geen verwijderingsvergeding vrzien. De psten wrden vlgens hun graad van verwijdering ingedeeld in vijf rangen: Rang 1: de psten in België en psten die langs de weg p maximaal 300 km van de Belgische grens gelegen zijn. Rang 2: psten van waaruit de duur van een rechtstreekse vlucht naar België 4 uur f minder bedraagt. Rang 3: psten van waaruit de duur van een rechtstreekse vlucht naar België meer dan 4 uur, maar minder dan 7 en een half uur bedraagt. Rang 4: psten van waaruit de duur van een rechtstreekse vlucht naar België 7 en een half uur f meer, maar minder dan 13 uur bedraagt. Rang 5: psten van waaruit de duur van een rechtstreekse vlucht naar België 13 uur f meer bedraagt. De rangschikking van de psten vlgens rang van verwijdering wrdt weergegeven in bijlage III. Het basisbedrag van de vergeding vr verwijdering vindt men in bijlage ll. Vr vertegenwrdigers die p pst vergezeld zijn van hun partner wrdt het basisbedrag met 100% vermeerderd terwijl deze vertegenwrdigers een vermeerdering van 50% van het basisbedrag vr ieder kind ten laste ntvangen. Vr alleenstaande vertegenwrdigers met kinderen ten laste bedraagt de teslag 100% vr het eerste kind en 50% vr ieder van de vlgende kinderen. In het geval van een echtpaar geëxpatrieerde vertegenwrdigers die beiden p pst zijn, wrdt de teslag vr kinderen ten laste slechts aan één van beiden tegekend en wel aan de vertegenwrdiger die zijnlhaar functies uitefent in de pst met de hgste rang van verwijdering. Indien de vertegenwrdigers geaffecteerd zijn in dezelfde pst f in verschillende psten met dezelfde rang van verwijdering, wrdt de teslag vr kinderen ten laste tegekend aan de vertegenwrdiger die de kinderbijslag ntvangt, tenzij de betrkken vertegenwrdigers de wens vr een andere regeling hebben uitgedrukt. DiV/BZ/MDLS/Geldelijk Reglement 6 9-4-2009
6.1.5. Hardship De psten wrden naar gelang hun graad van hardship ndergebracht in een klassement dat zes rangen mvat. Rang 1 herbergt de psten met het laagste niveau hardship, rang 6 deze met het hgste. Een dergelijk klassement heeft tt del de vertegenwrdigers een financiële tegemetkming te verschaffen die rekening hudt met het leefcmfrt verbnden aan de lkalisatie van hun pst. Vlgende criteria wrden daarbij als basis genmen: klimatlgische mstandigheden, sciaal islement, veiligheid, situatie p het gebied van hygiëne en leefmilieu vr zver hiervan een nadelige invled kan uitgaan p de gezndheid, aanwezigheid, tegankelijkheid en kwaliteit van geneeskundige zrgen, aanwezigheid, tegankelijkheid en kwaliteit van de materiële vrzieningen zals behuizing en bevrrading in meest ndzakelijke gederen. Het klassement dat de psten in zes rangen van hardship indeelt, wrdt jaarlijks dr de FOD BZ in de maand december herzien p basis van de meest recente gegevens. Het nieuwe klassement treedt in werking vanaf de maand februari die p de herziening vlgt. Wanneer er zich ter plaatse in de lp van het interval tussen de jaarlijkse evaluaties pltseling uitznderlijke wijzigingen zuden vrden met betrekking tt de situatie vlgens één f meerdere van de pgesmde basiscriteria, kunnen psten tijdelijk in een hgere rang wrden pgenmen. Het klassement van de psten vlgens rang van hardship vindt men in bijlage III terwijl de basisbedragen vermeld zijn in bijlage II. Vertegenwrdigers die p pst vergezeld zijn van hun partner ntvangen een vergeding vr hardship die gelijk is aan het basisbedrag vermeerderd met 50%. Zij hebben bvendien vr elk kind ten laste recht p een teslag 25% van het basisbedrag. Vr alleenstaande vertegenwrdigers met kinderen ten laste bedraagt de teslag 50% vr het eerste kind en 25% vr ieder van de vlgende kinderen. In het geval van een echtpaar geëxpatrieerde vertegenwrdigers die beiden p pst zijn, wrdt de teslag vr kinderen ten laste slechts aan één van beiden tegekend en wel aan de vertegenwrdiger die zijn/haar functies uitefent in de pst met de hgste rang van hardship. Indien de vertegenwrdigers geaffecteerd zijn in dezelfde pst f in verschillende psten met dezelfde rang van verwijdering, wrdt de teslag vr kinderen ten laste tegekend aan de vertegenwrdiger die de kinderbijslag ntvangt, tenzij de betrkken agenten de wens vr een andere regeling hebben uitgedrukt. 