Handleiding VERSIE 2.0pc

Handleiding VERSIE 2.0pc Mei 2011 www.4eproducts.com 1

Inleiding De 4eOrder software is dé professionele oplossing voor het verwerken van zowel passanten orders als bestellingen geplaatst via Internet of uw telefoon. Dit alles op uw bestaande PC (Windows XP, of Vista of Windows 7 (32 bits versie). Welke functies biedt de software: o De software richt voor u automatisch een bestelpagina in op de server van 4eProducts. De klant klikt dan vanaf zijn PC middels zijn Internet browser, binnen uw eigen website op de bestelknop. De knop op uw website welke de link opent naar uw bestelpagina dient door uw website bouwer geprogrammeerd te worden. Voor vragen neemt uw website bouwer contact op met de helpdesk van 4eProducts. o De software verwerkt geheel automatisch orders ingegeven via Internet. o U kunt zelf op uw PC telefonische en/of via email aangenomen orders inboeken. o Passanten orders kunt u zelf direct op uw PC ingeven. o Via uw PC beheert u uw menukaart welke direct naar de bestelpagina wordt gestuurd. o Via uw PC kunt u naar eigen inzicht rapportages opmaken. o De software wordt standaard geleverd met telefonische nummerherkenning. De hiervoor meegeleverde interface wordt geplaatst tussen uw huidige telefoon en de PC. Indien aangesloten biedt dit de volgende extra mogelijkheden: o Bij het overgaan van de telefoon wordt het telefoonnummer van de klant automatisch herkend en de daarbij behorende gegevens vanuit de aanwezige klantendatabase getoond. Indien het telefoonnummer niet in de database voorkomt en het is geen mobiel of geheimnummer dan wordt via de 4eProducts server de bijbehorende gegevens opgehaald. Dus u krijgt te zien wie er belt met alle gegevens zoals adres met postcode enz. Dit scheelt aanmerkelijk bij het invoeren van een nieuwe klant. Dit werkt uiteraard alleen indien uw klant nummerherkenning actief heeft met de telefoon waarmee hij belt. o De software houdt het aantal niet opgenomen telefonische oproepen bij en toont deze. o Via de software kunt u een klantenkaart beheren waarbij de klant punten spaart welke ingewisseld worden bij een bestelling. o Via de server van 4eProducts kunt u snel klantgegevens via de postcode en huisnummer opvragen. Handig indien de klant belt zonder nummerherkenning. o Klanten welke op rekening uw producten afnemen de factuur aan het einde van een door u gekozen periode naar per email sturen en afdrukken. Dit is een extra optie. De software kunt u zelf gemakkelijk installeren en is eenvoudig in het gebruik. Alle noodzakelijke stappen vindt u in deze handleiding. 2

Belangrijk: Sluit een USB-stick aan op uw computer. Indien de software een USB stick detecteert dan wordt automatisch op deze USB-stick een back-up van al uw gegevens gemaakt. Sluit de Star TSP100 printer pas aan op uw PC NADAT de software voor de printer op uw systeem geïnstalleerd is. Uw PC moet verbonden zijn met Internet voor een juiste werking. Indien de verbinding met uw Internetmodem verbroken is wordt de volgende foutmelding getoond. Controleer de verbinding en klik op OK. Alle transacties worden via Internet naar de server van 4eProducts gestuurd ingeval deze server niet online is kunt u doorwerken. Transacties worden in uw PC gebufferd en automatisch naar de server gestuurd nadat deze weer online is. Het aantal transacties wat gebufferd wordt is 100. Is dit aantal bereikt dan sluit het programma zich automatisch af. 3

Inhoud Inleiding... 2 PC vereisten... 6 Installatiestappen... 6 De nummerherkenningsunit installeren... 7 Printer installeren... 7 De 4eProducts software installeren... 9 Orderjournaal...12 Functies...14 Uw menukaart...14 Groepen bewerken...14 Artikelen bewerken...15 Instructieartikelen...17 Categorieën...18 Categorie opties...19 BTW percentages...19 Bezorgers...20 Menu publiceren op uw website....20 Klantgegevens bewerken...21 Nieuwe klanten toevoegen...22 Klant gegevens afdrukken...22 Printer & Opties...23 Staart klanten bon...23 Bestanden afdrukken...24 Printer initialiseren...24 Programmaopties...25 Keukenprinter parameters...26 Uw logo op de klanten bon...26 Back-up maken...26 Back-up terugzetten...26 Email parameters...27 Email tekst...27 4

Tabs...28 Orders...29 Factureren...30 Consolidatie...32 Rapportering...33 Orders via de telefoon of email geplaatst ingeven....33 Email orders invoeren...33 Telefonische orders invoeren...34 Nieuwe klant ingegeven...35 Passanten orders ingeven...36 ICONEN BETEKENIS...40 SUPPORT - HELPDESK...43 Met directe vragen kunt u een e-mail sturen of bellen naar:...43 Helpdesk E-Mail: support@4eproducts.com...43 Helpdesk Telefoon: +31 (0)40-2847257 a 0,90 per minuut....43 Correspondentie: 4eProducts Postbus 161, 5670 AD Nuenen, Nederland...43 5

