INSTRUCTIE HOE MAAK IK EEN TAAK AAN Inleiding Je kunt op twee manieren taken aanmaken. Via de takenmodule of vanuit de oorsprong: een registeritem, doelstelling of proces. Dit laatste heeft de voorkeur omdat: - de nieuwe taak direct is gekoppeld aan de juiste oorsprong (eis/doelstelling/proces); - de nieuwe taak direct is voorzien van de juiste informatie, zoals organisatieonderdeel en thema. Maak je een losse taak aan? Dan kun je deze op een later moment alsnog koppelen aan een eis, doelstelling of proces. Beschrijving Bij elke taak hoort een omschrijving van de taak in het veld Omschrijving. Je kunt hierin ook extra informatie toevoegen zoals links en/of bestanden. Of bijvoorbeeld documenten die gebruikt moeten worden bij de registratie. Vervolgens zie je per taak wie de uitvoerende is en wie de verantwoordelijke. In het eerste scherm staat bovendien wanneer de taak uitgevoerd moet worden. Dit noemen we het eerstvolgende rapportagemoment. Wil je extra informatie over de taak? Klik dan op meer informatie. Dan zie je bijvoorbeeld het organisatieonderdeel waaraan de taak is gekoppeld en de oorsprong van de taak. Stap voor stap instructie - een taak toevoegen vanuit een registeritem, doelstelling of proces Hieronder zie je hoe je een taak toevoegt vanuit de oorsprong: een registeritem, doelstelling of proces. 1. Stel de oorsprong van de taak vast Ga naar het registeritem, doelstelling of proces waaraan je de taak wilt toevoegen. In onderstaand voorbeeld voegen we een taak toe aan het registeritem art. 7.3.1 Lekbakken hebben een voldoende grote capaciteit. We gaan dus eerst naar het register en dan naar het juiste item. Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 1
2. Voeg een taak toe aan het item Open het item, door erop te dubbelklikken of door op het oogje te klikken. Klik vervolgens op Maak nieuwe taak. Het scherm nieuwe taak toevoegen opent als pop-up scherm. Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 2
3. Maak de nieuwe taak aan Het scherm nieuwe taak toevoegen kent diverse invulvelden. De velden met een sterretje (*) zijn verplicht. Heb je alle verplichte velden ingevuld? Dan wordt het knopje toevoegen rood en kun je erop klikken. Hieronder zie je een screenshot van het scherm nieuwe taak toevoegen. Alle invoervelden zijn genummerd. Hieronder zie je per nummer een korte toelichting. 1 2 13 3 4 14 5 6 7 8 9 10 11 15 16 12 17 Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 3
(1) Gekoppelde taak Na het aanmaken van een taak vanuit een registeritem, doelstelling of proces geeft dit veld weer wat de oorsprong is van de taak. Kortom: je ziet hier kort waar je vandaan komt. (2) Titel In dit veld omschrijf je kort de taak. Zorg dat de titel duidelijk en concreet is: dit is namelijk het eerste wat je ziet in MIDAS. (3) Omschrijving In dit veld geef je een toelichting van de taak. Beschrijf hierin precies wat er moet gebeuren, of verwijs naar links en/of bestanden die aan de taak zijn gekoppeld. Dit veld helpt de gebruiker uiteindelijk dus bij het uitvoeren van de taak. (4) Verantwoordelijke en Uitvoerende Selecteer hier via het drop-downmenu welke gebruiker de taak moet uitvoeren en wie verantwoordelijk is. Dit kan twee keer dezelfde gebruiker zijn. Let op: de gebruikers die je hier selecteert, krijgen signalering vanuit MIDAS. Een voorwaarde hiervoor is wel dat je de signalering aan zet (zie: stap 11). De signalering bestaat uit een e-mail waarin staat dat een taak verlopen of aankomend is en een weergave op het dashboard. (5) Invoerdatum Dit is het moment waarop de taak wordt toegevoegd aan MIDAS. Standaard staat deze op de huidige dag. Het is mogelijk om een datum in het verleden of toekomst te kiezen. (6) Eerstvolgende rapportagemoment Hier selecteer je op welke datum de taak gereed moet zijn. Voor repeterende taken is dit de datum waarop de taak voor de eerste rapportage uitgevoerd moet zijn. (7) Frequentie Hier selecteer je, via het drop-downmenu, hoe vaak de taak voorkomt. Dit kan eenmalig zijn, maar