6.1.6. Vertrekvergeding Bvenp de bvenvermelde nderdelen van de pstvergeding ntvangt de vertegenwrdiger nder bepaalde vrwaarden k een vertrekvergeding. Gedurende de laatste twee maanden vóór de aankmst p pst (de zgenaamde wachttijd), ntvangt de vertegenwrdiger die gedurende min. 18 maanden een functie p het hfdbestuur heeft uitgeefend en naar een pst vertrekt, een vergeding gelijk aan 75% van zijn/haar brut geïndexeerd maandsalaris ingeval hij/zij alleenstaand, weduwe/weduwnaar f uit de echt gescheiden is en znder kind ten laste, fwel een vergeding gelijk aan 100% van zijn/haar brut geïndexeerde maandwedde wanneer hij/zij een partner heeft, zals gedefinieerd nder punt I.3. 6.1.7. Terugkeervergeding Er wrdt een maandelijkse terugkeervergeding tegekend aan de vertegenwrdigers die, na gedurende minstens één jaar de functie in het buitenland te hebben bekleed, tijdelijk aan het hfdbestuur wrden tegevegd. Deze vergeding wrdt tegekend vr een peride van drie jaar vanaf de datum waarp de vertegenwrdiger naar het hfdbestuur terugkeert. De terugkeervergeding wrdt berekend p basis van de geïndexeerde brutjaarwedde van de vertegenwrdiger en wrdt bepaald dr zijn gezinssituatie. Het bedrag van deze vergeding is gelijk aan: 1. 1/110 de van deze wedde vr een alleenstaande ambtenaar znder kind ten laste. 2. 1/67 ste van deze wedde: a. Vr de gehuwde f wettelijk samenwnende ambtenaar znder kind ten laste. b. Vr de alleenstaande gehuwde f wettelijk samenwnende ambtenaar met een kind ten laste. DiV/BZ/MDLS/Geldelijk Reglement 7 24-4-2009
3. 1157~'~ van deze wedde vr de alleenstaande, gehuwde f wettelijk samenwnende ambtenaar met minstens twee kinderen ten laste. De betaling van deze vergeding wrdt geschrst vr de peride tijdens dewelke de vertegenwrdiger geen recht heeft p een wedde. De Vlaamse minister bevegd vr Bestuurszaken kan, p met redenen mkleed vrstel van de directieraad, en in verleg met de Vlaamse minister van Buitenlands Beleid, de tekenning van deze vergeding na aflp van de drie eerste jaren verlengen vr die vertegenwrdigers die zware verantwrdelijkheden uitefenen waarvan de aard zelf rechtvaardigt dat ze aan één zelfde ambtenaar gedurende een tijdspanne van meer dan drie jaar zuden tevertruwd wrden. Deze verlenging wrdt slechts vr een peride van één jaar tegekend en kan eventueel wrden vernieuwd tegen de in de vrige paragraaf beschreven vrwaarden. Het vrdeel van deze vergeding wrdt beperkt tt een ttale duur van vijf jaar vanaf de eerste dag van hun teveging aan het hfdbestuur. 6.2. Vrlpiqe tussenkmsten in de ksten vr actieve representatie 6.2.1. Omschrijving De vrlpige tussenkmst vr ntvangsten is bestemd m de ksten van de ntvangsten te dekken die de vertegenwrdiger enlf de partner dienen te rganiseren f waaraan de vertegenwrdiger enlf de partner meten deelnemen uit hfde van de functie van de agent. Het gaat daarbij m maaltijden en andere evenementen die de agent in de eigen wning f daarbuiten rganiseert in het kader van de uitefening van zijnlhaar functie alsk ntvangsten waar iedere deelnemer de eigen ksten betaalt indien de aanwezigheid van de vertegenwrdiger absluut ndzakelijk is in het kader van de uitefening van zijnlhaar functie. Het niveau van de vrlpige tussenkmst is dusdanig vastgelegd dat het vlstaat m - rekening hudend met het geindexeerde basisbedrag, de cëfficiënt van de levensduurte ter plaatse en de representatiecëfficiënt - p jaarbasis alle ksten van ntvangsten te dekken. De vrlpige tussenkmst met vlstaan m de ksten vr actieve representatie gedurende de vastgestelde peride te dekken. Enkel in geval van buitengewne en uitznderlijke verplichtingen inzake representatie kan een bijkmende tussenkmst vr actieve representatie wrden gevraagd. Akkrd hiervr wrdt slechts verleend indien vrafgaandelijk een aanvraag werd ingediend ter attentie van het Departement internatinaal Vlaanderen en deze van rdeel is dat, rekening hudend met het bedrag van de vrlpige tussenkmst vr actieve representatie dat p jaarbasis aan de betrkken agent wrdt uitgekeerd, een bijkmende tussenkmst absluut ndzakelijk is m de ksten van de betrkken buitengewne en uitznderlijke representatieverplichtingen geheel f gedeeltelijk te dekken. Vr elke categrie van vrlpige tussenkmst vr actieve representatieksten geldt dat indien het bedrag van de gerechtvaardigde uitgaven kleiner is dan het bedrag van de vrlpige tussenkmst, het verschil tussen beide bedragen dr het Departement zal wrden teruggevrderd via inhudingen p tekmstige pstvergedingen van de vertegenwrdiger f p iedere andere vergeding waarp de vertegenwrdiger aanspraak kan maken, f k ng via een directe terugstrting vlgens dr het Departement bepaalde mdaliteiten. 6.2.2. Bedrag Bijlage l1 bevat het basisbedrag van de vrlpige tegemetkming vr ntvangsten. Dit basisbedrag wrdt vermenigvuldigd met de levensduurte- en de representatiecefficiënt. Vr de vertegenwrdigers die p pst vergezeld zijn van hun partner, wrdt vervlgens hierp ng een teslag van 25% berekend. DiV/BZ/MDLS/Geldelijk Reglement 8 9-4-2009
