ZOEKHULPEN EN SELECTIEVARIANTEN

Transcriptie

1 SAP/SLM Tips & Trucs SAP ALGEMEEN 1) Transactiecodes tonen in menu 2 2) Drop down lijstjes op alfabet en met code 3 3) Standaardtabblad instellen Studiedossier / Stamgegevens 4 4) Alle schermen in één keer sluiten 5 5) Transactie stoppen of scherm openen tijdens laden 6 6) Geluid in/uitschakelen 7 7) Website aan favorieten toevoegen 8 8) Systeemaanduiding in taakbalk windows tonen 9 9) Een andere kleur instellen 10 10) Meer zien op één scherm in stamgegevens 11 11) Favoriet toevoegen vanuit programma 12 12) Starten van een query (SAP-rapport) 13 WERKEN MET LIJSTEN 1) Kopieren en plakken uit een lijst 14 2) Een lijst van het klembord in SAP plakken 15 3) Sorteren van een lijst 16 4) Filteren van een lijst 17 5) Exporteren naar XLSX 19 ZOEKHULPEN EN SELECTIEVARIANTEN 1) Verschillende zoekhulpen 20 2) Eigen waardelijst zoekhulp 22 3) Een selectievariant opslaan (moet nog gevuld worden) 24 4) Dynamisch een datum met dag vandaag vullen (moet nog gevuld worden) 25 SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 1 van 25

2 1) Transactiecodes tonen in menu Het is mogelijk om in het hoofdmenu de transactiecodes te tonen voor alle mogelijke keuzes. Klik hiervoor in het hoofdmenu op Extra > Instellingen. Selecteer vervolgens Technische namen weergeven en druk op enter. De codes worden nu getoond in het menu. SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 2 van 25

3 2) Drop down lijstjes op alfabet en met code Het is handig om bij drop down lijstjes de korte code te tonen en het lijstje hierop te sorteren. Hierdoor worden lijsten vaak een stuk overzichtelijker. Als dit op jouw PC nog niet het geval is kun je deze instelling eenvoudig zelf maken door van het hoofdmenu te kiezen voor de Kleurentelevisie > Opties. Zorg ervoor dat de volgende vinkjes onder Interactief design > Visualisatie aanstaan en sla op. NB: de andere instellingen kun je het beste laten zoals ze zijn SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 3 van 25

4 3) Standaardtabblad instellen Studiedossier / Stamgegevens Het is mogelijk om in het studentendossier en/of de stamgegevens een standaardtabblad in te stellen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je één handeling vaak achter elkaar moet uitvoeren. Selecteer hiervoor in het studiedossier Instelling > Personaliseren. Vervolgens kun je hier je favoriete tabblad als standaard aangeven. SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 4 van 25

5 4) Alle schermen in één keer sluiten Heb je veel schermen open en wil je snel naar huis? Dan kun je alle SAP schermen binnen een systeem in één keer sluiten door het volgende commando te geven: Let wel op dat al je werk is opgeslagen! SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 5 van 25

6 5) Transactie stoppen of scherm openen tijdens laden Het gebeurt wel eens dat je iets hebt gestart waarvan blijkt dat het veel te lang gaat duren. In zo n geval kan je de verwerking stopzetten of ondertussen een nieuwe sessie openen zoals aangegeven op het screenshot hieronder. SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 6 van 25

7 6) Geluid in/uitschakelen Je kunt het geluid in SAP in of uitschakelen via de kleurentelevisie > opties. Kies vervolgens voor Interactief design > Geluidsinstellingen en schakel het geluid in of uit. SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 7 van 25

8 7) Website aan favorieten toevoegen Je kunt veelgebruikte websites toevoegen aan je favorieten door vanuit het hoofdmenu te kiezen voor Favorieten > Overige objecten invoegen. Dubbelklik de optie Web-adres of bestand. En geef een naam en het webadres in. SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 8 van 25

9 8) Systeemaanduiding in taakbalk windows tonen Indien je zowel in een testomgeving als een produktieve omgeving werkt is het handig om duidelijk te kunnen zien in welke systeem je nu eigenlijk bezig bent. Dit kan door vanuit het hoofdmenu te kiezen voor Kleurentelevisie > Opties. Kies vervolgens voor Visualisatie 2 en vink aanvullende informatie in vensteropschrift aan. Nu kun je in de taakbalk van windows zien in welk systeem je zit: SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 9 van 25

10 9) Een andere kleur instellen Het is mogelijk om de schermen in SAP van een andere kleur te voorzien. Dit kan door vanuit het hoofdmenu te kiezen voor Kleurentelevisie > Opties. Kies in dit scherm eerst voor het thema SAP signature theme en kies vervolgens de gewenste kleur via Visueel ontwerp > Kleurinstellingen > Kleuren in systeem. NB: Om de nieuwe kleur zichtbaar te maken is het noodzakelijk alle SAP schermen te sluiten en opnieuw in te loggen. SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 10 van 25

11 10) Meer zien op één scherm in stamgegevens Het is mogelijk om meer informatie te zien zonder te hoeven scrollen door de kopgegevens in de stamgegevens van de student te verbergen. Klik simpelweg op de knop Kopgegevens verbergen om meer te zien te krijgen. Dit is bijvoorbeeld goed te merken in tabblad Standaardadres. Hier is nu ook het onderste adres direct zichtbaar. SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 11 van 25

