Tips & Tricks Document 2015 Serac Applications B.V. Rijnzathe 36 3454 PV De Meern Auteurs: Sander Plugge, Xander van t Hof
Inleiding In dit document zijn de Tips & Tricks samengevoegd die het afgelopen jaar door Serac Applications B.V. geschreven zijn voor de Vereniging van Nederlandse SAP Gebruikers (VNSG). Het doel van deze tips & tricks is om het gebruik van SAP B1 voor de eindgebruiker te vergemakkelijken. De variatie aan onderwerpen is groot, van hulp bij het schrijven van een query tot het sneller in kunnen vullen van datumvelden in marketing documenten. De tips & tricks zijn echter wel zo geschreven dat er voor iedere eindgebruiker wel een handig weetje in te vinden is. Tips & Tricks 2014 1
Inhoudsopgave 1. Data invoeren en zoeken... 3 2. Conceptdocumenten... 4 3. Wijzigingsverslag... 6 4. Relatiekaart... 8 5. Formulierinstellingen... 10 6. Help in SAP B1... 12 7. Bevoegdheden kopiëren... 13 8. Zoeken in SAP B1... 14 9. Regeldetails... 16 10. Journaalboekingpreview... 17 11. Overzicht sneltoetsen... 18 12. Omzetanalyse... 21 13. Veldnamen wijzigen... 23 14. Tabelnamen van velden tonen... 24 15. Verslag voorraadcontrole... 25 Tips & Tricks 2014 2
1. Data invoeren en zoeken De tip van deze week gaat over een paar nuttige weetjes die veelvoorkomende handelingen in SAP B1 9.0 kunnen versnellen. 1. Data invullen Wanneer u in een datumveld een willekeurige letter invult en daarna op tab drukt, dan wordt automatisch de datum van vandaag ingevuld: > Tab > Wanneer je een getal invult en daarna op tab drukt, vult SAP B1 automatisch die dag van de huidige maand in. > Tab > 2. Zoeken in velden Wanneer u in SAP B1 wilt zoeken maar niet de precieze waarde weet, kunt u voor het gedeelte dat u wel weet een * typen. Bijvoorbeeld de naam van een zakenpartner in een Klant Order: > Enter > Let erop dat u altijd in de zoek modus zit wanneer u op Enter drukt. Wanneer u in de Toevoeg modus wilt zoeken met bovenstaande manier dan moet u Tab gebruiken om de lijst met zoekresultaten te tonen. Tips & Tricks 2014 3
2. Conceptdocumenten De tip van deze week gaat over het gebruik van conceptdocumenten in SAP B1 9.0. 1. Conceptdocument aanmaken Conceptdocumenten in SAP B1 is een functionaliteit die gebruikt wordt voor marketingdocumenten, magazijnbeheer en inventarisatietransacties. De voordelen van conceptdocumenten zijn: - Tijdelijk opslaan van documenten (zonder toe te voegen); - Ontwerp voor frequente documenten. Een document kan als conceptdocument opgeslagen worden met een rechtermuisklik in het document waarna u op als conceptdocument opslaan klikt. Zodra het document wordt opgeslagen verschijnt onderin het scherm een melding met het conceptdocument nummer. Het document is hiermee als concept opgeslagen. Tips & Tricks 2014 4
2. Conceptdocument openen Het opgeslagen conceptdocument kan weer geopend worden vanuit Conceptdocumenten in de module verkoop: Modules > Verkoop > Omzetverslagen > Conceptdocumenten In het scherm dat verschijnt kunt u per gebruiker specifiek aangeven welke conceptdocumenten u wilt openen. U krijgt een overzicht van de opgeslagen conceptdocumenten die voldoen aan de opgegeven selectiecriteria. Door op de gele pijl voor het documentnummer te klikken wordt het document dat u als concept hebt opgeslagen weer geopend. In het document kunnen nu wijzigingen worden aangebracht. Zodra u op klikt wordt het document definitief toegevoegd. Wilt u het document nog niet definitief toevoegen, dan kunt u op dezelfde manier als hierboven beschreven het document als concept opslaan. Tips & Tricks 2014 5