6.2.3. Rechtvaardiainasmdaliteiten 6.2.3.1. Indienina van de uitaavenstaten De vertegenwrdigers dienen driemaandelijks (nl. p 01 mei, 01 augustus, 01 nvember en 01 februari), f in geval van terugreping naar het hfdbestuur f pensinering ten laatste twee maanden na hun definitief vertrek uit de pst, het bedrag te rechtvaardigen van de vrlpige tussenkmsten vr actieve representatieksten die hen in de lp van de vrgaande peride van drie maanden werden tegekend. Zij maken daarvr gebruik van de Excel-sheet, ter beschikking gesteld dr het hfdbestuur. Als de sm van de dr de vertegenwrdiger ingediende kstenstaten p jaarbasis lager is dan het ttale bedrag van de vrlpige tussenkmsten vr actieve representatie, dan wrdt het verschil dr het hfdbestuur teruggevrderd dr inhuding p de tekmstige pstvergeding(en) f dr terugstrting vanwege het persneelslid. Als de sm van de dr de vertegenwrdiger ingediende kstenstaten p jaarbasis hger is dan het ttale bedrag van de vrlpige tussenkmsten vr actieve representatie, dan wrdt het verschil tussen het verantwrde bedrag en de vrlpige tussenkmsten niet verged dr het hfdbestuur, aangezien de vrlpige tussenkmsten per definitie z zijn vastgesteld dat deze vlstaan m alle ksten te vergeden ver een peride van 1 jaar. De bewijsstukken vr elk van de categrieën meten duidelijk en netjes wrden pgemaakt. De bijgevegde stukken meten genummerd, gedateerd en per categrie geklasseerd zijn. Per rubriek wrdt het ttaalbedrag pgemaakt. De vertegenwrdigers wrden verzcht hun naar behren ingevulde afrekening te bezrgen aan het Departement internatinaal Vlaanderen dat de uitgavenstaat, vrzien van een visum, naar de MOD stuurt. Dit laat het Departement te kennis te nemen van de manier waarp zijn medewerkers hun representatieplicht vervullen en na te gaan f de van kracht zijnde instructies werden gerespecteerd. De ingediende uitgavenstaten van vertegenwrdigers die niet in vereenstemming zijn met de bepalingen van deze mzendbrief, wrden naar de vertegenwrdigers teruggestuurd. 6.2.3.2. Rechtvaardiainu m. b. t. de vrl~iae teaemetkminuen De vrlpige tegemetkmingen kunnen aangewend wrden vr drie categrieën van uitgaven: A, B en C. Categrie A heeft betrekking p de ntvangsten. Het kan daarbij gaan m ntvangsten die de vertegenwrdiger rganiseert in zijnlhaar privéwning f in de Vlaamse vertegenwrdiging, f m ntvangsten die buiten de vertegenwrdiging f buiten de privé-wning wrden gerganiseerd. Uitgaven vr ntvangsten dienen gerechtvaardigd te wrden met het aantal werkelijk aanwezige persnen (en niet het aantal uitgendigde persnen) als basis. Vr ieder evenement met een lijst met de naam en hedanigheid van de gendigden wrden tegevegd. Categrie B "geschenken" heeft betrekking p geschenken in prfessineel verband (blemen, pralines, enz.). Bij de uitgavenstaat wrdt de lijst van de begunstigden en hun hedanigheid gevegd evenals de bewijsstukken (aankpbewijzen). In categrie C mgen giften vr caritatieve deleinden wrden aangerekend enlf de bijdragen vr het lidmaatschap van clubs f rganisaties die absluut ndzakelijk zijn vr het uitefenen van de functie (vb. het Fnds van het lkaal Diplmatiek Crps). Een vertegenwrdiger p pst in het buitenland kan echter het lidmaatschap van clubs met zetel in België (Cercle Gaulis, De Warande enz...) niet in rekening brengen. DiVIBZIMDLSIGeldelijk Reglement 9 9-4-2009
6.3. Belastinaen De cmpnent "standplaats en mbiliteit" van de pstvergeding is ten belpe van 8% belast en samengevegd met het belastbaar inkmen. Dit gedeelte van 8% is derhalve nderwrpen aan de van kracht zijnde bedrijfsvrheffing die aan de brn wrdt afgehuden. 