Organisatie van het planning & controlproces. Coen Nuijten Interimmer Financieel beleidsmedewerker / consulent

Transcriptie

1 Organisatie van het planning & controlproces Themabijeenkomst 15 april 2009 Even voorstellen Coen Nuijten Interimmer Financieel beleidsmedewerker / consulent Programmabegroting leesbaar, stuurbaar en compact Planning & Control Openbare Werken Waarstaatjegemeente.nl Projectleider Navigus 1

2 Waar gaat het om? Verantwoordelijk zijn voor Verantwoordelijk kunnen zijn voor.. Overbruggen, het blijft mensenwerk Werk met werk maken Organisatie ontwikkeling Tussentijds rapporteren planningsvaardigheid analyseren rapporteren Programmabegroting compacter beter leesbaar beter stuurbaar 2

3 Gemeente Zundert Grensgemeente met België 5 kernen inwoners Ambitie internationale positie op Boomteelt Toerisme en recreatie Organisatie Gemeente secretaris Concern controller Bestuurszaken Bedrijfsvoering Maatschappij en dienstverlening Grondgebied Programma bureau 3

4 Binnen de afdeling Manager integraal verantwoordelijk Werken met coördinatoren (seniorrol) Ondersteuning door planning & control consulenten Waar staan we in het Navigus proces? Gestart met rapportagekant Managementsrapportage IV 2008 testfase Live 1 e bestuursrapportage 2009 Momenteel midden in het proces 4

5 Aanleiding behoefte verbetering planning en control Geen samenhang in plan do check - act Structuur in proces ver te zoeken; Verantwoordelijkheden niet helder; Financiën reed de gaten dicht; Worstelen met word en excel Verschillende bronnen, verschillende versies De aanpak drie pijlers VAN VIA NAAR Onvoldoende Structuur en samenhang Doorontwikkeling Programmabegroting Consistentie, heldere doelstellingen en activiteiten Verantwoordelijkheden niet helder / versnipperd Aansluiting organisatieontwikkeling Iedereen kent verantwoordelijkheid duidelijk belegd Verschillende bronnen, verschillende versies Rapportagetool Navigus inzetten Een versie van de waarheid, geen word en Excel lapmiddelen 5

6 Wat aansprak in Navigus, implementatie in stappen De drie pijlers in uitvoering Bouwen aan draagvlak 6

7 Hoe? Helder over organisatieontwikkeling; Wat is ieders rol? Wat wordt ervan iemand verwacht? Hoe wordt dat ondersteund? De rollen in planning & control gekoppeld aan organisatieontwikkeling Strat. Tactisch Afdelingshoofd Programmaverantwoordelijke Coördinator Productverantwoordelijke Operationeel Medewerker Budget- of activiteitenverantwoordelijke 7

8 Centraal in het proces: workshops, werken aan draagvlak (+1 jaar) Alle rollen aanwezig; Meebouwen aan de planningskant Programmadoelstellingen, indicatoren, activiteiten en geld Productdoelstellingen, output en geld Afdelingsplannen, vertaling naar afdelingsactiviteiten P&C consulent ondersteunt, denkt mee en legt vast (actieve rol) Resultaat Strategisch Programma Programma Doelen en indicatoren Output en activiteiten Tactisch Product Output en activiteiten Sub activiteiten per product Operationeel Afdeling Sub activiteiten per product Wie verantw? Planning in tijd 8

9 Parallel daaraan Elk afdelingshoofd verantwoordelijk voor een programma; Aantal producten teruggebracht van 80 naar 35 en toebedeeld aan coördinatoren / senior beleidsmedewerkers (maatwerk per afdeling), minder versnippering! Vertaling naar afdelingsplannen en planning in tijd Bestuurlijke kalender opgesteld (planning bestuurlijke behandeling) De slag naar Navigus (pijler 3) Conform het inrichtingsplan (eerst rapportagekant); Bouwen en maken van invoerslag (in samenwerking) tot op niveau van subactiviteit; Trainen, testen en evalueren Live 1 e bestuursrapportage

10 Wat ook hier weer geldt Blijf het draagvlak vasthouden Dus, Organiseer kick-off Rollen wederom verhelderen Wat wordt er verwacht van wie? Proces uitlijnen Afspraken maken Begeleiding organiseren 10

11 Eerste resultaat, t.a.v. verantwoordelijkheden Er ontstaat beweging Maar er zijn ook leerpunten Nog te weinig structuur in het proces; Nog niet iedereen pakt zijn rol; MT is teveel los komen te staan van Navigus; Evalueren, verbeteren, toepassen, evalueren, verbeteren, toepassen, evalueren..etc. 11

12 De balans Aanpak via drie pijlers werpt zijn vruchten af Programmabegroting erg compact P&C verantwoordelijkheden nu ook in functies belegd Rapportagekant goed gefaciliteerd middels Navigus De kracht van Navigus Ieder zijn eigen portie, dus behapbaar; Sturing in proces, de beweging ontstaat 12

13 Waar staan we? Succesfactoren toekomst Stabiliteit in bezetting, op elk niveau, ook de beheerkant van applicaties; Project wordt voldoende belangrijk gevonden; Succes delen; 13

14 Vragen??? 14