3. Wijzigingsverslag De tip van deze week gaat over het gebruik van het wijzigingsverslag in SAP B1 9.0. In het wijzigingsverslag vindt u een overzicht van wijzigingen in de meeste vensters van SAP B1. 1. Wijzigingsverslag raadplegen Het wijzigingsverslag kunt u raadplegen door eerst een document te openen en daarna naar Extra > Wijzigingsverslag te gaan. Het wijzigingsverslag kan alleen geopend worden als u in een document/venster staat. Het wijzigingsverslag wordt geopend. Tips & Tricks 2014 6
2. Verschillen weergeven Als er in een document of venster wijzigingen worden gedaan en via actualiseren deze wijzigingen worden opgeslagen, dan komt er in het wijzigingsverslag een nieuwe regel. De verschillen kunnen weergegeven worden door met SHIFT de regels te selecteren waarvan je de wijzigingen wilt zien. Klik vervolgens op de button. In het wijzigingsverslag wordt getoond welke velden gewijzigd zijn, wanneer deze velden zijn gewijzigd en welke gebruiker de wijzigingen heeft aangebracht. Tips & Tricks 2014 7
4. Relatiekaart De tip van deze week gaat over de relatiekaart in SAP B1 9.0. De relatiekaart toont de relaties tussen verschillende bedrijfsobjecten in SAP B1. 1. Relatiekaart raadplegen Het oproepen van de relatiekaart kan in documenten en vensters in de volgende modules: - Verkoop; - Inkoop; - Magazijnbeheer; - Productie; - Betalingen; - Service. Het tonen van de relatiekaart gaat als volgt. Klik op rechtermuisknop in het document waarvan u de relatiekaart wilt openen, en vervolgens op relatiekaart. Tips & Tricks 2014 8
2. Relatiekaart marketingdocument De relatiekaart van bijvoorbeeld marketingdocumenten toont de documentstructuur van het geselecteerde document. Afhankelijk van het document waarin de relatiekaart wordt geraadpleegd, wordt de volgende informatie getoond: - Documenttype; - Documentnummer; - Boekingsdatum; - Zakenpartner; - Documenttotaal; - Balans; - Artikelomschrijving; - Artikelnummer. De documenten of transacties die in de relatiekaart worden weergegeven kunnen direct geopend worden door dubbelklik op het document of transactie. Tips & Tricks 2014 9
5. Formulierinstellingen De tip van deze week gaat over de formulierinstellingen in SAP B1 9.0. Met de formulierinstellingen kunt u in SAP B1 de velden, rijen en tabellen aanpassen van het scherm dat u op dat moment in SAP B1 geopend hebt. Het aanpassen van formulierinstellingen kan het werken in SAP B1 versnellen doordat u bijvoorbeeld kolommen die u niet gebruikt kunt verbergen waardoor u de kolommen die u wel gebruikt overzichtelijk in één oogopslag in beeld hebt. 1. Formulierinstellingen Hoofdmenu Via de formulierinstellingen kunt u eenvoudig uw hoofdmenu aanpassen. Onderdelen van het bedrijf waarin u niet werkzaam bent kunt u onzichtbaar maken door op dit icoontje te klikken:. Het scherm waarin u de zichtbaarheid van het op dat moment geopende scherm kunt aanpassen wordt nu geopend. Als u dus de instellingen van het hoofdmenu wilt aanpassen zorgt u dat er geen schermen openstaan in SAP B1. Door het vinkje in de kolom zichtbaar uit te vinken wordt deze menuoptie niet meer zichtbaar in uw Hoofdmenu. Via de knop Modules aan de bovenkant van uw scherm blijven deze opties wel altijd beschikbaar: De knop bevoegdheid overnemen zorgt ervoor dat in uw Hoofdmenu enkel de bedrijfsonderdelen zichtbaar zijn waarvoor u bevoegdheden heeft. Tips & Tricks 2014 10