6.4. Inwerkinatredina van wiiziainaen Aanpassingen van pstvergedingen gaan in fwel p de eerste dag van de maand vlgend p de verandering in de gezinssituatie van de vertegenwrdiger (wijzigingen met betrekking tt de aanwezigheid van de partner p pst enlf het aantal kinderen ten laste) fwel p de eerste dag van de maand vlgend p de ndertekening van de administratieve akte die de administratieve psitie van de vertegenwrdiger wijzigt. Wijzigingen i.v.m. de basisbedragen (bv. indexeringen), i.v.m. cëfficiënten levensduurte en i.v.m. de rangen van verwijdering en hardship wrden aan de vertegenwrdigers per mail meegedeeld, van zdra het hfdbestuur dr de FOD BZ van deze wijzigingen in kennis is gesteld. III. VERGOEDING VOOR ZAKENREIZEN 1. DEFINITIE Onder dienstreizen p pst wrden verstaan: de reizen in dienstverband die persneelsleden p pst verrichten vanuit hun standplaats ter vervulling van een specifieke pdracht; de reizen in dienstverband van persneelsleden, vanuit een buitenlandse standplaats naar België. 2. VERPLAATSINGEN De vertegenwrdiger dient nderstaande principes m.b.t. het gebruik van de verschillende verversmdi p een kstenefficiënte manier in de praktijk te brengen en zich hierbij te laten leiden dr het beginsel van de "gede huisvader". 2.2.2. Klasse Het gebruik van het vliegtuig vr dienstreizen is tegelaten vr verplaatsingen waarvan de afstand meer dan 800 km heenlterug bedraagt en daarenbven in vlgende gevallen: ingeval van uiterste dringendheid f vermacht; wanneer de verversmgelijkheden ver land niet bestaande, tijdrvend f gevaarlijk zijn. De vliegtuigreizen in het kader van een dienstreis wrden gemaakt in de teristenklasse. Verplaatsingen in Business - klasse (C- klasse) zijn tegelaten in vlgende gevallen: - indien de ttale tijdsduur van de vliegtuigreis (znder landing) meer dan zeven uur bedraagt; - in het kader van een bijzndere representatie - pdracht tegekend dr het Departement; - indien ambtenaren ministers vergezellen tijdens hun zendingen in het buitenland. Deze laatste uitzndering geldt in vrkmend geval k vr de F- klasse; - indien een fysieke handicap werd vastgesteld dr een medisch attest. 2.2.3. Plaatsbes~rekina, aank~ en betaling van bilietten De plaatsbespreking, de aankp en de betaling van vliegtuigbiljetten vr dienstreizen geschiedt, in beginsel, dr de vertegenwrdiger van de Vlaamse Regering p basis van de DiV/BZlMDLS/Geldelijk Reglement 1 O 9-4-2009
dr het Departement internatinaal Vlaanderen vraf gegeven telating; de betaling wrdt uitgeverd via het rllend fnds van de vertegenwrdiger. 2.3.Verver Der trein Persneelsleden die een dienstreis ndernemen per spr hebben recht p een biljet eerste klasse. Indien de reis deels p een nachtelijk uur (22-6u) wrdt uitgeverd, mag de ambtenaar een cuchette - reservering nemen en de teslag in rekening brengen. De ksten van sprverver mgen niet hger liggen dan het tarief van het gedkpste vliegtuigbiljet. De ksten van maritiem verver bij een dienstreis kunnen in rekening wrden gebracht tt een maximum dat vereenstemt met het gedkpste tarief van de vliegtuigreis. Vr de dagvergedingen is de verplaatsing per vliegtuig als richtinggevend. 2.5.Publiek weuverver ver lanne afstand Indien een persneelslid bij een dienstreis verplicht wrdt gebruik te maken van publiek wegverver ver lange afstand, kan het aangerekende tarief in rekening wrden gebracht tt een maximum dat vereenstemt met het gedkpste vliegtuigtarief. De ksten van vernachtingen nderweg vallen ten laste van het persneelslid tenzij wrdt aangetnd dat k met het luchtverver een vernachting nderweg vereist zu zijn. De tijdsduur van bvengemelde verplaatsing wrdt niet in aanmerking genmen vr het tekennen van dagvergedingen. 2.6. Privaat weuverver Indien vertegenwrdigers er vr kiezen m vr de dienstreis hun persnlijk vertuig te gebruiken dienen zij, zals eerder vermeld, dit uitdrukkelijk te vermelden in de aanvraag. In het geval van het gebruik van de eigen wagen, zal de terugbetaling geschieden p basis van de prijs van het treinbiljet eerste klasse (znder cuchette -teslag) f het gedkpste vliegtuigbiljet (in teristenklasse); deze terugbetaling dekt eveneens de tlgelden. In het geval van het gebruik van een huuraut, zal de terugbetaling geschieden p basis van de effectief gemaakte ksten, die de vertegenwrdiger vrschiet via zijn rllend fnds. Ingeval van cmbinatie van het gebruik van een persnlijk vertuig en een veerbt f tunneltraject binnen Eurpa zal eveneens de terugbetaling kunnen wrden gevrderd van de prijs van het gedkpste vliegtuigbiljet. De ksten van vernachtingen nderweg vallen ten laste van het persneelslid tenzij wrdt aangetnd dat k met het luchtverver een vernachting nderweg vereist zu zijn. De tijdsduur van bvengemelde verplaatsing wrdt niet in aanmerking genmen vr het tekennen van dagvergedingen. Ingeval van afwezigheid van f ingeval van meilijke, weinig betruwbare f gevaarlijke sprf luchtverbindingen, kunnen de transprtksten van dienstverplaatsingen per vertuig in aanmerking wrden genmen dr aanrekening van een vastgelegde eenheidsvergeding per kilmeter. Deze vergeding wrdt bepaald dr rndzendbrief DVO/DBZ/AR/2008/3. In deze gevallen zal k de wegentl, mits bewijsstukken, in rekening wrden gebracht. Het spreekt vr zich dat er nit een vastgelegde kilmetervergeding kan aangerekend wrden wanneer men een dienstwagen (van de ambassade) gebruikt. 