+32 (0) beeple.eu/support

Transcriptie

1 1

2 INHOUDSTAFEL WELKOM... 3 PROFIELKENMERKEN... 4 IMPORTEREN MEDEWERKERS VANUIT EXCEL... 8 PLANNING...10 PROFIELKENMERKEN VOOR TEAMS SELECTEREN...14 PROJECT PUBLICEREN...16 EINDWOORD

3 WELKOM Welkom bij de handleiding Starten met Beeple: Gidsen. Aan de hand van dit document kan u zelf stap voor stap aan de slag kan met het online platform van Beeple. In deze handleiding behandelen we enkele onderdelen die u moet weten om aan de slag te gaan met Beeple: profielkenmerken, het importeren van medewerkers en het maken van een planning. Nadat u deze handleiding doorlopen hebt, bent u klaar om van start te gaan. Een profielkenmerk is een eigenschap van een medewerker die u wil weten, maar die niet standaard in Beeple voorzien is. U kan deze aanpassen op maat van uw bedrijf. Profielkenmerken gebruikt u om uw medewerkerslijst te filteren en gericht te zoeken naar mensen op de planning. Het is belangrijk om deze zaken op orde te hebben, vooraleer u uw medewerkers laat inloggen op het systeem. U kan elke medewerker afzonderlijk in het systeem invoeren, maar u kan dit veel sneller doen door een Excel-lijst van uw medewerkers te importeren. Op deze manier wordt uw hele medewerkerslijst omgezet naar het systeem van Beeple, waardoor u hier makkelijk toegang toe hebt en deze kan gebruiken voor de planning. De planning in Beeple geeft u de mogelijkheid om een planning te verdelen in projecten, teams en deelprojecten. Hierdoor kan u (ter voorbeeld) een hele maandplanning opstellen, met de verschillende door elkaar lopende projecten en teams die tegelijkertijd aan het werken zijn. De planning binnen Beeple maakt dit alles makkelijk en zorgt er voor dat alles overzichtelijk blijft. Indien u nog bijkomende informatie wenst of vragen heeft, kan u altijd terecht bij ons Customer Success Team via: support@beeple.eu 3

4 PROFIELKENMERKEN Dit zijn de eigenschappen van uw medewerkers die u wil weten, maar die u nog dient te definiëren in het Beeple systeem. U kan deze profielkenmerken gebruiken op de planning om de juiste suggesties voor de opdracht te vinden. - U vindt het onderdeel Profielkenmerken onder het tandwiel rechtsboven. - Hier selecteert u Profielkenmerken. U kan er voor kiezen om de medewerkers de profielkenmerken zelf te laten invullen of kan, als beheerder, de kenmerken definiëren die u wenst van de medewerker. - Om een nieuw profielkenmerk toe te voegen klikt u op het plusteken. - Maak nu een nieuwe groepsnaam aan bij Groep van Profielkenmerken (hier Type rondleiding ). - Selecteer de groep van profielkenmerken, hier Vaardigheden. - Vul daarna de beschrijving in, dit helpt de medewerker om de vraagstelling juist te beantwoorden. In dit voorbeeld vragen we zijn/haar voorkeur welke types rondleiding deze wil geven (zie de onderstaande voorbeelden). 4

5 - Selecteer bij Type de Meerkeuzelijst (hiermee kan u een lijst met meerdere voorstellen voor de medewerker samenstellen). - Hierna verschijnt er een plusteken onder deze balk. Klik hier op om een nieuw type toe te voegen. Doe dit bij elk nieuw type (bijvoorbeeld hier Kunstwandeling, Stadswandeling en Stadswandeling + boottocht ). - Vink bij Publiek Ja aan, dit zorgt er voor dat het profielkenmerk ingevuld kan worden door de gidsen. - Maak het beantwoorden van deze vraag verplicht door bij Verplicht op Ja te klikken. - Klik dan op de knop Profielkenmerk toevoegen. Afhankelijk van uw voorkeuren kan u de andere punten ook aanvinken, maar in dit voorbeeld selecteren we voorlopig telkens Nee. 5

6 - U komt op de onderstaande pagina. - Keer terug naar Vaardigheden door bovenaan op Vaardigheden te klikken. Op deze manier hebben we het tweede profielkenmerk toegevoegd dat u reeds kon zien. Hierna kan u nakijken hoe de medewerker uw zonet aangemaakte profielkenmerk zal bekijken. Klik hiervoor op Publiek in de rechterbovenhoek. U ziet hier hoe de medewerker dit profielkenmerk zal zien en zal aanvullen. Eerst volgt de optie welke talen de medewerker machtig is, gevolgd door het type rondleiding. 6

7 - Keer terug naar de beheerderspagina door op Admin te klikken in de rechterbovenhoek. Als Admin krijgt u een melding telkens een medewerker zijn/haar profiel heeft aangepast. 7

8 IMPORTEREN MEDEWERKERS VANUIT EXCEL - Klik bovenaan op Medewerkers. - In de rechterbovenhoek van de tabel ziet u de importknop, naast het plusteken. - Klik hier op. Op dit scherm kan u de adressen bevestigen en/of sollicitaties aanvaarden. - Klik op Invoerbestand en selecteer het Excelbestand op uw computer. - Klik daarna op Import starten. Hierna dient u de gegevens uit het Excelbestand te linken aan Beeple. - Uw kolomtitels kunnen namelijk een andere naam hebben dan de titelnamen die in het systeem gebruikt worden. - Selecteer de door u benoemde kolomtitels die overeenkomen met de titels die in Beeple gebruikt worden. - Klik daarna op Importgegevens wijzigen. 8

