FUNCTIEPROFIEL ADMINISTRATIEF MEDEWERKER BASISEDUCATIE

Transcriptie

1 FUNCTIEPROFIEL ADMINISTRATIEF MEDEWERKER BASISEDUCATIE Federatie Centra voor Basiseducatie vzw Met ondersteuning van PraxisNetwerk Functieprofiel administratief medewerker CBE juni

2 Een functieprofiel is een basis-hulpmiddel om voor alle CBE-medewerkers duidelijkheid te bieden rond wat er vanuit het centrum verwacht wordt, het is tegelijk ook een basis-bouwsteen voor coaching en ontwikkeling. Het is een limitatieve opsomming van taken. Elke medewerker wordt beschouwd als een dienstverlener naar onze klanten toe, die voor een zekere service dient te zorgen. Die klanten zijn in ons geval de cursisten, maar tegelijk ook interne en externe klanten: onze collega s, de directie, collega s in andere centra en externe stakeholders. WAT wordt verwacht van jou? Welke diensten/services zijn essentieel om ook op langere termijn een efficiënt werkend centrum te zijn met tevreden cursisten (en tevreden collega s)? Deze universele verwachtingen kunnen uiteraard bijgesteld, aangepast worden aan jouw specifieke situatie (dat gebeurt dan in het planningsgesprek en vindt zijn weerslag in een individuele functiebeschrijving; zie verder). Dit functieprofiel bevat zowel een beschrijving van de functie van uitvoerend administratief medewerker als van beleidsondersteunend administratief medewerker. Medewerkers met beide functies zullen in praktijk op hetzelfde terrein actief zijn, maar hebben andere taakaccenten. In deze tekst worden de verschillen geduid door de beschrijvingen (in respectievelijk groen en oranje tekst) onder elkaar te plaatsen. De uitvoerend administratief medewerker is het eerste gezicht van het centrum, helpt actief mee opdat de dagelijkse werking vlot kan verlopen. De uitvoerend administratief medewerker zorgt voor input van gegevens, neemt uitvoerende en ondersteunende taken op zich, zorgt voor onthaal, Kortom, het is iemand die breed inzetbaar is binnen de ondersteuning van het centrum. De beleidsondersteunend administratief medewerker zorgt voor de uitwerking van procedures (opdat het werk vlot zou kunnen verlopen) en de organisatie van de dagelijkse werking. Er zijn draaiboeken opgemaakt (in overleg met de directie en/of stafmedewerkers), waarin voor een specifiek domein, de taken, de timing, de Functieprofiel administratief medewerker CBE juni

3 verantwoordelijkheden en de kwaliteitsvereisten beschreven staan. Het uitwerken en up-to-date houden van deze draaiboeken, behoort tot de kerntaak van de beleidsondersteunend administratief medewerker. De beleidsondersteunend administratief medewerker heeft ook een adviserende rol, zowel naar interne (vb. stafmedewerkers) als naar externe klanten toe. Functieprofiel administratief medewerker CBE juni

4 Inhoudsopgave De administratief medewerker verzorgt de administratie De administratief medewerker overlegt intern De administratief medewerker werkt samen De administratief medewerker leert permanent Functieprofiel administratief medewerker CBE juni

5 De administratief medewerker verzorgt de administratie Keuze focus: Omdat het verzorgen van de administratie erg verschillend kan ingevuld worden, willen we hier de meest frequent voorkomende taken opsommen, in 5 clusters. Het is vervolgens de bedoeling dat deze profielen op maat van elke medewerker worden aangepast door aan te geven welke focus van toepassing is: 1. verzorgt het onthaal 2. zorgt voor de efficiënte verwerking van cursusgegevens en cursistenadministratie 3. zorgt voor de personeelsadministratie 4. zorgt voor de financiën 5. zorgt voor de infrastructuur / logistiek groene kleur= functieprofiel uitvoerend administratief medewerker oranje kleur= functieprofiel beleidsondersteunend administratief medewerker Functieprofiel administratief medewerker CBE juni

6 De administratief medewerker verzorgt het onthaal 1. zorgt voor een toegankelijk en professioneel onthaal van medewerkers, cursisten en externen (zowel via telefoon, mail als fysiek) en dit volgens de afspraken voorzien in procedures / draaiboek 2. verzorgt de dagelijkse verwerking van de interne en externe post (de inkomende post verspreiden, de uitgaande post verzenden) 3. biedt ondersteuning bij het kopieerwerk van het centrum 4. houdt het algemeen klassement en het archief van het centrum bij De administratief medewerker ondersteunt het onthaal 1. coördineert het dagelijks onthaal 2. zorgt voor de opmaak, bekendmaking en opvolging van een draaiboek. Verbetert dit proces waar nodig 3. is voor administratieve collega s het aanspreekpunt bij problemen / klachten en zoekt oplossingen 4. springt in bij uitvoerende taken: het onthaal, de post, helpt bij kopieerwerk en klassement / archief Functieprofiel administratief medewerker CBE juni

