Strategische PersoneelsPlanning. - terugblik - stand van zaken - vooruitblik. Maria Boes Provincie Gelderland, afdeling P&O

Transcriptie

1 Strategische PersoneelsPlanning - terugblik - stand van zaken - vooruitblik Maria Boes Provincie Gelderland, afdeling P&O

2 Agenda workshop Context: de provincie Gelderland Terugblik: aanleiding project SPP / HRM agenda Stand van zaken project SPP: opdracht 2013 Vooruitblik 2

3 Context: de provincie Gelderland 3

4 -Vaste bezetting -Flexibele schil Context: programma Mens en Middelen - -Vaste werkvoorraad -Doelstelling -Vaste bezetting -Jan Jan

5 FTE Context: personele bezetting Ontwikkeling personele bezetting Jaar Bezetting: ambtenaren in dienst op 31/12 5

6 Context: programma inzetbaarheid Interne kwalitatieve mismatch 6

7 Terugblik: 2009 start SPP Aanleiding: rapport Verdult / van der Wind Samenhang met strategisch (HRM) beleid Begripsdiscussie SPP: Capaciteitsplanning Kwantitatieve personeelsplanning Kwalitatieve personeelsplanning 7

8 Strategische Personeelsplanning Capaciteitsplanning R e g e e r a c c o o r d / c o lle g e p r o g r a m m a / r a a d s p r o g r a m m a S ta p 1 : S c h e r p s te lle n s tr a te g is c h e d o e le n S ta p 2 : A fleiden en uitw erken d o e le n o p la g e r e n iv e a u s in d e o r g a n is a tie S ta p 3 : O ntw ikkelen rapportages om v o o r tg a n g te m o n ito r e n e n verantw oording af te leggen S tr a te g is c h e d o e le n (p o litie k e s p e e r p u n te n ) D o e le n b o o m K r itis c h e s u c c e s fa c to r e n e n p r e s ta tie - in d ic a to r e n A c tiv ite ite n p la n M a n a g e m e n t- r a p p o r ta g e s B e g r o tin g n ie u w e s tijl J a a r v e r s la g (+ J a a r r e k e n in g ) -8

9 Terugblik 2009: formatieadvies Kwantitatieve personeelsplanning+ : -Proces geïmplementeerd voor provincie / afdeling / team -Rapportages formatie & bezetting+ in cognos kubus: (formatie/bezetting, leeftijd, vast/flex, aantal fte, contractdatum) -Managers toegerust, adviseurs als partner in business -Beleidskeuzes tav kwalitatieve personeelsplanning 9

10 Terugblik 2010/11: pilot SPP afdeling Kwalitatieve personeelsplanning: - Op zoek naar de juiste taal - Winst: scenariodenken / het goede gesprek - Pilot op 1 afdeling - Lange doorloop, samenloop met reorganisatie 10

11 Taal SPP - kwalitatief Conceptueel model Beschreven Onbeschreven Functie Rol Vraagstukken Partners Systeemgrens organisatie -11

12 Taal SPP - kwalitatief De rollen en de relatie partners en vraagstukken overheid non-profit organisaties bedrijven burgers probleem en oplossing niet helder probleem helder en oplossing niet helder (discussie doelen) probleem niet helder en oplossing helder (discussie middelen) probleem en oplossing helder Verkenner Stimulator - - Regisseur Stimulator Adviseur - Adviseur Facilitator Adviseur Facilitator Analyseren Aanjager Aanjager Adviseur Aanjager Adviseur Faciliteren Adviseur Realiseren Adviseur -12

13 Terugblik: doelstellingen SPP Uit projectplan SPP afdelingen: In twee jaar tijd alle afdelingen een project SPP laten uitvoeren en daarmee de gegevens centraal verwerken om op concernniveau inzetbaarheidsanalyses (boven onder en verandercapaciteit) uit te voeren. Dat willen we doen door op afdelingsniveau het gat in beeld te hebben tussen de huidige en benodigde formatie over 3-5 jaar in zowel kwaliteit als kwantiteit. Een secundair doel is het borgen van deze methode in de organisatie, zodat de teams en afdelingen SPP zelf kunnen uitvoeren eventueel met de hulp van P&O adviseurs ` - Uit projectplan SPP concern: Op concernniveau structureel de gap (over- onder- en verandercapaciteit) in beeld hebben tussen de huidige formatie/bezetting en de benodigde formatie/bezetting over 4 jaar. Hierdoor is de organisatie in staat om passende instrumenten in te zetten en hebben medewerkers inzicht in over hun plaats op de interne arbeidsmarkt en mogelijkheden om (breed) inzetbaar te zijn -13

14 Terugblik: Lessons learned eind 2012 SPP afdeling: Diversiteit in de 4 afdelingen / maatwerk ook in methode en volgorde Intensieve trajecten, gemiddeld genomen tevreden klant die systematisch verder geholpen is in denken over personeel Aandachtspunt: complexiteit gebruikte taal Aandachtspunt: borging / tooling, veel losse excelsheets Aandachtspunt: tijdsinvestering management en P&O ` SPP concern SPP op de kaart gezet, goede workshop, betrokken managers & OR Nog geen inzicht in personele bewegingen / behoeften / planning op concernniveau, geen aansluiting tussen SPP-afdeling en Concern Nog zoeken tussen blauwe aanpak met veel gegevens en strategiebepaling op hoofdlijnen Aanpak nog niet geborgd in regulier werk P&O / reguliere P&C cyclus -14