2.7. Biizndere vrschriften Verversksten wrden terugbetaald vr het persneelslid p basis van een expliciete en vrafgaande telating van het Departement. De bijkmende ksten die vrtvleien uit het verver van het persneelslid en zijn bagage tussen statins, luchthaven, htels en vergaderplaatsen kunnen mits vrlegging van de gedateerde en gespecificeerde kwijtingen eveneens wrden terugbetaald met dien verstande dat in beginsel met wrden gebruikgemaakt van het penbaar verver. DiV/BZ/MDLS/Geldelijk Reglement 11 9-4-2009
De eventuele ksten vr de verzekering van gederen die eigendm zijn van het persneelslid, kunnen niet in rekening wrden gebracht. Uitgaven vr taxi's en parkings p luchthavens wrden slechts terugbetaald bij gebrek aan penbaar verver en in de gevallen waar dit uit gpunt van dienstbelang ndzakelijk is (b.v. verver van vertruwelijke f belangrijke dcumenten) en mits verlegging van de vereenstemmende bewijsstukken. Indien de luchthaventaksen niet reeds binnen het raam van het vliegtuigbiljet verrekend zijn, wrden zij eveneens terugbetaald mits bewijsstukken. 3. HOTEL EN DAGVERGOEDINGEN Net als vr de dagvergedingen wrden de richtprijzen vr htels jaarlijks vastgesteld. Deze richtprijzen zijn eveneens gebaseerd p de gegevens vervat in de VN- lijst inzake dagvergedingen (Daily Subsistence Allwance Circular) en waarbij een percentage wrdt berekend vr vernachtingsksten (gemiddeld 60%). De richtprijzen, vermeerderd met 15% aangezien de Verenigde Naties aanzienlijke krtingen genieten dr de grtere vraag, wrden in vreemde munt aangegeven en, ter infrmatie, k in eur. Dit laatste bedrag zal als basis wrden gebruikt vr het pstellen van de kstenraming. Vr de mrekening in eur zal, indien betaald werd met een kredietkaart, de kers wrden gebruikt van de kredietkaartmaatschappij. Z niet zal de gemiddelde kers van de maand die de dag van vertrek vrafgaat, wrden aangewend. De terugbetaling van htelksten gebeurt steeds p basis van facturen. Htelksten van vergezellende familieleden kmen niet in aanmerking. 3.1.2. Overschriidinaen In beginsel kunnen de vrmelde richtprijzen niet wrden verschreden, behalve ingeval van een uitdrukkelijke gedkeuring dr het Departement, p aanvraag van de betrkken vertegenwrdiger van de Vlaamse Regering. Bij verschrijding van de maximumrichtprijs vr htels kmt het verschil ten laste van de pstvergeding (frfaitair gedeelte). In vlgende gevallen kunnen verschrijdingen uitznderlijk in aanmerking wrden genmen: - indien internatinale cnferenties plaatshebben in een htel zal de vernachting in dit htel kunnen geschieden; - indien de reserveringen dr teden van een internatinale rganisatie geschieden. 3.2. Daciveraedincien 3.2.1. Alaemeen De uitgaven die tijdens de zending wrden gedaan vr maaltijden, drank, lkaal verver en andere kleine uitgaven wrden gedekt dr de dagvergeding vlgens de mdaliteiten pgesmd in de rubriek ver de terugbetaling van de nksten (3.3). Vr de berekening van de dagvergedingen wrdt, per land, een nderscheid gemaakt tussen: - de hfdstad; - eventueel andere belangrijke steden; - de rest van het land. Bij dienstreizen met verschillende bestemmingen in eenzelfde land, waarbij verschillende dagvergedingen van tepassing zijn, hangt de tepasselijke dagvergeding af van de plaats waar men de nacht tevren heeft vernacht. De persnen die het persneelslid vergezellen (bijvrbeeld echtgenten f andere gezinsleden) kunnen nder geen beding aanspraak maken p een dagvergeding. DiV/BZ/MDLS/Geldelijk Reglement 12 9-4-2009
