Een mailing verzorgen Met een mailing of massaverzending kunt u een groot aantal documenten verzenden naar gebruikelijke adressen, die in een gegevensbestand staan. Voor deze techniek zijn twee bestanden nodig: - een begindocument waarin de vaste tekst staat en velden die zijn gekoppeld aan het gegevensbestand, - een gegevensbestand met variabele gegevens. Een gegevensbestand bestaat uit velden en records. Naam Voornaam Adres Postcode Woonplaats AERTS Charlotte Bloemenstraat 5 2000 Antwerpen ARMEN Pieter Sterrenstraat 2 8000 Brugge Alle gegevens over AERTS en ARMEN vormen records. Elk record krijgt een nummer op basis van de volgorde van invoeren of op basis van een sortering. Maak het begindocument. Koppel het gegevensbestand aan het begindocument (maak eventueel het gegevensbestand). Voeg de velden van het gegevensbestand op de juiste plaats in het begindocument. Start de uitvoering van de mailing. Een mailing maken Het begindocument maken Om een nieuw leeg document als begindocument te gebruiken, gebruikt u de sneltoets Ctrl N. Om een ingebouwde sjabloon te gebruiken als begindocument, klikt u op de Microsoft Office knop en vervolgens op de optie Nieuw. Selecteer vervolgens de categorie Geïnstalleerde sjablonen in het veld Sjablonen en dubbelklik op de te gebruiken mailingsjabloon. Om een van uw aangepaste sjablonen te gebruiken, selecteert u de categorie Mijn sjablonen en dubbelklikt u op de te gebruiken sjabloon. U kunt ook een bestaand document gebruiken: dit kan een gewoon document zijn of een begindocument dat is gemaakt voor een vorige mailing. Klik op de tab Verzendlijsten. Klik op de knop Afdruk samenvoegen starten in de groep met dezelfde naam en klik vervolgens, afhankelijk van het soort begindocument dat u wilt maken, op de optie Brieven of op de optie E mailberichten. Met de optie E mailberichten kunt u een aangepast e mailbericht sturen naar adressen uit uw e mailadressenlijst. Om deze functie te kunnen gebruiken moet Outlook 2007 op uw computer zijn geïnstalleerd. Een gegevenslijst aan het begindocument koppelen Klik op de tab Verzendlijsten op de knop Adressen selecteren in de groep Afdruk samenvoegen starten en klik vervolgens op een van de opties: Nieuwe lijst intypen: hiermee kunt u een nieuwe adressenlijst maken (zie Gegevenslijst maken in het hoofdstuk Mailing). Bestaande lijst gebruiken: hiermee wordt het dialoogvenster Gegevensbron selecteren geopend, waarin u een bestand of een database kunt ENI Editions - All rigths reserved - 271 -
selecteren waarin de adressenlijst staat. Als de geselecteerde lijst u niet bevalt, kunt u een andere lijst selecteren door opnieuw op deze optie te klikken. Als u als gegevenslijst een Excel werkmap (.xlsx) of een Access database (.accdb) selecteert, geeft Word bij het openen van het bestand een dialoogvenster weer waarin u het werkblad van Excel of de lijst (of query) van Access kunt kiezen, dat de gegevenslijst bevat die voor de mailing moet worden gebruikt. Selecteren uit Outlook contactpersonen: hiermee wordt het dialoogvenster Contacten selecteren geopend, waarin u de naam van de map kunt selecteren waarin de adressenlijst staat. Nu er een gegevenslijst is gekoppeld aan het begindocument, zijn de meeste opties op de tab Verzendlijsten beschikbaar.» Als u niet meer wilt dat er een gegevenslijst is gekoppeld aan het actieve begindocument, klikt u op de tab Verzendlijsten op de knop Afdruk samenvoegen starten in de groep met dezelfde naam, en klikt u vervolgens op de optie Normaal Word-document: de meeste opties op de tab Verzendlijsten worden nu grijs weergegeven en zijn dus niet beschikbaar; het document is geen begindocument meer voor een mailing, maar een normaal Word document. Samenvoegvelden in het begindocument invoegen Typ of bewerk eventueel de inhoud van het begindocument (vaste tekst). Zorg dat de tab Verzendlijsten is geselecteerd. Plaats het invoegpunt op de plaats waar de inhoud van het eerste veld moet worden afgedrukt (bijvoorbeeld de naam van de geadresseerde). Om een veld in te voegen, opent u de lijst bij de knop Samenvoegvelden invoegen in de groep Velden beschrijven en invoegen en klikt u op de naam van het in te voegen veld. Het veld Woonplaats wordt ingevoegd op de plaats van het invoegpunt, rechts van het veld Postcode. Elk ingevoegd veld staat tussen dubbele punthaken, om het verschil met de vaste tekst aan te geven. Om het veld Adresblok (een combinatie van meerdere velden die het postadres vormen) in te voegen, klikt u op de bijbehorende knop in de groep Velden beschrijven en invoegen. Bepaal de inhoud van het adresblok met behulp van de opties in het veld Adresgegevens opgeven. - 272 - ENI Editions - All rigths reserved