PC vereisten Uw PC moet minimaal uitgerust zijn met een 15 inch kleurenscherm met een schermresolutie van 1024 X 768 of beter. Uw PC moet voorzien zijn van Windows XP, Vista of Windows 7 (de 32 bits uitvoeringen). Minimaal 1 GB aan intern geheugen. Minimaal 1 GB aan vrije ruimte op uw harde schijf. Uw PC moet via een kabel of via Wi-Fi met uw Internet modem verbonden zijn (ADSL of DSL of kabelmodem). Bediening van de software kan via uw PC toetsenbord en muis met een touchscherm is het sneller werken. Drie vrije USB-poorten: o een voor de printer (Star TSP100). o een voor de nummerherkenningsunit. o Een voor de USB stick voor de back-up. Een A4 printer voor het afdrukken van facturen, alleen indien u gebruik maakt van de optionele factureringsmodule en deze facturen ook wilt afdrukken. In deze handleiding wordt verwezen naar de helpdesk van 4eProducts. Deze kunt u bereiken via telefoonnummer 0900 999 444 9 à 0,80 per minuut + kosten bij mobiel bellen. Onze supportlijn is dagelijks bereikbaar tussen 10.00 en 22.00 uur. Installatiestappen 1. De nummerherkenningsunit aansluiten. 2. De Star TSP100 printer installeren en configureren, eventueel de lade aansluiten op de Star TSP100 printer. 3. De 4eProducts software installeren. 4. De 4eProducts software registreren bij 4eProducts. 5. De Star TSP100 printer koppelen aan de 4eProducts software. 6. Uw menukaart programmeren. 7. Uw menukaart op het Internet publiceren. U kunt starten. 6

De nummerherkenningsunit installeren Sluit de USB aansluiting (aangegeven met ) van de nummerherkenningsunit met de bijgeleverde kabel aan op een van de USB poorten van uw computer. De nummerherkenningsunit heeft geen aparte voeding nodig, die wordt betrokken van uw PC. Installatie van een additionele driver is niet nodig, deze is reeds geïntegreerd. De schakelaar op de unit met Line staat standaard op 1, controleer dit. Sluit nu uw huidige telefoon aan op de unit bij Phone, via de meegeleverde kabel. De kabel van de telefoonaansluiting sluit u nu aan bij Line van de unit. Belangrijk: voor een juiste werking is het noodzakelijk dat u de telefoon op de nummerherkenningsunit aansluit. De nummerherkenningsunit heeft een indicator, zodra het programma actief is zal deze groen zijn. In het geval dat deze indicator rood knippert, is de aansluiting met uw telefoon niet juist. Neem dan contact op met de helpdesk van 4eProducts. Printer installeren Belangrijk: de Star TSP100 printer niet op uw PC aansluiten voordat de printer software is geïnstalleerd! Plaats de CD geleverd met de printer in het CD-ROM station van uw PC. De software zal automatisch starten. Klik op Installatie en bevestig alle vragen. Na installatie verwijdert u de CD-ROM van uw PC. Nu sluit u de printer aan op het lichtnet via het meegeleverde netsnoer en verbind de USB-kabel van de printer met een vrije USB connector van uw PC. De printer heeft geen aan en uitschakelaar. Indien u gebruik maakt van een kassalade (24 Volt!) sluit u deze aan op de Star TSP100 printer, connector DK. 7

De printer wordt automatisch herkend en geactiveerd op uw PC. Indien alles correct verloopt, knipperen geen van de lampjes bij Power en/of Error van de printer, het lampje bij Power is groen en brandt continue. Ingeval van problemen of vragen neemt u contact op met de 4eProducts helpdesk. Belangrijk. Controleer of u een 24 Volt lade heeft. Er zijn lades welke op 12 Volt werken. Indien u een 12 Volt lade op een 24 Volt aansturing aansluit kan de lade aansturing van de printer defect raken! Klik via het bureaublad van uw computer op (XP) of Vista Windows 7. -> Alle programma s -> Starmicronics ->Star TSP100 -> Hulpprogramma configuratie. Selecteer ESC/POS Mode en klik op OK Klik op Print Job Routing. Klik op Enable ESC/POS routing, het vinkje wordt getoond klik nu op Close. Belangrijk: Indien het vinkje niet getoond wordt zal uw printer niet correct functioneren. 8

De 4eProducts software installeren De software downloadt u van de 4eProducts server www.4eproducts.com. Klik na downloaden op 4eProductsPCInstall.zip en beantwoord de gestelde vragen. Ingeval van vragen neemt u contact op met de 4eProducts helpdesk. Op het bureaublad van uw computer vindt u het 4eProducts icoontje klik hierop. Allereerst zal het programma vragen naar de aanmeldcode. Deze code is u toegestuurd. Het programma installeert automatisch alle parameters op uw computer, de voortgang wordt getoond. Als alles correct verloopt, klikt u op OK. De software wordt nu automatisch opgestart. Het programma vereist dat het.net Framework van Microsoft op uw computer is geïnstalleerd. Mocht dit niet aanwezig zijn dan zal dit onderdeel automatisch gedownload en geïnstalleerd worden. In geval van vragen neemt u contact op met de helpdesk van 4eProducts. De eerste keer dat de software wordt opgestart dient u de Star TSP100 printer aan te melden. Dit gaat via dit scherm dat de eerste keer bij het opstarten van de software wordt getoond. Klik bij Interface op USB, klik daarna op er wordt naar alle op uw PC aangesloten USB printers welke functioneren (dit kan eventjes duren) gezocht, de gevonden printers worden binnen het kader Printers getoond. De lijst van getoonde printers moet de star tsp100 cutter (tsp143) tonen, klik hierop. U kunt de werking van de printer testen door op te klikken. De printer zal nu een klein bonnetje afdrukken. Is dit niet het geval neem dan contact met de 4eProducts helpdesk. Klik nu op Hiermee is de printer aangemeld. U komt terug in het Menu scherm. Belangrijk: indien de Star TSP100 printer niet juist functioneert, zal deze niet in de lijst zijn opgenomen. In dit geval neemt u contact op met de 4eProducts helpdesk. Nadat de Star TSP100 printer eenmaal is aangemeld zorg dan dat de USBkabel van de printer steeds met de PC verbonden blijft. Indien de verbinding verbroken wordt (bijvoorbeeld u verwijdert de USB-kabel) en daarna opnieuw hersteld wordt dan dient u de printer opnieuw aan te melden. Ook RS-232 printers kunnen gebruikt worden. Dit vereist wel een Epson TM-88 compatibele printer. Indien u dit type wilt gebruiken, neem dan eerst contact op met de 4eProducts helpdesk. 9