3.2.2. Dienstreizen in het buitenland a a De berekening van de dagvergeding gebeurt p basis van de gegevens vervat in de VN-lijst inzake dagvergedingen (Daily Subsistence Allwance Circular). Vr de vertegenwrdigers p pst bedragen de dagvergedingen slechts 60% van deze die wrden tegekend aan ambtenaren tewerkgesteld p het hfdbestuur. De lijst van dagvergedingen wrdt semestrieel aangepast. 3.2.3. Dienstreizen naar Belaië De dagvergeding vr een vertegenwrdiger van de Vlaamse Regering in het kader van een dienstreis naar België bedraagt 14,60 eur; de vergeding vr lgement/htel 36,87 eur (mits indiening van bewijsstukken i.v.m. htelverblijf) en een persnlijke vergeding 18,09 eur. 3.3.Teruabetalina van de nksten 3.3.1. Principes a a a Dienstverplaatsingen p pst kunnen slechts aanleiding geven tt terugvrdering van gemaakte ksten, indien de bestemming meer dan 60 km van de standplaats van het persneelslid is verwijderd. Inzake vernachtingsksten gelden p deze regel specifieke uitznderingen, beschreven in de rubriek 'Htel'. De gemaakte ksten kunnen wrden terugbetaald uit het rllend fnds vr zver die niet hger liggen dan de geldende maximumrichtprijzen. Ter staving van de afname uit het rllend fnds dient een kstenstaat met verantwrdingsstukken bij de peridieke bekhuding van de pst te wrden gevegd. Alle uitgaven vr eenzelfde dienstreis wrden gebundeld en ingeschreven in dezelfde peridieke afrekeningsstaat. 3.3.2. Uitaavenstaat Deze ksten mvatten de eigenlijke ksten van het persnenverver, ksten van verver tussen statins, luchthaven, htels en vergaderplaatsen inbegrepen. De verplaatsingsksten p de plaats van bestemming wrden niet meegerekend, zij wrden gedekt dr de dagvergeding. 3.3.2.2. De htelksten a a Htelksten kunnen in rekening wrden gebracht vr elke vernachting die de vertegenwrdiger met den buiten zijn wnplaats in het kader van een dienstreis f van een pdracht hem tegewezen dr het Departement. Deze ksten mgen de in vreemde valuta uitgedrukte maximumrichtprijzen niet verschrijden. Bij die vernachtingsksten kan exclusief in rekening wrden gebracht: - de strikte vernachtingsksten, met uitsluiting van ntbijt, strijkdienst, en andere bijkmende htelksten; - het tarief vr een enkele kamer; - het dubbelekamertarief, wanneer het niet duurder is dan het enkel. Desgevallend dient hiervan schriftelijk bewijs te wrden geleverd. 3.3.2.3. De daaveraedinaen De dagvergeding wrdt tegekend p basis van de afwezigheid van de vertegenwrdiger van zijn administratieve standplaats tt het uur van terugkeer. Zij wrdt slechts tegekend vr de effectieve dienstreis met uitsluiting dus van de eventueel dr de vertegenwrdiger vrijwillig gemaakte reisverlengingen. Bij de berekening van het geheel van de dagvergeding waarp men wenst aanspraak te maken, met steeds het eenheidstarief wrden vermeld. De dagvergedingen wrden uitgekeerd als vlgt: - een vlledige vergeding p frfaitaire basis vr elke vlle dag van afwezigheid (zijnde een dag tussen twee vernachtingen p dienstreis). Indien in de DiV/BZ/MDLS/Geldelijk Reglement 13 9-4-2009
3.3.2.4. Andere ksten vernachtingsksten het ntbijt inbegrepen is, met 15% van de dagvergeding wrden afgetrkken; - vr dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal, indien de afwezigheid minstens 10 uur belpt: een vlledige dagelijkse frfaitaire dagvergeding; - indien de afwezigheid minder dan 10 uren bedraagt, geschiedt de terugbetaling p basis van de reële ksten p vrwaarde dat bewijsstukken wrden vrgelegd, en met maxima van: ntbijt: 15% van de dagelijkse frfaitaire dagvergeding; middagmaal: 35% van de dagelijkse frfaitaire dagvergeding; avndmaal: 45% van de dagelijkse frfaitaire dagvergeding; kleine uitgaven: 5% van de dagelijkse frfaitaire dagvergeding (kleine uitgaven dekken nder meer: plaatselijk verver in het land van bestemming zals tram, bus f metr, drank, versnaperingen, lkale telefngesprekken, fien); - vr de dagen van vertrek en terugkeer een halve dagvergeding. Vr zver er effectief ntvankelijke ksten zijn gemaakt die een halve dagvergeding verschrijden zal de terugbetaling van de reële ksten geschieden p vrwaarde dat bewijsstukken wrden vrgelegd en vlgens bvengemelde frmule; - dienstreizen met een duurtijd van minder dan 4 uur geven geen aanleiding tt een dagvergeding, tenzij in uitznderlijke mstandigheden. Vlgende uitgaven kunnen, p vrlegging van bewijsstukken, in aanmerking wrden genmen vr terugbetaling (buiten de dagvergeding): - internatinale telefngesprekken (in dienstverband); - inschrijvingsgeld seminaries; - buitengewne uitgaven die dr de aard van de zending f wegens vermacht niet knden wrden vermeden; - huur van een vertuig. De reisuitgaven pgelpen dr lkaal aangewrven persneelsleden wrden slechts terugbetaald ten belpe van de reële ksten en p vrlegging van bewijsstukken. In geen geval zal de terugbetaling die van de maxima kunnen verschrijden. 