E-mail in Outlook Als we Outlook opstarten zien we het hiernaast afgebeelde scherm, wat voor de meeste mensen toch wel enige uitleg behoeft, van boven naar onder: 1. Menubalk; met van links naar recht Bestand, Bewerken, Beeld, Extra, Bericht en Help. 2. Werkbalk; Nieuw bericht, Beantwoorden, Allen beantwoorden, Doorsturen, Afdrukken, Verwijderen, Verzenden en Adressen. 3. Statusbalk met de naam van de map die op dat moment actief is. 4. Mappenvenster (links) met de mappen waarover we beschikken. (Hier kunnen we ook zelf mappen aanmaken.) 5. Ontvangen E-mail (rechts) met daarin de mail die wij hebben ontvangen met de bijbehorende gegevens 6. Contactpersonen (links) als u contactpersonen heeft aangemaakt, dan staan deze in dit vak vermeld. 7. Voorbeeld van de mail (rechts) u kunt hier met behulp van de schuifbalken de mail bekijken zonder hem te openen. 8. Statusbak (helemaal onder op) met een mail-overzicht. Voordat we E-mail gaan ontvangen of verzenden moeten we er eerst voor zorgen dat Outlook weet met wie het te maken heeft, anders weet het niet waar het mail moet ophalen of terugsturen. Dat gaan we dus eerst even doen. (een Account aanmaken) - Ga naar de Menubalk en klik op Extra en vervolgen op Accounts Als het goed is komt u nu in de Wizard Internet-verbinding. Zoniet, begin dan opnieuw want dan heeft u iets verkeerd gedaan. Als u deze Wizard volgt en de aanwijzing op ieder scherm leest, dan wijst zich alles vanzelf. Zorg er wel voor dat u de gegevens van uw netwerkbeheerder (provider) bij de hand heeft. JanBoSoft Wierden 1
Adresboek Als we vaak gebruik maken van de zelfde E-mailadressen is het makkelijk als we die in het adresboek zetten. We hoeven ze dan niet iedere keer op te zoeken en het voorkomt fouten. (Tenzij u het verkeerd in het adresboek zet natuurlijk.) - Ga naar de Werkbalk en klik op Adressen en vervolgens op Nieuw en kies Nieuwe contactpersoon - U komt nu in het adresboek waar u van alles kunt invullen. U kunt hier net zo ver ingaan als u zelf wilt, maar de velden op het tabblad Naam dient u helemaal in te vullen. Lees ook het gedeelte beveiliging hier over! In het vak Contactpersonen op het hoofdscherm komt nu deze contactpersoon te staan. E-mail verzenden / ontvangen Ja hoor, we zijn eindelijk zo ver. We gaan onze eerste E-mail verzenden Verzenden naar contactpersonen Dubbelklik op de contactpersoon aan wie u een bericht wilt sturen. U komt dan vanzelf in het scherm Nieuw bericht en de velden Van: en Aan: zijn al voor u ingevuld. Nieuw bericht maken Klik in de werkbalk op de knop Nieuw bericht. U komt nu in het volgende scherm. JanBoSoft Wierden 2
Het Adresboek gebruiken om berichten te adresseren. Klik op het boekje bij het veld Aan: U krijgt dan het scherm zoals hiernaast is te zien. Selecteer de contactpersoon en klik op de knop Aan ->. In het vak Geadresseerden: staat nu de naam van de geadresseerde. Dit kunt u ook doen in het vak CC. U kunt net zoveel contactpersonen toevoegen als u wilt. (Als het er maar niet al teveel zijn, want dan kunt u beter met groepen gaan werken!) Als u daar mee klaar bent, klikt u op de knop OK en u komt weer in het venster Nieuw bericht. Adresseren zonder contactpersonen Vul de velden Aan: en/of CC: handmatig in. Het bericht opstellen. Voordat we het bericht gaan typen, gaan we er voor zorgen dat de ontvanger weet waar het bericht over gaat. Dat typen we in het veld Onderwerp:. Nu gaan we daadwerkelijk ons bericht typen. (Sluit het bericht, net als bij een brief, netjes af.) Een bijlage mee sturen. Klik in de werkbalk op de knop Bijlage (juist, die met de paperclip) en u komt weer in een ander scherm terecht (we werken tenslotte in Windows), u selecteert het bestand of de bestanden die u wilt meesturen en klikt op Bijlage. Klaar! De kop van het scherm ziet er nu als volgt uit. JanBoSoft Wierden 3
Verzenden Als we in de werkbalk op de knop verzenden klikken, licht het bericht in de postkamer (de map Postvak UIT) en we keren weer terug naar het éérste scherm. Van hier uit kunnen we het bericht nog steeds tegenhouden om het te wijzigen of te vernietigen. Als we nu in het hoofdscherm in de menubalk op de knop Verzenden klikken, dan is ons bericht daadwerkelijk verzonden en kunnen we er niets meer aan veranderen. Omgaan met ontvangen berichten Nu we zelf een bericht hebben verzonden, is het ook wel makkelijk om de ontvangen berichten kunnen lezen en de bijlage kunnen openen. Klik in de werkbalk eerst op de knop Verzenden (is alles verzenden en ontvangen). Als we dan op het scherm hiernaast kijken dan zien we op drie manieren dat er nieuwe, ongelezen berichten zijn: 1. In het vak Mappen zien we achter de map Postvak IN in het blauw, tussen haakjes het aantal ongelezen berichten staan, (2) in ons voorbeeld. 2. In het vak Ontvangen E-mail zien we die berichten in het vet vermeld, met daarbij alle gegevens betreffende dat bericht. Ook ziet u of er een bijlage is meegezonden. (de paperclip) Als er een rood vlaggetje bij staat is het een spoedbericht. 3. Op de statusbalk onderin met de vermelding het totaal aantal berichten in Postvak IN met daarbij hoeveel er ongelezen zijn. Dubbelklikken we nu in het vak Ontvangen E-mail op een bericht, dan wordt er een ander venster geopend met het hele bericht. (of u leest het in het voorbeeldvak) Bij het Postvak IN veranderd (2) in (1). Openen van de bijlage Dubbelklik op de paperclip van het bericht en u krijgt het scherm hiernaast te zien. Als u de bijlage niet vertouwt klik dan op de knop Annuleren, anders klikt u op Openen. Windows zoekt nu het bestpassende programma op en zie, u kunt de bijlage nu bekijken en eventueel opslaan. JanBoSoft Wierden 4
Of u dubbelklikt op het icoontje in het bijlage veld in het venster zoals hiernaast. Bijlage opslaan Klik met de rechter muisknop op het icoontje. In de onderstaande afbeelding ziet u, dat u nu kan kiezen wat er met de bijlage moet gebeuren. Eén van die opties is het Opslaan als. Als u daarvoor kiest, dan ziet u het onderstaand scherm en rest spreekt voor zich. JanBoSoft Wierden 5