Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Brief aan de raad over toezegging onderzoek naar benchmark Representatie Programma / Programmanummer Bestuur & Middelen / 1042 BW-nummer Portefeuillehouder H. Kunst Samenvatting Bij de behandeling van de Perspectiefnota 2013 op 20 juni 2012 heeft het college van burgemeester en wethouders toegezegd de mogelijkheid te onderzoeken tot een benchmark naar de functie van Representatie. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. CO10, Marij Delissen, 2382 ambtelijk voorstel 19 november 2012 Registratienummer 12.0021053 Ter besluitvorming door het college De brief aan de raad over de toezegging aan de raad bij behandeling Perspectiefnota over een onderzoek naar een benchmark over bezetting Representatie, vast te stellen. Paraaf akkoord Leidinggevende Programmamanager H. Danner Programmadirecteur B. van der Ploeg Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad Besluit B&W d.d. 19 februari 2013 nummer: 3.13 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Gemeentesecretaris Portefeuillehouder Collegevoorstel benchmark representatie.doc
Communicatie en Representatie Aan de gemeenteraad van Nijmegen Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 323 59 92 E-mail gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen 19 februari 2013 Ons kenmerk CO10/13.0000381 Contactpersoon Marij Delissen Onderwerp Toezegging aan de raad bij behandeling Perspectiefnota. Benchmark bezetting Representatie uw brief nvt Doorkiesnummer (024) 3292382 Geachte leden van de raad, Bij de behandeling van de Perspectiefnota heeft het college van burgemeester en wethouders toegezegd de mogelijkheid te onderzoeken tot een benchmark naar de functie van Representatie. Uit een quickscan (zie bijlage) blijkt dat in Nijmegen relatief veel FTE voor Representatie ook als zodanig zijn gelabeld. In de andere gemeenten zijn representatiewerkzaamheden bij diverse functies ondergebracht, waardoor een echt vergelijk lastig is. De situatie in Almere komt het meest dicht in de buurt van Nijmegen. Verder zien we dat het serviceniveau van Representatie in Nijmegen hoog is. Er wordt veel gedaan aan begeleiding van burgemeester en wethouders, advisering en organisatie van eigen terugkerende evenementen zoals de nieuwjaarsreceptie, de ontvangsten tijdens de Vierdaagse, de herdenking van het bombardement op Nijmegen van 22 februari, 4 en 5 mei, de herdenking van Market Garden, naturalisatieceremonies, de cultuurprijzen en de Vrede van Nijmegen Penning. Maar ook bij grote(re) incidentele evenementen zoals Nijmegen2000, het ambtsjubileum van koningin Beatrix, de onthulling van de Godenpijler en 75 jaar Stadsbrug speelt Representatie een belangrijke rol. Ook assisteren de representatiemedewerkers de Raad, bijvoorbeeld bij het afscheid en de installatie van de burgemeester. Veel gemeenten besteden dit soort evenementen uit aan organisatiebureaus. Een uitgebreide benchmark zou veel meer tijd vergen dan deze quickscan. Bij andere gemeentes is de representatie-inzet niet direct gelabeld, maar verborgen in veel andere functies. Representatiewerkzaamheden worden verricht door kabinetmedewerkers, medewerkers in- en externe betrekkingen, economische zaken, beleidsmedewerkers en bestuurssecretariaten. Daarnaast worden veel representatiewerkzaamheden uitgevoerd door ingehuurde evenementenen congresbureaus. www.nijmegen.nl Raadsbrief benchmark representatie.doc