Als bepaalde onderdelen van het adres ontbreken, klikt u op de knop Velden vergelijken om de velden uit uw adressenlijst te vergelijken met de velden in het adresblok. Klik op de knop OK. Het veld Adresblok verschijnt op de plaats van het invoegpunt in uw begindocument. Om het veld Begroetingsregel (een combinatie van meerdere velden die de begroetingsregel van uw brief vormen) in te voegen, klikt u op de bijbehorende knop in de groep Velden beschrijven en invoegen. Bepaal de inhoud van de begroetingsregel met behulp van de lijsten in het veld Notatie van de begroetingsregel. Als bepaalde onderdelen van de begroetingsregel ontbreken, klikt u op de knop Velden vergelijken om de velden uit uw adressenlijst te vergelijken met de velden in de begroetingsregel. Klik op de knop OK. Om de velden in het document te markeren, zodat u ze gemakkelijker kunt vinden, klikt u op de tab Verzendlijsten op de knop Samenvoegvelden markeren in de groep Velden beschrijven en invoegen. De mailing controleren Het is handig om een voorbeeld van de resultaten van de samenvoeging weer te geven, zodat u eventuele wijzigingen in het begindocument kunt aanbrengen voordat u de mailing opstart. Zorg dat de tab Verzendlijsten is geselecteerd. Om een Voorbeeld van het resultaat van de samenvoeging weer te geven, klikt u op de bijbehorende knop in de groep Voorbeeld van het resultaat. In het begindocument ziet u een voorbeeld van de brief die hoort bij een van de records uit de gegevenslijst. Gebruik de volgende knoppen in de groep Voorbeeld van het resultaat om het voorbeeld van het gewenste record te zien: U kunt ook het recordnummer intypen en vervolgens op de toets Enter drukken. Om de velden opnieuw in het begindocument weer te geven, klikt u op de knop Voorbeeld van het resultaat om deze uit te schakelen. ENI Editions - All rigths reserved - 273 -
Om eventuele fouten tijdens het samenvoegen op te sporen, klikt u op de knop Automatisch controleren op fouten in de groep Voorbeeld van het resultaat. Activeer de optie bij de uit te voeren handeling en klik op de knop OK om de controle te starten.» In het voorbeeld van het resultaat kunt u een Geadresseerde zoeken in de gegevenslijst door op de bijbehorende knop in de groep Voorbeeld van het resultaat te klikken (zie Mailing Records van een gegevenslijst beheren). De mailing uitvoeren Klik op de tab Verzendlijsten op de knop Voltooien en samenvoegen in de groep Voltooien en klik vervolgens op een van de volgende opties: Afzonderlijke documenten bewerken: de samenvoeging gebeurt in een nieuw document ; tussen elke brief wordt automatisch een pagina einde ingevoegd. Documenten afdrukken: de samengevoegde documenten worden afgedrukt. E mailberichten verzenden: na de samenvoeging wordt het document via e mail aan de geadresseerden verzonden. Geef aan welke records moeten worden samengevoegd: Om alle geselecteerde records in de gegevenslijst samen te voegen, activeert u de optie Alles. Om het Huidige record samen te voegen, activeert u de bijbehorende optie. Om de samenvoeging te beperken tot enkele geselecteerde records in de gegevenslijst, geeft u het nummer van het eerste record op in het invoerveld Van en dat van het laatste record in het veld tot. Als het gaat om een mailing per e mail, geeft u de Berichtopties aan in het bijbehorende veld: Aan: Selecteer het veld waarin de e mailadressen zijn opgeslagen. Onderwerpregel: Typ het onderwerp van het bericht. Format E mailindeling: Selecteer de optie Tekst zonder opmaak of HTML om het begindocument in het bericht te verzenden; selecteer de optie Bijlage om het document als bijlage bij het bericht te verzenden. In tegenstelling tot de optie HTML kunt u met de optie Tekst zonder opmaak geen opmaak of afbeeldingen in berichten opnemen. Klik op de knop OK in het dialoogvenster Samenvoegen naar e mail. Als de mailing is samengevoegd in een nieuw document, kunt u het document bewerken, afdrukken en/of opslaan en sluit u het document vervolgens. Sla het begindocument op en sluit dit. Als u het begindocument opslaat, wordt ook de koppeling naar het gegevensbestand opgeslagen. - 274 - ENI Editions - All rigths reserved
