gemeente Eindhoven Raadsnummer XO.R4OIO.OOI Inboeknummer robstorg48 Dossiernummer os6.6oz ta september zoro Raads informatiebrief Betreft Project en transactiekosten Internationale school. Inleiding Uw raad heeft in december 2008 een voorbereidingskrediet ter beschikking gesteld van E 500.000,ÃćâĆňâĂİ ter voorbereiding op de aanbesteding van de PPS Campus Internationale School Eindhoven. De voorbereidingen op de aanbesteding zijn afgerond op 26 februari 2010, waarna de aanbesteding officieel van start is gegaan. Het voorbereidingskrediet van E 500.000,ÃćâĆňâĂİ is in de voorbereidingsfase volledig besteed. Op 25 februari 2010 hebben de gemeente Eindhoven en de Stichting primair en voortgezet onderwijs Zuid-Nederland in een budgetovereenkomst afspraken vastgelegd over samenwerking gedurende de aanbesteding, bekostiging van het project en de risicoverdeling gedurende de looptijd van het DBFMO-contract. Op basis van de uitkomst van de aanbesteding zullen de definitieve afspraken tussen partijen worden verwoord in een leveringsovereenkomst. Op 23 februari 2010 hebben wij het beschikbare budget vastgesteld waarna op 20 april 2010 door uw raad het instellen van de reserve is geaccordeerd. Middels de reserve kan de gemeente aan de verplichtingen voldoen, die volgen uit het DBFMOcontract (zijnde betalingen aan de opdrachtnemer van een periodieke vergoeding voor 30 jaar). Bij het instellen van deze reserve is niet expliciet aangegeven dat een gedeelte van het beschikbare budget voor de betaling van de transactiekosten (de dialoog-, advies- en begeleidingskosten na voorbereiding) beschikbaar moet worden gesteld. Daarom wordt nu voorgesteld om een gedeelte van het beschikbare budget zoals vastgesteld, in te zetten om de transactie/projectkosten tot oplevering van de nieuwe school in 2012 te dekken.
Raadsnummer IO.R4OIO.OOI De dialoogfase is opgesplitst in drie fases en heeft als doel het verkrijgen van concurrerende inschrijvingen. Er zijn 3 inschrijvingen en dus wordt er gekeken naar 3 verschillende ontwerpen en plannen. De vraag is welk consortium komt met de beste oplossingen voor de gevraagde opgave en met de gevraagde kwaliteit en dit ook in verhouding tot de beste prijs. Bij de uiteindelijke inschrijving, na afloop van de dialoogfase, wordt de prijs bepaald als plafond waardoor er een toets mogelijk is tussen het budget en de kosten van het te sluiten DBFMO- contract. In de dialoog zal gesproken worden over de prijs, het voldoen aan de gestelde eisen en kaders, de planning en de kwaliteit. Momenteel (september 2010) is de projectorganisatie bezig met het afronden van dialoogfase II. Hierbij is uitdrukkelijk onderwerp van gesprek de planning. Gebleken is dat de huidige projectplanning een negatieve invloed heeft op de financiele haalbaarheid van het project. Het heroverwegen van de planning wordt nu aldus meegenomen. De resultaten van de dialoogfase II zullen binnenkort aan u worden voorgelegd. In verband met de complexiteit van de locatie o.a. veroorzaakt door de ligging in de Ecologische Hoofd Structuur, het feit dat het een rijksmonument betreft, (waarbij de locatie tevens een onderdeel vormt van de ontwikkelingsvisie Landelijk Strijp), is de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit nadrukkelijk betrokken in de dialoogfase. Zij geven richting vanuit de kaders aan de ontwerpen van de diverse consortia. Het behelst niet alleen een opdracht op gebouw architectonisch niveau maar er ligt ook duidelijk een opgave voor de landschapsarchitectuur om het complex in te passen in het gebied. Besluit van college van burgemeester en wethouders Wij hebben besloten: in te stemmen met 61,5 miljoen minder aan de reserve PPS Campus Internationale School Eindhoven toe te voegen, en dit bedrag in te zetten ter dekking van de kosten voor de gemeentelijke uitvoering (project/transactiekosten) van dit project. Argumenten 1. i /I/I et deze pro/ectltransacti ekos ten is gedurende de voorberei di ngsfase en het communiceren van een ri ch tprij s a/ rekening gehouden. Onderdeel van het totale budget dat beschikbaar is voor het realiseren van de Internationale School, is het deel dat nodig is om de aanbesteding vanuit de gemeente te kunnen organiseren. Dit is geld dat niet beschikbaar komt voor de opdrachtnemer maar door de gemeente wordt uitgegeven om uitvoering te kunnen geven aan het dialoogproces tot en met eventuele gunning en oplevering van de Internationale School Eindhoven. Dit bedrag zou gestort worden in de reserve van de Internationale School. Aangezien in het besluit voor de reserve is aangegeven dat alleen de beschikbaarheidsvergoeding mag worden onttrokken, is