ook vaker. De keuze mogelijkheden zijn eenmalig, dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks. Heb je een frequentie gekozen? Dan krijg je aanvullende vragen. Je moet hier minimaal aangeven elke [aantal] jaar'. Dus komt een taak jaarlijks terug? Dan kies je hier 1. Moet een taak bijvoorbeeld elk halfjaar uitgevoerd worden? Dan geef je als frequentie elke 6 maanden. Ook moet je kiezen in welke maand de taak terugkomt. Afhankelijk van de gekozen frequentie krijg je nog meer vragen. Denk aan: welke dag van de week, welke dag van de maand, enzovoort. (8) Eindmoment Eenmalige taken hebben een eindmoment. Deze datum kun je hier invullen. Vul je niets in? Dan blijft dit veld leeg. Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 4
(9) Type rapportage Hier selecteer je op welke wijze de taak afgehandeld mag worden. Hiervoor maak je een taakrapportage (vaak registratie genoemd) aan. In het drop-downmenu heb je drie keuzes: 1. Afmelden 2. Afmelden met omschrijving 3. Afmelden met omschrijving en bijlage Selecteer je alleen afmelden? Dan hoeft je bij het afmelden geen toelichting te geven. Wel kun je vrijwillig een bijlage toevoegen aan de taakrapportage. Bij de andere twee opties moet je een toelichting in het omschrijvingsveld toevoegen voordat je de taakrapportage kunt opslaan. In de toelichting zet je het resultaat van de taak of wat jij als uitvoerder precies hebt uitgevoerd. (10) Rapportage goedkeuring Met dit schuifknopje selecteer je of de taakverantwoordelijke een melding krijgt zodra een taakrapportage is opgevoerd. Hiermee moet de taakverantwoordelijke expliciet de taakrapportage goedkeuren. De taakverantwoordelijke ziet op zijn dashboard of hij taakrapportages moet goedkeuren. Wordt de taakrapportage afgekeurd? Dan krijgt de taakuitvoerder hiervan een melding via e-mail. (11) Signalering Je kunt inschakelen dat de uitvoerder en de verantwoordelijke een melding krijgen als ze een taak moeten uitvoeren. De melding krijgen ze zowel op het dashboard als via de e-mail. Let op: je kunt niet voor elke soort taak een melding instellen. Daarom is het geen verplicht veld. Wil je een melding krijgen? Dan kies je hier hoeveel dagen, weken, maanden van te voren je de melding wilt ontvangen. Selecteer je bijvoorbeeld weken, dan krijg je vervolgens een tweede invulveld waar je het aantal weken kiest. Let op: dit is wel een verplicht veld. De termijn die je kiest, bijvoorbeeld twee weken, loopt terug vanaf het eerstvolgende rapportagemoment (zie 6). (12) Rapportage locatie Soms is het handiger om de taakrapportage buiten MIDAS te doen. Bijvoorbeeld in het logboek van de een cv-installatie. Sla je de taakrapportage buiten MIDAS op? Dan kun je dat hier aangeven. De taakuitvoerder moet dan bij het afhandelen van de taak (we noemen dat het aanmaken van een taakrapportage) in MIDAS een speciaal selectievakje selecteren. Hiermee geeft hij aan dat de registratie op een andere plek is opgeslagen. (13) Bestanden toevoegen Zijn er bestanden zoals een registratieformulier nodig om de taak uit te voeren? Dan kun je deze toevoegen aan de taak. Dit kan op twee manieren: sleep het bestand naar de stippellijn óf klik op de rode tekst en selecteer het bestand. Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 5
(14) Links toevoegen Wil je verwijzen naar bijvoorbeeld internetpagina s of intranetpagina s? Dan kun je ook linkjes toevoegen aan een taak. Geef bij het titelveld de naam van de link: deze moet je zelf omschrijven. Plak vervolgens de URL in het tweede invulveld. Klik tot slot op link toevoegen. (15) Thema s Hier kun je selecteren welke thema de taak heeft: zo kun je hier later op filteren. Omdat we hier een taak hebben gemaakt die gekoppeld is aan een registeritem, is het thema van dat registeritem al ingevuld. Wil je dit wijzigen? Klik dan op thema s en selecteer eventueel extra thema s. Je kunt meerdere thema s selecteren. (16) Organisatieonderdeel Hier kies je voor welke deel van de organisatie deze taak relevant is. Ook dit is belangrijk om goed te selecteren: gebruikers zijn namelijk gekoppeld aan organisatieonderdelen. Let op: de gebruiker die taakuitvoerder is, moet gekoppeld zijn aan het organisatieonderdeel wat je hier selecteert. Een extra voordeel: later kun je in MIDAS filteren op organisatieonderdelen. (17) Opslaan Heb je alle verplichte velden ingevuld? Dan wordt het knopje Toevoegen rood en kun je de taak toevoegen aan MIDAS. 