3.3.2.5. Belanriike ~merkinaen Indien de vernachting en de maaltijden dr teden van de uitndigende verheid f internatinale rganisatie kunnen wrden genten, wrden de vertegenwrdigers uitdrukkelijk verzcht dit te melden en zal de dagvergeding niet wrden uitbetaald f verhudingsgewijs verminderd. Indien de duur van de dienstreis de 30 kalenderdagen verschrijdt, zullen de vrpgestelde dagvergedingen en maximumrichtprijzen vr htels slechts in aanmerking wrden genmen vr zver geen vrdeliger regeling kan wrden bedngen. 4. VERLIES OF DIEFSTAL VAN BAGAGE EN GELD De schade bij verlies f diefstal van bagage f geld bij dienstreizen kmt slechts in aanmerking vr vergeding vr zver geen aanspraak kan wrden gemaakt p enige andere verzekering en geldt slechts vr de bagage die vr eigen gebruik wrdt meegenmen en het vrscht dat dr het Departement werd verstrekt. Indien blijkt dat de schade het gevlg is van eigen schuld f nvrzichtigheid wrdt geen vergeding uitbetaald. Bij schade dient steeds aangifte te wrden gedaan bij de lkale plitie. Er wrdt afgeraden m nndig veel cntant geld f kstbare zaken die niet strikt ndzakelijk zijn vr de dienstreis, mee te nemen. DiV/B4MDLS/Geldelijk Reglement 14 9-4-2009
IV. REISKOSTENTOELAGE 1. PRINCIPE De vertegenwrdigers, tegevegd aan een pst in het buitenland, kunnen, eventueel samen met hun partner en kinderen ten laste (die met de vertegenwrdiger p pst verblijven), na verlp van een bepaalde termijn gebruik maken van het recht p terugbetaling van de ksten van een verlfreis naar België en van de terugreis naar de pst. De vertegenwrdiger staat zelf in vr de beking van deze reis en schiet deze reis zelf vr (niet via het rllend fnds!). Om de reis terugbetaald te krijgen, dient de vertegenwrdiger bij het hfdbestuur een schuldvrdering in, alsk de riginele verantwrdingsstukken en het bewijs van betaling. De ksten die in aanmerking genmen wrden zijn: Vr een vliegtuigreis: gedkpste ticket ecnmy class Vr een treinreis: ticket tweede klasse Wie met de wagen reist kan, dr middel van een nkstenstaat en afhankelijk van de beslissing van het Departement, equivalent van een trein- f vliegtuigticket terugbetaald krijgen. Deze prijs dekt dan de ksten vr brandstf, lie, garage, autwegentl en htel gedurende de reis. Vlgende reisksten kunnen terugbetaald wrden: De ververksten Het transprt van niet-begeleide bagage 2. PERIODICITEIT EN REISDAGEN De vertegenwrdiger heeft peridiek recht p een dr de werkgever betaalde terugkeerreis naar België. De vertegenwrdiger heeft k recht p reisdagen, wanneer het een dergelijke dr de werkgever betaalde peridieke terugreis betreft. De peridiciteit van de terugkeer en de reisdagen, die als werkdagen gelden, wrden bepaald p basis van de pst waar de vertegenwrdiger is tewerkgesteld. Vlgende peridiciteiten en reisdagen gelden per pst: Berlijn POST Peridiciteit in maanden 36 36 36 Aantal reisdagen 1 1 Den Haag Lnden 1 1 Madrid 36 1 Parijs 36 1 Pretria 12 3 1 Washingtn D.C. 24 2 Warschau 12 1 Wenen 36 1 Wat de peridiciteit vr Pretria betreft, wijkt deze rndzendbrief af van de federale regelgeving, rekening hudend met het ruime ambtsgebied dat vanuit Pretria bestreken wrdt, met - naast Zuid Afrika - vlgende landen: Lesth, Btswana, Mzambique, Namibië, Swaziland en Malawi. DiV/BZ/MDLS/Geldelijk Reglement 15 9-4-2009
V. DE VERHUISKOSTENTOELAGE De vertegenwrdiger dient nderstaande principes p een kstenefficiënte manier in de praktijk te brengen en zich hierbij laten leiden dr het beginsel van de "gede huisvader". 1. EIGENLIJKE KOSTEN 1.l. Wie reist? De vertegenwrdiger, de partner en de kinderen ten laste. Er met rechtstreeks wrden gereisd, reizen via België wrdt enkel terugbetaald indien de ambtenaar de pdracht heeft gekregen naar het hfdbestuur terug te kmen. Omwegen m teristische f familiale deleinden wrden nit terugbetaald. 1.2. He reist men? 1.2.1. Privaat weaverver Het bedrag, dat vr terugbetaling in aanmerking kmt, is in feite 'een tegenwaarde'. Bijgevlg wrdt p basis van het gedkpste tarief fwel de tegenwaarde van een vliegtuigf een treinbiljet terugbetaald. 1.2.2. Per sdr Een biljet eersteklas wrdt terugbetaald. 1.2.3. Per vlieatuiq Kleine uitgaven (drank, fien, huurgeld dekens, enz.) wrden niet terugbetaald. 1.2.4. Maritiem verver De ksten van maritiem verver kunnen in rekening wrden gebracht tt een maximum dat vereenstemt met het gedkpste tarief van een vliegtuigreis. 