Verbetertraject Planning & Control Cyclus

Transcriptie

1 Verbetertraject Planning & Control Cyclus Toelichting aan de Raad van de gemeente Dongeradeel April 2013

2 Agenda 1. Doelstelling en reikwijdte 2. Aanpak, planning en resultaat 3. Conclusies en aanbevelingen huidige situatie 4. Specifiek voor de Raad Bijlagen: Van strategie naar uitvoering Programmabesturing Programma s vergeleken 2

3 1. Doelstelling De volgende stap in de sturing en beheersing van de organisatie: Meer sturen op hoofdlijnen met duidelijkere kaders en prestaties die vooraf zijn gesproken en vastgesteld én controleerbaar zijn. Dit geldt ook voor de hieraan gekoppelde planning van activiteiten en de bestuurlijke agenda. Om bovenstaande te realiseren is een plan van aanpak door de gemeente Dongeradeel opgesteld met daarin de volgende drie opdrachten: Analyseer het bestaande huis van planning en control van Dongeradeel Formuleer voorstellen voor verbetering op de onderdelen zoals genoemd onder punt 1 Maak een voorstel over de inhoudelijk onderwerpen en de basisstructuur van en zorg ervoor dat deze documenten maximaal op elkaar zijn afgestemd zodat er geen dubbel werk plaatsvindt. Deze presentatie gaat in op uitkomsten analysefase (opdracht 1) 3

4 2. Aanpak en resultaat Door is een uitgebreide analyse uitgevoerd op het huidige huis van Planning en Control van de gemeente Dongeradeel en Dantumadiel (= opdracht 1). Resultaat van de ondersteuning door zijn: Een analyse van goede punten en aandachtspunten van de P&C-functie (de positiebepaling) Verbeterpunten 4

5 2. Aanpak en resultaat Dimensies van planning en control Doorlichting op basis van het huis van Planning en Control Missie/ visie Strategie Besturingsmodel Organisatie Instrumenten Rollen & gedrag Personeel Processen Interne & externe kaders 5

6 2. Aanpak en resultaat Maar ook van elkaar leren! Dongerdeel Huis van P&C Dantumadiel Huis van P&C Analyse Analyse Uitkomst Wat kunnen we van elkaar leren? Effect van schaalsprong naar inwoners? Dongerdeel Dantumadiel Rapp ortage Fase 1: Analyse P&C Uitkomst 6

7 3. Conclusies en aanbevelingen Er gaat veel goed! (basis) financieel beheer op orde de huidige gemeentelijke cultuur en gedrag van medewerkers ervoor zorgt dat informeel veel goed gaat Echter er zijn ook veel verbeterpunten: urgent omdat ze sturen en beheersen in een tijd van bezuinigingen bemoeilijken Noodzakelijk naar de toekomst toe (samenwerking met andere gemeenten en hiermee samenhangende schaalsprong) Wat te doen? een meerjarig bestuursprogramma op basis van de 4 breed gedragen strategische documenten 7

8 3. Conclusies en aanbevelingen Wat te doen? (vervolg) Besteed daarnaast meer aandacht aan de ontwikkelingen rondom het sociaal domein Maak de afstemming met de andere drie gemeentes om inzichtelijk te krijgen waar nu de verschillen zitten en de overeenkomsten. Hanteer het bestuursprogramma als blauwdruk voor de nieuwe raadsperiode (overdrachtsdocument / basis voor het verkiezingsprogramma) uniformering van de opzet van de programma s Versterk het strategisch beleidproces 8

9 3. Conclusies en aanbevelingen Wat te doen? (vervolg) Maak onderscheid tussen de wat -vraag (raad) en de hoe -vraag (college/ambtelijk management). Hiermee wordt de koppeling hersteld tussen strategische doelstellingen/resultaten ( wat gaan we doen ), activiteiten ( hoe gaan we het doen en wie gaat het doen? ) beschikbare middelen (capaciteit in uren en ). Werk de hoe en wie -vraag uit in afdelingsplannen. 9

10 3. Conclusies en aanbevelingen De integrale P&C cyclus van een gemeente Bestuurscyclus In deze opzet zijn in opzet alle instrumenten aanwezig en zijn deze in onderlinge samenhang (buitenring inhoud, binnenring geld/euro s) Ook aan de ambtelijke kant nog het nodige huiswerk. Afdelingsrapportage Managementcyclus Afdelingplan Beleidsplannen Beheersplannen 10

11 3. Conclusies en aanbevelingen Overweeg om de lange termijn agenda te vervangen door de Aorta van Dantumadiel. Herijk de taken/verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de programmawethouder programma manager en themaregisseurs Investeer samen met Dantumadiel in een beperkte set van managementinformatie (, formatie, indicatoren) en onderliggende datawarehouse Idem voor wat betreft (visie op) managementcontrol en managementdevelopment 11

12 4. Specifiek voor de Raad Eerst wat beelden n.a.v. interviews en analyseren documenten Teveel details vragen Vraagt veel (ook ingegeven door opzet huidige begroting, deze geeft naast financien ook geen gelegenheid tot het voeren van een strategisch discussie) Worsteling met toekomst visie Vluchten in discussies over het geld Wil hulp en er is politieke wil om een strategische koers aan te houden Wil minder stukken (productraming) en meer relevante stukken Wens tot opleiding, bijvoorbeeld introductie week van nieuwe raadsleden 12