Dit is het opstartscherm van het systeem. Het systeem controleert automatisch via Internet of er via uw website orders geplaatst zijn. Dit proces wordt getoond door een lopende cursor Het kan zijn dat deze cursor niet steeds soepel verloopt, dit is normaal en afhankelijk van de snelheid van uw Internetverbinding. Functies. Binnen dit kader vindt u alle functies voor het beheer en onderhoud van uw systeem. Systeemstatus. Binnen dit kader vindt u de actuele status van de diverse onderdelen binnen uw systeem. Dit symbool geeft aan dat dit onderdeel niet juist functioneert. Klikt u op dit symbool dan wordt bij Systeemmeldingen meer informatie met betrekking tot de status van dit onderdeel getoond. Deze informatie is van belang indien u belt met de helpdesk van 4eProducts. Geeft aan dat de optie niet actief is of niet aangesloten. Dit symbool geeft aan dat dit onderdeel juist functioneert. 10

o Server online status. De software communiceert elke 5 seconden met de server van 4eProducts via Internet. Indien communicatie niet mogelijk is, dan kunt u geen orders via Internet verwerken. Controleer de Internet verbinding. Indien u de fout niet kunt verhelpen neem dan contact op met de helpdesk van 4eProducts. o Login status. Voor een juiste werking moet u als klant aangemeld zijn bij 4eProducts. Een foutstatus geeft aan dat de login procedure niet mogelijk is of niet juist. Neem contact op met de helpdesk van 4eProducts. o Printerstatus. Geeft de status van de printer aan en de naam van de actieve printer. In Systeemmeldingen wordt de aard van het probleem aangegeven. Controleer of de printer voldoende papier heeft en of de klep van de printer goed gesloten is. Indien de printer niet juist functioneert, kunt u nog steeds orders verwerken, echter afdrukken gaat niet. o Database status. Bij het opstarten wordt de database geladen, zonder een juiste database kunt u geen orders verwerken. Neem contact op met de helpdesk van 4eProducts. o Gegevens verstuurd op. Toont de datum wanneer de laatste keer de artikelgegevens naar de webserver zijn gestuurd. o Klantenkaart. Indien u gebruik wilt maken van de klantenkaart wordt de status hiervan aangetoond. Klik op informatie om de informatie te tonen. Neem contact op met de helpdesk van 4eProducts indien u de klantenkaart wilt activeren. o Softwareversie en naam klant. Toont de software versie en uw bedrijfsnaam. o Actief/niet actief als keukenprinter. Deze functie wordt niet ondersteund indien de software op een PC is geïnstalleerd. De getoonde status zal dus altijd Niet actief als keukenprinter zijn. o Nummerherkenning. De software detecteert automatisch de status van de nummerherkenningsunit. Er zijn 3 verschillende statusmeldingen: o Indien de unit niet gedetecteerd wordt, staat deze status op nummerherkenning niet actief. Indien de unit wel is aangesloten, controleer dan de USB-verbinding. o Indien alles juist functioneert, staat deze status op ok en het lampje op de unit licht groen op. o Indien het lampje op de unit rood knippert dan geeft dit aan dat er geen telefoonverbinding is. Controleer of the unit correct is aangesloten met uw telefoon. 11

Systeemmeldingen. Hier toont het systeem de systeemmeldingen, ingeval van het optreden van fouten. Orderjournaal Hier worden alle orders getoond. Geeft aan dat deze order nog niet is uitgeleverd. Indien u binnen een rij op deze knop klikt en de order is nog niet uitgeleverd dan krijgt deze order de status van uitgeleverd. De bonnen worden geprint en indien het een bezorgorder is opent zich een scherm waaruit u de bezorger kiest, indien deze optie zie (paragraaf 12

Bezorgers op pagina 20) actief is. Bijvoorbeeld, in de rij met order# 850 klikt u op omdat deze order nog niet is uitgeleverd wordt de klanten bon afgedrukt en indien de kies bezorger optie actief is klikt u de bezorger die de order uitlevert in het getoonde scherm aan. Geeft aan dat deze order wel is uitgeleverd. Nadat u een of meerdere regels heeft geselecteerd klikt u op deze knop om deze orders af te drukken. Nadat u een regel heeft geselecteerd klikt u op deze knop om de order op het scherm te tonen. Klik hierop om alle niet aangenomen telefoongesprekken te tonen. Klik hierop om orders te tonen voor een bepaalde datum. Op uw scherm wordt een kalender getoond, klik op de gewenste datum. Indien er voor de gekozen datum transacties zijn worden deze getoond. Om een andere maand te kiezen klikt u op de getoonde maand (in dit voorbeeld juni) u kunt dan een andere maand kiezen, zo kunt u ook een ander jaartal kiezen. Klik op het jaartal (in dit voorbeeld 2011) om een ander jaar te kiezen Klikt u nogmaals op dan worden weer alle transacties voor alle data getoond. Klik hierop om een passanten order in te geven. 13

Functies Hier vindt u alle functies voor het beheren van het systeem: Uw menukaart Groepen bewerken Groepen zijn een verzameling van artikelen, zoals deze op uw menukaart vermeld zijn. Het aantal groepen is beperkt tot 20. De groepen worden op uw website getoond, en via de browser worden de artikelen getoond welke aan de groep zijn gekoppeld. Bedenk wel dat een grote hoeveelheid aan groepen de webpagina niet overzichtelijk maakt! Nadat u de tekst van de groep heeft ingegeven bij Omschrijving, klikt u op deze toets om de groep toe te voegen aan de database. U kunt geen groep met dezelfde omschrijving meerdere keren toevoegen. Kies eerst uit de getoonde lijst, de groep welke u wilt verwijderen. U kunt geen groep verwijderen waaraan artikelen gekoppeld zijn, of waarvoor de database nog rapportgegevens bevat. Voor het aanpassen van gegevens kiest u eerst de gewenste groep uit de lijst. Nadat u gegevens heeft gewijzigd worden de nieuwe gegevens in de database vastgelegd. Nadat alle groepen zijn geprogrammeerd, klikt u op de knop Menu. U komt weer terug in het hoofdscherm. Klik binnen de Functies op Artikelen bewerken. 14

