Activering & Sociale Innovatie klantgerichte administratie Tuinbouwstraat 8 2018 Antwerpen Tel 03 637 56 49 pm-celstw@ocmw.antwerpen.be Handleiding Xtremis Registratie aan- en afwezigheden werkervaringsklanten met exceptionele tijdsregistratie Exceptionele tijdsregistratie: de werkervaringsklant werkt volgens een vast patroon dat zich telkens herhaalt (wekelijks, tweewekelijks, ). Enkel de uitzonderlijke (exceptionele) prestaties die buiten het vaste werkrooster vallen, worden geregistreerd. Xtremis Xtremis is het tijdsregistratiesysteem van GET waar de aan- en afwezigheden van alle medewerkers met exceptionele tijdsregistratie worden geregistreerd. Xtremis heeft een koppeling met SAP (= loonpakket). Iedere nacht worden er gegevens doorgestuurd van: klantenzone Mensura (= registratiezone ziekte & arbeidsongeval) naar SAP: ziekte & arbeidsongeval van SAP naar Xtremis: vermoedelijke & berekende einddatum ziekte & arbeidsongeval vakantierechten nieuwe werkervaringsklanten datum uit dienst van Xtremis naar SAP: geregistreerde aan- en afwezigheden in Xtremis Soms loopt er iets mis in de nachtverwerking. In dit geval blijft de informatie van de vorige dag zichtbaar. Ook het moment waarop iets geregistreerd wordt, is belangrijk. Wijzigt klantgerichte administratie (KA) vandaag een berekende einddatum in SAP dan is deze pas na nachtverwerking zichtbaar in Xtremis. 1
Op het moment van de loonverwerking worden er 2 dagen geen gegevens doorgestuurd tussen de verschillende programma s (= payrollblokkering). Ook hier blijft de oude informatie beschikbaar. Actie Januari Februari Maart April Laatste dag registratie Xtremis 23/01/2018 20/02/2018 21/03/2018 22/04/2018 Afsluitdatum 24/01/2018 21/02/2018 22/03/2018 23/04/2018 Payrollblokkering 25+26/01/2018 22+23/02/2018 23+26/03/2018 24+25/04/2018 Betaling loon 30/01/2018 27/02/2018 28/03/2018 27/04/2018 Betaling Maaltijdcheques 30/01/2018 27/02/2018 28/03/2018 27/04/2018 Actie Mei Juni Juli Augustus Laatste dag registratie Xtremis 23/05/2018 21/06/2018 23/07/2018 23/08/2018 Afsluitdatum 24/05/2018 22/06/2018 24/07/2018 24/08/2018 Payrollblokkering 25+28/05/2018 25+26/06/2018 25+26/07/2018 27+28/08/2018 Betaling loon 30/05/2018 28/06/2018 30/07/2018 30/08/2018 Betaling Maaltijdcheques 30/05/2018 28/06/2018 30/07/2018 30/08/2018 Actie September Oktober November December Laatste dag registratie Xtremis 20/09/2018 23/10/2018 22/11/2018 17/12/2018 Afsluitdatum 21/09/2018 24/10/2018 23/11/2018 18/12/2018 Payrollblokkering 24+24/09/2018 25+26/10/2018 26+27/11/2018 19+20/12/2018 Betaling loon 27/09/2018 30/10/2018 29/11/2018 28/12/2018 Betaling Maaltijdcheques 27/09/2018 30/10/2018 29/11/2018 28/12/2018 Twijfel je over de informatie die je in Xtremis ziet, contacteer departement activering - KA. Speciale situatie: Werkervaringsklant is geschorst: Voor deze periode geef je geen aan- en afwezigheden op in Xtremis. De schorsing wordt door KA geregistreerd in het loonprogramma (SAP) waardoor de werkervaringsklant geen loon krijgt voor deze periode. Voor deze periode is geen werkrooster zichtbaar in Xtremis. 2
Login & paswoord Paswoord instellen Je krijgt van het OCMW een login en standaard paswoord. Voordat je toegang krijgt tot Xtremis wijzig je dit wachtwoord via: https://paswoord.antwerpen.be/showlogin.cc Typ je gebruikersnaam & paswoord dat je kreeg. Selecteer DOMOCMW bij aanmelden bij. Op het volgende scherm geef je je oud & 2x je nieuwe paswoord. Dit moet voldoen aan volgende voorwaarden: je naam mag niet in het paswoord zitten minimale paswoordlengte is 8 tekens gebruik bij voorkeur een combinatie van hoofdletters, kleine letters, cijfers & speciale tekens 3
