Geïndividualiseerde Functiebeschrijving

Transcriptie

1 Scholengemeenschap Sperregem Bruggestraat Torhout GVB De Oefenschool GVB De Revinze GVBLo De Torretjes GVB Driekoningen GVB Lichtervelde GVB Sint-Henricus GVB Ten Parke GVB Wijnendale GVB Handzame Geïndividualiseerde Functiebeschrijving Administratief medewerker van Naam eerste evaluator: Datum: Handtekening, Naam administratief medewerker: Datum: Handtekening voor kennisname,

2 INHOUDSOPGAVE A. Algemeen deel 2 B. Instellingsspecifieke doelstellingen 3 1. Opdrachten 3 2. Specifieke beroepscompetenties 9 3. Algemene beroepsattitudes Werken aan een professionele ontwikkeling 11 C. Persoonlijke werkpunten 12 1

3 A. Algemeen deel - Ik werk binnen het katholiek onderwijs, waarvan ik het project onderschrijf, door te proberen het project persoonlijk te beleven en het via mijn contacten ook te ondersteunen. - Ik werk binnen de katholieke school die als naam.. draagt en waarvan ik het pedagogisch project onderschrijf, door te proberen het project persoonlijk te beleven en het via mijn contacten ook te ondersteunen. - Ik werk binnen een team. Hierbij heb ik aandacht voor: de gemeenschappelijke schoolcultuur mijn persoonlijke professionalisering en beroepsspiritualiteit en deze van het schoolteam - Ik engageer mij als teamlid: om de afgesproken taken uit te voeren en deel te nemen aan: vormingsinitiatieven, die nuttig zijn voor mijn taak en die in onderling overleg worden vastgesteld de informatie-, overleg- en werkvergaderingen met mijn collega s om mij te houden aan de wettelijke bepalingen overeenkomstig mijn statuut. - Ik krijg, in geregeld teamoverleg en functioneringsgesprekken, feedback over mijn werk. 2

4 B. Instellingsspecifieke doelstellingen 1. Opdrachten ( de taken die de administratief medewerker uitvoert, gebeuren in opdracht van en onder supervisie van de directeur of het schoolbestuur) 1.1 De leerlingenadministratie uitvoeren De inschrijvingsgegevens van de nieuwe leerlingen via het softwareprogramma invoeren Het administratief dossier van de leerlingen elektronisch up to date houden Het stamboekregister correct bijhouden Klaslijsten opmaken voor intern en extern gebruik Het leerlingenarchief bijhouden Gegevens over leerresultaten van leerlingen ingeven in het outputdossier De leerlingenkenmerken administratief verwerken in het kader van het gelijke kansenbeleid en de financiering Documenten, na overleg met de directeur, op een correcte manier naar AGODI verzenden De gegevens m.b.t. de afwezigheden van de leerlingen verwerken. 3

5 De vereiste documenten bij schoolverandering opmaken en verzenden Het getuigschrift of attest basisonderwijs voor de rechthebbende leerlingen opmaken Het proces verbaal van de getuigschriften basisonderwijs opmaken en klasseren Op verzoek van de directeur, andere formulieren en attesten opmaken voor leerlingen of oud-leerlingen Het leerlingenvervoer administratief verwerken en opvolgen, in samenspraak met directie Het leerlingenvervoer bij allerhande uitstappen of buitenschoolse activiteiten mee regelen. 1.2 De personeelsadministratie uitvoeren De noodzakelijke gegevens aan de centrale administratie van de scholengemeenschap doorgeven. 1.3 De financiële administratie uitvoeren Op regelmatige tijdstippen de facturen voor de leerlingen opmaken, naar de ouders verzenden en opvolgen. Onder leiding van de directeur de boekhouding van de school verzorgen. In opdracht van de directeur of het schoolbestuur betalingen uitvoeren en het kasboek bijhouden. 4

6 1.4 De interne communicatie ondersteunen Ouder, leerlingen en personeel op een correcte manier te woord staan. Nieuwe ouders de afgesproken informatie bezorgen wanneer zij informatie over de school inwinnen. Bij de inschrijving van nieuwe leerlingen logistieke en administratieve ondersteuning bieden. In afspraak met de directeur de nodige informatie verspreiden naar leerkrachten en leerlingen. Leerlinggebonden signalen zoals pesten en problematische afwezigheden, melden Op vraag van de personeelsleden toelichtingen geven bij de administratieve verwerking van hun persoonlijk dossier Het schoolbestuur, op eigen vraag of in afspraak met de directeur correcte informatie verstrekken Informatie voor de schoolwebsite voorbereiden en deze informatie up to date houden Actief meewerken aan de communicatie binnen de scholengemeenschap. 1.5 De externe communicatie ondersteunen Bezoekers (o.a. vertegenwoordigers) onthalen en hen doorverwijzen naar de passende personen Telefonische oproepen correct behandelen (zelf behandelen en doorverwijzen). 5

