+32 (0) beeple.eu/support

Transcriptie

1 1

2 CONTENTS WELKOM... 3 PROFIELKENMERKEN... 4 IMPORTEREN MEDEWERKERS VANUIT EXCEL... 8 AFDELINGEN...10 FUNCTIES...13 PLANNING...14 EINDWOORD

3 WELKOM Welkom bij de handleiding Starten met Beeple: Interim voor Interimkantoren en/of uitzendbureau s. Aan de hand van dit document kan u zelf stap voor stap aan de slag kan met het online platform van Beeple. In deze handleiding behandelen we enkele onderdelen die u moet weten om aan de slag te gaan met Beeple: profielkenmerken, het importeren van medewerkers en het maken van een planning. Nadat u deze handleiding doorlopen hebt, bent u klaar om van start te gaan. Een profielkenmerk is een eigenschap van een medewerker die u wil weten, maar die niet standaard in Beeple voorzien is. U kan deze aanpassen op maat van uw bedrijf. Profielkenmerken gebruikt u om uw medewerkerslijst te filteren en gericht te zoeken naar mensen op de planning. Het is belangrijk om deze zaken op orde te hebben, vooraleer u uw medewerkers laat inloggen op het systeem. U kan elke medewerker afzonderlijk in het systeem invoeren, maar u kan dit veel sneller doen door een Excel-lijst van uw medewerkers te importeren. Op deze manier wordt uw hele medewerkerslijst omgezet naar het systeem van Beeple, waardoor u hier makkelijk toegang toe hebt en deze kan gebruiken voor de planning. De planning in Beeple geeft u de mogelijkheid om een planning te verdelen in projecten, teams en deelprojecten. Hierdoor kan u (ter voorbeeld) een hele maandplanning opstellen, met de verschillende door elkaar lopende projecten en teams die tegelijkertijd aan het werken zijn. De planning binnen Beeple maakt dit alles makkelijk en zorgt er voor dat alles overzichtelijk blijft. Indien u nog bijkomende informatie wenst of vragen heeft, kan u altijd terecht bij ons Customer Success Team via: support@beeple.eu 3

4 PROFIELKENMERKEN Dit zijn de eigenschappen van uw medewerkers die u wil weten, maar die u nog dient te definiëren in het Beeple systeem. U kan deze profielkenmerken gebruiken op de planning om de juiste suggesties voor de opdracht te vinden. - U vindt het onderdeel Profielkenmerken onder het tandwiel rechtsboven. - Hier selecteert u Profielkenmerken. Per profielkenmerk kan u opvragen welk type het is, in dit geval een 1-keuzelijst waar de medewerker moet aangeven in welke mate ze de taal meester zijn. Dit kan u naar eigen keuze samenstellen en aanpassen. - Het profiel staat publiek als er een groen vinkje naast staat: de medewerker kan dit profiel nu invullen. - U kan het profiel ook niet-publiek zetten zodat enkel u (de Admin) kwalificaties kan toekennen aan de medewerker. 4

5 - Om een nieuw profielkenmerk toe te voegen klikt u op het plusteken. (in dit voorbeeld willen we nagaan of de medewerker een eigen wagen heeft) - Maak nu een nieuwe groepsnaam aan bij Groep van Profielkenmerken (hier Eigen wagen ). - Selecteer de groep van profielkenmerken, hier Mobiliteit. - Vul daarna de beschrijving in, dit helpt de medewerker om de vraagstelling juist te beantwoorden. (In dit voorbeeld vragen we of de medewerker een eigen wagen heeft) - Bij Type selecteert u dan Ja/Nee. - U kiest bij Publiek voor Ja, zodat de medewerker dit zelf mag invullen en op de dan verschenen keuzes selecteert u Verplicht. - Voor alle daaropvolgende keuzes selecteert u Nee. - Klik dan op Profielkenmerk toevoegen. Afhankelijk van uw voorkeuren kan u de andere punten ook aanvinken, maar in dit voorbeeld selecteren we voorlopig telkens Nee. 5

