provinsje fryslân provincie fryslân t 1 postbus 20120 8900 hm leeuwarden tweebaksmarkt 52 telefoon: (058) 292 59 25 telefax: (058) 292 51 25 Provinsjale Steaten www.fryslan.nl provincie@fryslan.nl www.twitter.com/provfryslan F. cl, Leeuwarden, 29 juni 2015 Verzonden, 3 0 JUNI 2D13 Ons kenmerk Afdeling Behandeld door Uw kenmerk Bijlage(n) Onderwerp 01228868 Programma Leeuwarden-Fryslân 2018 E.C.R. Hamelink! (058)2928963 of e.hamelink@fryslan.frl Voortgangsrapportage 1 e kwartaal 2015 stichting Kulturele Haadstêd 2018 Voortgangsrapportage le kwartaal 2015 stichting Kulturele Haadstêd 2018 Geachte Statenleden, Hierbij ontvangt u de voortgangsrapportage van het eerste kwartaal 2015 van stichting Kultu rele Haadstôd 2018. Wij hebben de voortgangsrapportage in de GS vergadering van 23 juni 2015 ter kennisneming aangenomen. Stichting Kulturele Haadstêd 2018 informeert ons vier keer per jaar door middel van een tus sentijds inhoudelijk en financieel voortgangsverslag. U ontvangt deze rapportages ook, zo dat u goed op de hoogte blijft. Daarnaast organiseren wij na de zomer in overleg met uw griffie een gezamenlijke bijeen komst met de raadsleden van de gemeente Leeuwarden over de voortgang van Kulturele Haadstêd. De uitnodiging hiervoor ontvangt u na de zomer. WJj_\La trouwen/erop u hierbij voldoende geïnformeerd te hebben. GedepeedStaten van Fryslân 1/2- Ons kenmerk: 01228868
Voortgangsrapportage 1 januari 2015 t/m 31 maart 2015 bij het projectplan Leeuwarden-Fryslân 2018 Vastgesteld in het MT van 1 mei 2015
Inhoudsopgave 1. Organisatie... 2 1.1 Voortgang geplande activiteiten... 2 1.2 Toelichting op afwijkingen en risico's in dit kwartaal... 2 1.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen... 3 1.4 Verwachte afwijkingen en risico's in de komende kwartalen... 3 2. Participatie... 4 2.1 Voortgang geplande activiteiten... 4 2.2 Toelichting op afwijkingen en risico's in dit kwartaal... 4 2.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen... 4 2.4 Verwachte afwijkingen en risico's in de komende kwartalen... 4 3. Events... 5 3.1 Voortgang geplande activiteiten... 5 3.2 Toelichting op afwijkingen en risico's in dit kwartaal... 5 3.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen... 5 3.4 Verwachte afwijkingen en risico's in de komende kwartalen... 5 4. Communicatie... 6 4.1 Voortgang geplande activiteiten... 6 4.2 Toelichting op afwijkingen en risico's in dit kwartaal... 6 4.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen... 7 4.4 Verwachte afwijkingen en risico's in de komende kwartalen... 8 5. Evaluatie en monitoring... 9 5.1 Voortgang geplande activiteiten... 9 5.2 Toelichting op afwijkingen en risico's in dit kwartaal... 9 5.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen... 9 5.4 Verwachte afwijkingen en risico's in de komende kwartalen... 9 6. Financien... 10 6.1 Voortgang geplande activiteiten... 10 6.2 Toelichting op afwijkingen en risico's in dit kwartaal... 10 6.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen... 10 6.4 Verwachte afwijkingen en risico's in de komende kwartalen... 11 7 Begroting 2015 en realisatie... 12 1
1. Organisatie 1.1 Voortgang geplande activiteiten ORGANISATIE Q1 2015 Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 werving en benoeming vijf programmaleiders voor de regie op de thema's opzetten programma- en projectmanagement systeem verstrekken opdrachten aan projectleiders voor opstellen businessplan ontvangst businessplannen projecten/events opstellen eerste integraal en logisch samenhangend programma 2018 review op de businessplannen, gericht op wat-vraag en begroting totaal evaluatie op de doelstellingen van het bidbook terugkoppeling naar projectleiders indienen aangepaste businessplannen, incl. review businessplan uitwerken in implementatieplan (hoe-vraag) review op de businessplannen, gericht op hoe-vraag implementatie terugkoppeling naar projectleiders indienen aangepaste businessplannen, incl. review contracteren 35 %van de events contracteren 50 % van de events contracteren 90 % van de events contracteren 100 % van de events tussentijdse voortgangsrapportages events beoordelen projecten voor open programma's per kwartaal eindrapportage project/event indienen periodiek input leveren aan werkgroepen facilitair programma bestuurlijk overleg gemeente-provincie-stichting ambtelijk opdrachtgeversoverleg gemeente-provincie-stichting verbindingsoverleg gemeente-provincie-stichting gereed onder handen nog niet gestart gepland 1.2 Toelichting op afwijkingen en risico s in dit kwartaal Werving programma leiders Ontvangst businessplannen Periodiek input leveren aan facilitair programma 4 van de 5 functies zijn ingevuld, invulling programma leider Community and Diversity wordt binnenkort opgesteld Nog te ontvangen plannen die deadline in Q1 hadden: Romantic painters, Sailing on the grass, Strangers on stage, Escher en Mata Hari Gewijzigde opzet en aansturing door provincie/gemeente is gestart. Nu de (concept) 2, wordt tijdelijk waargenomen door director Network en Legacy