Artikelen bewerken De kolom Groep toont de geprogrammeerde groepen. Klik nu op de groep waar u artikelen wilt toevoegen, verwijderen of aanpassen. Voor elk artikel afzonderlijk kunt u de volgende gegevens programmeren: o Artikelomschrijving. De tekst zoals getoond op uw webpagina. Het maximale aantal karakters is 24. o Extra artikelinformatie. Indien uw klant vanachter zijn PC zijn muis boven het artikel beweegt wordt de tekst zoals hier ingegeven getoond. Deze informatie bestaat uit maximaal 160 karakters. o Verkoopprijs in. De prijs geeft u in zonder komma en of punten. Bijvoorbeeld een prijs van 0,75 geeft u in als 75 een prijs van 3,45 geeft u in als 345 o Internet actief. Indien niet aangevinkt wordt het artikel niet naar de webserver gestuurd. Hiermee kunt u seizoenartikelen programmeren. Klik op de tekst om de status om te schakelen. o Vrije bedrag ingaven. Indien actief kunt u diverse bedragen boeken, bijvoorbeeld diversen 0%, diversen 6% en diversen 19% BTW. Deze artikelen zijn nooit actief op uw website. o BTW. Kies de BTW categorie waaraan dit artikel gekoppeld is. 15

Nadat u de gegevens van een nieuw artikel heeft ingegeven, klikt u op deze toets om het artikel toe te voegen aan de database. Kies eerst uit de getoonde lijst bij Artikel, het artikel welke u wilt verwijderen. U kunt geen artikelen verwijderen, waarvoor de database nog rapportgegevens bevat. Voor het aanpassen van gegevens kiest u eerst het gewenste artikel uit de lijst Artikel. Nadat u gegevens heeft gewijzigd worden de nieuwe gegevens in de database vastgelegd. Met deze functie kunt u een of meerdere artikelen koppelen aan een andere groep. Selecteer eerst een artikel in de kolom Artikel, klik hiervoor een regel binnen de lijst Artikel en beweeg uw vinger nu naar beneden. u kunt meerdere artikelen selecteren. Alle geselecteerde regels krijgen een blauwe kleur. Klik nu op, daarna in de lijst Groep de groep waarnaar u de artikelen of het artikel wilt verplaatsen. Nadat alle artikelen zijn geprogrammeerd, klikt u op de knop Menu. U komt weer terug in het hoofdscherm. Klik binnen de Functies op Instructieartikelen. 16

Instructieartikelen Dit onderdeel wordt gebruikt voor samengestelde artikelen zoals gebruikelijk bij belegde broodjes, pizza s of om bereidingswijze te kiezen bv Doorbakken, Zonder zout enz. Kies eerst uit de lijst Groep de gewenste groep. Alle aan deze groep gekoppelde instructieartikelen worden getoond in de kolom Instructieartikel. Een instructieartikel heeft de volgende opties: o Artikelomschrijving. De tekst zoals getoond op uw webpagina. Het maximale aantal karakters is 24. o Extra artikelinformatie. Indien uw klant binnen zijn webbrowser op uw web shop zijn muis boven het artikel beweegt wordt de tekst zoals hier ingegeven getoond. Deze informatie bestaat uit maximaal 160 karakters. o Verkoopprijs in. De prijs geeft u in zonder komma en of punten. Bijvoorbeeld een prijs van 0,75 geeft u in als 75 een prijs van 3,45 geeft u in als 345 u kunt een prijs van 0 ingeven, gebruik dit voor bereidingswijze welke gratis zijn, bijvoorbeeld Doorbakken. o Internet actief. Indien niet aangevinkt wordt het artikel niet naar de webserver gestuurd. Hiermee kunt u seizoenartikelen programmeren. Klik op Internet actief om de status om te schakelen. o BTW. Kies de BTW categorie waaraan dit artikel gekoppeld is. 17

o Categoriekoppeling. Er zijn maximaal 8 categorieën, alleen de geprogrammeerde categorieën worden getoond. Klik op een van de categorieën en alle aan deze categorie gekoppelde instructieartikelen worden getoond. U kunt eenvoudig instructieartikelen naar andere groepen kopiëren. Klik hiervoor een regel binnen de lijst Instructieartikel en beweeg uw vinger naar beneden. Alle geselecteerde regels krijgen een blauwe kleur. Klik nu op en kies daarna in de lijst Groep de groep waarnaar u de artikelen of het artikel wilt kopiëren. Categorieën Instructieartikelen worden gegroepeerd naar categorieën er zijn maximaal 8 categorieën mogelijk. Nadat u de gegevens van een nieuwe categorie heeft ingegeven, klikt u op deze toets om de categorie toe te voegen aan de database. Kies eerst uit de getoonde lijst bij Categorie, de categorie welke u wilt verwijderen. U kunt geen categorie verwijderen, waaraan instructieartikelen gekoppeld zijn. Voor het aanpassen van gegevens kiest u eerst de gewenste categorie uit de lijst Categorie. Nadat u de gegevens heeft gewijzigd worden de nieuwe gegevens in de database vastgelegd. 18