2. Formulierinstellingen Marketing Documenten In dit voorbeeld worden de formulierinstellingen aangepast van een klantorder. 1. Open een klantorder in SAP B1. 2. Klik op dit icoontje:. 3. In het tabblad tabelopmaak kunt u nu de kolommen die u gebruikt zichtbaar maken door ze aan te vinken en de kolommen die u niet gebruikt onzichtbaar maken door ze uit te vinken. 4. De volgorde v.l.n.r. van de kolommen in uw klantorder kunt u aanpassen door te klikken (2 seconden inhouden totdat het veld wit wordt) op een kolom, bijvoorbeeld; stukprijs, en deze dan naar de locatie te slepen waar u deze kolom getoond wilt hebben: In bovenstaande voorbeeld wordt de stukprijs van rechts naast de artikelomschrijving naar links naast de artikelomschrijving verplaatst in de klantorder. Formulierinstellingen worden per gebruiker ingesteld, als u dus velden zichtbaar of onzichtbaar maakt verandert dit niets aan de instellingen van uw collega s. De formulierinstellingen worden na het afsluiten van SAP B1 opgeslagen, als u SAP B1 niet correct afsluit kan het voorkomen dat de formulierinstellingen niet goed opgeslagen worden. Tips & Tricks 2014 11
6. Help in SAP B1 De tip van deze week gaat over de Help functie in SAP B1. De online Help functie in SAP B1 geeft een gedetailleerde uitleg van een veld of een algemene toelichting op een scherm uit SAP B1. Deze informatie kan geraadpleegd worden via: Help > Documentatie > Contexthelp of door op de F1 knop te drukken. Contexthelp in SAP B1 In het volgende voorbeeld is de contexthelp geraadpleegd terwijl het Journaalboeking scherm geopend stond in SAP B1. In dit geval opent het Helpscherm op de pagina met algemene informatie over het Journaalboeking scherm. Voor meer informatie kan via de link; Venster Journaalboeking, het scherm geopend worden waar uitleg gegeven wordt over ieder specifiek veld uit het Journaalboeking scherm. Wanneer u in SAP B1 meer informatie wilt hebben over een specifiek veld dan kunt u het best met de rechtermuisknop op dat veld klikken en dan op Directe Hulp klikken:. U krijgt dan specifieke informatie over dat veld, bijvoorbeeld bij het veld Vervaldatum: Tips & Tricks 2014 12
7. Bevoegdheden kopiëren De tip van deze week gaat over de het kopiëren van bevoegdheden van gebruikers in SAP B1. Vanwege de vele mogelijkheden rondom bevoegdheden in SAP B1 kan het veel tijd in beslag nemen om de bevoegdheden van een gebruiker naar wens in te stellen. Bevoegdheden kopiëren Wanneer een nieuwe werknemer in dienst treedt kunnen eenvoudig de bevoegdheden gekopieerd worden van een bestaande medewerker met een vergelijkbaar bevoegdheidsniveau binnen SAP B1. Beheer > Systeeminitialisatie > Bevoegdheden > Algemene bevoegdheden Selecteer met de muisknop de gebruiker waarvan u de bevoegdheden wilt kopiëren uit de rij gebruikers aan de linkerkant. Sleep vervolgens het zwarte blok naar de gebruiker die de bevoegdheden moet overnemen en laat de muisknop los boven deze gebruiker. De volgende melding komt nu in beeld: Klik vervolgens op Actualiseren en de Bevoegdheden zijn gekopieerd. Tips & Tricks 2014 13
8. Zoeken in SAP B1 De tip van deze week gaat over het zoeken in opgeslagen data en menuopties in SAP B1. Zoeken in stamgegevens en documenten Rechtsboven in het SAP B1 scherm heb je de mogelijkheid om te zoeken naar stamgegevens en documenten. Selecteer de optie Zoeken in gegevens. De snel toets voor het activeren van deze zoekoptie is Ctrl + F2. Tik je zoekterm in. Indien er meerdere hits worden gevonden, wordt er een overzicht getoond waar je zoekterm in voorkomt. Indien er één hit wordt gevonden, dan wordt het document of stamgegeven direct geopend. Tips & Tricks 2014 14