Gemeente Nijmegen Communicatie en Representatie Vervolgvel 1 Een uitgebreide benchmark behoort uiteraard tot de mogelijkheid. Dit wordt een complex onderzoek omdat de representatie-uren lang niet in alle gemeenten zo expliciet gemaakt zijn als in Nijmegen. Dit onderzoek zou een plaats kunnen krijgen in het toekomstige programma Vensters voor Bedrijfsvoering (Benchmark). Daar komt bij dat wij tevreden zijn over de begeleiding van Representatie. De optredens van de collegeleden worden goed voorbereid en vallen vaak in positieve zin op. Dat geldt ook voor de vormgeving van de "eigen" gemeentelijke evenementen. Het college hoopt u hiermee voldoende te hebben geadviseerd en ontraadt u verder onderzoek naar de bezetting van onderdeel representatie van de afdeling Communicatie. Hoogachtend, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg www.nijmegen.nl Raadsbrief benchmark representatie.doc
Quickscan bezetting afdelingen representatie n.a.v. toezegging aan de raad bij de behandeling van de perspectiefnota op 6 juni 2012. Nijmegen Almere Heerlen Arnhem Tilburg 3,6 fte 2,67 fte 0,8 fte Kabinetsadviseur, (communicatieadviseur als achtervang) 1 fte (88,89%) medewerker kabinetszaken en 1 fte pa burgemeester+ management 1 fte, Bestuursadviseur Kabinetszaken (onderdeel van afd. Representatie verzorgt de advisering bij rzoeken (ruim 1000 in 2011) speeches, voorwoorden en andere teksten communicatieafdeling, bij haar afwezigheid comm.adviseur assistente woordvoerders (afd. woordvoerders (afd. Representatie verzorgt ontvangsten en bijeenkomsten geïnitieerd door College zoals bijv: Herdenkingen. Lintjesregen, overige ontvangsten, ca. 50 per jaar variërend van groot en bewerkelijk naar klein en eenvoudig., alleen 4 mei herdenking en lintjesregen. Geen overige ontvangsten., maar lang niet alle bijeenkomsten (naturalisatiebijeenko msten bijv. doet afdeling inwonerszaken). Lintjesregen wel, samen met assistente burgemeester. Nieuwjaarsbijeenkom st wel, alleen herdenking en Lintjesregen Representatie verzorgt de advisering over en de uitreiking van stedelijke onderscheidingen (12 in 2011), prijzen en andere, ca. 25 per jaar, geen stedelijke onderscheidingen, Koninklijke zijn er minder dan in Nijmegen, Koninklijke onderscheidingen ligt grotendeels bij secr. burgemeester
blijken van waardering en de Koninklijke onderscheidingen (25 in 2011) Representatie adviseert over protocol en voert correspondentie (onder andere condoleances en felicitaties) uit Representatie adviseert over verzoeken en uitnodigingen aan het College en bereidt de activiteit voor Representatie verzorgt relatiegeschenken (aanschaf, beheer en advisering) Nee, wel voorbereiding (uitnodigingen worden in B&W vergadering besproken met hfd., alleen correspondentie Nee, wel voorbereiding (College bespreekt de uitnodigingen in B&W vergadering met hfd. Nee, geen relatiegeschenken. Afdelingen of bestuurders kopen zelf iets Geen advisering, af en toe voorbereiding, samen met secr. Burgemeester en secr. wethouders, alleen geschenken burgemeester, alleen correspondentie, alleen advies, voorbereiding ligt bij secr. burgemeester Nee, geen relatiegeschenken Representatie begeleidt het college bij activiteiten Representatie initieert, coördineert en organiseert grootstedelijke evenementen Nee, soms begeleiding door Externe Betrekkingen en/of EZ Nee, wordt door extern evenementenbureau georganiseerd Nee, geen begeleiding Nee, er worden geen grote evenementen door de gemeente georganiseerd Incidenteel, bijvoorbeeld bij werkbezoeken en bezoek burgemeester aan partnersteden. Inhoudelijke werkbezoeken doen de verantwoordelijke diensten. Nee, wordt door externe organisaties gedaan Alleen bij onderscheidingen, (andere bijeenkomsten soms door woordvoerders) Nee, interne afdeling evenementen Nijmegen, 19 november 2012