Categorie opties o Meerdere selecties binnen de categorie toestaan. Indien actief kan de klant via zijn browser meer dan een optie activeren. Denk bijvoorbeeld aan pizza waar de klant meerdere keuzes kan kiezen, bijvoorbeeld gorgonzola met uien en paprika. o Meerdere selecties binnen de categorie niet toestaan. Indien actief kan de klant via zijn browser niet meer dan een optie activeren binnen de categorie kiezen. Bijvoorbeeld broodjes met een belegsoort of een bereidingswijze. o Niet verplicht. Met deze optie actief dan is de keuze binnen deze categorie vrij. Indien niet actief dan moet er een keuze uit de categorie gemaakt worden. Nadat alle categorieën zijn geprogrammeerd, klikt u op de knop Menu. U komt weer terug in het hoofdscherm. BTW percentages Hier kunt u de diverse BTW categorieën en percentages programmeren. Voor het aanpassen van gegevens kiest u eerst de gewenste BTW uit de lijst Nadat u de gegevens heeft gewijzigd worden de nieuwe gegevens in de database vastgelegd. 19

Bezorgers U kunt programmeren dat indien de order klaar is voor uitlevering er een keuze gemaakt moet worden welke bezorger de order gaat leveren. Nadat u de naam van een nieuwe bezorger heeft ingegeven, klikt u op deze toets om deze bezorger toe te voegen aan de database. Kies eerst uit de getoonde lijst bezorger welke u wilt verwijderen. U kunt geen bezorger verwijderen, waarvoor de database nog rapportdata bevat. Voor het aanpassen van de naam kiest u eerst de gewenste bezorger uit de lijst. Nadat u de gegevens heeft gewijzigd worden de nieuwe gegevens in de database vastgelegd. Menu publiceren op uw website. Nadat al uw gegevens zijn geprogrammeerd, klikt u op deze regel. Klik op Start sturen en alle menugegevens worden naar uw bestelpagina gestuurd. 20

Klantgegevens bewerken Binnen de sectie Klanten worden alle in het systeem aanwezige klanten getoond. Klik op een naam en alle gegevens van die klant worden getoond bij klantgegevens. Weigeren. Indien actief dan is deze klant aangevinkt om bestellingen niet te accepteren. Deze status wisselt door op weigeren te klikken. Indien weigeren actief staat, kunt u voor deze klant geen orders boeken. Op rekeningklant. Indien actief kan de klant op rekening bestellen. 4eProducts biedt de mogelijkheid op rekeningklanten te factureren waarbij de facturen als PDF via email worden gestuurd. Neem voor deze optie contact op met 4eProducts. Punten. U kunt hier het aantal bonuspunten ingegeven. 21

Nieuwe klanten toevoegen U kunt gegevens van nieuwe klanten via Internet opvragen: Via een telefoonnummer. Geef bij Tel/GSM het telefoonnummer in en klik op gevonden gegevens worden getoond. Via de postcode met huisnummer. Geef bij *Postcode/Plaats de postcode EN bij *Adres in het tweede vak het huisnummer in en klik op gevonden gegevens worden getoond. Indien er meerdere registraties voor de ingevoerde gegevens worden gevonden dan worden deze getoond bij Klantenlijst. Kies uit deze lijst de gewenste regel. Kunnen er geen gegevens gevonden worden dan dient u deze zelf in te geven. De volgende gegevens moeten in ieder geval bekend zijn: Voornaam met achternaam Adres met huisnummer Postcode met plaats Telefoon- of mobielnummer. Indien een of meerdere van deze velden niet zijn ingevuld kunt u de klant niet vastleggen! Klik hierop om de gegevens vast te leggen Klik hierop om de gegevens van de klant te verwijderen. Het is niet mogelijk een klant te verwijderen waarvoor nog omzet gegevens in de database aanwezig zijn. Klik op Menu om naar het hoofdscherm terug te keren. Klant gegevens afdrukken Klik hierop om alle details van alle in het systeem aanwezige klanten via de printer af te drukken. 22

Printer & Opties In dit onderdeel krijgt u toegang tot alle printer functies voor de interne printer van het systeem en kunt u bepaalde programmaopties activeren of deactiveren. Staart klanten bon In de staart van de klanten bon kan een tekst van maximaal 6 regels afgedrukt worden. Gebruik dit om uw klanten te informeren over sluitingstijden, vakanties enz. Voor het aanpassen van een regel kiest u eerst de gewenste regel uit de lijst. Nadat u de tekst heeft gewijzigd wordt deze in database vastgelegd. NB. Indien een regel geen tekst bevat wordt er geen lege regel afgedrukt. 23

Bestanden afdrukken Klik op het af te drukken bestand. Groepen. De geprogrammeerde groepen worden afgedrukt. Artikelen. Voor elke groep de artikelen binnen deze groep met: o Artikelomschrijving o Extra artikel tekst (indien ingegeven) o Prijs o BTW koppeling o Internet actief status o Status vrije prijs ingaven optie Instructieartikelen. Voor elke groep per categorie de geprogrammeerde instructie artikelen met: o Artikelomschrijving o Extra artikel tekst (indien ingegeven) o Prijs o BTW koppeling o Internet actief status Printer initialiseren In het geval van een probleem met de printer, kunt u de printer controleren via deze functie nadat het probleem verholpen is. De printer zal een kort bonnetje produceren, lukt dit niet neem dan contact op met de helpdesk. 24