2. VERVOERSKOSTEN BAGAGE 2.1.Verversksten niet-beaeleide baaaae Als bagage wrden beschuwd de nmisbare gederen gedurende de eerste dagen van het verblijf p pst. Het aantal kg bagage, dat p ksten van de Vlaamse verheid mag wrden ververd, is beperkt. Iedereen die per spr reist, mag 100 kg bagage ververen ( kinderen jnger dan 5 jaar, 50 kg.). Wanneer per vliegtuig wrdt gereisd, wrdt 20 kg bagage per persn tegestaan ingeval van een verandering van pst, slechts 10 kg per traject in het kader van een verlfreis. Bij vertrek vanuit het buitenland schiet men de ksten vr en vrdert men ze terug dr middel van een schuldvrdering en uitgavenstaat, waarvan de tegenwaarde p de bankrekening in België wrdt gestrt. Ververksten tussen de verschillende statins, havens en htels mgen in rekening wrden gebracht, de prijs van de reiskffers en de verpakking van het reisged blijft echter ten laste van de ambtenaar. 2.2.Verversksten beaeleide bagaae De ksten bij verschrijding van het tegelaten gewicht betreffende de begeleide bagage blijven ten laste van de betrkkene. 2.3.Verzekerina van de baciaae Het Departement betaalt, p vrlegging van een inventarislijst, k de premies terug die vrtvleien uit de verzekering van de bagage (zwel begeleide als niet-begeleide bagage). De tussenkmst is beperkt tt: - 6500 eur bagage ambtenaar DiV/BZ/MDLS/Geldelijk Reglement 16 9-4-2009
- 2500 eur bagage partner - 1250 eur bagage ieder kind 2.4.Ttaal van de verversksten Het ttaal van de verversksten m.b.t. de bagage mag het bedrag van 12.500 eur niet verschrijden. 3. VERVOERSKOSTEN VERHUISBOEDEL 3.1.Wet p de verheidspdrachten Bij de selectie van de verhuisfirma dient de wet p de verheidspdrachten te wrden gerespecteerd. De vertegenwrdiger vlgt de instructies van het hfdbestuur ter zake p. e m Van België naar een pst in het buitenland. Van een pst in het buitenland naar België. Van de ene pst in het buitenland naar een andere. 3.3. Werkwiize m m e De keuze van de verhuismaatschappij is vlledig vrij, in principe kmt eender welke maatschappij in aanmerking. Drie frfaitaire prijspgaven (bestekken) meten dr de vertegenwrdiger zelf en niet dr de verhuisfirma aan de dienst wrden vergemaakt. De drie bestekken meten naast het aantal m3 de kstprijs vermelden. Het maximaal aantal tegestane m3 is 60. Op basis van deze 3 bestekken kiest de vertegenwrdiger de verhuisfirma en legt de keuze ter gedkeuring vr aan het hfdbestuur. Deze maxima zijn telkens te vermeerderen met 4 m3 per minderjarig kind dat met de uders samenwnt en meereist. 3.4. De kstpriis van de verhuizina (alle ksten) m m e Het verpakken, het transprt, het uitpakken en hermnteren, het afleveren ter plaatse, maar k het huren van kisten, maritieme cntainer, eventueel bijkmende ksten vr pslag in meubelbewaarplaats. Bij eenvudige verhuizingen per vrachtwagen vlstaat een ttaalprijs van 'deur tt deur'. Bij verzending met maritieme cntainer is het aanbevlen dat de ingediende bestekken een prijs per m3 vermelden vr het inpakken, laden en verver tt de haven van vertrek, een kstprijs vr de zeevracht en indien het een 'deur-tt-deur1-verhuizing betreft, k de prijs vr de afleveringsksten. Verzending per vliegtuig wrdt slechts in uitznderlijke gevallen tegestaan. Het Departement kan steeds een bijkmend bestek vragen. De in de bestekken vermelde prijzen mgen nadien niet meer wrden gewijzigd. Verhuizers meten steeds de afspraken stipt nakmen. Na tekenning van de verhuizing aan een bepaalde firma, wrden geen bestekken meer aanvaard van cncurrerende verhuizers. Het Departement neemt slechts een enkele verzending ten laste. Bij verhuizing vanuit een pst in het buitenland naar een andere pst in het buitenland wrdt geen bijkmende verhuizing vanuit België tegestaan p ksten van het Departement, met uitzndering van gederen waarvr meubelbewaring is tegestaan. Verhuizingen naar België gebeuren 'deur - deur' f 'deur- Belgische haven' en in het tweede geval wrdt een Belgische verhuizer met de verdere afhandeling belast. Buitenlandse verhuizers met een crrespndent in België maken de eigendmstitel van de gederen ver aan de Belgische firma die dit attest ndig heeft m de verhuisgederen in de betrkken Belgische haven in ntvangst te nemen. Wanneer dit attest tevallig naar de betrkken ambtenaar wrdt verstuurd, met deze het nmiddellijk vermaken aan de verhuizer die met de verdere afhandeling is belast en dit m staangelden in de haven te vermijden. DiVIBYMDLSIGeldelijk Reglement 17 9-4-2009