Veenendaal. Jaarverslag 2018 Raad van Toezicht

Transcriptie

1 Veenendaal Jaarverslag 2018 Raad van Toezicht

2

3 Inleiding Jaarlijks informeert de Raad van Toezicht (RvT) van de Openbare Bibliotheek Veenendaal over haar werkzaamheden. In dit jaarverslag leest u wat er zoal gespeeld heeft in Over de RvT De taken en bevoegdheden van de RvT en de bestuurder zijn beschreven in de statuten en het algemeen huishoudelijk reglement. De RvT heeft een eigen huishoudelijk reglement, waarin de feitelijke werkwijze wordt weergegeven. De RvT ziet er op toe dat de Stichting Openbare Bibliotheek Veenendaal (OBV) haar doelstellingen realiseert. Deze worden door de OBV in een jaarplan concreet en meetbaar weergegeven. De directeur-bestuurder van de OBV rapporteert de voortgang periodiek en de resultaten worden aan de RvT verantwoord. De RvT is evenzo ondersteunend met betrekking tot vraagstukken die spelen rondom visie op cultuur vanuit de gemeente, samenwerking culturele partners binnen en buiten De Cultuurfabriek, ontwikkelingen die van invloed zijn voor het toekomstige beleid, personele aangelegenheden, et cetera. Samenstelling Raad van Toezicht In het afgelopen jaar waren de volgende personen lid van de RvT: - Dhr. B. Veenhof (voorzitter) - Dhr. H.T. Slijper - Dhr. J.J. Mulder - Dhr. J.J. Weener - Mevr. M. M. van Willigen - Mevr. J. Bekkers Vergaderingen In 2018 heeft de RvT 6 keer vergaderd. Het betrof hier 5 reguliere vergaderingen en 1 extra vergadering in het kader van de verkennende samenwerking met de Volksuniversiteit. Daarnaast was een extra bijeenkomst belegd in het teken van de zelfevaluatie van de RvT. Van deze vergaderingen zijn gedetailleerde notulen gemaakt en er werd gewerkt met een actielijst en een besluitenlijst. Van separate besprekingen, al dan niet extern, zijn besprekingsverslagen gemaakt. Deze zijn in de reguliere vergaderingen ter informatie voorgelegd en besproken.

4 Zelfevaluatie In november heeft de jaarlijkse zelfevaluatie plaatsgevonden. Dit keer heeft de RvT een externe deskundige ingehuurd om het proces te begeleiden. De aanleiding hiervoor was de nieuwe Governance Code 2019 voor de culturele sector en de behoefte van de RvT aan verdere professionalisering. De gedragscode bevat een aantal nieuwe artikelen die inhoudelijk besproken en gereflecteerd zijn mede vanwege hun impact op het handelen van de RvT. Geconcludeerd is dat er reeds een stevig fundament gelegd is en dat het komende jaar de gedragscode verder geïmplementeerd wordt. De RvT stelt daartoe een implementatieplan op waarin de principes van de Governance Code Cultuur worden opgenomen. Het document wordt getoetst en de toets moment(en) worden opgenomen in de jaarplanning. Er gaat ook gebruik gemaakt worden van een stoplichtrapportage. Ten aanzien van de samenstelling van de RvT is geconcludeerd dat deze qua expertise en afspiegeling representatief en passend is en dat de rolvastheid van de RvT ten opzicht van de directeur/bestuurder adequaat is. De Raad van Toezicht besluit tevens dat er een nieuwe werkwijze wordt gehanteerd als er een nieuw stuk wordt ingebracht. De werkwijze bestaat uit de fases: verkennen, scenario analyse, goedkeuring en evaluatie c.q. controle op de uitvoering. Hierdoor laat de RvT de regie voor eventuele besluitvorming bij de directeur/bestuurder, maar kan zij wel invulling geven aan haar adviserende of controlerende rol. Ook wordt een waarderingscommissie ingesteld die een rol gaat spelen in de voorbereiding op het functioneringsgesprek met de directeur/bestuurder. Verslag Het jaar 2018 was een goed jaar voor de Bibliotheek van Veenendaal met veel nieuwe initiatieven. Ondanks de voorziene terugloop in het aantal abonnementhouders heeft de Bibliotheek de kwaliteit van haar kernactiviteit op peil kunnen houden en daar waar mogelijk zelfs nog verbeterd. Het aanbod van de horecafunctie Met Stip is verder uitgebouwd en ook de Stadswinkel blijft in trek. Daarnaast blijft de waardering van bezoekers voor beide hoog en voorzien ze daarmee in een behoefte.