Programmaopties Hier programmeert u diverse opties binnen het systeem. Print altijd een kopie van de klanten bon. Indien actief wordt in het keukenmonitor scherm via de knop altijd een kopie van de klanten bon extra afgedrukt. Print klanten bon onmiddellijk. Indien actief dan wordt de klanten bon bij het ontvangen van de order afgedrukt. Print productiebon onmiddellijk als de order ontvangen is. Indien actief wordt er altijd bij het ontvangen van de order de productiebon afgedrukt. Via de knop een extra productie bon worden afgedrukt. kan dan Kies een bezorger welke de order gaat bezorgen. Indien actief moet er nadat op de knop is geklikt binnen het keukenmonitorscherm een keuze gemaakt worden welke bezorger de order gaat bezorgen. De naam van de bezorger wordt op de klanten bon afgedrukt. U kunt een rapport per bezorger opvragen met de relevante gegevens. Print elk artikel op een afzonderlijk bonnetje. Indien actief wordt er per artikel een apart bonnetje afgedrukt. Dit bonnetje kunt u dan aan het papieren zakje hechten waarin het broodje met het beleg verpakt is, de consument kan dan gemakkelijk zijn broodje vinden binnen de bestelling. BTW bijtellen. Indien actief zijn alle verkoopprijzen ex BTW. Het BTW bedrag wordt dan opgeteld. 25

Bezorgkosten berekening. Indien actief berekent het systeem automatisch bezorgkosten. Klantenkaart. Indien actief berekent het systeem de bonus. Screensaver. Vul hier het aantal seconden in (max. 99) waarna de screensaver actief wordt. Zet de waarde op 0 indien u geen gebruik maakt van de screensaver. Gebruik van de screensaver verlengt de levensduur van de achtergrond verlichting van het scherm. Start programma bij opstarten. Indien actief start de software automatisch bij het opstarten van de PC. Keukenprinter parameters Omdat de software op een PC is geïnstalleerd is deze functie niet van toepassing. Uw logo op de klanten bon De software kan op de klanten bon uw logo afdrukken. Plaats een USB-stick met daarop uw logo in (BMP formaat). De logo s worden getoond. Kies het logo, de afbeelding wordt getoond. Klik nu op het gekozen logo wordt nu in het geheugen van de printer vastgelegd. U kunt een testafdruk maken door op te klikken. Back-up maken Het systeem maakt automatisch een back-up op de harde schijf en eenmaal per dag een back-up op de USB stick. Back-up terugzetten Klik hierop om een back-up van de USB-stick naar systeem te kopiëren. Er zijn 2 back-up bestanden: o De transacties worden vastgelegd onder de bestandsnaam Transactionslog.xml met de datum en tijd. 26

o De artikelen worden vastgelegd onder de bestandsnaam menucard.xml met de datum en tijd. Klik op het gewenste bestand en bevestig het terugzetten. Email parameters Hier geeft u het Smtp adres en wachtwoord in van uw email account bij uw provider. Uw email adres is reeds bekend vanuit uw registratie bij 4eProducts. Deze gegevens zijn alleen nodig indien u gebruikt maakt van het via email versturen van facturen. Email tekst Hier geeft u de tekst in van de email welke naar de klant wordt gestuurd. De facturen worden als bijlage met de email gestuurd. Klik op Menu om de tekst vast te leggen. 27

Tabs In elk scherm worden de volgende tabbladen getoond: Orders:0 klikt u hierop dan schakelt u over naar het orderscherm. Het aantal nog te verwerken orders wordt in het tabblad aangegeven. Klik hierop om een telefonische of email order te registreren. Het getal geeft het aantal niet aangenomen telefoongesprekken aan (dit vereist dat de nummer herkenningsunit is aangesloten). Factureren klikt u hierop dan schakelt u over naar het scherm voor het factureren. Klikt u hierop dan wordt het volgende scherm wordt getoond: U belt het servicenummer 09009994449 en volgt dan de instructies van de helpdesk medewerker. De medewerker zal u vragen op de knop Teamviewer klikken. Klik op Run Geef nu via de telefoon het ID nummer en het wachtwoord door. Consolidatie klikt u hierop dan schakelt u over naar het scherm waarin alle nog niet uitgeleverde orders voor vandaag worden getoond. Rapportering klikt u hierop dan schakelt u over naar het rapporteringsscherm. Menu klikt u hierop dan schakelt u terug naar het openingsscherm. 28

Orders Dit scherm toont alle voor vandaag uit te leveren orders gesorteerd naar tijd in kolommen. Orders voor een andere datum dan de huidige worden niet getoond. Deze knop drukt de order af printer, hierdoor verandert de status van de bestelling in Wordt bereid. Dit als indicatie dat deze order in behandeling is. Indien de printer niet kan afdrukken wordt dit aangegeven met dit symbool. Zodra de order klaar is drukt de kok op deze knop. In het geval van een order geplaatst via uw website wordt er een email gestuurd naar de klant dat de order klaar is voor afleveren of ophalen. De klant heeft zelf tijdens het bestellen aangegeven of er een bevestiging wordt verwacht of niet. Via de aangesloten printer worden alle details van de order afgedrukt. Na het verwerken van een order wordt deze niet meer getoond, de volgende 6 orders getoond. 29

Voorbeeld van een ontvangen order. Instructieartikelen worden getoond met ** Nadat op de knop Order is geklikt veranderd de status van de order. Factureren Facturering is een optie, en is alleen actief indien u deze functie heeft aangevraagd. U kunt altijd in een later stadium factureren activeren, neem daarvoor contact op met de helpdesk. Kies de start- en einddatum van de factureringsperiode. De op rekening bestellingen binnen de gekozen periode van alle klanten worden getoond. Klik nu elke bestelling (kleur verandert 30

in blauw) welke u wilt factureren. Een muisklik in combinatie met de ctrl toets voegt steeds de gekozen factuur toe. Ter controle worden alle details van alle geselecteerde facturen getoond. Alleen bestellingen met hetzelfde emailadres kunt u consolideren. U kunt de facturen e-mailen, klik op de knop het systeem stuurt de factuur als een PDF bestand naar de klant, waarbij de voortgang met eventuele foutmeldingen wordt getoond. Met de optie facturen bewaren actief worden alle verzonden factuur als PDF op uw computer bewaard. Deze facturen vindt u terug in de map facturen op het bureaublad van de computer. De klant ontvangt een voorblad met daarop het totaalbedrag per bestelling en een specificatie per bestelling. Dit alles met BTW specificatie. Facturen kunt u ook afdrukken, klik op kies uit de getoonde lijst de gewenste printer. De facturen worden afgedrukt. Afgedrukte facturen worden niet apart bewaard op uw systeem. Verzonden of afgedrukte facturen worden niet langer getoond, totdat u een nieuwe start- of einddatum kiest. 31