6 Na het toevoegen van het nieuwe profielkenmerk kan u nakijken hoe de medewerker uw zonet aangemaakte profielkenmerk zal bekijken. - Klik hiervoor op Publiek in de rechterbovenhoek. U ziet hier hoe de medewerker dit profielkenmerk zal zien en zal aanvullen. Eerst volgt de optie welke talen de medewerker machtig is, gevolgd door de vragen betreffende de mobiliteit. 6

7 - Keer terug naar de beheerderspagina door op Admin te klikken in de rechterbovenhoek. Als Admin krijgt u een melding telkens een medewerker zijn/haar profiel heeft aangepast. 7

8 IMPORTEREN MEDEWERKERS VANUIT EXCEL - Klik bovenaan op Medewerkers. - In de rechterbovenhoek van de tabel ziet u de importknop, naast het plusteken. - Klik hier op. Op dit scherm kan u de adressen bevestigen en/of sollicitaties aanvaarden. - Klik op Invoerbestand en selecteer het Excelbestand op uw computer. - Klik daarna op Import starten. 8

9 Hierna dient u de gegevens uit het Excelbestand te linken aan Beeple. - Uw kolomtitels kunnen namelijk een andere naam hebben dan de titelnamen die in het systeem gebruikt worden. - Selecteer de door u benoemde kolomtitels die overeenkomen met de titels die in Beeple gebruikt worden. - Klik daarna op Importgegevens wijzigen. Op dit scherm kan u de gegevens controleren of wijzigen (potlood-icoontje). - Klik op de groene knop Importeren om de gegevens te importeren. - U krijgt een melding dat uw bestand geïmporteerd is in Beeple. Indien dit niet gelukt is, krijgt u een foutmelding te zien en kan u dit alsnog aanpassen. Als u daarna terugkeert naar het onderdeel Medewerkers, links bovenaan, ziet u dat de gegevens van deze medewerkers geïmporteerd zijn in Beeple. 9

10 AFDELINGEN Afdelingen zijn onderverdelingen in uw personeel, in dit geval het personeel voor een bepaalde klant. U heeft deze afdelingen ook nodig indien u de klant toegang wil geven tot uw eigen Beeplepagina, dit beperkt zijnde tot diens eigen poule van personeel en diens afdeling, alsook diens eigen planning die ook in diezelfde afdeling gemaakt zal worden - Het onderdeel Afdelingen kan u terugvinden onder het tandwiel rechtsboven. Op deze pagina kan u zelf uw afdelingen aanmaken. - Klik op de grijze knop Afdelingen maken. 10

11 - Vul de naam van de klant in (in vb.: Klant 1 ). - Voeg een beschrijving toe (in vb.: Klant 1 ). - Klik dan op Afdeling toevoegen. - Op het volgende scherm ziet u alle door u aangemaakte afdelingen (ook de nieuwe). - Voeg een nieuwe afdeling toe door op het plusteken te klikken. - Vul de naam en beschrijving toe (in vb.: Klant 3 ). - Er staan nu drie afdelingen in het systeem (met een tweede door ons toegevoegde afdeling). 11

12 Indien u naar een medewerker zoekt, ziet u bij deze persoon de mogelijke afdelingen waar u hem/haar in kan toewijzen. - Zoek de medewerker op door op het vergrootglas, rechts bovenaan, zijn/haar naam in te voeren. - Klik daarna op het profiel van de medewerker. - Wijs (eventueel) de afdelingen toe waar u deze medewerker in wil plaatsen. 12

13 FUNCTIES Nadat u de werknemer onder de juiste afdeling toegekend hebt dient u enkel nog de functies per afdeling te bepalen. - Selecteer het onderdeel Functies, door op het tandwiel te klikken. - Op deze pagina kan u de functies aanklikken en openen. - Door te klikken kan u de individuele pagina bekijken en kan u aanwijzen tot welke afdeling deze functie behoort (in vb.: Kassa 1 wijzen we toe aan Afdeling 1 ). 13

14 PLANNING In dit deel van de handleiding verklaren we hoe u met Beeple een planning kan opstellen. Om te beginnen klikt u bovenaan links op Planning. De planning in Beeple bestaat uit: - Projecten: bepaald door afbakening in tijd en/of plaats, zoals een week- of maandplanning. - Teams: een groepering van medewerkers die op dezelfde plaats, met dezelfde functie en op hetzelfde moment werken. - Om een nieuwe planning toe te voegen klikt u op het plusteken. 14