12 11) Favoriet toevoegen vanuit programma Het is mogelijk om een favoriet aan je lijst toe te voegen vanuit het programma zelf. Kies daarvoor vanuit het programma dat je wil toevoegen voor Systeem > Gebruikersgegevens > Favorieten uitbreiden. De nieuwe favoriet is nu terug te vinden in het hoofdmenu onder Favorieten: SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 12 van 25

13 12) Starten van een query (SAP-rapport) Kies vanuit het hoofdscherm voor transactiecode SQ00 en druk op enter. Voeg eventueel toe als favoriet zoals bij 11 staat omschreven. Er wordt nu een overzicht van queries getoond. Om de query ZAANMELDINGEN te starten kan je deze selecteren en vervolgens klikken op het klokje om uit te voeren (F8). SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 13 van 25

14 1) Kopieren en plakken uit een lijst In een lijst is het mogelijk om alleen bepaalde velden te kopiëren. Druk hiervoor op CTRL + Y en selecteer vervolgens met de muis de informatie die je naar het klembord wilt kopiëren. Druk dan op CTRL+C of rechtermuisklik > Tekst kopiëren om de tekst naar het klembord te kopiëren. SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 14 van 25

15 2) Een lijst van het klembord in SAP plakken Het is mogelijk om een lange lijst met studentnummers of objectcodes bijvoorbeeld vanuit Excel in één in SAP te plakken. Je kunt dit doen met de Upload vanaf klembord knop. Kopieer eerst de data die je in SAP wilt plakken met CTRL+C. Druk dan op de knop Meervoudige selectie in het programma waar je de data in wilt plakken. Vervolgens kan je de informatie in SAP plakken met de knop Upload vanaf klembord. Je kunt hier ook direct zien hoeveel waardes je hebt geplakt. SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 15 van 25

16 3) Sorteren van een lijst Het is mogelijk om een lijst te sorteren op een of meer kenmerken. Selecteer hiervoor met de muis de kolom waarop je wilt sorteren. Elke extra kolom kan met CTRL+muisklik worden geselecteerd. Kies tenslotte voor oplopend of aflopend sorteren. In dit voorbeeld is nu gesorteerd op studentnummer en daarbinnen op opleidingscode: SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 16 van 25

17 4) Filteren van een lijst Het is in SAP net zoals in Excel mogelijk om te filteren op bepaalde waardes. De makkelijkste manier om dit te doen is om de betreffende kolom te selecteren met de muis en klik op de koffiefilter. Klik op de zoekhulp om te zien te krijgen op welke gegevens er gefilterd kan worden: In dit geval zijn er twee mogelijkheden: Ik wil alleen de goedgekeurde aanmeldingen zien en dus kies ik voor goedgekeurd en bevestig vervolgens mijn keuze: SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 17 van 25

18 Alleen de goedgekeurde aanmeldingen zijn nu nog zichtbaar: Om een filter weer te wissen klik op het pijltje naast de koffiefilter en kies voor filter wissen. De complete lijst is nu weer zichtbaar. SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 18 van 25

19 5) Exporteren naar XLSX Om een lijst in één keer naar het nieuwe Excel formaat XLSX te exporteren ga als volgt te werk. Kies voor het witgroengele symbool en kies Spreadsheet. Kies dan de derde optie en selecteer 10 Microsoft Excel (in Office 2007 XLSX indeling). Sla ten slotte het bestand op. SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 19 van 25

20 1) Verschillende zoekhulpen Als je gaat zoeken in SAP zijn er altijd meerdere zoekhulpen waaruit je kunt kiezen. Je opent de zoekhulp met het welbekende bolletje (of F4). Je kunt de mogelijke zoekhulpen als volgt weergeven en selecteren. Je kunt vanuit hier ook weer een andere zoekhulp selecteren door op de knop Andere zoekhulp te klikken. SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 20 van 25

21 Dan krijg je weer de keuze om een ander hulpje te selecteren in een iets andere opmaak. TIP: De zoekhulp via structuren zoeken is geen aanrader omdat dit heel lang kan duren SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 21 van 25

22 2) Eigen waardelijst zoekhulp In sommige gevallen krijg je in een zoekhulp heel veel mogelijke keuzes waarvan je slechts een beperkt aantal mogelijkheden gebruikt. Een voorbeeld is het academisch jaar. Via de eigen waardelijst is het mogelijk om voorkeuren op te slaan, zodat het niet meer nodig is om door de hele lijst te scrollen. Bij academische periodes begint de lijst bijvoorbeeld met een heel oud jaartal: Als ik de volgende keer alleen 2012/2013 en 2013/2014 in de lijst wil zien dan kan dit als volgt. Selecteer de periodes die relevant zijn en klik op In eigen waardelijst toevoegen. Houdt het scherm open en herhaal dit voor alle gewenste periodes. SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 22 van 25

23 Wanneer je vervolgens opnieuw de zoekhulp start worden alleen de eigen waardes getoond: Het filter kan weer ongedaan worden gemaakt door op de knop Alle waarden weergeven te klikken: SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 23 van 25

24 3) Een selectievariant opslaan (moet nog gevuld worden) SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 24 van 25

25 4) Dynamisch een datum met dag vandaag vullen (moet nog gevuld worden) SAP/SLM Tips en Trucs Vrije Universiteit Amsterdam Auteur: B. Warmerdam 25 van 25