5 Daarnaast worden er door de Bibliotheek tal van activiteiten georganiseerd, zoals: - Het Taalhuis voor mensen met een taalachterstand - Het Tablet Café voor ouderen - Fablab: open inloop en veel groepsontvangsten van basisschoolleerlingen - Exposities De opkomst en waardering voor deze activiteiten is bepaald goed te noemen. De Bibliotheek zoekt continu naar nieuwe activiteiten die de rol van de Bibliotheek als educatieve huiskamer van de Veenendaalse samenleving uitbreiden en versterken. De aandacht die de organisatie van deze activiteiten vergt begint echter wel haar tol te eisen, zeker in combinatie met de bezuinigingen in de culturele sector. De rek is uit de organisatie en de werkdruk begint alarmerende vormen aan te nemen. Dit heeft in 2018 geleid tot een intensieve discussie over mogelijkheden om de werkdruk te verlagen zoals het aanpassen van de openingstijden of het schrappen van activiteiten. Vooralsnog is besloten om met een intensieve aandacht voor het welzijn van het personeel op de huidige wijze door te gaan en op een aantal onderdelen de formatie (tijdelijk) uit te breiden. Zo is een extra medewerkster aangetrokken om de marketing en communicatie van de Bibliotheek te versterken, om zodoende de activiteiten van de Bibliotheek beter voor het voetlicht te krijgen. Vanwege een constructiefout in de parkeergarage van Spectrum (huisvesting van de Volksuniversiteit) moest de Volksuniversiteit einde 2017 per direct uitwijken naar een andere locatie. De Bibliotheek heeft gezien het belang van volwasseneneducatie voor de Veenendaalse bevolking besloten haar deuren voor de Volksuniversiteit te openen en haar activiteiten te huisvesten. Deze bijzondere samenwerking past uitstekend bij de in 2017 gestarte verkenning naar een intensievere samenwerking tussen beide culturele instellingen. De inhuizing is in goede harmonie en met grote snelheid gepaard gegaan en is tot op de dag van vandaag nog steeds van kracht. Bovenstaande samenwerking is een opmaat naar een verregaande samenwerking tussen de Bibliotheek Veenendaal en de Volksuniversiteit Veenendaal die in 2019 moet uitmonden in een overname en integratie van de educatieve activiteiten en de medewerkers in de dienstverlening en het team van de Bibliotheek. Hierover is in 2018 intensief overleg gevoerd met de

6 verantwoordelijk wethouder en de Volksuniversiteit. Dit proces heeft in 2018 voor een groot deel de agenda van de RvT gedomineerd. De RvT heeft geconstateerd dat dit proces, mede dankzij de inspanningen van de medewerkers van zowel de Volksuniversiteit Veenendaal als de Bibliotheek Veenendaal harmonieus en zorgvuldig is verlopen. De RvT ziet dan ook verwachtingsvol uit naar de mogelijke uitrol van deze voor de Bibliotheek nieuwe vorm van dienstverlening in de zomer van De jaarrekening over 2018 werd in het eerste kwartaal van 2019 met accountantskantoor HZW besproken. De accountant heeft verklaard dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële situatie van de Bibliotheek. De RvT constateert dat er een goed en zorgvuldig financieel beleid is gevoerd en een gezonde financiële situatie bestaat. Wel is de zorg voor financiële situatie op langere termijn uitgesproken. Door de bezuinigingen en de teruglopende uitleengelden komt er op termijn een te grote druk op de begroting te staan. De RvT besloot om met de begroting voor 2019 substantieel meer middelen te vragen om de werkdruk voor zover mogelijk te verlichten. In november werd met de goedkeuring van de gemeentelijke programmabegroting besloten om de Bibliotheek een extra financiële impuls te geven van per jaar t/m De in 2017 aangepaste en geactualiseerde statuten zijn begin 2018 bij de notaris gepasseerd. Het huishoudelijk reglement zal in 2019 geactualiseerd worden. De Bibliotheek Veenendaal heeft ook in 2018 haar rol in de culturele sector van Veenendaal verder uitgebouwd en versterkt. De RvT wil directie en medewerkers van de Bibliotheek hiermee complimenteren en specifiek het getoonde ondernemerschap extra belichten. De RvT heeft hier veel waardering voor en spreekt het vertrouwen uit dat met de integratie van de educatieve functie van de Volksuniversiteit de waarde van de Bibliotheek voor de bewoners van Veenendaal verder zal toenemen. De Bibliotheek ligt goed op koers voor wat betreft de uitvoering van de ambities vastgelegd in beleidsplan Namens de Raad van Toezicht, B. Veenhof, voorzitter

7

8 Veenendaal Kees Stipplein TP Veenendaal t (0318)