4. Taak opslaan en bekijken Heb je de taak opgeslagen? Dan ga je nu terug naar de module waar je vandaan komt. In ons geval is dat het register. Als we het registeritem bekijken, zien we nu in kleine lettertjes dat er één taak is gekoppeld aan het item. Zie het screenshot hieronder. Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 6
5. Weergave van taakinformatie Als we het registeritem openen, kunnen we nog iets meer gedetailleerde informatie van de taak zien. In het screenshot hieronder zie je het geopende registeritem en rechtsonder, bij taken, de titel van de toegevoegde taak. Ook zie je de initialen van de taakuitvoerder en de datum van het eerstvolgende rapportagemoment. Vervolg op de volgende pagina. Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 7
Stap voor stap instructie - een losse taak toevoegen 1. Ga naar de module taken Klik in de modulebalk op taken. Zie het screenshot hieronder. 2. Klik op Nieuwe taak Klik vervolgens op het rode knopje nieuwe taak. Het scherm nieuwe taak toevoegen opent. Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 8
Je kunt vanaf hier verdergaan vanaf punt 3 Maak een nieuwe taak aan in de instructie een taak toevoegen vanuit een registeritem, doelstelling of proces. Dit staat op bladzijde 3 van deze instructie. Heb je de taak aangemaakt? Dan verschijnt de taak in de takenmodule. De taak is nu niet gekoppeld en heeft daarmee geen oorsprong. Dit kun je zien door op weergeven meer informatie te klikken. Zie onderstaande screenshot, waar de oorsprong ontbreekt. In de instructie hieronder gaan we verder op het koppelen van een bestaande taak. Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 9
Stap voor stap instructie: koppel een bestaande taak We hebben nu een taak in het systeem staan die geen oorsprong heeft. Deze taak moet nu gekoppeld worden aan een bestaande eis (of proces of doelstelling). 1. Stel de oorsprong van de taak vast Ga naar het registeritem, de doelstelling of het proces waaraan je de taak wilt toevoegen. In het voorbeeld hieronder voegen we een taak toe aan het registeritem art.5.1 Voer een energiebesparingsonderzoek uit binnen 1 jaar na het van kracht worden van de vergunning. We gaan dus eerst naar het register en dan naar het juiste item. Zie het screenshot hieronder. Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 10
Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 11
2. Koppel een bestaande taak toe aan het item Open het item door dubbel te klikken, of door op het oogje te klikken. Klik vervolgens op koppel bestaande taak. Het scherm Overzicht van taken opent. 3. Selecteer de juiste taak In het scherm Overzicht van taken zie je alle taken die in MIDAS zijn opgenomen. Door op + te klikken, wordt de taak gekoppeld aan het registeritem (of proces of doelstelling). Je kunt ook op het oogje klikken om eerst de taak te controleren op de inhoud. Zie het screenshot hieronder. Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 12
Wanneer je de taak eerst nog bekijkt, zie je onderaan je scherm een rode knop. Hierin staat de titel van de oorsprong (registeritem, proces of doelstelling). Zie het screenshot hieronder. Heb je de taak gekoppeld? Dan krijg je via een groene pop-up de melding dat de koppeling is gelukt. Je keert dan terug naar de oorsprong (registeritem, proces of doelstelling). Controleren we nu opnieuw de oorsprong van de taak? Dan zien we dat deze nu gekoppeld is aan de geselecteerde eis. Zie het screenshot hieronder. Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 13
Einde instructie Hoe maak ik een nieuwe taak aan? 14