Na registratie van je nieuwe paswoord, krijg je volgend scherm: Klik op Click here to continue zodat je paswoord kan vastzetten. Hierdoor blijft je paswoord onbeperkt geldig & hoef je dit niet meer aan te passen. Klik op "Klik hier" 4
Registreer je beveiligingsvragen en -antwoorden en klik op registreren. Deze vragen worden gesteld wanneer je je paswoord vergeten bent. Je kan deze vragen later altijd updaten wanneer je de antwoorden toch vergeten bent. Nadat je deze vragen beantwoord hebt, zet je je paswoord vast zodat dit niet meer vervalt. 5
Nu ben je klaar om in te loggen in Xtremis. 6
Paswoord vergeten Ben je je paswoord vergeten? Je kan dit paswoord opvragen via https://paswoord.antwerpen.be/showlogin.cc Geef je gebruikersnaam op & selecteer domeinnaam DOMOCMW. Beantwoord je vragen & typ de tekens over. 7
Geef een nieuw paswoord in & typ de tekens uit de afbeelding. 8
Website: https://tijdsregistratie.antwerpen.be/xtremis/ Handleiding Xtremis Log in met je gebruikersnaam (OX.) & paswoord. Krijg je een authentificatie fout tijdens het aanloggen? Wijzig je paswoord via het paswoordenloket & zet dit alsnog op onbeperkt geldig! Beginscherm Xtremis Selectie werkervaringsklant Alle werkervaringsklanten staan alfabetisch in Xtremis. Je kan een werkervaringsklant op volgende manieren selecteren: Het personeelsnummer bestaat uit 8 cijfers & begint met 20. Werkervaringsplaatsen met verschillende afdelingen kunnen op basis het afdelingsnummer (onder het personeelsnummer) de werkervaringsklanten van een bepaalde afdeling selecteren. Werkervaringsklanten met een lange naam zoek je op door het teken % toe te voegen. Bij indiensttreding wordt de werkervaringsklant na ongeveer 2 dagen zichtbaar in Xtremis. Bij uit dienst verdwijnt de werkervaringsklant uit Xtremis. Registreer dus tijdig alle aan- en afwezigheden!! 9
Personeelsgegevens Het tabblad personeelsgegevens bevat informatie over de datum in dienst, het werkrooster, de vermoedelijke & berekende einddatum. Dit kan enkel gewijzigd worden door KA. Wanneer het werkrooster van de werkervaringsklant wijzigt of niet correct is, mail je dit vooraf naar pm-celstw@ocmw.antwerpen.be. 10
Bij persoonlijke gegevens vind je de vermoedelijke & berekende einddatum. vermoedelijke einddatum: einddatum arbeidsovereenkomst volgens de leeftijd van de werkervaringsklant. Dus 1 1, 5 2 jaar na de datum in dienst berekende einddatum: einddatum die rekening houdt met de onbetaalde afwezigheden (onbetaalde vakantie, onwettige afwezigheid,...) die moeten bij gewerkt worden & de arbeidsovereenkomst verlengen. Deze datums worden geregistreerd in SAP & met de nachtverwerking doorgestuurd naar Xtremis. Het tijdstip van registratie is belangrijk. Wijzigt KA vandaag een berekende einddatum in SAP dan is deze pas na nachtverwerking zichtbaar in Xtremis. 11
Maandoverzicht Alle registraties van aan- en afwezigheden voor werkervaringsklanten gebeuren via het tabblad Maandoverzicht. Registratie aan- en afwezigheden Selecteer de juiste maand waarvoor je de registratie aan- en afwezigheden wil doen: Klik op de datum waarvoor je de registratie aan- en afwezigheden wil doen: 12
Selecteer de juiste aan- en afwezigheid Aan- en afwezigheid Code Keuzemenu DV medische oproepen D17 Dienstvrijstellingen DV selecties D05 Dienstvrijstellingen DV sollicitatie bij opzeg D10 Dienstvrijstellingen DV sollicitatietraining D18 Dienstvrijstellingen DV verkiezing zetelen D01 Dienstvrijstellingen DV vorming D06 Dienstvrijstellingen Fietsvergoeding FIETS Fietsvergoeding Onbezoldigde vakantie 10 dagen V55 Vakantie Onwettige afwezigheid A50 Onwettige afwezigheid Opnemen vorming diensttijd A15 Compensaties OV Assisenjury (nodige tijd-max. 5 dagen) E10 Omstandigheidsverlof OV