Raadsnummer IO.R4OIO.OOI een aanvullend besluit nodig om dit deel van het beschikbare budget niet te storten in de reserve, maar beschikbaar te stellen ter dekking van de gemeentelijke projectorganisatiekosten. Het amendement van 20 april 2010 over de Internationale school was bedoeld om tot actie te komen om andere partijen te bewegen bij te dragen aan dit project (gericht op het aanbestedingstraject). Er mogen geen bestedingen uit de reserve plaatsvinden als het volledige bedrag van het bedrijfsleven is toegezegd. Het is dus niet de bedoeling om de voortgang van de voorbereiding in gevaar te brengen. Daarom wordt een bedrag voor de begeleiding van de voorbereiding en fondsverwerving conform eerder besluit nu afgezonderd van de projectgelden. Dit draagt aldus bij om de resterende cofinanciering -toezeggingen binnen te halen en past aldus binnen de kaders van het amendement. De geoormerkte onttrekkingen uit het reserve zullen dan ook niet eerder plaatsvinden dan nadat de volledige bijdragen van het bedrijfsleven zijn toegezegd of ontvangen. 1.2 Uitvoering geven aan het raadsbesluit van december 2008 waarin de raad de opdracht geeft de Europese aanbestedi ngsprocedure conform het model van de concurrenti egeri cb te dialoog en geri ebt op de totstandkoming van een DBFMOcontract ui t te voeren. Om uitvoering te kunnen geven aan dit raadsbesluit is het noodzakelijk om project- / transactiekosten te maken bij de uitvoering van het project. Het beschikbare budget is hierbij ook opgedeeld in verschillende onderdelen: een gedeelte dat het gegunde consortium ontvangt gedurende de contractsperiode van 30 jaar middels de bruto beschikbaarheidsvergoeding na oplevering van de school (bij aanvang van de beschikbaarheidsperiode) en een gedeelte dat het consortium ontvangt als eenmalige betaling bij oplevering van de school; de resterende onderdelen bestaan uit ontsluitingskosten in het openbare gebied ten behoeve van de school, kosten voor een ontwerpvergoeding voor de twee consortia die de opdracht niet gegund krijgen, en nog te maken projecten transactiekosten. De resterende onderdelen kunnen aldus niet conform het genomen raadsbesluit worden onttrokken uit de reserve, aangezien het raadsbesluit dit niet toestaat. Daarom wordt nu voorgesteld om voor de middelen voor project- en transactiekosten niet te storten in de reserve, maar op te nemen in de projectadministratie. Dit komt ook tegemoet aan het raadsbesluit van december 2008 waarin is gesteld dat een deel van de beschikbare middelen beschikbaar is voor de ontwerpfase die in dit aanbestedingstraject aan de voorkant plaatsvindt. Voorlopig worden de middelen voor ontsluiting en ontwerpvergoeding gestort in de reserve aangezien daarvan nu nog niet duidelijk is of deze middelen benodigd zijn. Op moment dat ze noodzakelijk zijn zal hierover nieuwe besluitvorming worden voorgelegd.
Raadsnummer ZO.R4OIO.OOI Kanttekeningen 1.1 Indien gereserveerde middelen niet wordeningezet voor proj ectbegelei di ng loopt voortzetting van het projectgevaar. Inmiddels is de voorbereiding van het project afgesloten (totale kosten 6 500.000,ÃćâĆňâĂİ ). Voor de uitvoering van het project is 61,5 miljoen noodzakelijk. Indien deze middelen niet beschikbaar komen, loopt de voortzetting van het project gevaar. Ter inzage gelegde stukken Project en transactiekosten. Burgemeester en Wethouders van Eindhoven, E. van Merrienboer, secretaris a.i. JG10033545
Project en Transactie kosten internationale School Inhuur Gemeente Overige kosten Projectleiding Juridisch Team Technisch Team Financieel Team Totaal externe inhuur Projectleiding Juridisch Team Technisch Team Financieel Team Totaal Gemeentelijk Kwaliteitsmanagement Sponsoring Communicatie Iiiiarketing Beheer kazerne Totaal Over lg 150.000 400.000 950.000 75.000 75.000 75,000 425.000 30,000 50.000 125.000 Totale Project en Transactie kosten 1.500.000 Aanbestedlngsprocedure tm contractclose werkzaarnhedenr <et betreft dus advisering en inzet voor het project Internationale school Het zijn kosten die betrekking hebben voor het traject van aanbesteding tot aan contractclose De taken bestaan uit deelname/aansturen, stuurgroep en kernteam, huisvestingsadvies, bouwkundigadvies ontwerpadvies, bouwfysisch advies, installatie advies, ICT-advies, faciiitait advies, calculaties, flnanciele uitwerking contract, bestemmingsplan, ruimtelijke kaders, monumentele kaders.