7 De administratief medewerker: verzorgt de cursus- en cursistenadministratie 1. werkt volgens de afspraken voorzien in de procedures / draaiboeken 2. zorgt voor een vriendelijk / professioneel verloop van het aanmeldingsproces van cursisten (zowel via telefoon, mail als fysiek) 3. geeft correcte en begrijpbare informatie aan de cursist 4. verwittigt cursisten bij afwezigheid van collega s 5. zorgt voor een vriendelijk / professioneel contact met medewerkers en externen (zowel via telefoon, mail als fysiek) volgt de informatie op die de medewerkers binnen brengen d.w.z. controleert, volgt op en geeft feedback. Kijkt na of alle vereiste gegevens ingevoerd zijn 6. zorgt voor de correcte input van cursus- en cursistengegevens en levert de nodige documenten af zoals attesten van deelname en certificaten, cursistenlijsten 7. verzamelt informatie in het kader van verificatie 8. maakt de nodige documenten op en bezorgt ze aan externe instanties 9. houdt het klassement en het archief bij De administratief medewerker: zorgt voor de efficiënte verwerking van cursusgegevens en cursistenadministratie 1. volgt de afspraken (intern en extern) op en maakt een voorstel tot een realistische vertaalslag naar de plaatselijke werking 2. zorgt voor de opmaak, bekendmaking en opvolging van een draaiboek. Verbetert dit proces waar nodig 3. motiveert leraars om hun administratieve verplichtingen op te nemen 4. introduceert nieuwe medewerkers in de cursus- en cursistenadministratie 5. verzorgt de contacten met de Vlaamse Administratie op operationeel niveau 6. bereidt verificaties voor, en volgt deze intern op volgens de gemaakte afspraken in het centrum 7. maakt sjablonen en instructies over het opmaken / verwerken / bezorgen van documenten 8. levert cijfermateriaal aan op vraag van staf / directie om beleidsbeslissingen te kunnen voorbereiden 9. springt in bij uitvoerende taken: het onthaal, de post, helpt bij kopieerwerk en klassement / archief Functieprofiel administratief medewerker CBE juni

8 De administratief medewerker: verzorgt de personeelsadministratie 1. werkt volgens de afspraken voorzien in de procedures / draaiboeken 2. verzorgt een toegankelijk onthaal (zowel via telefoon, mail als fysiek) 3. bereidt de maandelijkse loonberekening voor 4. verwerkt de tijdsregistratie van het personeel 5. bereidt alle documenten voor bij personeelsbewegingen 1 6. zorgt voor een vriendelijk / professioneel contact met medewerkers en externen (zowel via telefoon, mail als fysiek) 7. verzorgt de administratie m.b.t. medewerkers: o.a. vervoer, vakbond, gezondheid, preventie- en veiligheid, nascholing 8. houdt het klassement en het archief van het centrum bij De administratief medewerker: zorgt voor de personeelsadministratie 1. volgt de afspraken (extern en intern) op en maakt een realistische vertaalslag naar de plaatselijke werking 2. zorgt voor de opmaak, bekendmaking en opvolging van draaiboeken. Verbetert de procedures waar nodig 3. motiveert leraars om hun administratieve verplichtingen op te nemen 4. geeft nieuwe medewerkers een introductie volgens de gemaakte afspraken (m.b.t. personeelsaangelegenheden, intern reglement, statuut) 5. verzorgt de brugfunctie met de Vlaamse Administratie 6. zorgt voor een vriendelijk / professioneel contact met medewerkers en externen (zowel via telefoon, mail als fysiek) 7. houdt de arbeidscontracten bij en stelt de personeelsmatrix 2 op 8. beheert het tijdsregistratiesysteem 9. geeft informatie aan personeel en directie over de personeelsbewegingen 10. maakt sjablonen op voor documenten 11. maakt de loonberekeningen op (voor het sociaal secretariaat of het Departement Onderwijs) en volgt dit verder op 12. levert juridische informatie aan personeel, LOC en Raad van Bestuur en neemt een adviesrol op, bv over verlofstelsels 13. levert cijfermateriaal aan bij staf / directie om beleidsbeslissingen te kunnen voorbereiden 14. springt in bij uitvoerende taken: het onthaal, de post, helpt bij kopieerwerk en klassement / archief 1 Personeelsbewegingen: Instroom (vb aanwervingen, contractwijzigingen, vervangingen), doorstroom (vb. promotie) of uitstroom (vb. uitdiensttreding, einde contract, ) van medewerkers binnen het centrum. 2 Personeelsmatrix: administratieve documenten zoals bv. document 3B,... Functieprofiel administratief medewerker CBE juni