Bevalling (10 dagen (3 OCMW - 7 mutualiteit)) V64 Omstandigheidsverlof OV Communie & gelijkgesteld (dag plechtigheid) E08 Omstandigheidsverlof OV Huwelijk & wettelijk samenwonen (2 dagen) E01 Omstandigheidsverlof OV Huwelijk bloed- & aanverwanten (dag huwelijk) E03 Omstandigheidsverlof OV Huwelijk kind (dag huwelijk) E02 Omstandigheidsverlof OV Overlijden 2e graad (dag begrafenis) E06 Omstandigheidsverlof OV Overlijden anderen & zelfde dak (2 dagen) E05 Omstandigheidsverlof OV Overlijden partner & 1e graad (3 dagen) E04 Omstandigheidsverlof OV Priesterwijding (dag plechtigheid) E07 Omstandigheidsverlof OV Verschijning arbeidsrechtbank (nodige tijd-max. 5 dagen) E11 Omstandigheidsverlof OV Voogdij minderjarige (nodige tijd-max. 1 dag) E09 Omstandigheidsverlof Overuren O00 Zie werkwijze Recuperatie overuren A20 Compensaties Staking A40 Staking Uren te laat A70 Onwettige afwezigheid Vakantie + vrij te nemen feestdag V01 Vakantie Opbouw vorming buiten diensttijd (zie p.16) O15 Vormingsuren De verklaring van de aan- en afwezigheden vind je terug in het handboek van de werkervaringsplaats. Detail beschikbare keuzemenu s Compensaties 13
Dienstvrijstellingen 14
Fietsvergoeding Als je de fietsvergoeding registreert via XTremis is een papieren opgave niet meer nodig. Let wel: voor de automatische berekening is het noodzakelijk dat er vooraf een (enkele) fietsafstand wordt doorgegeven aan pm-celstw@ocmw.antwerpen.be. Deze bereken je best via Google Maps (met icoon fiets ). De berekening van de fietsvergoeding is als volgt: aantal km (heen) x 2 (terug) x 0,23 euro fietsvergoeding = xx euro per gefietste werkdag. Het moment dat de lonen worden afgesloten, stopt de berekening voor de eerstvolgende loonbrief. De fietsvergoeding waar de medewerker nog recht op heeft voor die maand, wordt dan als correctie bijgeteld op de volgende loonbrief. Maandoverzicht -> klik op datum -> keuzemenu: fietsvergoeding: Registratie per dag: - Van t.e.m.: datum werkdag dat de medewerker gefietst heeft. Let op: de begin- en de einddatum moeten dezelfde zijn. - Eenheid: 1 - commentaar: vermeld de datum in de vorm dd/mm/jjjj Registratie per maand: - Van t.e.m.: datum registratie (bij voorkeur laatste werkdag van de maand). Let op: de begin- en de einddatum moeten dezelfde zijn. - Eenheid: aantal werkdagen voor deze maand dat de medewerker gefietst heeft. - Commentaar: begin- en einddatum in de vorm dd/mm/jjjj 15
Omstandigheidsverlof Onwettige afwezigheid 16
Opbouw vorming buiten diensttijd Registratie van de vorming buiten diensttijd gebeurt op basis van de opvolgkaart telkens getekend door de leerkracht als de klant naar de les is geweest. Stuur de ingevulde opvolgkaart op het einde van de maand naar Klantgerichte Administratie: pm-celstw@ocmw.antwerpen.be Klantgerichte Administratie registreert de vormingsuren in Xtremis. Staking 17
Vakantie Registreer de periode waarop de werkervaringsplaats gesloten is wegens jaarlijkse vakantie of brugdagen steeds bij het begin van het jaar of de start van de werkervaringsklant. Ook vrij te nemen feestdagen (= feestdagen die in het weekend vallen) registreer je met de code V01. Deze uren vrij te nemen feestdagen worden niet afzonderlijk weergegeven. Deze zitten bij het vakantiesaldo. Ter info: Je kan steeds een commentaar meegeven indien je dit wenst. Deze commentaar wordt zichtbaar in het maandoverzicht wanneer je op de afwezigheid klikt. Wissen aan- of afwezigheden Klik op de aan- of afwezigheden die je wil wijzigen. 18