Zoeken in menuopties Selecteer Zoeken in menu s om in het menu van SAP B1 te zoeken. De snel toets hiervoor is Ctrl + F3. Zodra je je zoekterm opgeeft, verschijnt er een overzicht van de menuopties waar je zoekterm in voorkomt. Selecteer de menuoptie waar je naar zoekt. Indien je hebt gezocht op artikelstamgegevens, en je selecteert deze optie, dan wordt het artikelstamgegevens scherm direct geopend. Tips & Tricks 2014 15
9. Regeldetails De tip van deze week gaat over het in één oogopslag kunnen zien van de regeldetails. Regeldetails weergeven In de form settings kan je eenvoudig kolommen zichtbaar maken en kolommen weghalen in marketing documenten. Veel gebruikers hebben te veel kolommen in de marketing documenten waardoor je naar rechts moet scrollen om de rest van de regel informatie te kunnen zien. Door twee keer te klikken op het regelnummer wordt er een scherm geopend waarin je de regel details ziet van de geselecteerde regel. In dit overzicht kan je niks wijzigen. Door in de regeldetails op het pijltje voor Regelnummer te klikken, krijg je de details te zien van de volgende regel. Tips & Tricks 2014 16
10. Journaalboekingpreview De tip van deze week gaat over de mogelijkheid om een journaalboekingpreview in te zien in SAP B1. Journaalboekingpreview openen Voor het boeken van een document, zoals bijvoorbeeld een Uitgaande Factuur kan er een preview gegenereerd worden van de journaalboeking die dit document gaat maken. Klik met de rechtermuisknop in een document dat een boeking maakt op een plek waar geen gegevens staan, bijvoorbeeld in de header: Kies daarna voor Journaalboekingpreview: U komt nu in een scherm waarin weergegeven wordt welke boekingen er gedaan zullen worden als dit document toegevoegd wordt: Mocht u artikelen verkopen die met batch of serienummers werken dan zal er eerst een scherm komen waarin u deze moet selecteren. Tips & Tricks 2014 17
11. Overzicht sneltoetsen De tip van deze week geeft een overzicht van sneltoetsen in SAP B1 in verschillende documenten. In SAP B1 kunt u een groot aantal toetsen of toetscombinaties gebruiken voor toegang tot regelmatig uitgevoerde opdrachten of bewerkingen. Deze sneltoetsen zijn gelijk aan menuopdrachten. Algemene sneltoetsen Hieronder een aantal handige algemene sneltoetsen die in heel SAP B1 gebruikt kunnen worden. Functie Sneltoetsen Een veldnaam in een venster wijzigen Druk op Ctrl en houd dit ingedrukt + dubbelklik op de veldnaam om het venster Omschrijving wijzigen te openen. De datum van vandaag invoeren Voer een niet-numeriek teken naar keuze in + Tab, bijvoorbeeld W + Tab. Een datum in de huidige maand invoeren Voer een getal voor een datum in + Tab, bijvoorbeeld 17+ Tab voor 17 oktober, waarbij oktober de huidige maand is. Een datum in het huidige jaar invoeren Voer getallen in voor een datum en maand + Tab, bijvoorbeeld 1710+ Tab voor 17 oktober 2014, waarbij 2014 het huidige jaar is. Opeenvolgende regels selecteren Een of meer van de weergegeven regels selecteren Selecteer de eerste regel, druk op Shift en selecteer de laatste regel. Selecteer de eerste regel, druk op Ctrl en selecteer de volgende relevante regel. Tips & Tricks 2014 18
