Geen IT-verandering maar organisatieverandering!

Transcriptie

1 Mid-Office: Geen IT-verandering maar organisatieverandering! SHOPT IT - 8 mei Sprekers: Johan van Goidsenhoven, Luc Egging en Hendrik van Haele

2 Even voorstellen Johan Van Goidsenhoven: BCT Luc Egging: Gemeente Horst aan de Maas Hendrik Van Haele: Stad Eeklo

3 Over BCT Organisatie Opgericht in 1985 Marktleider in NL lokale overheid Ruim 190 medewerkers 30 jaar kennis en ervaring Groeiende markt Vlaanderen Lid van V-ICT-OR en meebepalend in OSLO Ruim 700 klanten Team Vlaanderen 3

4 Onze klanten

5 Uitdagingen voor de toekomst 1. Beter doen met minder Interne organisatie. 2. Burger/ Bedrijf/ Cliënt centraal Klantgerichte aanpak met efficiënte dienstverlening. 3. Openbaarheid van bestuur Specifieke eisen van het bestuur. 4. Integratie met ketenpartners Met externe partijen samenwerken. 5

6 Concrete vragen Medewerkers willen Centraal opvolgsysteem Gestructureerd werken Minder chaos Goede basisinformatie Burgers vragen PiP eloket Één dossier Bedrijven willen Centraal dossier Gebundelde vragen van alle diensten Proactief advies (kennis) Bestuur wil Feitelijke informatie Beslissingen kunnen opvolgen Besparen Kwaliteit meten 6

7 Vertaling naar ICT 7

8 MidOffice oplossing

9 Project Implementatie

10 Fasen in deze business transformatie! FASE 4 FASE 0 Postregistratie en Archiefbeheer Elektronische dataverwerking FASE 1 Digitale Dossiers LAB en Centraal DMS Document management FASE 2 Verbinden en beschikbaar stellen van informatie Zaakgericht werken Enterprise Content Management Processen Lean maken FASE 3 Concurrentievermogen creëren door exploitatie van informatie Informatie in context Koppeling en met BO Onderscheidend vermogen door kennismanagement Kennis systeem uitbouwen Kennis door correlaties 10

11 Vragen?

12 L.Egging

13 Programma» Introductie gemeente Horst aan de Maas» De route van Horst aan de Maas naar een digitale dienstverlenende gemeente

14 Introductie Horst aan de Maas Fusie 2010 Middelgrote gemeente inwoners Plattelandsgemeente, 16 kernen, groot gebied Agribusiness en toerisme Ruim 300 medewerkers, krimpopgave ( fte) Innovatief, paradigma s - Zelfredzaamheid en participatie - Kennis delen en samenwerken - vertrouwen en verantwoordelijkheid - Differentiatie en maatwerk Dienstverlening / klant centraal

15 Missie De organisatie van Horst aan de Maas blinkt uit in dienstverlening. Van nature zetten wij ons in voor onze inwoners, bedrijven, gemeenschap, bestuur en interne Collega s.

16 Doelstelling Horst aan de Maas» Binnen 5 jaar is de ambtelijke organisatie van Horst aan de Maas voorloper op het gebied van dienstverlening. Dit realiseren zij door ons bewust te zijn van onszelf in de relatie tot onze omgeving, en het organisatiebelang en door steeds op zoek te gaan naar het antwoord op de vraag hoe wij onze kwaliteit verder kunnen verbeteren. Daartoe organiseren wij ons werk flexibel en transparant. Wij zijn een lerende organisatie. Wij zijn betrokken, betrouwbaar en hebben respect voor onze klanten en elkaar.» Dit alles resulteert in een steeds groeiende klanttevredenheid.

17 Schematische weergave focus Klant Klantwensen Programma 3D Dienstverlening Lean management Dereguleren Digitaliseren Processen dienstverlening Efficiency

18

19

20 Waar staan wij nu?

21 Hoe ziet, zag onze route eruit?» Basis op orde gebracht Concentratie op basisgegevens en documenten Processen op orde gebracht en gemodelleerd Concentratie op procesbewustzijn, standaardisering, AO/IC, efficiency, deregulering, digitalisering. (intern) Klantgericht en omgevingsbewustzijn vergroten Concentratie op externe omgeving en onze klanten, zaakgericht werken, dienstverlening. Informatiemanagement in- en extern en -ontsluiting Concentratie op het altijd en overal door middel van up to date en real time informatie kunnen handelen en informeren van onze klanten. Door een goede informatievoorziening tijdig kunnen inspelen op ontwikkelingen uit de omgeving in brede zin. Concentratie op informatiemanagement.