9 De administratief medewerker: werkt mee aan de financiële administratie 1. werkt volgens de afspraken voorzien in de procedures / draaiboek 2. bereidt betalingen voor 3. verwerkt documenten ter voorbereiding van de betalingen van onkosten zoals vervoersonkosten 4. int geld van cursisten / collega s en houdt het kasboek bij 5. houdt het klassement en het archief van het centrum bij De administratief medewerker: verzorgt de financiële administratie 1. zorgt voor de opmaak, bekendmaking en opvolging van een draaiboek financiële administratie en verbetert dit proces waar nodig 2. verzorgt de algemene boekhouding inclusief de aankoopprocedures 3. adviseert de directie / staf over begroting, budget en financiën 4. zorgt voor een professionele communicatie (zowel via telefoon, mail als fysiek) met alle interne en externe betrokkenen 5. bereidt financiële dossiers voor in het kader van interne of externe controle / opvolging (boekhouder, subsidiërende overheid, bedrijfsrevisor, inspectie) 6. verzorgt de verzekeringsadministratie 7. springt in bij uitvoerende taken: het onthaal, de post, helpt bij kopieerwerk en klassement / archief Functieprofiel administratief medewerker CBE juni

10 Zorgt voor de administratie binnen het terrein van logistiek / infrastructuur 1. werkt volgens de afspraken voorzien in de procedures / draaiboek 2. doet het nazicht en de controle van leveringen 3. staat in voor het voorraadbeheer van o.a. cursusmateriaal, handboeken, kantoorbenodigdheden, onderhoudsproducten, promomateriaal, 4. geeft aandachtspunten door op het vlak van preventie en veiligheid, orde en netheid 5. doet de reservatie van lokalen 6. houdt het klassement en het archief van het centrum bij Zorgt voor de logistiek / de infrastructuur 1. zorgt voor de opmaak, bekendmaking en opvolging van een draaiboek logistiek / infrastructuur. Verbetert dit proces waar nodig 2. staat in voor de opvolging en begeleiding van onderhoudspersoneel 3. overlegt en onderhandelt met leveranciers 4. staat in voor de opvolging van het gebouwenbeheer: ziet erop toe dat de gebouwen operationeel zijn, in nauw overleg met alle betrokkenen (preventieadviseur, onderhoudspersoneel, ICT-coördinator, klusjesman / vrouw, ) 5. beheert de lokalenplanning volgens het draaiboek 6. springt in bij uitvoerende taken: het onthaal, de post, helpt bij kopieerwerk en klassement / archief Functieprofiel administratief medewerker CBE juni

11 De administratief medewerker overlegt (= voor beide profielen) De administratief medewerker overlegt met collega s om de werking van het centrum samen te verbeteren. Taken: 1. werkt mee aan de overlegstructuren in het centrum: zorgt samen met collega's voor een goede communicatie en het nodige overleg met alle bij het centrum betrokken personen of instanties 2. brengt verslag uit over de voortgang en de resultaten van het eigen werk en signaleert knelpunten aan collega s / directie 3. neemt actief deel aan overleg over taakverdeling, coördinatie en evaluatie van de werkzaamheden 4. stelt zijn expertise ter beschikking van collega s: werkt mee aan kennisdeling 5. neemt deel aan extern overleg, als dit past binnen de opdracht Functieprofiel administratief medewerker CBE juni

12 De administratief medewerker werkt samen (= voor beide profielen) De administratief medewerker werkt samen met collega s en neemt mee de verantwoordelijkheid op voor een goede werking van het centrum. Taken: 1. werkt mee aan een cursistvriendelijke werking 2. informeert, ondersteunt en begeleidt vrijwilligers, stagiairs en nieuwe collega s 3. werkt samen met externe partners, en werkt mee aan de uitbouw van een netwerk, indien dit past in de opdracht 4. levert een bijdrage aan een positieve beeldvorming over het centrum: a. neemt deel aan en ondersteunt wervings- en promotieactiviteiten b. werkt vragen van externen correct en grondig af, zoals afgesproken binnen het centrum Functieprofiel administratief medewerker CBE juni

13 De administratief medewerker leert permanent (= voor beide profielen) De administratief medewerker investeert in de eigen ontwikkeling. Taken: 1. leert van en met collega s wisselt ervaring en materiaal uit met collega s ondersteunt collega s bij veranderingsprocessen werkt mee aan werkgroepen op sector- of centrum-niveau, werkt mee (piloot)projecten uit en zorgt voor de implementatie hiervan (indien van toepassing) participeert in intervisie en peer-coaching neemt actief deel aan centrum-activiteiten (plandagen, centrumdagen, ) 2. zoekt een gepast aanbod nascholingsactiviteiten / bijscholingen op en maakt bewuste keuzes om specifieke programma s te volgen in functie van de eigen professionele competentieontwikkeling: volgt de ontwikkelingen op het terrein van de basiseducatie volgt de ontwikkelingen op het terrein van de administratieve ondersteuning 4. volgt relevante maatschappelijke- en technologische ontwikkelingen op en speelt erop in: op een creatieve en flexibele manier Functieprofiel administratief medewerker CBE juni