Consolidatie Dit scherm consolideert alle voor vandaag nog niet uitgeleverde bestellingen per uur. Ook hier worden de instructieartikelen met *** aangegeven. Klik op om de lijst via de interne printer af te drukken. Indien de printer niet kan afdrukken wordt dit aangegeven met dit symbool. Toont hoofdartikelen, met de instructies en instructie artikelen. Toont alleen de hoofdartikelen dus zonder instructies en instructie artikelen. 32

Rapportering Vanuit de transacties kunt u zelf diverse rapporten samenstellen. Kies de gewenste start- en einddatum van de rapporteringperiode en kies daarna de te rapporteren gegevens. Klik op deze knop om de geselecteerde data via de interne printer af te drukken. Indien de printer niet kan afdrukken wordt dit aangegeven met dit symbool. Orders via de telefoon of email geplaatst ingeven. De software biedt de mogelijkheid orders geplaatst via email of telefonisch direct te registreren. Email orders invoeren Klik op binnen het menu Orders. Geef bij Telefoonnummer het telefoonnummer van de klant in. Indien in de database aanwezig, worden alle gegevens van de klant getoond. Is het nummer niet bekend dan zal de software deze opvragen aan de server van 4eProducts. De gevonden gegevens behorend bij het telefoonnummer (geen mobielnummer) worden getoond, indien deze niet bekend zijn dient u de gegevens zelf in te geven, in dat geval opent de software automatisch het scherm om de klantgegevens in te voeren. 33

Telefonische orders invoeren Klik op binnen het menu Orders of indien u de nummerherkenningsunit heeft aangesloten dan zal automatisch naar dit scherm worden omgeschakeld, zodra u de hoorn van de haak neemt. In dat geval wordt het telefoonnummer getoond. Indien de klant belt met een anoniem nummer dan wordt dit aangegeven, geef bij telefoonnummer het telefoonnummer van de klant in. Het verdere verloop is dan identiek aan de procedure beschreven bij Email orders invoeren. 34

Nieuwe klant ingegeven Indien de gegevens van de klant niet bekend zijn, dient u via dit scherm in elk geval die posities aangegeven met een * in te geven. Weigeren. Indien actief dan is deze klant aangevinkt om bestellingen niet te accepteren. Deze status wisselt door op weigeren te klikken. Indien weigeren actief staat, kunt u voor deze klant geen orders boeken. Op rekeningklant. Indien actief kan de klant op rekening bestellen. 4eProducts biedt de mogelijkheid op rekeningklanten te factureren per email waarbij de facturen als PDF via email worden gestuurd. Neem voor deze optie contact op met 4eProducts. Nadat de gegevens ingevoerd zijn, klik op OK. U komt automatisch terug in het vorige scherm. Indien het bonuspunten systeem actief is, dan worden deze gegevens getoond. Punten. U kunt hier het aantal bonuspunten ingegeven. U kunt ook gegevens zoeken met behulp van de postcode en huisnummer van de klant, of het telefoonnummer. Nadat deze gegevens in de velden zijn ingevuld, klikt op deze knop. De gevonden gegevens worden dan getoond. Klik hierop om de gegevens vast te leggen. De volgende gegevens moeten in ieder geval bekend zijn: Voornaam met achternaam Adres met huisnummer 35

Postcode met plaats Telefoon- of mobielnummer. Indien een of meerdere van deze velden niet zijn ingevuld kunt u de klant niet vastleggen! Klik hierop om de gegevens van de klant te verwijderen. Passanten orders ingeven Klik op binnen Menu. U komt nu direct in het ingaven formulier. Toont de geprogrammeerde groepen. Klik eerst op de groep waartoe het bestelde artikel behoort. Indien deze groep weer onderverdeeld is (Bijvoorbeeld Zachte broodjes is onderverdeeld in Witte en Bruine broodjes) dan worden in deze artikelen getoond. Klik nu in op het gewenste artikel (Bijvoorbeeld Witte broodjes). toont nu die artikelen welke tot de gekozen categorie behoren. Indien er meerdere categorieën aan de actieve groep gekoppeld zijn dan verschijnen bij knoppen waarmee u binnen de categorieën kunt scrollen. Kies nu het gewenste instructieartikel. 36