businessplannen gereed zijn, kan dit verder ingevuld worden vanuit de inhoudelijke lijn en de 5 E s. In Q2 zal dit nader worden ingevuld, bijvoorbeeld middels een bijeenkomst tussen themaproducenten en de E-teams 1.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen nieuwe activiteit/mijlpaal Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 1.4 Verwachte afwijkingen en risico s in de komende kwartalen Ontvangst businessplannen is een proces dat doorloopt t/m Q3 en zal daarna een iteratief proces zijn van fine tuning is een proces dat doorloopt t/m derde kwartaal van 2015 en zal daarna een iteratief proces zijn van fine tuning 3
2. Participatie 2.1 Voortgang geplande activiteiten PARTICIPATIE Q1 2015 Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 educatieprogramma ontwikkelen basisschoolkinderen gezamenlijke aftrap voor ontwikkelen educatieprogramma voortgezet onderwijs uitwerken afspraken met MBO en HBO instellingen uitwerking samenwerking met Alliade en Talant en andere zorgpartijen voortzetten project De Reis Watercampus verbreden en ontwikkelen project De Reis doorontwikkelen informatiekantoor opening nieuw informatiekantoor De Smederij in de Blokhuispoort 1000 ideeen ontvangen voor open programma's gereed onder handen nog niet gestart gepland 2.2 Toelichting op afwijkingen en risico s in dit kwartaal Afwijking verklaring/toelichting risico s Gezamenlijke aftrap voor het ontwikkelen van het educatieprogramma Heeft niet in Q1 plaatsgevonden, is inmiddels gepland in Q2 2.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen nieuwe activiteit/mijlpaal Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 themaproducers en facilitaire werkgroep Empowerment weten hoe de afstemming loopt qua proces en inhoud. De producers van Events zoeken mogelijkheden om bijzondere doelgroepen te laten participeren. 2.4 Verwachte afwijkingen en risico s in de komende kwartalen 4
3.Events 3.1 Voortgang geplande activiteiten EVENTS Q1 2015 Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 ontvangst businessplannen 41 events beoordelen ingediende projecten/events voor de open programma's opstellen eerste integraal en logisch samenhangend programma 2018 vaststellen voorlopig programma 2018 presentatie voorlopig programma op Uitmarkt contracteren 35 % van de events doorontwikkelen projecten/events tussentijdse voortgangsrapportages events presentatie hoofdlijnen programma aan jury contracteren 50% van de events presentatie programma aan jury 90 % van de events gecontracteerd 100% van de events gecontracteerd openingsevent uitvoeren programma 2018 sluitingsevent gereed onder handen nog niet gestart gepland 3.2 Toelichting op afwijkingen en risico s in dit kwartaal Ontvangst businessplannen Nog te ontvangen plannen die deadline in Q1 hadden: Romantic painters, Sailing on the grass, Strangers on stage, Escher en Mata Hari. Inmiddels is gestart met beoordelen van de businessplannen die wel gereed zijn. 3.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen nieuwe activiteit/mijlpaal Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 3.4 Verwachte afwijkingen en risico s in de komende kwartalen Ontvangst businessplannen is een proces dat doorloopt t/m Q3 en daarna een iteratief proces is voor de projecten die niet gecontracteerd worden in Q3. 5