Sneltoetsen in in- en verkoopdocumenten Hieronder een aantal handige sneltoetsen in in- en verkoopdocumenten. Functie Menuopdracht Sneltoets Een basisdocument weergeven Ga naar Basisdocument Ctrl + N Een doeldocument weergeven Ga naar Doeldocument Ctrl + T Het venster Betaalwijze weergeven Ga naar Betaalwijze Ctrl + Y Het venster Brutowinst weergeven Ga naar Brutowinst Ctrl + G Naar het veld Opmerkingen gaan* Ga naar Opmerkingen Ctrl + R Informatie over serienummer/batchnummer weergeven* Ga naar Batch-/serienummers Ctrl + Tab in het veld Hoeveelheid Een lijst met alternatieve artikelen weergeven Ga naar Alternatieve artikelen Ctrl + Tab in het veld Artikelnummer Toewijzing van een artikel in een magazijn weergeven Ga naar Verslag magazijnvoorraad Ctrl + Tab in het veld Magazijn *Deze sneltoetsen zijn ook te gebruiken in voorraad- (goederenontvangst, goederenafgifte) en productiedocumenten (ontvangst van productie en afgifte van productie). Sneltoetsen in betalingsdocumenten Gebruik de volgende sneltoetsen in ontvangen en uitgaande betalingen. Functie Menuopdracht Sneltoets Het venster Betaalwijze weergeven Ga naar Betaalwijze... Ctrl + Y Het verslag Boekingsjournaal genereren Ga naar Boekingsjournaal... Ctrl + J Naar het veld Opmerkingen gaan Ga naar Opmerkingen Ctrl + R Het te betalen bedrag naar de velden Totaal of Bedrag in het venster Betaalwijzen kopiëren Klik met rechtermuisknop op saldo kopiëren Uitstaand Ctrl + B in het veld Totaal of Bedrag Naar het volgende actieve veld gaan nadat u de zakenpartnernaam of een grootboekrekeningnaam in Betaalcheques hebt gewijzigd Ctrl + Shift + Tab Tips & Tricks 2014 19
Voordelen van de journaalboekingpreview Een journaalboekingpreview is goed om als controle te gebruiken voordat een document toegevoegd wordt. Wanneer u twijfelt aan wat voor boeking dit document gaat genereren kunt u dit hier eenvoudig controleren. Daarnaast kunt u via de preview ook zien of een document correct toegevoegd kan worden. Als er namelijk een foutmelding ontstaat bij het toevoegen van een document dan zal deze ook in beeld komen bij het opvragen van de journaalboekingpreview: Tips & Tricks 2014 20
12. Omzetanalyse De tip van deze week gaat over het omzetverslag Omzetanalyse. Met dit verslag kunt u snel en eenvoudig de omzetten per klant, artikel en verkoopmedewerker weergegeven. Omzetanalyse De Omzetanalyse is op twee plaatsen in het SAP B1 hoofdmenu te vinden: 1. Verkoop debiteuren > Omzetverslagen > Omzetanalyse 2. Rapporten > Inkoop en verkoop > Omzetanalyse In het scherm Omzetanalyseverslag selectiecriteria kan je de voorwaarden voor de omzetanalyse instellen: Tips & Tricks 2014 21
Omzetanalyse selectiecriteria De omzetanalyse kan worden gedraaid per klant, artikel en verkoopmedewerker. Per niveau geef je aan of de omzet per jaar, maand of kwartaal wordt weergegeven. Vervolgens selecteer je het document op basis waarvan de omzet wordt berekend. De omzet wordt per klant of per artikel weergegeven indien Individuele weergave is geselecteerd en wordt weergegeven per klantgroep of artikelgroep als Groepsweergave is geselecteerd. Tot slot geef je de datum selectie op en kan je in het onderdeel Hoofdselectie nog een extra selectie maken op bijvoorbeeld klantgroep, artikelgroep of specifieke verkoopmedewerkers. In onderstaand voorbeeld wordt de omzet weergegeven per verkoopmedewerker, per jaar, op basis van de facturen en over de periode 01-01-2012 tot 31-12-2012. Door twee keer te klikken op de regel van de verkoopmedewerker wordt er een meer gedetailleerd overzicht getoond. Tips & Tricks 2014 22