13 4. Specifiek voor de Raad Strategisch Betrek de raad in het proces van missie, visie naar begroting. Maak daarin duidelijk: Wat hun rol is; Hoe ze de ambtenaren beter kunnen gebruiken; Welke vragen kan en men moet stellen. Investeer in workshops/opleidingen om P&C te doorgronden en hiermee op een juiste wijze om te gaan Draait om meer sturen op resultaten: Verg het College op aanscherpen doelstellingen (vooraf) Bevraag het College op realiseren inhoudelijke doelstellingen (tussentijds en achteraf) Zie bovenstaand als een groei pad, dit kost enkele jaren Vraag om een College programma en vertaling naar MJB en begroting 13

14 4. Specifiek voor de Raad Instrumenten Instrumentverbetering (opbouw analoog aan de 3 W-vragen om de beoogde strategische lijn (doel activiteiten middelen) te realiseren). Dit geeft de Raad ook handvatten om de discussie beter te voeren. 14

15 4. Specifiek voor de Raad Opleiding/kennisvergroting Zorg voor een gerichte training bij de introductie van nieuwe raadsleden, zie de raadsperiode als een stage periode waar een werkplan / stappen plan aan ten grondslag dient te liggen. Zorg verder eventueel vanuit de ambtelijke organisatie voor een buddy per nieuw raadslid voor begeleiding. 15

16 Bijlagen Slide 16

17 Van strategie naar uitvoering 17

18 Programmasturing Programmabestuur (wethouder) Brengt doelstellingen in Brengt bestuurlijke informatie Brengt politieke informatie Is bestuurlijk verantwoordelijk Zet de lijn uit Beslist / is verantwoordelijk Zorgt voor vaststelling in Raad en College 18

19 Programmasturing Programma manager (bv. afdelingshoofd/teamleider) Brengt managementinformatie Brengt management monitoring in Bewaakt op managementniveau Schrijft mee Adviseert Regisseert op managementniveau Programma/thema regisseur (bv. beleidsmedewerker) Geneert vakinhoudelijke kennis Brengt vakinhoudelijke info in Signaleert trends Brengt monitoringsinfo in Schrijft/publiceert Regisseert programmadeelnemers 19

20 A. Vergelijking programmabegrotingen Aspect Don-deel Dan-diel Koll-land Ferw-diel T-diel Achtkarsp elen Aantal programma s 4, te weten: Dongeradeel werkt Dongeradeel leeft Dongeradeel zorgt Dongeradeel vernieuwt 7, te weten: Verbeteren en vernieuwen Leven lang leren Met elkaar voor elkaar Veiligheid voorop Ondernemen in Dantumadiel Ruimte om te leven Duurzame gemeente 7, te weten: Sturende en dienstverlenende gemeente Wonen en werken in netwerken Sociale kwaliteit Voorzieningen Leefkwaliteit Mobiliteit en infrastructuur Sociale en Fysieke veiligheid 10, te weten: Bestuur Veiligheid Verkeer en openbare ruimte Lokale economie Onderwijs Cultuur, recreatie en sport Werk en Inkomen Welzijn en zorg Milieu Bouwen aan ruimte 10, te weten: Algemeen bestuur Openbare orde en veiligheid Infrastructuur Economische zaken Onderwijs Welzijn Sport Werk en Bijstand Milieu Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 6, te weten: Samenleving Werk, Inkomen en Zorg Veiligheid Leefomgeving Ontwikkeling Dienstverlening 20

21 A. Vergelijking programmabegrotingen Aspect Don-deel Dan-diel Koll-land Ferw-diel T-diel Achtkarsp elen Analyse opbouw programma Algemene doelstellingen v/h programma Thema s Per thema: Vastgesteld beleid Beleidsactiviteiten Wat zijn de kosten? (Baten en lasten) Gebiedafbakening programma s Doelstellingen en indicatoren De cijfers (baten en lasten totaal programma) Specificatie reserveringen Begrotingsproducten (financiële toelichting per product bestaand beleid herprioritisering nieuw beleid Meerjarenvisie? Nee Ja, tevens coalitieprogramma Wat willen we bereiken? Ontwikkelingen en trends Richtinggevend wetgeving en beleid Hoofddoelstelling Wat doen we ervoor? - vertaling hoofddoelstelling naar subdoelstellingen - Wanneer zijn we tevreden Wat mag het kosten? Ja, door raad vastgesteld koersdocument Kollumerland c.a. maakt werk van woorden Hoofdkenmerken van het programma Bestaand beleid Trends en knelpunten Wat willen we bereiken Wat gaan we daarvoor doen Wat mag het kosten Onbekend, wel raadsprogramma Programmadoel Beoogd maatschappelijk effect Prestatiedoel en meting per programmadoel Actuele ontwikkelingen en nieuw beleid Wat mag het kosten Onbekend, wel politieke termijnagenda en collegeprogramma Wat willen we bereiken? (maatschappelijke effecten) Wat gaan we daar voor doen? (beschrijving activiteiten) Wat gaat het kosten? Onbekend, wel beleids- /bestuurlijke programma Elkenien Dwaande