Als u wijzigingen heeft aangebracht in het gegevensbestand, vraagt Word of u deze wilt opslaan. Klik in dat geval op de knop Ja om de wijzigingen in de gegevenslijst op te slaan.» Met een klik op de knop Adressenlijst bewerken in de groep Afdruk samenvoegen starten wordt het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen geopend: waarin u de inhoud of de presentatie van de gegevenslijst kunt bewerken.» U kunt ook een mailing maken met behulp van de wizard Afdruk samenvoegen. Kies de optie Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen in de lijst bij de knop Afdruk samenvoegen starten (tab Verzendlijsten) en volg de stappen in de wizard; u vindt hier de opties die hierboven staan beschreven. Een begindocument openen Klik op de knop en vervolgens op de optie Openen. Selecteer de map waarin het begindocument staat en dubbelklik op het te openen bestand. Word signaleert dat er een gegevensbestand is gekoppeld aan het document dat u wilt openen, en vraagt u of u de gegevens uit het bestand in het begindocument wilt invoegen. Met de knop Help weergeven verschijnt de helptekst bij het bericht. Klik op een van de volgende knoppen: Ja: om de koppeling te maken tussen het begindocument en het gegevensbestand. Nee: om de koppeling ongedaan te maken tussen het begindocument en het gegevensbestand. Het begindocument wordt nu weer een standaard Word document. Als u heeft gekozen voor de koppeling tussen dit document en het gegevensbestand, zijn de opties op de tab Verzendlijsten beschikbaar; zo niet, dan zijn deze opties grijs gemaakt en dus onbeschikbaar, omdat de handelingen voor de mailing alleen mogelijk zijn als er een gegevenslijst is gekoppeld aan het document. Een gegevenslijst maken Als het begindocument is gemaakt, opent u dit. Zo niet, geef dan een nieuw begindocument op waarin u de vaste tekst van de mailing wilt typen. Zorg dat alleen het begindocument is geopend in Word. Klik op de tab Verzendlijsten op de knop Adressen selecteren in de groep Afdruk samenvoegen starten en klik vervolgens op de optie Nieuwe lijst typen. Het dialoogvenster Nieuwe adreslijst verschijnt op het scherm: elke kolom staat voor een ingebouwd veld. ENI Editions - All rigths reserved - 275 -
Als de kolommen niet overeenkomen met de gewenste informatie, klikt u op de knop Kolommen aanpassen om de velden te bepalen van de nieuwe gegevenslijst en volgt u onderstaande instructies: - Om een kolom te verwijderen, selecteert u het bijbehorende veld, klikt u op de knop Verwijderen en vervolgens op Ja om het verwijderen te bevestigen. - Om een nieuw aangepast veld toe te voegen, klikt u op de knop Toevoegen. Type een naam voor het veld in het bijbehorende invoerveld en klik vervolgens op OK. Het aangepaste veld wordt toegevoegd onder het geselecteerde veld. - Om een veld een andere naam te geven, selecteert u het in de lijst en klikt u op de knop Naam wijzigen. Typ de nieuwe naam in het invoerveld en klik op OK. - Om een veld te verplaatsen, selecteert u het in de lijst en gebruikt u de knoppen Omhoog of Omlaag. Het verdient de voorkeur de velden te laten verschijnen in de volgorde van gegevensinvoer. Als de structuur van de lijst gemaakt is, klikt u op de knop OK. Het formulier met de eerder ingestelde velden, verschijnt opnieuw op het scherm. Klik in het invoerveld van het eerste veld en typ het bijbehorende gegeven. Gebruik de toets Tab om naar het volgende veld te gaan, en de toetsen Shift Tab om naar het vorige veld te gaan. Typ in elk veld en elke record van de lijst. Als u klaar bent met het intypen van de records, klikt u op OK. Het dialoogvenster Adreslijst opslaan verschijnt op het scherm. Typ een Bestandsnaam voor de gegevenslijst in het bijbehorende invoerveld en kies indien nodig de map waarin het moet worden opgeslagen. Klik vervolgens op de knop Opslaan. de lijst wordt opgeslagen als Microsoft Office adressenlijst (.mdb). Het gegevensbestand dat u zojuist heeft gemaakt, is nu gekoppeld aan het begindocument. De records van een gegevenslijst beheren De records van een gegevenslijst kunnen worden beheerd via een invoerformulier. Als u echter een gegevenslijst gebruikt in een Excel werkmap (.xlsx) of een Access database (.accdb), kunt u sommige handelingen zoals bijvoorbeeld een veld toevoegen of een record verwijderen, niet uitvoeren. In dat geval moet u voor deze handelingen het gegevensbestand openen in de bijbehorende toepassing. - 276 - ENI Editions - All rigths reserved