22 Voorbeelden per fase (1) Basis op orde. Centraliseren basisgegevens en documenten, éénmalige vastlegging, meermalig gebruik, centraal beheer. - Centraal DMS (corsa) voor documenten - Centrale basisregistratie personen GBA - Centrale basisregistratie bedrijven en organisaties/instellingen - Centrale basisregistratie gebouwen c.a. Aansluiten op landelijke systemen Centrale financiële administratie, debiteurenbeheer etc.

23 Voorbeelden per fase (2) Processen modelleren, stroomlijnen en standaardiseren: Start bij Financiën: Factuurverwerking, uitbouw tot finance digitaal in control. (m.b.v. Corsa case) Modelleren post en registratieproces (Corsa case) Modelleren dossiervorming (Corsa case) Corsa case = workflow = sturen en ondersteunen van een proces door vogltijdig doorlopen van de gedefineerde stappen, waarbinnen ook nog tussentijds advies kan worden gevraagd. Het proces wordt efficient op basis van procesoptimalisatie gemodelleerd, AO en IC geborgd, gegevens worden digitaal gerouteerd en geautomatiseerd vastgelegd.

24 Voorbeeld van een solution met case: Inkoopfacturen aanleiding Per jaar +/ facturen, cred. betalingen ± 60 milj. Teveel tijdrovende foutgevoelige analoge handmatige handelingen Onvoldoende waarborgen IC en Rechtmatigheid Beperkte (toegang tot) management- en budgetinformatie Weinig inzicht in de status van afhandeling Te lange doorlooptijden Betaaltermijn terugdringen (crisis) Archieffunctie onvoldoende Digitalisering archief Efficiency, kostenbesparingen Klantgericht en dienstverlenend NUP

25 De keuzebepalende factoren Centraal DMS (Corsa) Aansluiten bij zaakgericht werken Laagdrempelig, 1 scherm functionaliteit Mogelijkheden flexibele workflow (Corsa case) Procesoptimalisatie en - beheersing Post en financiële taakafhandeling binnen 1 applicatie Monitoring en logging Informatieverstrekking en -ontsluiting, breed perspectief Digitale automatische archivering Uitbreidingsmogelijkheden, totaalpakket Workflow in Financiële applicatie beperkt flexibiliteit

26 Het Proces van oud naar nieuw (LEAN)

27 Behaalde Resultaten Verkorte doorlooptijd Snelle laagdrempelige digitale accordering Snellere betalingstermijn (90%<14 dagen, top 10 nl.) Factuurinformatie digitaal beschikbaar + monitor Inzicht in proces IC en rechtmatigheid ingebouwd Verbetering dienstverlening/imago Uniforme werkwijze Verbeterde leveranciersrelatie Efficiency, kosten, fte Keurmerk E-Factureren Dispensatie BTW jaarovergang, Horizontaal toezicht

28 Doorontwikkeling naar finance gedigitaliseerd in Control Bestuur Lias etc. budgetbe contract heer managem ent contractbe heer Bestelproc es INKOO P Order matchi ng E- factuurverw invoice herkenni erking ng declaraties Document management FIS budgetbeheer Verkoop contracten Rechten Verkoopfact uren Bankuit val

29 Fase 2 blijkt nog niet genoeg Voorbeeld per fase (3)» Zaakgericht werken Meer dienstverlening.een zaak is meer dan een document of 1 proces Een zaak heeft een aanleiding, start en eind. Zij bestaat uit het geheel van activiteiten van aanleiding tot aan het verstrekken van het product aan de klant, bijv een vergunningaanvraag. (Generiek proces, zaaktypen, metadata, automatische dossiervorming) Van een zaak moet de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt worden. Tussentijds moet de klant gedigitaliseerd geïnformeerd worden over de voortgang. Aan een zaak liggen dus vaak meerdere processen ten grondslag. Kwaliteit en doorlooptijd moeten bewaakt worden. De focus ligt op de onderliggende processen in hun samenhang, de kwaliteit en bewaking daarvan. Tussentijdse informatieverstrekking in- en extern en geautomatiseerde sturing en bewaking op doorlooptijden is van essentieel belang.