Overuren Registratie overuren Overuren registreer je steeds buiten het werkrooster!!! Wanneer je deze tijdens het werkrooster registreert, kunnen deze niet geregistreerd worden in ons loonpakket SAP. Aanmaken boeking Klik op de dag waarvoor je overuren wil registreren en maak hiervoor 2 boekingen aan, nl: richting in = beginuur van de overuren richting uit = einduur van de overuren Let op! Je kan geen overuren in de toekomst registreren. Dit kan enkel voor het verleden. 19
Autoriseren overuren Na het aanmaken van de boeking autoriseer je de overuren in het tabblad correcties: Klik op het gele vierkantje in de kolom autorisaties. Wijzig de niet geautoriseerde uren naar overuren: Geef steeds commentaar mee! Een spatie is voldoende. Via de knop bovenste scherm herladen verdwijnen de te autoriseren uren in het bovenste scherm. 20
De overuren zijn zichtbaar in het maandoverzicht met de code O00 & op de teller overuren: Verwijderen overuren Autorisatie verwijderen Klik op het gele vierkantje in de kolom autorisaties. 21
Boeking verwijderen 22
Saldo vakantierechten Let op! De uren vrij te nemen feestdagen (= feestdagen die in het weekend vallen) worden niet afzonderlijk weergegeven. Deze zitten bij het vakantiesaldo. Werkervaringsklanten hebben vakantierecht op het lopende jaar. Dit recht wordt herberekend bij volgende afwezigheden: Schorsing arbeidsovereenkomst o Persoonlijke reden o Sluiting school o Vervallen identiteitskaart & arbeidskaart o Detinering/internering/voorlopige hechtenis o Arbeidsovereenkomst andere WG o Medische bijstand / Ouderschapsverlof / Palliatief verlof A50 - onwettige afwezigheid A70 - te laat A80 - sanctionele schorsing Lees dit ook even na in het handboek van de werkgever. Detail is zichtbaar door te klikken op het soort vakantie: Dit scherm kan worden afgedrukt zodat de werkervaringsklant een overzicht heeft van het saldo vakantie. Er wordt immers geen vakantiekaart meer bezorgd. 23
Planning Hier krijg je per week een overzicht van de aan- en afwezigheden van alle werkervaringsklanten of van de afdeling die je selecteert. Werken met flexrooster variabele werkuren Werkroosters Binnen het regime van de flextijd bestaan drie roosters: een voltijdse rooster van 7.36 uur per dag 4/5de rooster van 6.05 uur per dag. halftijds rooster van 3.48 uur per dag. Registratie in Xtremis Je registreert je begin- en einduur (boeking in en uit ) en je pauzes bij boekingen. Die uren komen dan terecht op je flexteller. Het is niet nodig om de pauzes te registreren als de pauze altijd 30 min duurt. In dit geval maak je enkel boeking in en uit en de pauze wordt automatisch van de werktijd afgetrokken. Klik op de dag waarvoor je prestaties wil registreren en maak hiervoor 2 boekingen aan, nl: richting in = beginuur van de werkdag richting uit = einduur van de werkdag 24
Medewerker met voltijds rooster werkt 7u36 per dag. Als hij meer dan 7u36 per dag presteert, krijgt hij positief saldo van de flextijd. Bij prestaties minder dan 7u36 wordt de teller negatief. Als de klant een volledige dag verlof neemt of ziek is, is hij altijd 7u36 afwezig. Het is niet mogelijk om de afwezigheid van bijvoorbeeld 8u te registreren. 25
Problemen / Vragen? Bij vragen over het vakantiesaldo & aan- en afwezigheidscodes contacteer je dienst activering - klantgerichte administratie telefonisch 03 637 56 49 of per mail pm-celstw@ocmw.antwerpen.be De toegang voor nieuwe registreerders vraag je per mail aan via pm-celstw@ocmw.antwerpen.be. Vermeld volgende informatie: naam & voornaam lees- of schrijfrechten Is de toegang voor een registreerder niet meer nodig, mail dit eveneens aan pmcelstw@ocmw.antwerpen.be. Zo kan deze toegang afgesloten worden. Bij vragen ivm je paswoord contacteer je Digipolis op het nummer 03 338 77 77. Voor meer info over het werkervaringstraject raadpleeg onze website: http://www.ondernemeninantwerpen.be/artikel60inuwbedrijf 26