13. Veldnamen wijzigen De tip van deze week gaat over de mogelijkheid in SAP B1 om veldnamen in schermen te wijzigen. In SAP B1 is het mogelijk om veldnamen in schermen aan te passen zodat ze meer opvallen of bijvoorbeeld beter bij de terminologie passen die een bedrijf gebruikt. Het volgende scherm opent zich wanneer in SAP B1 met de linkermuisknop op een veld dubbel geklikt wordt terwijl de Ctrl-toets ingehouden wordt: In dit scherm kan de Omschrijving van het veld aangepast worden en het formaat kan vetgedrukt of cursief getoond worden. Via de knop kan altijd de standaard SAP waarde teruggezet worden. Nadat er op Actualiseren geklikt wordt, sluit het scherm en is de veldnaam aangepast: Tips & Tricks 2014 23
14. Tabelnamen van velden tonen De tip van deze week gaat over de mogelijkheid in SAP B1 om tabelnamen te tonen van velden. De waarde in een veld in SAP B1 komt altijd uit een achterliggende tabel, de naam van de kolom uit deze tabel is vaak niet gelijk aan de veldnaam die in de user interface zichtbaar is in SAP. Voor rapportages is het vaak nodig om te verwijzen naar de naam die in de tabel zelf gebruikt wordt en niet naar de naam van het veld die in SAP zichtbaar is. Voorbeeld 1. Naam in SAP: Klant/Customer Naam in tabel: OCRD.Cardcode 2. Naam in SAP: Naam/Name Naam in tabel: OCRD.Cardname Om erachter te komen wat de tabelnaam van een veld is kun je in SAP op Ctrl-Shift-i klikken en daarna met je muis boven dit veld hangen. Onderin het scherm van SAP is nu te zien wat de tabelnaam van het veld is waarboven de muis hangt. Het tonen van deze informatie kan ook geïnitieerd worden door boven in het scherm op View: System information te klikken: Tips & Tricks 2014 24
15. Verslag voorraadcontrole De tip van deze week gaat over het standaard SAP B1 rapport Verslag voorraadcontrole. Met dit rapport kun je de voorraadtransacties van geselecteerde artikelen in een geselecteerde periode opvragen. Tevens kun je zien wat de voorraad was op een opgegeven datum. Het rapport kunt u vinden in het hoofdmenu onder Magazijnbeheer > Voorraadrapporten > Verslag voorraadcontrole. In het scherm Verslag voorraadcontrole - selectiecriteria geef je allereerst de datum op waarbinnen je de voorraadtransacties wilt zien. Indien je alleen de voorraadstand wilt weten, vul dan bij einddatum de datum in waarop u de voorraad wilt zien. Vervolgens kan je bij Artikelen opgeven welke artikelen worden meegenomen in het verslag. Hierbij kan je ook artikelen selecteren op basis van een artikelgroep of eigenschappen. Bij Magazijnen kan je opgeven welke magazijn meegenomen worden in het Verslag voorraadcontrole. Onderin het venster zijn nog een aantal extra opties om te groeperen op magazijn, weergeven van artikelen zonder transacties en artikelen met nul hoeveelheid verbergen. Indien je de voorraadstand wilt weten op een bepaalde datum, dan is het aan te raden om het vinkje bij BS voor artikelen/rekeningen zonder transacties weergeven aan te zetten. In het verslag dat wordt gegenereerd wordt bovenaan weergegeven wat de datumselectie is en welke artikelen en magazijnen worden weergegeven. De kolommen Cumulatieve hoeveelheid en Gecumuleerde waarde tonen de voorraad en de waarde van de voorraad op de einddatum van je datumselectie. Tips & Tricks 2014 25
Door te klikken op het zwarte pijltje voor het artikel worden alle voorraadtransacties weergegeven van het artikelen die zijn gedaan binnen de opgegeven datumselectie. Tips & Tricks 2014 26