Snel starten met Aura Planning

Snel starten met Aura Planning Deze compacte handleiding maakt u snel vertrouwd met de functies van Aura Planning. U begint met het aanmaken van itemgroepen. Vervolgens voegt u items en tijdsblokken toe. Daarna kunt u beginnen met reserveren. Itemgroepen aanmaken Items toekennen aan itemgroepen Tijdsblokken toekennen aan itemgroepen Terugkeerpatronen definiëren Automatisch plannen Specifieke items reserveren Meerdere items en tijden tegelijk plannen Voorkeursinstellingen

Itemgroepen aanmaken Itemgroepen vormen de basis van uw Aura Planning. Hiermee kunt u alle items overzichtelijk onderverdelen in groepen. Voor elke groep kunt u een tijdsindeling aanmaken. Selecteer Beheer Itemgroepen Klik op Nieuw en vul de gegevens in. Met Volgorde kunt u regelen in welke volgorde de itemgroepen tijdens het plannen in de lijst komen te staan. Actief geeft aan of de itemgroep zichtbaar is tijdens het plannen. U kunt een itemgroep hiermee dus ook tijdelijk uitschakelen. Publiek geeft aan of de itemgroep ook door leners mag worden gereserveerd in Mijn AuraSpace (als u deze optie heeft geactiveerd). Tenslotte kunt u een Icon koppelen aan de itemgroep. Elk item dat u aan de groep toevoegt krijgt dan automatisch dit icon als visueel element. Klik op Icon toekennen en selecteer het gewenste icoontje. Opmerking: als u een itemgroep wilt verwijderen, zet deze dan eerst op niet actief.

Items toekennen aan itemgroepen Als u een of meerdere itemgroepen heeft aangemaakt kunt u items gaan toevoegen aan de groepen. Selecteer Beheer Items Klik op Nieuw en vul de gegevens in. Vul een omschrijving in voor het item en selecteer in welke itemgroep u het item wilt onderverdelen. Met Volgorde kunt u regelen in welke volgorde de items tijdens het plannen in de lijst komen te staan. Actief geeft aan of het item zichtbaar is tijdens het plannen. U kunt een bepaald item hiermee dus ook tijdelijk uitschakelen. Eventueel kunt u een ander Icon koppelen aan het item. Standaard is het icon gekoppeld van de bijbehorende itemgroep. U hoeft de items niet een voor een aan te maken als u een serie items heeft. Kies in dat geval de optie snel items toevoegen. Selecteer een itemgroep, vul een tekst in, bijv. Laptop en geef aan welke nummerreeks u daaraan wilt toevoegen. Met Preview kunt u eerst controleren wat het resultaat is. Opmerking: als u een item wilt verwijderen, zet dit dan eerst op niet actief.

Tijdsblokken toekennen aan itemgroepen Als u een of meerdere itemgroepen heeft aangemaakt kunt u tijdsblokken toevoegen aan de groepen. Selecteer Beheer Tijdsblokken Klik op Nieuw en vul de gegevens in. Vul een omschrijving in voor het tijdsblok en selecteer aan welke itemgroep u het tijdsblok wilt toekennen. Met Starttijd en Eindtijd kunt u regelen in welke volgorde de tijdsblokken worden getoond tijdens het plannen. Belangrijk is dat u hier echte tijden invult. Actief geeft aan of het tijdsblok zichtbaar is tijdens het plannen. U kunt een bepaald tijdsblok hiermee dus ook tijdelijk uitschakelen. U hoeft de tijdsblokken niet een voor een aan te maken als u een opeenvolgende serie tijdsblokken heeft. Kies in dat geval de optie snel tijden toevoegen. Selecteer een itemgroep, vul begintijd en eindtijd in en een interval in minuten. Met Preview kunt u eerst controleren wat het resultaat is. Ook kunt u een tijdsindeling van een bepaalde itemgroep kopiëren naar een andere itemgroep. Opmerking: als u een tijdsblok wilt verwijderen, zet dit dan eerst op niet actief.

Terugkeerpatronen definiëren Als u voor een bepaalde periode items op vaste tijdstippen vooruit wilt reserveren, dan kunt u dit instellen met zgn. terugkeerpatronen. Selecteer Beheer TKP Klik op Nieuw en vul de gegevens in. Vul een omschrijving in voor het terugkeerpatroon en selecteer voor welke lener u het patroon wilt definiëren. Geef de periode aan en de dag. Kies vervolgens een itemgroep. Aan de rechterkant verschijnen de items en tijdsblokken die bij de itemgroep horen. Selecteer de gewenste items en tijden en klik tenslotte op Opslaan. In de tabel kunt u via Details opvragen welke items en tijden bij het geselecteerde terugkeerpatroon horen.

Automatisch plannen Als u snel items voor leners wilt reserveren, waarbij het niet uitmaakt welk specifiek item uit een itemgroep ze krijgen, dan is Automatisch plannen de beste keuze. U hoeft hier alleen een lenerspas te scannen en Aura Planning zoekt een vrij item. Selecteer Planbord Automatisch Kies aan de linkerkant het tijdsblok en aan de rechterkant de itemgroep. Scan vervolgens de lenerspas (of vul het pasnummer in en druk op Enter). De gegevens van de reservering komen in beeld, waaronder natuurlijk het betreffende item. Ook is er specifieke informatie over de lener zoals openstaande boete (uit de Uitleenmodule), of de lener op de attentielijst staat etc. Via Instellingen kunt u zelf aangeven welke informatie u hier wilt tonen.

Specifieke items reserveren Als u zelf wilt aangeven wel specifiek item u voor een leners wilt reserveren, dan is plannen Per item de juiste keuze. U ziet dan overzicht van alle beschikbare en bezette items per itemgroep en tijdsblok. Selecteer Planbord Per item Kies aan de linkerkant het tijdsblok en aan de rechterkant de itemgroep. De items die bij deze combinatie horen verschijnen dan op het planbord met hun actuele status. Bovenaan staan de nog vrije items, onderaan de gereserveerde items. Als u op een vrij item klikt, dan kunt u dit vervolgens voor iemand reserveren. Er verschijnt een popupscherm. Scan de lenerspas of selecteer een lener uit de keuzelijst. Als u op een bezet item klikt, dan kunt u zien aan welke lener het item is gereserveerd of uitgeleend. U krijgt dan tevens de keuze om de reservering te annuleren of om aan te geven dat deze lener vertrekt. In beide gevallen kunt u het item hiermee weer beschikbaar maken voor een andere lener binnen hetzelfde tijdsblok.

Meerdere items/tijden tegelijk plannen Als u een item voor een lener wilt reserveren voor meerdere tijdsblokken tegelijkertijd, kies dan plannen Per tijdsblok. Selecteer Planbord Per tijdsblok Kies eerst aan de rechterkant de itemgroep. De items en tijdsblokken die bij deze itemgroep horen verschijnen dan op het planbord. Scan vervolgens de lenerspas of selecteer een lener uit de lijst en druk op Enter. De gegevens van de lener worden getoond. Geef in de lijsten aan de rechterkant aan welke items u wilt reserveren en voor welke tijdsblokken. Klik tenslotte op Opslaan. Als bepaalde items van de aangegeven selectie reeds zijn bezet, dan wordt dit op het scherm getoond.

Voorkeursinstellingen Hier kunt u aangeven welke informatie over de lener u wilt tonen tijdens het plannen en of een reservering in bepaalde gevallen moet worden geblokkeerd. Selecteer Instellingen Vink de gewenste opties aan en klik op Opslaan.