9 Op dit scherm kan u de gegevens controleren of wijzigen (potlood-icoontje). - Klik op de groene knop Importeren om de gegevens te importeren. - U krijgt een melding dat uw bestand geïmporteerd is in Beeple. Indien dit niet gelukt is, krijgt u een foutmelding te zien en kan u dit alsnog aanpassen. Als u daarna terugkeert naar het onderdeel Medewerkers, links bovenaan, ziet u dat de gegevens van deze medewerkers geïmporteerd zijn in Beeple. 9

10 PLANNING In dit deel van de handleiding verklaren we hoe u met Beeple een planning kan opstellen. Om te beginnen klikt u bovenaan links op Planning. De planning in Beeple bestaat uit: - Projecten: bepaald door afbakening in tijd en/of plaats, zoals een planning voor een wandeling/rondleiding op één enkele dag. - Teams: een groepering van medewerkers die op dezelfde plaats, met dezelfde functie en op hetzelfde moment werken (bijvoorbeeld: 2 gidsen voor dezelfde wandeling). - Om een nieuwe planning toe te voegen klikt u op het plusteken. 10

11 - Vul op dit scherm de naam van het project in (bijvoorbeeld: Stadwandeling met boottocht 10 personen Nederlands ). - Geef daarna de datum en werkplek op (de begindatum en einddatum zijn hetzelfde omdat de rondleiding zich op 1 dag afspeelt). - Klik dan op Project toevoegen. - U wordt doorverwezen naar de pagina van het zonet aangemaakte profiel. 11

12 - Na het aanmaken van een project kan u hier teams aan toevoegen. - Hiervoor klikt u op het plusteken aan de rechterkant van de tabel. - Vul op dit scherm de gegevens van het nieuwe team in (ook als het uit 1 persoon bestaat). - U selecteert dan de functie, hier Gids. - Daarna geeft u het aantal medewerkers in (hier 1 ). - Let op! Het aantal personen dat gegidst dient te worden behoort niet tot dit aantal! - Als extra info kan u het aantal personen in de te gidsen groep opgeven. - Geef daarna de begindatum met beginuur en einddatum met einduur in (De datums zijn altijd dezelfde omdat de rondleiding zich steeds op 1 dag zal afspelen). - Klik om op te slaan op Team toevoegen. 12

13 - U komt op de onderstaande pagina. 13

14 PROFIELKENMERKEN VOOR TEAMS SELECTEREN U scrollt hiervoor naar onder op de pagina van het team tot u het onderdeel Gewenst profiel ziet. - Om te beginnen klikt u op het plusteken bij dit onderdeel. - Selecteer hier het profielkenmerk (hier Talen ). - Geef uw voorkeur aan (in dit geval willen we iemand die Nederlands spreekt). - Vink daarna bij Verplicht Ja aan. - Bewaar dit kenmerk door op Profielkenmerk toevoegen te klikken. - Uw aanpassing is nu op de teampagina toegevoegd bij Gewenst profiel. - Elke medewerker die in aanmerking wil komen voor dit team dient te voldoen aan de door u gestelde vereisten. - Indien u bijkomende vereisten wil stellen (bvb.: het kiezen van de gids aan de hand van het type rondleiding). - Klik hiervoor nogmaals op het plusteken om een nieuw kenmerk toe te voegen. 14

15 - Selecteer dan het profielkenmerk. - Selecteer bij de keuzes het type rondleiding (hier Kunstwandeling ). - Zet het beantwoorden van deze vraag op Verplicht. - Klik daarna op Profielkenmerk toevoegen. - Dit nieuwe profielkenmerk is nu toegevoegd aan Gewenst profiel. - Als laatste dient u het project te publiceren, zodat de medewerkers (die voldoen aan het door u opgestelde profiel) hun kandidatuur kunnen inzenden. - Klik hiervoor bovenaan de pagina op het project (hier Type 1-Vriendengroep-NL ). 15

16 PROJECT PUBLICEREN Op het scherm van deze wandeling/rondleiding ziet u bovenaan een knop Niet gepubliceerd. Klik op de knop om dit evenement te publiceren, waarop de knop aangeeft dat het project nu publiek staat. - Om na te kijken hoe medewerkers dit gepubliceerde project zien, klikt u rechtsbovenaan op Publiek. - De medewerker ziet dit project verschijnen bij zijn/haar nieuwe vacatures. - Indien deze zich kandidaat wil stellen, klikt de medewerker op Kandidatuur aan de rechterkant van de balk. 16

17 - Als de medewerker zijn/haar kandidatuur ingezonden heeft, krijgt u daar als Admin een melding van. - Om dit te bekijken gaat u terug naar de Adminpagina door rechtsbovenaan op Admin te klikken. - Op de eigen pagina ziet u dan de melding van deze kandidatuur. - In deze melding kan u rechtstreeks doorklikken naar het team door de cursor over de melding te bewegen. - Op de teampagina kan u onderaan het onderdeel Kandidaturen terugvinden. Hier ziet u ook het kandidatuur van de medewerker. - Deze inzending behoort staat nog aangegeven als Wachtend op reactie (zie linkerbalk). - U dient deze kandidatuur nog goed te keuren. - Plaats hiervoor de cursor op het kandidatuur. - Aan de rechterkant verschijnt een kruisje en een vinkje. - Weiger of aanvaard de medewerker. 17

18 - Na het aanvaarden van de kandidatuur wordt de teampagina automatisch bijgewerkt. - De medewerker staat nu onder Inschrijvingen, wat betekent dat deze definitief in dienst is voor dit team. - De blauwe voortgangsbalk bovenaan is ook aangevuld (dit team is nu volledig ingevuld). EINDWOORD Wij wensen u alvast heel veel succes met het gebruik van ons platform. Voor verdere informatie of vragen kan u ons Customer Success Team altijd bereiken op support@beeple.eu 18