From business transactions to process insights. BPM Round Table, TU/e 26 mei 2014

Transcriptie

1 From business transactions to process insights BPM Round Table, TU/e 26 mei 2014

2 Agenda Korte introductie Process mining in de audit Enkele voorbeelden Uitdagingen & de toekomst 1

3 Korte introductie Mike van Bussel Business Information Systems, TU/e KPMG IT Advisory Focus op Process mining Process improvement Marijn Nagelkerke Business Information Systems, TU/e KPMG IT Advisory Focus op Process mining Exception analysis Data analytics 2

4 Process mining in de audit Een goed ingericht IT systeem is als een snelweg alles verloopt efficiënt en gecontroleerd als het goed is. 3

5 Process mining in de audit Ondersteuning bij de audit door middel van het toepassen van process mining Wat is de gemiddelde tijd in het proces? Waar kan de doorlooptijd worden verbeterd? Welke activiteiten kunnen worden verwijderd? Wat zijn risicovolle opeenvolgende activiteiten? Is het proces gewijzigd ten opzichte van afgelopen jaar? Waar zijn (systeem) controles omzeild? Wat zijn de verschillen tussen landen/afdelingen/systemen? Process Performance Compliance Discover Process Maps Process Complexity Improvements Waar wordt de belangrijkste financiële informatie gebruikt? Hoeveel proces varianten zijn er? Waar zitten kwetsbaarheden voor de data in het proces? Welke processen zijn complex maar bieden geen toegevoegde waarde? Waar kan meer efficiëntie in de audit behaald worden? Hoe zien de processen eruit? Komen deze overeen met het beeld van de auditee? Wat gebeurt er nu in werkelijkheid? 4

6 Aanpak Klant systeem Data extractie Transformatie Rapportage Extractie van de data uit het systeem van de klant naar een Excel, CSV, tekst formaat. Uitvoeren van transformatie op de data van de klant zodat er een event log kan worden samengesteld. Uitvoeren van process mining analyses, verwerking van de bevindingen en opstellen van rapportages. 5

7 Voorbeeld Leasing company Order & contract applicatie Vraag accountant Inzicht in afwijkingen in procesuitvoer Functiescheiding conflicten Verschil tussen landen Inzichten Inzicht in het proces en activiteiten die niet eerder bekend waren Resultaten input voor accountant risico assessment & werkzaamheden Focus op de afwijkingen waardoor werkzaamheden efficiënter konden worden uitgevoerd 6

8 Voorbeeld Project administratie Oracle Financials Vraag klant Project Task Expenditure Komen er kostenboekingen voor voor- & nadat projecten zijn geopend & gesloten? Start Creation Start Last update Expenditure ending Inzichten Creation Geen taken aangemaakt voor de opening van het project Wel kosten geboekt voor het aanmaken van de taak Program update Completion Last update Creation Start Expenditure ending Creation Project taak gesloten voordat de kosten zijn geboekt Closed Completion Completion Last Creation update Last update Last update 7

9 Process mining in de audit Voordelen van het toepassen van process mining in de audit Voordelen auditor Focus op uitzonderingen Hogere mate van zekerheid door beoordelen van (bijvoorbeeld) alle facturen in plaats van een selectie Minder afhankelijk van applicatie controls Bevindingen zijn op feiten gebaseerd Meerdere inzichten in het proces door selecties & filters Visuale weergave van de proces flow vereenvoudigt afstemming met auditee en interpretatie van het proces Voordelen auditee Minder belastend voor de organisatie doordat minder inzet vanuit de organisatie nodig is bij inzicht krijgen in de processen Inzicht in feitelijke uitvoering van de processen Mogelijk om processen te vergelijken tussen (bijvoorbeeld) vestigingen, afdelingen, of landen Meer toegevoegde waarde tijdens de audit door tevens inzicht te krijgen in mogelijke verbeteringen 8

10 Uitdagingen en de toekomst Proces Toepasbaarheid afhankelijk van mate van automatisering van het proces Veel activiteiten buiten het systeem (controles, goedkeuringen) zijn niet uit het model af te leiden Eventlog IT systeem dient de mimimaal benodigde informatie bij te houden Er zijn systemen die alleen een datum bijhouden, geen tijden Schaalbaarheid van de analyses Toekomst Hogere mate van integratie met verschillende dynamische rapportage tools inclusief verbeterde drill-down functionaliteit Process mining toepassen op transactionele data uit ERP systemen Smart deviation mining waarbij veel terugkomende afwijkingen aan het standaard proces kunnnen worden toegevoegd Investeren in verdere ontwikkeling en toepassing van process mining in samenwerking met partners uit het onderwijs en bedrijfsleven Inzet bij aanvang van de audit werkzaamheden en gedurende de werkzaamheden 9

11 Vragen? Marijn Nagelkerke Mike van Bussel

12 2014 KPMG N.V., a Dutch limited liability company, is a subsidiary of KPMG Europe LLP and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International.