4. Communicatie 4.1 Voortgang geplande activiteiten COMMUNICATIE Q1 2015 Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 huisstijl en logo ontwikkelen nieuwe website online doorontwikkeling informatiecentrum ontwikkelen presentatiemateriaal 2018 opzetten beeldbank 2018 restylen social media mediasamenwerking regionale media opzetten uitbrengen nieuwsbrieven organiseren publieksbijeenkomsten zichtbaarheid 2018 realiseren in Leeuwarden en Fryslân ambassadeurs programma opzetten doelgroep gericht materiaal ontwikkelen guerillamarketing jaarplan communicatie meten resultaten communicatie in relatie tot doelstellingen uit bidbook gereed onder handen nog niet gestart gepland 4.2 Toelichting op afwijkingen en risico s in dit kwartaal Nieuwe website online Doorontwikkeling informatiecentrum presentatiemateriaal Beeldbank Restylen social media Website is gereed inclusief Friese versie vertaling, Duitse en Engelse versie gereed in Q2 Plan is gereed inclusief afstemming met provincie, uitvoering onderhanden Animatie in 3 talen gereed, film Liverpool voor sponsoring gereed. Powerpoint template gereed. Standaardpresentatie afronding in Q2 Onderhanden, vooral gericht op ontsluiting en beeldredactie, afronding in Q2, daarna zal deze bijgehouden worden (regulier beeldredactie) Restylen gereed inclusief beheer. Strategie en webcare nog niet 6 Risico, invulling middels stagiaire is
mediasamenwerking Uitbrengen nieuwsbrieven Publieksbijeenkomsten Zichtbaarheid (city-/provincie dressing) ingevuld in q1, verwachting Q2 Samenwerking lokale media is ingevuld (huis-aan-huis). Samenwerking LC, FD en Omrop Fryslan is onderhanden, gesprekken worden gevoerd, afronding verwacht in Q2 Opzet gereed, eerste nieuwsbrief in Q2 1 e bijeenkomst was in 28 januari, 2 e bijeenkomst op 30 augustus Onderhanden voor de stad Leeuwarden, provincie in Q2 kwetsbaar Ambassadeursprogramma Uitwerken in Q2 Doelgroepgericht materiaal ontwikkelen Guerrilla marketing Gedaan tav publiek (krant) en club2018. Onderwijs nog onderhanden (lespakket PO via kunstkade) In Q2 wordt algemene brochure in 4 talen uitgebracht. Nog activiteiten gepland, nader geprioriteerd Jaarplan Is gereed. N.v.t Meten resultaten 3 systemen getest, 1 geselecteerd, moet nog opdracht krijgen. N.v.t 4.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen nieuwe activiteit/mijlpaal Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 Webshop 2018.nl / merchandising gereed Maandelijks kernteam communicatie met gemeenten en provincie. Driewekelijks overleg met Merk Fryslân. Producenten bijeenkomsten Club2018 is opgezet en bemenst en wordt uitgevoerd tot en met 2018. 7
Opzetten ticketing 2018.nl. Doel om in Q3 een pilot te draaien t.b.v. dataverzameling Voeren van gesprekken met mediapartners t.b.v. strategische samenwerking (NBTC, KLM, NPO, NS/Arriva) 4.4 Verwachte afwijkingen en risico s in de komende kwartalen Driewekelijks overleg met Merk Fryslân. Sprake van een interim- situatie bij Merk Fryslân Op dit moment niet mogelijk om lange termijn afspraken te maken 8
5. Evaluatie en monitoring 5.1 Voortgang geplande activiteiten EVALUATIE EN MONITORING Q1 2015 Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 analyseren doelstellingen bidbook die onder verantwoordelijkheid van de stichting vallen evaluatie van doelstellingen die onder verantwoordelijkheid stichting vallen input leveren aan de onafhankelijke monitoring en evaluatie participeren in onafhankelijke monitoring en evaluatie risico management systematiek uitgewerkt eerste meting/inventarisatie van de risico's actualisatie van de risicoinventarisatie beknopte voortgangsrapportage t.b.v. RvT en colleges van B&W en GS gereed onder handen nog niet gestart gepland 5.2 Toelichting op afwijkingen en risico s in dit kwartaal Eerste meting Is vooral gericht op risico s in financiering en organisatie. Projecten zijn nog niet betrokken in inventarisatie., nog (meerjarige) contracten afgesloten en/of besluiten genomen over de projecten 5.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen nieuwe activiteit/mijlpaal Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 Kennis nemen van uitkomsten nulmeting zoals uitgevoerd door de onafhankelijke monitoring en evaluatie door provincie en gemeente. 5.4 Verwachte afwijkingen en risico s in de komende kwartalen 9