15 2013: Programma Inzetbaarheid 15

16 2013: Stand van zaken Project SPP Uit projectplan, 5 deelresultaten op te leveren in 2013: SPP afdelingen Tooling Borging binnen P&O SPP concern SPP management 16

17 Afdelingen Concern 2013: Projectorganisatie SPP Projectorganisatie SPP Lijnorganisatie Opdrachtgever programma Inzetbaarheid Ad Nederlof Directie Opdrachtgever project SPP Jenny Brugmans Afdelingsmanager(s) Projectleider Maria Boes P&O adviseur Secretariaat Projectuitvoering Marjon Albring Projectuitvoering Ramon Hendriks Programmamanagers HR managers (HR overleg) 17

18 2013: SPP afdelingen in context

19 SPP afdelingen: stappen Meerjarenplanning Personeelsplanning 1 Wat gaan we doen? 2 Wat heb ik nodig? Werk 4 Gap analyse 5 Maatregelen Gap 3 Wie heb ik nu? Mensen 19

20 Kick-off Volgorde van de stappen 1-op-1 gesprekken Werksessie: Wat gaan we doen? en Wat heb ik nodig? Werksessie: Wat/wie heb ik nu? Werksessie: Gap analyse en maatregelen Terugkoppeling Tussentijdse terugkoppeling Tussentijdse terugkoppeling Tussentijdse terugkoppeling 20

21 SPP afdelingen: taal stap 1/2 Proces Wat? Hoe? Wat! Hoe? Wat? Hoe! Relatie Inhoud Realiseren Wat! Hoe! 21

22 SPP afdelingen: taal stap 3 - HR3P Potentieel Huidige performance Onder verwachting (1) Conform verwachting (2) Boven verwachting (3) Ver boven verwachting (4) Potentieel grenzen bereikt (a) Groeimogelijkheden binnen huidige functiedomein (b) Promoveerbaar op korte termijn (2/3 jaar) (c) Nu reeds promoveerbaar (d) 22

23 SPP afdelingen taal stap 4/5 (Voorbeeld maatregelen bij HR3P ) 23

24 SPP afdelingen taal stap 4/5 (Voorbeeld maatregelen bij HR3P ) 24

25 SPP afdelingen tooling verschillenanalyse Verschillenanalyse A&B Aantal FTE FTE mensen > in 2015 FTE werk 2015 Verschil Functie(groep) Schaal Rol Vast Flexibel Totaal Rol Vast Flexibel Totaal Vast Flexibel Totaal Adviseur B P&O 12 A A Adviseur B Juridisch 12 R R Adviseur C Werk en Gezondheid 11 F F Adviseur C P&O 11 F F A Adviseur D Juridisch 10 R R Adviseur D Werk en Gezondheid 10 R R Adviseur D P&O 10 F F R Beleidsmedewerker D 10 R R project- programmamedewerker D project-/programma ondersteuner B project-/programmaleider B project-/programmaleider C project-/programmaleider D stagiair(e) + + Totaal 25

26 Vooruitblik: Resultaat SPP afdelingen Methodiek / taal ontwikkeld Werk / mensen / gap voor alle afdelingen in beeld Gecommuniceerd naar OR en medewerkers Borging naar P&O gerealiseerd Tooling: link naar HR-systeem, uniforme werkwijze Inzicht / bewustwording op afdelingsniveau bij managers -> doorontwikkeling in 2014: continue proces! En wat kun je daar dan mee / wat is er nog meer nodig? (SPP concern / SPP management ) 26

27 Vooruitblik: SPP concern Horizon: SPP Afdelingen tot april 2015, SPP Concern tot 2020 (uitstroom / kennisdrain) Inzicht in trends op concernniveau, zelfde stappen als SPP afdeling In 2013: op basis van gedeeltelijke informatie vanuit SPP afdelingen, aangevuld met personeelsmonitor 27

28 Vooruitblik: SPP management Speciale aandacht voor groep managers, via ander proces, en deels andere taal, wel dezelfde stappen: - Stap 1/2: werk en toekomstig benodigde bezetting Ophalen ontwikkelingen richting 2015: welk type leidinggevende hebben we nodig? Afbakening: lijnmanagement of ook (prioritair) programmamanagers? - Stap 3: mensen Welke scope? Huidig management of ook potentials? Taal: hr3p / drijfveren - Stap 4/5: gap en maatregelen Alleen trends op collectief niveau, geen acties voor ieder individu, komen daarna in regulier P&O proces 28

29 29

30 Overtuigingen In gesprek ontstaat betekenis (4 v s) Kennis van de business zit bij de mensen die dit dagelijks doen Hoeft niet in 1 keer goed (liever niet zelfs) SPP is niet van P&O Werk van provincies is veelkleurig, niet te vangen in 1 model Getallen leiden zomaar een eigen leven (1000), altijd in context plaatsen In project SPP: kijk naar aard van het project, zorg voor passende bemensing SPP en reorganisatie gaan niet (zomaar) samen Hou SPP simpel, het is al ingewikkeld genoeg Maak helder wat SPP niet gaat brengen Zet SPP niet los neer als een nieuw instrument Leren door meekijken, samen doen, zelf doen Excel is geweldig, maar werk vanuit 1 basisbestand 30