7 1.5.3 Binnenkomende s, conform de interne afspraken, adequaat behandelen. 1.6 Andere administratief medewerkers en of stagiairs begeleiden Nieuwe collega-administratief medewerkers ondersteunen bij de uitoefening van hun taak Stagiairs begeleiden in het kader van hun opleiding als administratief medewerker. 1.7 De directeur en de overkoepelende personeelsadministratie ondersteunen Om de dossiers tijdelijke aanstelling van doorlopende duur, vacantverklaring en vaste benoeming correct te kunnen uitvoeren, de nodige administratieve info voor de directeur opzoeken en verzamelen Het dossier korte vervangingen opvolgen door het contingent vervangingseenheden bij te houden Het convenant in het kader van de korte vervanging in de eigen school administratief toepassen Prijsoffertes opvragen, prijzen vergelijken en mogelijke leveranciers zoeken In samenspraak met de directeur de verzekeringsadministratie uitvoeren Op vraag van de directeur de nodige documenten voorbereiden in functie van de schooldoorlichting en/of het bezoek van de verificateur. 6

8 1.7.7 De lln.-gegevens die op niveau van de scholengemeenschap relevant zijn,terbeschikkingstellen van de directeur. 1.8 De directeur logistiek ondersteunen bij de schoolorganisatorische en pedagogische taken In overleg met de directeur logistieke ondersteuning bieden bij activiteiten georganiseerd door de school Op verzoek van de directeur of het schoolbestuur bestellingen plaatsen Controle uitoefenen op de geleverde bestellingen en de leveranciers indien nodig contacteren De gemaakte afspraken rond het afsluiten van lokalen naleven De inventaris van benodigdheden op schoolniveau bijhouden en na samenspraak met de directeur aanvullen Regelmatig de inhoud van het EHBO-kastje controleren In samenspraak met de directeur het EHBO-kastje aanvullen De inventaris van het didactisch materaal en het schoolmateriaal op schoolniveau opmaken en bijhouden Op vraag van de directeur de nodige bestellingen doen om de bibliotheek of mediatheek van de school up to date te houden. 7

9 2. Specifieke beroepscompetenties 2.1 beheerst de administratieve ict-toepassingen die specifiek zijn voor de uitoefening van zijn/haar taak. 2.2 beheerst elementaire onderwijsregelgeving om de eigen taak goed te kunnen uitvoeren. 2.3 kan vlot de technische apparaten van het schoolsecretariaat bedienen zoals computer, telefoon, fax, modem, kopieermachine, printer, scanner e.a. 2.4 communiceert intern en met externen in een vlotte en beschaafde taal. 2.5 kan goed verstaanbare schriftelijke boodschappen in een correcte spelling opstellen 2.6 kan op een vlotte manier informatie opzoeken in de passende informatiebronnen, waaronder het Internet. 2.7 beheerst de basisprocedures van de schoolboekhouding. 2.8 is vaardig in het onthaal van schoolbezoekers. 2.9 Kan eenvoudige boodschappen in één van de andere landstalen of in het Engels begrijpen en beantwoorden. 8

10 3. Algemene beroepsattitudes 3.1 is communicatievaardig en kan goed samenwerken met het personeel van de school, de directeur en het schoolbestuur. 3.2 werkt nauwgezet, ordelijk en stipt. 3.3 gaat in het kader van het ambtsgeheim discreet om met de informatie over leerlingen, over personeelsleden en over de school als organisatie. 3.4 kan zich met het oog op de efficiënte dienstverlening flexibel aanpassen aan wisselende werkomstandigheden. 3.5 toont zin voor initiatief. Hij/zij kan vooruit denken en stappen ondernemen om het werk efficiënter te laten verlopen. 3.6 is gericht op 'leren' op professioneel vlak. 3.7 respecteert de verschillende verantwoordelijkheden van, en de hiërarchische verhoudingen tussen de verschillende geledingen binnen de school en de scholengemeenschap. 3.8 is loyaal ten opzichte van de doelstellingen die de school voor haar werking vooropstelt en ten aanzien van de daarbij aansluitende algemene werkafspraken. 3.9 werkt en denkt actief mee. Hij/zij werkt systematisch, dat betekent o.a. dat hij/zij prioriteiten kan stellen draagt bij tot het positief imago van de school. 9

11 4. Werken aan de eigen professionele ontwikkeling Deelname aan interne bijscholing: Deelname aan externe navorming: Integratie in bestaande netwerken: 10

12 C. Persoonlijke werkpunten Datum Datum 11