6.Financiën 6.1 Voortgang geplande activiteiten FINANCIEN Q1 2015 Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 start taskforce financiering tweemaandelijkse interne financiële voortgangsrapportage 60 % van de financiering beschikbaar 75 % van de financiering beschikbaar 90 % van de financiering beschikbaar onafhankelijke midtermreview financiering i.o.v. R.v.T. 100 % van de financiering beschikbaar opstellen en vaststellen jaarrekening door R.v.T. actualiseren (meerjaren)begroting actualiseren formatiebegroting vaststellen (meerjaren)begroting door R.v. T. opstellen bestedingsplan communicatie en marketing opstellen bestedingsplan events/projecten gereed onder handen nog niet gestart gepland 6.2 Toelichting op afwijkingen en risico s in dit kwartaal Interne doelstelling 60% financiering niet gerealiseerd Opstellen en vaststellen jaarrekening Circa 50% van de financiering is op dit moment gerealiseerd. Activiteiten van boekjaar 2014 hebben onder verantwoordelijkheid van de gemeente Leeuwarden plaatsgevonden. Aldaar is ook overzicht opgesteld. Controle door de accountant is onderhanden. Afronding in Q2-2015. Daarnaast zal de stichting op basis van de statuten toch nog een jaarrekening 2014 moeten opstellen ondanks dat daar nauwelijks activiteiten hebben plaatsgevonden. Onvoldoende financiering om ambities bidbook te realiseren 6.3 Nieuwe mijlpalen en/of activiteiten in de komende kwartalen nieuwe activiteit/mijlpaal Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 10
6.4 Verwachte afwijkingen en risico s in de komende kwartalen 11
7. Begroting 2015 en realisatie. Hierboven is de begroting en realisatie tot en met maart 2015 weergegeven. De kolom verplichting geeft de reeds aangegane verplichtingen op basis van contracten, (arbeids-)overeenkomsten en opdrachtbevestigingen weer. De post onvoorzien is conform bidbook en meerjarenbegroting en is ten behoeve van de opbouw van een minimaal noodzakelijk weerstandsvermogen in het jaar 2018 van 2,5 mln. De opbrengsten zoals deze op dit moment zeker zijn bedragen ca. 3,5 mln. en een bijdrage uit het evenementenfonds. Daarnaast is 204.500 in-directe funding publieke sector zeker gesteld. Bij de overheden is een opdracht neergelegd om de in-kind bijdragen verder te hogen naar het niveau zoals opgenomen in het bidbook. Wanneer andere opbrengsten zeker zijn gesteld kunnen middels een besluit door de directie van de Stichting meer middelen beschikbaar worden gesteld. De formatie-/personeelsbegroting wordt maandelijks geactualiseerd en gebruikt voor de optimale invulling van de prioriteiten in 2015, te weten het realiseren van de financiering van LWD2018 tot en met 2018. De formatieve ruimte bedraagt op dit moment (eind maart 2015) 104.000 euro. Er wordt gestuurd op invulling van vacatures gedekt via de in-kind bijdragen waardoor de budgettaire ruimte voor events vergroot wordt. 12
Events Aangezien het beschikbare budget 2015 voor events circa 3 maal overtekend was, is in intensief overleg met projectleiders van de events en de stichting (de director netwerk en legacy, de businessdirector en de themaproductenten) gevoerd over een sluitend bestedingsplan voor de events in 2015. Dit bestedingsplan is gebaseerd op enerzijds inhoudelijke gronden (welke projecten moeten starten gegeven hun lange looptijd (dit betreft slechts enkele geselecteerde projecten), welke projecten hebben middelen nodig voor visieontwikkeling en businessplannen inclusief funding en welke pilots en experimenten willen we reeds doen en anderzijds het beschikbare budget. Eind maart heeft de directie van de stichting het sluitende bestedingsplan vastgesteld en zijn beschikkingen verstrekt dan wel onderhanden. De formatie en loonkosten van de thema producenten is nader verfijnd en sluit aan met onderliggende overeenkomsten. Alleen de themaproducer Community and Diversity dient nog geworven te worden Organisatie Uitgaven voor bureaukosten zijn nog beperkt. Verplichtingen betreffen de kosten voor accountantscontrole, advisering inzake statuten (notaris) en fiscaliteiten, nagekomen kosten uit 2014 en wervingskosten voor RvT leden in 2015. Budget voor reiskosten nationaal lijkt toereikend, budget voor verzekeringen en huisvesting is te laag door hoge verzekeringskosten (met name ziektekosten) en aangekondigde huurverhogingen in de blokhuispoort. Participatie Het onderdeel participatie, legacy en exchange betreft onder andere de internationale reis- en verblijfkosten. Uitgaven dienen goed gemonitord c.q. gepland te worden in het najaar van 2015 om binnen het budget te blijven. Marketing en communicatie Het marketing en communicatiebudget dient nog nader gedetailleerd te worden en wordt strikt gemonitord. De opgenomen detaillering is derhalve indicatief. Verplichtingen betreffen de bijdragen aan Uitmarkt en Oerol. Evaluatie en monitoring Gebleken is dat het budget van de RvT te laag was begroot. Er was in 2014 uitgegaan van 1 voorzitter en 3 leden. In 2015 zal na het aftreden van een lid en het benoemen van 2 nieuwe leden de basisbezetting uit 4 leden en 1 voorzitter bestaan. 13