Toont foutmeldingen. Gebruik de C-toets om de foutconditie te herstellen. De volgende foutmeldingen: Eerst toevoegen?. Voordat u met een nieuwe artikelregistratie kunt starten moet de huidige registratie aan het winkelwagentje worden toegevoegd. Klik hiervoor Niets geregistreerd!. Er zijn geen artikelen geregistreerd. Slechts 1X. Instructieartikelen zonder prijs (bv. Doorbakken ) kunnen maar een keer per artikel geregistreerd worden. Het heeft immers geen zin 2X de melding Doorbakken in te geven. Eerst kiezen!. Indien binnen een bepaalde categorie een keuze verplicht is gesteld dan moet er een keuze gemaakt worden voordat de stap naar de volgende categorie gemaakt kan worden. Toont de huidige registratie d.w.z. het artikel met de instructieartikelen. Toont de gegevens van de klant. Toont het totaalbedrag (in of excl. BTW afhankelijk van de optie) van de huidige transactie. Bezorgkosten worden hierin niet geteld. Buiten de cijfers voor het ingegeven van aantallen zijn er de volgende functies: Gebruik deze knop om het registreerde artikel en de instructieartikelen aan de bestelling toe te voegen. Het systeem consolideert automatisch artikelen waarvan zowel de instructie artikelen als instructies identiek zijn. Gebruik deze knop om de huidige bestelling af te sluiten. De transactie wordt op dezelfde wijze verwerkt als komt deze binnen via uw website. De order wordt automatisch naar de webserver gestuurd. Gebruik deze knop om de inhoud van het winkelwagentje te tonen. In worden nu alle geregistreerde artikelen getoond. U kunt deze wijzigen. Klik hiervoor binnen op de gewenste regel. In verschijnt de geselecteerde registratie. Deze kunt u nu aanpassen. Daarna klikt u om deze registratie weer terug in het winkelwagentje te plaatsen. Nadat u in de gewenste regel heeft gekozen klikt u op deze knop om het aantal te verhogen. Standaard met 1 stuks, of u heeft eerst het gewenste aantal ingegeven door op de cijfer toetsen te klikken. Nadat u in de gewenste regel heeft gekozen klikt u op deze knop om het aantal te verminderen. Standaard met 1 stuks, of u heeft eerst het gewenste aantal ingegeven door op de cijfer toetsen te klikken. Via deze toets kunt u aantallen vermenigvuldigen. Deze knop verwijdert alle registraties uit het winkelwagentje. Via deze toets kunt een vrije tekst ingeven als instructie. Sluit de tekst af met de Enter toets. U kunt een bedrag ingeven, geef eerst het bedrag in en druk daarna op deze toets. Nadat u de ingave met Enter heeft afgesloten wordt dit verwerkt. Als BTW categorie wordt de BTW categorie van het hoofdartikel genomen. Deze toets functioneert zoals een clr toets op een rekenmachine. Deze toets gebruikt u ook om een foutmelding te wissen. 37

Via deze toets kunt u artikelen retour boeken, voor elk artikel dat geretourneerd wordt dient u iedere keer deze toets te gebruiken. Belangrijk: Artikelen waarvan het hoofd- en instructieartikelen (met aantal) gelijk zijn worden automatisch geconsolideerd. U kunt per artikel maximaal 16 verschillende instructieartikelen registreren. 38

INDELING INTERNET BESTELPAGINA A Toont de geprogrammeerde groepen. B Toont de instructieartikelen binnen de groep Pistolets. Getoond worden de artikelen gekoppeld aan de groep Pistolets n.l. Pistolet bruin en Pistolet wit met de prijs van het artikel Pistolet bruin is 2,50. Tevens worden de mogelijke belegsoorten getoond. Beleg is de categorie. C De klant kan per artikel een vrije opmerking ingegeven via zijn computer van maximaal 24 karakters. Deze tekst wordt getoond op de productie bon en de klanten bon. D De geselecteerde groep. E Het geselecteerd artikel. 39

ICONEN BETEKENIS De 4eOrder software, 4eOrder Monitor en web portal 4efood.com, 4eShops.com en 4eOffice.com en de 4eOrder CMS zijn voorzien van iconen hieronder vindt u de betekenis ervan: Vooruit of achteruit Vooruit of achteruit Naar boven en onderen Afdrukken Klaar Bevestigen Verwijderen Bekijken Wijzigen Opmerking Help Telefoon Passanten order invoeren 40

Geregistreerd artikel toevoegen Geregistreerd artikel verwijderen Bestellingoverzicht Bestelling klaar Retour Sluiten Vernieuwen Zoeken Telefoon Toetsenbord Calender Vorige Bladzijde Volgende Bladzijde 41

Link naar bestel website van uw leverancier Factuur Dit symbool geeft aan dat dit onderdeel niet juist functioneert. Dit symbool klikt u aan waarmee bij Systeemmeldingen in het tabblad Menu meer informatie met betrekking tot de status van dit onderdeel getoond. Deze informatie is van belang indien u belt met de helpdesk van 4eProducts. Dit symbool geeft aan dat dit onderdeel juist functioneert. Dit symbool geeft aan dat de optie niet is aangesloten. HELP De software, 4eOrder Monitor en de web portal 4eood.com, 4eShops.com en 4eOffice.com zijn voorzien van een help functie met het help icoontje met het? Na het indrukken van deze knop kunt u alles vinden om uw vraag op te lossen. Heeft u support nodig kunt u contact opnemen met de helpdesk van 4eProducts.com per: Support E-mail via de Contact Us button op www.4eproducts.com onder rubriek Contact Binnen 24 uur ontvangt u een reactie per e-mail. Support Telefoonnummer 0900 999 444 9 à 0,80 per minuut + kosten bij mobiel bellen. Onze supportlijn is dagelijks bereikbaar tussen 10.00 en 22.00 uur. 42

NAWOORD Met deze software heeft u een doeltreffend systeem wat snel en efficiënt uw orders professioneel afhandelt op uw bestaande PC. SUPPORT - HELPDESK Voor een goede service kunt u terecht op www.4eproducts.com Met directe vragen kunt u een e-mail sturen of bellen naar: Helpdesk E-Mail: support@4eproducts.com Helpdesk Telefoon: +31 (0)40-2847257 a 0,90 per minuut. Correspondentie: 4eProducts Postbus 161, 5670 AD Nuenen, Nederland 43

DUPLICATIE OF VERSPREIDING VAN DE 4EORDER SOFTWARE IS VERBODEN GELDEND VOLGENS DE LICENTIE VOORWAARDEN! Copyrights 4eProducts 2011 Internet www.4eproducts.com Op al onze diensten, leveringen, overeenkomsten en gedeponeerde concepten zijn de algemene voorwaarden van: 4eProducts van toepassing. Indien u een exemplaar hiervan wenst te ontvangen sturen wij U deze toe. 44