15 - Vul de naam van het project in (in vb.: Planning juni ). - Selecteer de periode of dagen waarop dit project zal doorgaan. - Voer daarna de werkplek in. - Kies dan voor welke afdeling (in vb.: Klant 1 ) dit project van toepassing is. - Klik op Project toevoegen om het project toe te voegen. - Na het aanmaken van een project kan u hier teams aan toevoegen. - Hiervoor klikt u op het plusteken aan de rechterkant van de tabel. 15

16 - Voer de functie in (in vb.: Kassa ). - Geef daarna het aantal medewerkers op dat deze functie op hetzelfde moment zal uitvoeren. - Voer nu de shift in, met datum(s) gevolgd door beginuur en einduur. - U kan ook een pauze invoegen. - Klik daarna op Team toevoegen om het nieuwe team toe te voegen. - U komt op onderstaande pagina. 16

17 Op onderstaande afbeelding ziet u dat het door u aangemaakte team toegevoegd is aan het rooster. Indien u een nieuw team wil toevoegen volgt u de voorgaande stappen om een nieuw team toe te voegen. Ook als u een team met dezelfde werkshift, maar met een andere taak wil toevoegen dient u een nieuw team aan te maken. - De planning nakijken kan door op het kalendericoontje te klikken. Als u op een specifiek team in de kalenderweergave klikt, krijgt u een lijst met suggesties voor medewerkers die in aanmerking komen om in het team te werken. 17

18 U ziet hier meerder suggesties in de lijst met personen die als 100% beschikbaar ingesteld staan en dus in aanmerking komen voor het team. - Om een medewerker toe te voegen aan het team, plaatst u de cursor op zijn/haar profiel. - Aan de rechterkant verschijnt een plusteken: klik hier op en voeg deze persoon toe. - De blauwe voortgangsbalk bovenaan wordt nu automatisch aangevuld. 18

19 - Keer terug naar de lijst door op de teampagina op het lijsticoontje te klikken. - U kan ook een medewerker toevoegen die voldoet aan specifiekere criteria. - Klik hiervoor op één van de aangemaakte teams (in vb.: het tweede kassa-team). - Scroll op de teampagina naar beneden tot u Gewenst profiel ziet. - Klik op het plusteken bij dit onderdeel. 19

20 - Selecteer het door u reeds aangemaakte profielkenmerk (in vb.: Kassa opleiding ). - Vink bij Positief nu Ja aan. Hierdoor komen enkel medewerkers die positief reageerden op de vraag of ze een kassa-opleiding gevolgd hadden in aanmerking. - Vink bij Verplicht dan ook Ja aan, waardoor de medewerker dit verplicht dient in te vullen. - Klik daarna op Profielkenmerk toevoegen. - Bij Gewenst profiel ziet u nu de voorwaarden waar de medewerker aan moet voldoen terug. Het Beeple-systeem zal voor dit team enkel suggesties geven die bestaan uit medewerkers die voldoen aan het door u bepaalde profiel. - Ga terug naar uw teams door bovenaan op Teams te klikken. - Open de kalenderweergave. - Klik op het team met het door u zonet aangepaste profielkenmerk. - U krijgt nu opnieuw suggesties voor medewerkers, maar ditmaal enkel diegenen die voldoen aan uw profielkenmerk (in dit voorbeeld voldoet geen medewerker). - Voeg een medewerker toe door, zoals eerder getoond, op het plusteken te klikken. 20

21 Indien er een rood driehoekje staat bij de geschiktheid van de medewerker, betekent dit dat de medewerker zelf aangegeven heeft te voldoen aan het profielkenmerk, maar dat deze nog geschiktheid nog niet gecontroleerd is door de administratie in het systeem. EINDWOORD Wij wensen u alvast heel veel succes met het gebruik van ons platform. Voor verdere informatie of vragen kan u ons Customer Success Team altijd bereiken op support@beeple.eu 21