30

31 Ontwikkeling vraag en kanaalsturing (ingang)

32 De laatste ontwikkeling, fase 4 EIM, Enterprise Information Management» EIM zorgt ervoor dat (digitale) informatie beschikbaar en bruikbaar wordt. Hierdoor ontstaat er kennis die organisaties kunnen gebruiken om een concurrerende voorsprong te creëren en te behouden.» Bijvoorbeeld het organiseren van een informatiesysteem op basis van standaarden en architectuur, waardoor het mogelijk wordt op ieder moment en plaats te kunnen beschikken over de juiste up to date informatie ten behoeve van de interne bedrijfsvoering en verstrekking van informatie aan de klant.» Door het sturen op informatie kan snel ingespeeld worden op (maatschappelijke) ontwikkelingen en veranderingen van de externe omgeving. Dit is de omgeving die onze richting bepaalt en de maat bepaalt waarin wij voldoen aan dienstverlening.» Immers:» Dienstverlening is niet meer en minder dan in de volle breedte: het voldoen aan de wensen en behoeften van de klant.

33 Even terughalen»basis op orde»procesbeheersing, optimalisatie»zaakgericht werken»informatiemanagement Klant DMS Case Liber EIM Klantwensen Programma 3D Dienstverlening Lean management Dereguleren Digitaliseren Processen dienstverlening Efficiency»Succesfactoren: missie, samenwerken, verbinding, communicatie.»én Partners in crime: vertrouwen, innovatie, ontwikkeling (BCT)

34 Linkedin: Luc Egging Dank voor jullie aandacht Vragen, Opmerkingen, Tips? U bent allen van harte welkom

35 Stad Eeklo ICT MidOffice Geen IT-verandering maar organisatieverandering Hendrik Van Haele

36 Stad Eeklo ICT MidOffice Wat betekent de MidOffice voor Eeklo? centraal beheer van alle data, als unieke bron koppeling tussen applicaties en centrale informatie automatische flow van documenten A-loket (alle data op diverse locaties beschikbaar) CRM voor burgers, bedrijven, verenigingen etc. wanneer nog onbestaande of geen waardig alternatief geen Zwitsers zakmes, dus geen boekhouding, tijdsregistratie, enkel kernprocessen geen IT maar organisatieproject starten met postregistratie voor betrokkenheid

37 Stad Eeklo ICT MidOffice Waarom een MidOffice? structuur brengen in documenten, routeren via beslismomenten (triggers) ontlasten van backoffice (personeel) kennis en ervaring borgen en delen geen kennis verliezen door uitdiensttreding continue beschikbaarheid van informatie organisatie breed, geen afdelingssoftware meer, eilanden verbinden samenwerken met andere besturen of organisaties compliance (wet- en regelgeving) governance (meerjarenplan audits begeleiden)

38 Stad Eeklo ICT MidOffice Gefaseerd invoeren streefdata, geen deadlines postregistratie (i.s.m. secretariaat) authentieke bronnen (i.s.m. GIS & burgerzaken) factuurverwerking (i.s.m. financiële dienst) notulering (i.s.m. secretariaat) archivering (a.d.h.v. ordeningsplan - i.s.m. archief) record mgt (weghalen decentrale documenten) certifiëren van auteur en inhoud ontsluiten naar burger toe (i.s.m. communicatie)

39 Stad Eeklo ICT MidOffice Wat levert de MidOffice concreet? Efficiëntie (de dingen goed doen) minder zoekwerk, extra controle Effectiviteit (de juiste dingen doen) beheersbaarheid organisatie vergroten in staat zijn verantwoording af te leggen Kennis en informatie op de juiste plek maximale waarde creëren, minimale verspilling LEAN mgt Overheid overhead verminderen van interne taken

40 Stad Eeklo ICT MidOffice